À quel moment vérifier l’identité des personnes et confirmer l’existence des entités – Entités financières

Juin 2017

La présente directive sur la vérification de l’identité des clients s’applique aux entités financières assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Vous pouvez obtenir d’autres informations sur la façon de vérifier l’identité des personnes et de confirmer l’existence des entités dans la directive de CANAFE intitulée Méthodes pour vérifier l’identité des personnes et confirmer l’existence des entités.

Lorsqu’il est question de montants en dollars (par exemple 10 000 $) dans la présente directive, il s’agit de montants en dollars canadiens. De plus, on entend par espèces de l’argent comptant en circulation dans un pays donné (billets de banque ou monnaie) et non des chèques, des mandats-poste ou d’autres titres négociables semblables.

Le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) précise à quel moment vous devez vérifier l’identité d’une personne ou confirmer l’existence d’une entité et comment vous devez le faire. Le moment où vous devez vérifier l’identité d’un client variera selon l’activité ou l’opération effectuée par votre client. Pour bien connaître votre client, vous devez vérifier son identité conformément au Règlement, en plus de respecter les obligations s’appliquant au contrôle continu des relations d’affaires, à la détermination quant aux personnes politiquement vulnérables ou aux dirigeants d’une organisation internationale, aux bénéficiaires effectifs et aux tiers.

**Remarque: La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s’appliquant à vos obligations en matière de vérification de l’identité des clients.

Vérification de l’identité des clients

À titre d’entité financière, vous devez vérifier l’identité d’une personne et confirmer l’existence d’une entité dans le cadre de certaines activités et opérations, lesquelles sont énumérées ci-après. On entend par entité une personne morale, une fiducie, une société de personnes ou un fonds, et une association ou une organisation non dotée de la personne morale.

Lorsque vous devez confirmer l’existence d’une entité qui est une personne morale, vous devez aussi vérifier sa dénomination sociale et son adresse, ainsi que les noms de ses administrateurs.

L’établissement d’une relation d'affaires et les obligations connexes sont liés aux exigences en matière de vérification de l’identité des clients. Vous avez établi une relation d’affaires avec toute personne ou entité qui détient un compte chez vous. Pour les relations sans rapport avec un compte, vous établissez une relation d’affaires avec toute personne pour laquelle vous êtes tenu de vérifier l’identité au moins à deux reprises et avec toute entité pour laquelle vous êtes tenu de confirmer l’existence au moins à deux reprises. Si vous n’avez pas vérifié l’identité d’une personne ou confirmé l’existence d’une entité parce qu’une exception s’appliquait, vous êtes tout de même réputé avoir établi une relation d’affaires et devez effectuer un contrôle continu et conserver certains documents.

Vous devez aussi prendre des mesures raisonnables pour établir si le client agit selon les instructions d’un tiers lorsque vous créez une convention de tenue de compte, une fiche-signature ou effectuez une opération importante en espèces. Dans ce cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre le fait de demander à la personne si elle agit pour le compte d’un tiers ou de vous fier aux renseignements que vous avez déjà à votre disposition à l’égard de la personne. Si vous déterminez que la personne devant vous agit selon les instructions d’une autre personne, cette « autre personne » est le tiers.

À titre d’entité financière, il vous appartient de vérifier l’identité des clients dans les cas suivants :

  1. ouverture de comptes et création de fiches-signatures;

  2. ouverture de comptes de carte de crédit;

  3. constituants d’une fiducie et cofiduciaires;

  4. opérations importantes en espèces;

  5. opérations douteuses;

  6. télévirements de 1 000 $ ou plus;

  7. opérations de change de 3 000 $ ou plus;

  8. émission ou rachat de mandats-poste, de chèques de voyage ou d’autres titres négociables semblables de 3 000 $ ou plus.

1. Ouverture de comptes et création de fiches-signatures

Vous devez vérifier l’identité de toutes les personnes pour lesquelles vous créez une fiche-signature relativement à l’ouverture d’un compte. Une fiche-signature est un document signé par une personne qui est habilitée à donner des instructions relativement à un compte, ou des données électroniques constituant la signature d'une telle personne. Une fiche-signature peut comprendre la signature manuscrite d’une personne ou une signature électronique créée ou adoptée par la personne. Une signature électronique peut être fondée sur des chiffres, des caractères ou des données biométriques, dans la mesure où elle est propre à la personne et qu’il est possible de conserver un document. La fiche-signature doit être créée avant que toute opération soit effectuée dans le compte, à l’exception du dépôt initial.

Lorsque vous ouvrez un compte pour une entité, vous devez :

Vous devez réaliser toutes ces activités avant que soit effectuée la première opération dans le compte, à l’exception du dépôt initial.

Lorsque vous ouvrez un compte d’affaires, vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité de toutes les personnes pour qui vous avez créé une fiche-signature si vous avez déjà créé une fiche-signature pour plus de trois personnes et vérifié l’identité d’au moins trois d’entre elles. Vous devez vérifier l’identité de ces personnes avant d’effectuer la première opération dans le compte, à l’exception du dépôt initial.

Si vous n’êtes pas en mesure de vérifier l’identité d’une personne ou de confirmer l’existence d’une entité au moment d’ouvrir un compte, vous ne pouvez pas l’ouvrir.

Vous êtes également tenu de vérifier l’identité des membres d’un compte de régime collectif pour lesquels vous devez conserver une fiche-signature. La fiche-signature est nécessaire pour un membre lorsque les contributions du membre ne sont pas effectuées au moyen de retenues salariales ou par le promoteur du régime, ou lorsque l’existence du promoteur du régime n’a pas été confirmée. Cette vérification doit avoir lieu au moment de la contribution.

2. Ouverture de comptes de carte de crédit

Vous devez vérifier l’identité d’une personne qui ouvre un compte de carte de crédit avant d’activer la carte de crédit. Si la carte de crédit est émise à l’intention d’une personne qui n’est pas le titulaire du compte, vous devez consigner les renseignements relatifs à cette personne, mais vous n’avez pas besoin de vérifier son identité. Par exemple, une mère présente une demande pour un compte de carte de crédit et demande qu’une carte soit aussi émise pour son fils ou sa fille. Vous devez alors vérifier l’identité de la mère, car elle est la titulaire du compte, mais non l’identité de son fils ou de sa fille.

S’il s’agit d’un compte de carte de crédit conjoint (c’est-à-dire un compte de carte de crédit ouvert au nom de plus d’une personne), vous devez vérifier l’identité de toutes les personnes.

Lorsque vous ouvrez un compte de carte de crédit pour une entité, vous devez confirmer son existence et obtenir les renseignements sur les bénéficiaires effectifs avant d’émettre la carte de crédit. S’il l’entité est une personne morale, vous devez aussi vérifier sa dénomination sociale, son adresse et les noms de ses administrateurs.

3. Constituants d’une fiducie et cofiduciaires

Si vous êtes une société de fiducie, en plus de vos obligations de vérifier l’identité des clients à l’ouverture d’un compte de fiducie entre vifs, vous devez aussi vérifier l’identité de toute personne qui est un constituant de la fiducie pour laquelle vous êtes un fiduciaire.

Si une entité est le constituant d’une fiducie institutionnelle pour laquelle vous êtes un fiduciaire, vous devez confirmer l’existence de l’entité. Si l’entité est une personne morale, vous devez aussi vérifier sa dénomination sociale, son adresse et les noms de ses administrateurs.

Vous devez vérifier l’identité de toute personne qui est habilitée à agir à titre de cofiduciaire d’une fiducie.

Si une entité est habilitée à agir à titre de cofiduciaire d’une fiducie, vous devez confirmer l’existence de l’entité et vérifier l’identité d’au moins trois des personnes habilitées à donner des instructions en son nom. Si l’entité est une personne morale, vous devez aussi vérifier sa dénomination sociale, son adresse et les noms de ses administrateurs.

Vous devez vérifier l’identité d’une personne ou confirmer l’existence d’une entité dans les 15 jours suivant la date à laquelle la société de fiducie devient un fiduciaire.

4. Opérations importantes en espèces

Vous devez vérifier l’identité de toute personne qui effectue une opération importante en espèces, et ce, au moment de l’opération. Une opération importante en espèces s’entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d’une seule opération. Une opération importante en espèces s’entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d’une période de 24 heures, lorsque vous savez qu’elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

5. Opérations douteuses

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité d’une personne qui effectue ou tente d’effectuer une opération douteuse avant de soumettre une déclaration d’opérations douteuses. En pareil cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre le fait de demander à la personne de fournir une pièce d’identité avec photo.

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité de vos clients pour toutes les opérations douteuses et les tentatives d’opération douteuse, y compris les opérations pour lesquelles une exception aux exigences de vérification de l’identité des clients s’applique habituellement.

6. Télévirements de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous transmettez un télévirement de 1 000 $ ou plus, vous devez vérifier l’identité de la personne qui en fait la demande, et ce, au moment de l’opération.

Un télévirement s’entend de la transmission d’instructions, par voie électronique, magnétique ou optique ou au moyen d’un appareil téléphonique ou d’un ordinateur, pour un transfert de fonds en provenance ou à destination du Canada.

Dans le cas des messages SWIFT, seuls les messages SWIFT MT 103 sont visés par la présente définition. Par conséquent, un télévirement s’entend aussi de toute transmission d’instructions pour le transfert de fonds à l’intérieur du Canada, c’est‑à‑dire un message SWIFT MT 103.

Si à la demande d’un client, vous transmettez un télévirement, peu importe le montant, y compris un télévirement transmis à l’intérieur du Canada au moyen d’un message SWIFT MT 103, vous devez inclure les renseignements relatifs au demandeur.

Si vous recevez un télévirement, y compris un télévirement transmis à l’intérieur du Canada au moyen d’un message SWIFT MT 103, quel qu’en soit le montant, vous devez prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce qu’il contienne les renseignements relatifs au demandeur. En pareil cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre de communiquer avec l’institution qui a envoyé les instructions de paiement.

7. Opérations de change de 3 000 $ ou plus

Vous devez vérifier l’identité de la personne qui effectue une opération de change de 3 000 $ ou plus, et ce, au moment de l’opération.

8. Émission ou rachat de mandats-poste, de chèques de voyage ou d’autres titres négociables semblable de 3 000 $ ou plus

Vous devez vérifier l’identité de toute personne qui effectue une opération pour l’émission ou le rachat d’un titre négociable de 3 000 $ ou plus, par exemple un chèque de voyage ou un mandat-poste, et ce, au moment de l’opération.

Tenue à jour des renseignements relatifs à l’identité du client

La fréquence à laquelle vous mettrez à jour les renseignements sur le client dépendra de votre évaluation des risques. Dans le cadre de vos exigences en matière de contrôle continu, vous devez tenir à jour tous les renseignements relatifs à l’identité de vos clients. Vous devez mettre à jour plus souvent les renseignements relatifs à l’identité des clients présentant un risque élevé et prendre toute autre mesure accrue qui s’impose.

Pour mettre à jour les renseignements relatifs à l’identité des clients, vous devez prendre des mesures comme demander au client de fournir des renseignements pour confirmer ou mettre à jour ses renseignements d’identification. Dans le cas d’une personne, il peut s’agir de confirmer ou de mettre à jour les renseignements au moyen des méthodes mises à votre disposition pour vérifier l’identité d’une personne en l’absence de celle-ci.

Pour mettre à jour les renseignements relatifs aux clients qui sont des entités, vous pouvez, entre autres, consulter un document sur support papier ou électronique, ou obtenir les renseignements de vive voix.

Exceptions

Exception générale

Si vous avez déjà vérifié l’identité d’une personne ou confirmé l’existence d’une entité au moyen des méthodes énoncées dans le Règlement qui étaient en vigueur au moment où vous l’avez fait et que vous avez conservé les documents pertinents, vous n’êtes pas tenu de le faire de nouveau si vous n’avez aucun doute quant aux renseignements utilisés.

Si vous effectuez des activités d’acquisition de cartes de crédit, les exigences relatives à la vérification de l’identité des clients ne s’appliquent pas.

Lorsque vous créez une fiche-signature pour un compte ou lorsque vous ouvrez un compte de carte de crédit ou de fiducie, vous pouvez invoquer une exception s’appliquant à vos obligations de vérifier l’identité d’une personne ou de confirmer l’existence d’une entité si le titulaire du compte est un organisme public ou une personne morale dont l’actif est très important. Il en est de même pour une filiale de ce type d’entité, si les états financiers de la filiale et de l’organisme public ou de la personne morale dont l’actif est très important sont consolidés.

Vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’une personne habilitée à agir relativement à un compte d’affaires si vous avez déjà vérifié l’identité d’au moins trois des personnes habilitées à donner des instructions relativement au compte. Si l’une des trois personnes quitte l’entreprise, vous devez vérifier l’identité d’une autre personne habilitée à donner des instructions relativement au compte.

Vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’une personne ou de confirmer l’existence d’une entité si le compte est ouvert au nom d’une entité qui fait partie du même groupe qu’une entité financière, si ladite entité du même groupe exerce des activités semblables à celles d’une entité financière, d’une société ou d’un représentant d’assurance-vie, ou d’un courtier en valeurs mobilières.

Vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’une personne qui détient déjà un compte chez vous ou qui est habilitée à donner des instructions relativement à un compte détenu chez vous, si cette personne effectue l’une ou l’autre des opérations suivantes :

Vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’une personne qui effectue une opération importante en espèces, si les espèces :

Vous n’êtes pas tenu de prendre de mesures raisonnables pour vérifier l’identité d’une personne qui effectue ou tente d’effectuer une opération douteuse uniquement si :

Ouverture de compte, notamment d’un compte de carte de crédit et d’un compte de fiducie

Des exceptions précises s’appliquent à votre obligation de vérifier l’identité des clients. Vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’une personne ou de confirmer l’existence d’une entité qui ouvre un compte dans l’un ou l’autre des cas suivants :

Si vous ouvrez un compte de régime collectif, autre que ceux susmentionnés, vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’un membre du régime ou de conserver une fiche-signature à son sujet si les conditions suivantes sont réunies :

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