À quel moment vérifier l’identité des personnes et confirmer l’existence des entités – Courtiers, agents et promoteurs immobiliers

Juin 2017

La présente directive sur la vérification de l’identité des clients s’applique aux courtiers, aux agents et aux promoteurs immobiliers assujettis à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Vous pouvez obtenir d’autres informations sur la façon de vérifier l’identité des personnes et de confirmer l’existence des entités dans la directive de CANAFE intitulée Méthodes pour vérifier l’identité des personnes et confirmer l’existence des entités.

Lorsqu’il est question de montants en dollars (par exemple 10 000 $) dans la présente directive, il s’agit de montants en dollars canadiens. De plus, on entend par espèces de l’argent comptant en circulation dans un pays donné (billets de banque ou monnaie) et non des chèques, des mandats-poste ou d’autres titres négociables semblables.

Le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) précise à quel moment vous devez vérifier l’identité d’une personne ou confirmer l’existence d’une entité et comment vous devez le faire. Le moment où vous devez vérifier l’identité d’un client variera selon l’activité ou l’opération effectuée par votre client. Pour bien connaître votre client, vous devez vérifier son identité conformément au Règlement, en plus de respecter les obligations s’appliquant au contrôle continu des relations d’affaires, et à la détermination quant aux tiers.

Vérification de l’identité des clients

À titre de courtier, d’agent ou de promoteur immobilier, vous devez vérifier l’identité d’une personne et confirmer l’existence d’une entité dans le cadre de certaines activités et opérations, lesquelles sont énumérées ci-après. On entend par entité une personne morale, une fiducie, une société de personnes ou un fonds, et une association ou une organisation non dotée de la personne morale.

Lorsque vous devez confirmer l’existence d’une entité qui est une personne morale, vous devez aussi vérifier sa dénomination sociale et son adresse, ainsi que les noms de ses administrateurs.

Lorsqu’il y a des parties qui ne sont pas représentées, chaque courtier ou agent représentant une partie à une opération doit prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité d’une personne ou confirmer l’existence d’une entité qui n’est pas représentée.  

Un promoteur immobilier est considéré comme un client s’il retient les services d’un courtier ou d’un agent pour qu’il agisse en son nom à titre d’agent dans le cadre de l’achat ou de la vente de biens immobiliers. Dans cette situation, il incombe au courtier ou à l’agent immobilier de s’acquitter des obligations en vertu de la Loi et des règlements connexes, ce qui comprend vérifier l’identité du promoteur immobilier qui a retenu ses services.

Il n’est pas nécessaire de vérifier l’identité d’un promoteur immobilier si le courtier ou l’agent qui le représente est aussi un employé. Dans cette situation, il appartient au promoteur immobilier de vérifier l’identité de son client même si c’est son employé qui assume cette responsabilité en son nom. 

L’établissement d’une relation d’affaires et les obligations connexes sont liés aux exigences en matière de vérification de l’identité des clients. Pour les relations sans rapport avec un compte, vous établissez une relation d’affaires avec toute personne pour laquelle vous êtes tenu de vérifier l’identité au moins à deux reprises et avec toute entité pour laquelle vous êtes tenu de confirmer l’existence au moins à deux reprises. Si vous n’avez pas vérifié l’identité d’une personne ou confirmé l’existence d’une entité parce qu’une exception s’appliquait, vous êtes tout de même réputé avoir établi une relation d’affaires et devez effectuer un contrôle continu et conserver certains documents.

Vous devez aussi prendre des mesures raisonnables pour établir si le client agit selon les instructions d’un tiers lorsque vous créez un dossier-client ou effectuez une opération importante en espèces. Dans ce cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre le fait de demander à la personne si elle agit pour le compte d’un tiers ou de vous fier aux renseignements que vous avez déjà à votre disposition à l’égard de la personne. Si vous déterminez que la personne devant vous agit selon les instructions d’une autre personne, cette « autre personne » est le tiers.

À titre de promoteur immobilier, peu importe si vous êtes une personne ou une entité, vous devez vérifier l’identité d’un client dans le cadre des activités mentionnées ci-après lorsque vous vendez au public une maison ou une unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf, ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf. Si vous êtes un promoteur immobilier qui est une personne morale, vous devez vérifier l’identité d’un client dans le cadre des activités énumérées ci-après lorsque vous vendez au public pour votre propre compte ou pour le compte d’une filiale ou d’une entité qui est membre du même groupe, une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf.

À titre de courtier, d’agent ou de promoteur immobilier, il vous incombe de vérifier l’identité des clients dans les cas suivants:

  1. réception de fonds;
  2. dossiers-clients;
  3. opérations importantes en espèces;
  4. opérations douteuses.

**Remarque : La dernière partie de la présente directive contient une liste des exceptions s’appliquant à vos obligations en matière de vérification de l’identité des clients.

1. Réception de fonds

Vous devez vérifier l’identité d’une personne de qui vous recevez des fonds, en espèces ou autre, et ce, au moment de l’opération. Vous devez aussi confirmer l’existence de toute entité pour laquelle vous recevez les fonds dans les 30 jours suivant la réception des fonds.

Si vous êtes un courtier ou un agent immobilier et que vous recevez des fond d’un client qui est représenté par un autre courtier ou agent immobilier, c’est à cet autre courtier ou agent qu’il appartient de vérifier l’identité du client au moment de la réception des fonds.

2. Dossiers-clients

Vous devez vérifier l’identité d’une personne ou confirmer l’existence d’une entité au nom de laquelle vous effectuez une opération lorsque vous créez un dossier-client. Vous êtes tenu de vérifier l’identité de la personne au moment de l’opération et confirmer l’existence d’une entité au nom de laquelle vous effectuez l’opération dans les 30 jours suivant l’opération.

À titre de courtier ou d’agent immobilier, vous devez conserver un dossier-client pour tout achat ou vente de biens immobiliers. À titre de promoteur immobilier, vous devez conserver un dossier-client pour toute vente d’une maison, d’une unité condominiale neuve, d’un immeuble commercial ou industriel ou d’un immeuble résidentiel à logements multiples neuf.

3. Opérations importantes en espèces

Vous devez vérifier l’identité de toute personne qui effectue une opération importante en espèces, et ce, au moment de l’opération. Une opération importante en espèces s’entend de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d’une seule opération. Une opération importante en espèces s’entend également de plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune, mais totalisant 10 000 $ ou plus au cours d’une période de 24 heures, lorsque vous savez qu’elles ont été effectuées par une seule personne ou entité ou pour son compte.

4. Opérations douteuses

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité de toute personne qui effectue ou tente d’effectuer une opération douteuse avant de soumettre une déclaration d’opérations douteuses. En pareil cas, les mesures raisonnables peuvent comprendre le fait de demander à la personne de fournir une pièce d’identité avec photo. 

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité de vos clients pour toutes les opérations douteuses et les tentatives d’opération douteuse, y compris les opérations pour lesquelles une exception aux exigences de vérification de l’identité des clients s’applique habituellement.

Tenue à jour des renseignements relatifs à l’identité du client 

La fréquence à laquelle vous mettrez à jour les renseignements sur le client dépendra de votre évaluation des risques. Dans le cadre de vos exigences en matière de contrôle continu, vous devez tenir à jour tous les renseignements relatifs à l’identité de vos clients. Vous devez mettre à jour plus souvent les renseignements relatifs à l’identité des clients présentant un risque élevé et prendre toute autre mesure accrue qui s’impose.

Pour mettre à jour les renseignements relatifs à l’identité des clients, vous devez prendre des mesures comme demander au client de fournir des renseignements pour confirmer ou mettre à jour ses renseignements d’identification. Dans le cas d’une personne, il peut s’agir de confirmer ou de mettre à jour les renseignements au moyen des méthodes mises à votre disposition pour vérifier l’identité d’une personne en l’absence de celle-ci.

Pour mettre à jour les renseignements relatifs aux clients qui sont des entités, vous pouvez, entre autres, consulter un document sur support papier ou électronique, ou obtenir les renseignements de vive voix.

Exceptions

À titre de courtier ou d’agent immobilier, vous n’êtes pas tenu de vérifier les noms des administrateurs lorsque vous confirmez l’existence d’une personne morale qui est un courtier en valeurs mobilières.

À titre de courtier, d’agent ou de promoteur immobilier, vous n’êtes pas tenu de:

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