À quel moment vérifier l’identité des personnes et confirmer l’existence des entités – Entreprises de services monétaires

Juin 2017

La présente directive sur la vérification de l’identité des clients s’applique aux entreprises de services monétaires assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Vous êtes considéré comme une entreprise de services monétaires si vous êtes une personne ou une entité qui se livre à l’une ou l’autre des activités suivantes :

Les systèmes parallèles de remises de fonds, par exemple les hawala, les hundi, les chiti, font partie des entreprises de services monétaires.

Vous pouvez obtenir d’autres informations sur la façon de vérifier l’identité des personnes et de confirmer l’existence des entités dans la directive de CANAFE intitulée Méthodes pour vérifier l’identité des personnes et confirmer l’existence des entités.

Lorsqu’il est question de montants en dollars (par exemple 10 000 $) dans la présente directive, il s’agit de montants en dollars canadiens. De plus, on entend par espèces de l’argent comptant en circulation dans un pays donné (billets de banque ou monnaie) et non des chèques, des mandats-poste ou d’autres titres négociables semblables.

Le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) précise à quel moment vous devez vérifier l’identité d’une personne ou confirmer l’existence d’une entité et comment vous devez le faire. Le moment où vous devez vérifier l’identité d’un client variera selon l’activité ou l’opération effectuée par votre client. Pour bien connaître votre client, vous devez vérifier son identité conformément au Règlement, en plus de respecter les obligations s’appliquant au contrôle continu des relations d’affaires, à la détermination quant aux personnes politiquement vulnérables ou aux dirigeants d’une organisation internationale, aux bénéficiaires effectifs et aux tiers. Veuillez consulter les directives de CANAFE portant sur ces sujets pour en savoir plus.

**Remarque : La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s’appliquant à vos obligations en matière de vérification de l’identité des clients.

Vérification de l’identité des clients

À titre d’entreprise de services monétaires, vous devez vérifier l’identité d’une personne et confirmer l’existence d’une entité dans le cadre de certaines activités et opérations, lesquelles sont énumérées ci-après. On entend par entité une personne morale, une fiducie, une société de personnes ou un fonds, et une association ou une organisation non dotée de la personne morale.

Lorsque vous devez confirmer l’existence d’une entité qui est une personne morale, vous devez aussi vérifier sa dénomination sociale et son adresse, ainsi que les noms de ses administrateurs.

L’établissement d’une relation d’affaires et les obligations connexes sont liés aux exigences en matière de vérification de l’identité des clients. Pour les relations sans rapport avec un compte, vous établissez une relation d’affaires avec toute personne pour laquelle vous êtes tenu de vérifier l’identité au moins à deux reprises et avec toute entité pour laquelle vous êtes tenu de confirmer l’existence au moins à deux reprises. Si vous n’avez pas vérifié l’identité d’une personne ou confirmé l’existence d’une entité parce qu’une exception s’appliquait, vous êtes tout de même réputé avoir établi une relation d’affaires et devez effectuer un contrôle continu et conserver certains documents.

Vous devez aussi prendre des mesures raisonnables pour établir si le client agit selon les instructions d’un tiers lorsque vous créez un dossier-client ou effectuez une opération importante en espèces. Dans ce cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre le fait de demander à la personne si elle agit pour le compte d’un tiers ou de vous fier aux renseignements que vous avez déjà à votre disposition à l’égard de la personne. Si vous déterminez que la personne devant vous agit selon les instructions d’une autre personne, cette « autre personne » est le tiers.

À titre d’entreprise de services monétaires, il vous appartient de vérifier l’identité des clients dans les cas suivants :

  1. émission ou rachat de titres négociables de 3 000 $ ou plus;
  2. remise ou transmission de 1 000 $ ou plus;
  3. opérations de change de 3 000 $ ou plus;
  4. opérations importantes en espèces;
  5. opérations douteuses;
  6. dossiers-clients.

1. Émission ou rachat de titres négociables de 3 000 $ ou plus

Vous devez vérifier l’identité de toute personne qui effectue une opération pour l’émission ou le rachat d’un titre négociable de 3 000 $ ou plus, par exemple un chèque de voyage ou un mandat-poste, et ce, au moment de l’opération.

2. Remise ou transmission de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous effectuez une remise ou une transmission de 1 000 $ ou plus, quel que soit le moyen utilisé, vous devez vérifier l’identité de la personne qui en a fait la demande, et ce, au moment de l’opération.

Par exemple, lorsque vous transmettez un télévirement de 1 000 $ ou plus, vous devez vérifier l’identité de la personne qui en a fait la demande, et ce, au moment de l’opération. Un télévirement s’entend de la transmission d’instructions, par voie électronique, magnétique ou optique ou au moyen d’un appareil téléphonique ou d’un ordinateur, pour un transfert de fonds en provenance ou à destination du Canada.

Si à la demande d’un client, vous transmettez des fonds par télévirement, peu importe le montant, y compris un télévirement transmis à l’intérieur du Canada au moyen d’un message SWIFT MT 103, vous devez inscrire les renseignements relatifs au demandeur.

Si vous recevez un télévirement, y compris un télévirement transmis à l’intérieur du Canada au moyen d’un message SWIFT MT 103, quel qu’en soit le montant, vous devez prendre des mesures raisonnables pour veiller à ce qu’il contienne les renseignements relatifs au demandeur. En pareil cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre de communiquer avec l’institution qui a envoyé les instructions de paiement.

3. Opérations de change de 3 000 $ ou plus

Lorsque vous effectuez une opération de change de 3 000 $ ou plus, vous devez vérifier l’identité de la personne qui effectue l’opération, et ce, au moment de l’opération.

4. Opérations importantes en espèces

Vous devez vérifier l’identité de toute personne qui effectue une opération importante en espèces, et ce, au moment de l’opération. Une opération importante en espèces s’entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d’une seule opération. Une opération importante en espèces s’entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d’une période de 24 heures, lorsque vous savez qu’elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

5. Opérations douteuses

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité d’une personne qui effectue ou tente d’effectuer une opération douteuse avant de soumettre une déclaration d’opérations douteuses. En pareil cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre le fait de demander à la personne de fournir une pièce d’identité avec photo.

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité de vos clients pour toutes les opérations douteuses et les tentatives d’opération douteuse, y compris les opérations pour lesquelles une exception aux exigences de vérification de l’identité des clients s’applique habituellement.

6. Dossiers-clients

Vous devez confirmer l’existence d’une entité lorsque vous créez un dossier-client  quand vous établissez un accord de relation commerciale suivie avec une entité pour les télévirements, les remises de fonds ou les opérations de change, y compris un accord de relation commerciale pour l’émission ou le rachat de mandats-poste, de chèques de voyage ou d’autres titres négociables.

Vous devez confirmer l’existence d’une entité dans les 30 jours suivant la constitution d’un dossier-client.

Tenue à jour des renseignements relatifs à l’identité du client

La fréquence à laquelle vous mettrez à jour les renseignements sur le client dépendra de votre évaluation des risques. Dans le cadre de vos exigences en matière de contrôle continu, vous devez tenir à jour tous les renseignements relatifs à l’identité de vos clients. Vous devez mettre à jour plus souvent les renseignements relatifs à l’identité des clients présentant un risque élevé et prendre toute autre mesure accrue qui s’impose.

Pour mettre à jour les renseignements relatifs à l’identité des clients, vous devez prendre des mesures comme demander au client de fournir des renseignements pour confirmer ou mettre à jour ses renseignements d’identification. Dans le cas d’une personne, il peut s’agir de confirmer ou de mettre à jour les renseignements au moyen des méthodes mises à votre disposition pour vérifier l’identité d’une personne en l’absence de celle-ci.

Pour mettre à jour les renseignements relatifs aux clients qui sont des  entités, vous pouvez, entre autres, consulter un document sur support papier ou électronique, ou obtenir les renseignements de vive voix.

Exceptions

Si vous avez déjà vérifié l’identité d’une personne ou confirmé l’existence d’une entité au moyen des méthodes énoncées dans le Règlement qui étaient en vigueur au moment où vous l’avez fait et que vous avez conservé les documents pertinents, vous n’êtes pas tenu de le faire de nouveau si vous n’avez aucun doute quant aux renseignements utilisés.

Vous n’êtes pas tenu de vérifier les noms des administrateurs lorsque vous confirmez l’existence d’une personne morale qui est un courtier en valeurs mobilières.

Vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’une personne qui effectue une opération importante en espèces si vous recevez les fonds d’une entité financière ou d’un organisme public.

Vous n’êtes pas tenu de vérifier l’identité d’un employé autorisé à effectuer une opération au nom de son employeur, avec qui vous avez conclu un accord de relation commerciale.

Vous n’êtes pas tenu de prendre de mesures raisonnables pour vérifier l’identité d’une personne qui effectue ou tente d’effectuer une opération douteuse uniquement si :

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