Exigences en matière de relations d’affaires

Les exigences en matière de relations d’affaires en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et des règlements connexes s’appliquent aux entités déclarantes de tous les secteurs.

Juin 2017

Qu’est-ce qu’une relation d’affaires?

Il s’agit d’une relation qui est établie entre vous, en tant qu’entité déclarante, et un client en vue d’effectuer des opérations financières ou de fournir des services liés à ces opérations. 

À quel moment ai-je établi une relation d’affaires avec un client?

Si vous êtes un courtier en valeurs mobilières, un casino ou une entité financière, vous établissez une relation d’affaires avec un client lorsque celui-ci détient un compte chez vous. Si le client ne détient pas de compte auprès de votre organisation, une relation d’affaires est établie lorsque celui-ci a effectué auprès de votre entreprise au moins deux opérations ou activités pour lesquelles vous êtes tenu de vérifier son identité.

Relation d’affaires en lien avec un compte : Vous avez automatiquement une relation d’affaires avec un client qui détient un compte chez vous.

Une relation d’affaires commence dès que vous ouvrez un compte pour un client. Dans le cadre de la relation d’affaires, vous devez prendre en considération toutes les opérations et les activités liées à ce compte, ainsi qu’à tout autre compte que le client peut détenir chez vous.

Relation d’affaires sans rapport avec un compte : Si une personne ou une entité ne détient pas de compte chez vous, une relation d’affaires est établie lorsque vous avez effectué deux opérations ou activités pour lesquelles vous êtes tenu, selon le cas :

Une relation d’affaires sans rapport avec un compte comprend seulement les opérations et les activités pour lesquelles vous êtes tenu de vérifier l’identité d’une personne ou de confirmer l’existence d’une entité. Par exemple, vous pouvez avoir une relation continue avec une personne ou une entité parce que celle-ci utilise les services que vous offrez. Toutefois, si la nature des opérations ne vous oblige pas à vérifier l’identité de votre client conformément à la Loi, les obligations qu’implique une relation d’affaires ne s’appliquent pas. Quel que soit le cas, vous devez tout de même évaluer le risque posé par ce client dans le cadre de vos obligations liées à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un programme de conformité et à la soumission des déclarations d’opérations douteuses (DODs).

Si vous êtes une entreprise de services monétaires (ESM), un comptable, un notaire de la Colombie-Britannique, un mandataire de Sa Majesté, un courtier, un agent ou un promoteur immobilier, ou une société ou un représentant d’assurance-vie, vous établissez une relation d’affaires lorsque vous effectuez deux opérations ou activités pour lesquelles vous êtes tenu, selon le cas :

Si vous êtes un négociant en métaux précieux et pierres précieuses, vous êtes tenu de vérifier l’identité de vos clients seulement dans le cas d’opérations ou d’activités visées par règlement. Par conséquent, vous établissez une relation d’affaires lorsque vous effectuez deux opérations ou activités pour lesquelles vous êtes tenu de vérifier l’identité du client.

Quelles sont les obligations de vérification de l’identité qui donnent lieu à une relation d’affaires sans rapport avec un compte?

Lorsque vous effectuez deux opérations ou activités pour lesquelles vous êtes tenu de vérifier l’identité d’une personne ou de confirmer l’existence d’une entité, vous établissez une relation d’affaires.

Il importe de noter qu’une relation d’affaires est établie même dans les cas où la Loi et les règlements connexes prévoient une exception s’appliquant à la vérification de l’identité du client lors d’une deuxième opération. C’est parce que, bien que vous ne soyez pas tenu de le faire au moment de la deuxième opération, l’obligation sous-jacente de vérifier l’identité de la personne ou de confirmer l’existence de l’entité s’applique quand même. 

Exemples d’opérations ou d’activités qui peuvent créer une relation d’affaires sans rapport avec un compte

  1. Une relation d’affaires est établie lorsqu’un client effectue une deuxième opération importante en espèces, et ce, même si vous décidez d’appliquer une exception et de ne pas vérifier son identité une deuxième fois, parce que vous n’avez aucun doute quant aux renseignements que vous avez utilisés antérieurement à cette fin.
  2. Une relation d’affaires est établie lorsqu’un client a effectué deux opérations que vous avez déclarées à CANAFE à titre d’opérations douteuses. Comme vous êtes tenu de prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité du client en cas d’opérations douteuses, le fait de déclarer deux opérations douteuses effectuées par un même client donnera lieu à une relation d’affaires. Dans ce cas, une relation d’affaires est établie même si vous avez décidé d’appliquer une exception et de ne pas vérifier l’identité du client pour éviter de l’alerter que ses opérations feront l’objet d’une déclaration.

Dois-je faire quelque chose lorsque deux opérations douteuses donnent lieu à une relation d’affaires?

Oui. Vous pouvez décider de considérer cette relation d’affaires comme étant à risque élevé et, par conséquent, d’effectuer un contrôle continu accru de cette relation d’affaires et de prendre toute autre mesure accrue qui s’impose.

Combien de temps ai-je pour déterminer si une relation d’affaires a été établie?

Vous devriez déterminer qu’une relation d’affaires a été établie le plus tôt possible après la deuxième opération ou activité pour laquelle vous avez dû vérifier l’identité du client. La bonne pratique à cet égard veut que cela soit fait dans un délai de 30 jours civils suivant la deuxième opération ou activité.

Combien de temps peut s’écouler entre les deux opérations ou activités qui donnent lieu à une relation d’affaires?

Il peut s’écouler jusqu’à cinq ans entre les opérations ou activités qui donnent lieu à une relation d’affaires. Ce sont les opérations ou les activités pour lesquelles vous êtes tenu de vérifier l’identité du client que vous devez prendre en considération lorsqu’il s’agit de déterminer si une relation d’affaires a été établie ou non.

À quel moment la relation d’affaires cesse-t-elle?

Si le client ne détient aucun compte, et plus de cinq ans se sont écoulés depuis la dernière opération pour laquelle vous étiez tenu de vérifier son identité, la relation d’affaires avec celui-ci cesse. Si le client détient un compte, la relation d’affaires cesse cinq ans après la fermeture du compte en question par le client. Par conséquent, la relation d’affaires doit encore faire l’objet d’un contrôle continu. Cela dit, il vous appartient de déterminer le niveau de risque lié à un compte fermé, d’après vos politiques et procédures et votre évaluation des risques.

Quelles sont mes obligations une fois qu’une relation d’affaires est établie?

Lorsqu’une relation d’affaires est établie, vous devez :

Si la relation d’affaires a été établie par la déclaration de deux opérations douteuses, vous pouvez décider de considérer cette relation comme étant à risque élevé et, par conséquent, d’augmenter la fréquence du contrôle continu et de prendre toute autre mesure accrue qui s’impose.

Négociants en métaux précieux et pierres précieuses : Vous êtes tenu d’assurer un contrôle continu et de conserver un document des activités de contrôle continu que vous effectuez seulement à l’égard des relations d’affaires à risque élevé. Cela dit, quel que soit le niveau de risque que présente le client, vous êtes tenu de conserver un document sur l’objet et la nature projetée de toutes vos relations d’affaires.

Qu’est-ce qu’un document sur « l’objet et la nature projetée » de la relation d’affaires?

Il s’agit d’un document qui fait état de l’objet et de la nature projetée d’une relation d’affaires, et dont le contenu vous permettra d’anticiper les types d’opérations et d’activités que votre client pourrait effectuer. Le document devrait décrire le mieux possible la relation d’affaires que vous entretenez avec un client.

Si vous consignez déjà ces renseignements dans un autre document, alors vous n’êtes pas tenu de créer un nouveau document. Par exemple, pour un client détenant déjà un compte, vous pouvez vous fonder sur les renseignements consignés dans le document sur l’utilisation prévue du compte, dans un dossier de crédit, dans un document sur un compte de carte de crédit, ou bien dans un accord de relation commerciale suivie.

Dois-je examiner et tenir à jour les documents sur la relation d’affaires?

Oui. Vous êtes tenu d’examiner ces renseignements dans le cadre du contrôle continu que vous exercez et de les tenir à jour. Vous vous assurerez ainsi que vous continuez à bien comprendre les activités de votre client au fil du temps, et que vous saurez contrôler ses activités et ses opérations au regard de ce à quoi vous vous attendez de sa part, d’après l’objet et la nature projetée de la relation d’affaires. Si les activités et les opérations ne cadrent pas avec ce à quoi vous vous attendez de la part de ce client, vous pouvez vous fonder sur ces renseignements pour évaluer ou déceler les opérations et les activités à risque élevé, ce qui vous aidera à déterminer, s’il y a lieu ou non de soumettre une déclaration d’opérations douteuses.

Exemples de l’objet et de la nature projetée d’une relation d’affaires par secteur

Voici une courte liste non exhaustive d’exemples de l’objet et de la nature projetée d’une relation d’affaires dans votre secteur :

Sociétés et représentants d’assurance-vie

Immobilier

Entreprises de services monétaires

Comptables

Courtiers en valeurs mobilières

Services aux particuliers

Services aux institutions et aux entreprises

Casinos

Entités financières

Services bancaires aux particuliers

Services bancaires aux entreprises

Mandataires de sa Majesté qui vendent ou rachètent des mandats

Négociants en métaux précieux ou pierres précieuses

Notaires de la Colombie-Britannique

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