Interprétations de politiques de CANAFE

Programme de conformité

Exigences relatives à un manuel de formation écrit

Question :

Quelles sont les attentes de CANAFE quant au format d'un manuel de formation écrit et, de façon plus précise, est-ce qu'une présentation PowerPoint contenant tous les éléments requis serait suffisante? Ou l'entreprise de services monétaires (ESM) doit-elle élaborer et tenir à jour un manuel indépendant?

Réponse :

L'alinéa 71(1)d) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) précise que si une entité déclarante a des employés, des mandataires ou d'autres personnes habilitées à agir en son nom, elle doit élaborer et mettre à jour à leur intention un programme écrit de formation continue axé sur la conformité.

D'autres directives à l'intention des ESM sur le site Web de CANAFE indiquent que le manuel de formation écrit doit, au minimum, comporter ce qui suit :

  • La façon dont les obligations en matière de déclaration, de vérification de l'identité des clients et de tenue de documents sont expliquées.
  • Les pénalités si ces obligations ne sont pas remplies.
  • Ce que sont le blanchiment d'argent et le financement d'activités terroristes. Pour plus de détails, consultez la Ligne directrice 1 : Renseignements généraux.
  • La façon dont vos politiques et procédures pour prévenir et détecter le blanchiment d'argent et le financement d'activités terroristes sont expliquées.
  • La façon dont les responsabilités de vos employés, de vos mandataires et de tout individu pouvant traiter des opérations douteuses sont expliquées.

Vous devriez également mettre en place des normes écrites établissant la fréquence des séances de formation et les méthodes de prestation, notamment des séances officielles, en cours d'emploi ou externes. Même si votre programme de formation lui-même doit être sous forme écrite, il n'est pas obligatoire que les séances de formation elles-mêmes soient fournies par écrit. Par exemple, vous pourriez offrir votre programme de formation grâce à des logiciels, des séances d'information, des réunions en personne, etc. La méthode de prestation de la formation est fonction de la complexité et de la taille de votre entreprise.

Par conséquent, dans la mesure où votre programme de formation est sous forme écrite et contient tous les éléments requis, son format n'a pas d'importance.

Date répondue : 2016-08-02

Numéro IP : PI-6885

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 1, 4

Règlements : 71(1)d)

Formulaire que les clients peuvent utiliser à titre d'outils aux fins de la conformité?

Question :

Est-ce qu'il existe un formulaire que mes clients peuvent remplir ou devons-nous élaborer nos propres pratiques pour assurer la conformité dans la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes?

Réponse :

CANAFE n'a pas de formulaire que vos clients peuvent remplir. Cependant, si votre entreprise fait partie d'un des secteurs d'entités déclarantes, aux termes de la Loi et de ses règlements connexes, vous devez avoir en place un programme de conformité comprenant une évaluation et une documentation des risques de blanchiment d'argent et de financement d'activités terroristes qui se rapportent à vos activités particulières, ainsi que des mesures pour atténuer ces risques.

Date répondue : 2016-07-19

Numéro IP : PI-6877

Secteur(s) d'activité : Comptables, Notaires de la Colombie-Britannique, Casinos, Négociants en métaux précieux et pierres précieuses, Entités financières, Assureurs-vie, Entreprises de services monétaires, Secteur de l'immobilier, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Obligations pour les agents immobiliers s'ils n'acceptent/ne reçoivent pas de fonds

Question :

Quelles sont les exigences de CANAFE en matière de conformité et de déclaration, le cas échéant, pour les courtiers ou les agents immobiliers s'ils n'acceptent, ne reçoivent ou ne conservent aucuns fonds ou somme d'argent d'aucune sorte de leurs clients?

Réponse :

En vertu de l'article 37 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), tout courtier ou agent immobilier est assujetti à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) lorsqu'il agit à titre d'agent dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers.

En tant qu'entité déclarante assujettie à la Loi et aux règlements connexes, le courtier ou l'agent immobilier doit mettre en place un programme de conformité et respecter les exigences en matière de vérification de l'identité, de tenue de documents et de déclarations d'opérations à CANAFE. Des informations détaillées au sujet de toutes ces obligations sont contenues dans les lignes directrices publiées par CANAFE. En particulier, je vous suggère de vous référer aux exigences relatives au programme de conformité, car elles ne sont pas traitées plus en détail ci-après.

Tout d'abord, il importe de noter que je n'ai pas abordé les exigences relatives à la réception de fonds et aux opérations importantes en espèces compte tenu des renseignements que vous avez fournis, notamment le fait que le courtier ou l'agent immobilier n'accepte pas de fonds ou d'espèces. Vous pouvez prendre connaissance de ces exigences à l'article 39 du Règlement. Je vous encourage aussi à revoir le règlement et tous les documents d'orientation, car je les aborde seulement brièvement ci-après.

Tout courtier ou agent immobilier doit tenir, dans l'exercice d'une activité visée à l'article 37 du Règlement, un dossier-client pour chaque vente ou achat de biens immobiliers (alinéa 39(1)b) du Règlement). Le dossier-client contient les nom et adresse du client, et,

a) si le client est une personne, sa date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession, selon le cas;
b) s'il est une entité, la nature de son entreprise principale.

De plus, en vertu du paragraphe 10(1) du Règlement, tout courtier ou agent immobilier qui doit tenir un dossier-client, doit établir si le client agit pour le compte d'un tiers, et, en vertu du paragraphe 59.2(1) du Règlement, il doit :
a) conformément au paragraphe 64(1), vérifier l'identité de toute personne qui effectue l'opération;
b) conformément à l'article 65 vérifier l'existence, la dénomination sociale et l'adresse de toute personne morale pour le compte de laquelle l'opération est effectuée, ainsi que les noms des administrateurs de la personne morale;
c) conformément à l'article 66,vérifier l'existence de toute entité, autre qu'une personne morale, pour le compte de laquelle l'opération est effectuée.

Il existe aussi des exigences pour les courtiers ou les agents immobiliers lorsqu'une ou plusieurs parties de l'opération immobilière ne sont pas représentées. Ces dernières sont exposées aux paragraphes 59.2(3) et (4) du Règlement.

Vous avez mentionné qu'un courtier ou un agent immobilier peut ne pas recevoir de fonds ou d'espèces, de sorte que les exigences en matière d'opérations importantes en espèces et de réception de fonds peuvent ne pas s'appliquer, mais cela n'élimine pas la possibilité de transmettre une déclaration d'opérations douteuses, qui peut être justifiée par certains aspects de l'opération immobilière sans lien avec la réception de fonds ou d'espèces concernée. Les obligations en matière d'opérations douteuses sont traitées plus en détail au paragraphe 53.1(1) du Règlement et dans les lignes directrices 2 et 3 publiées sur notre site Web.

Date répondue : 2016-02-18

Numéro IP : PI-6393

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 2, 3, 4

Règlements : 10(1), 37, 39, 53.1(1)

Loi : Part 1

Programme de conformité pour les NMPPP

Question :

Quelles obligations le programme de conformité prévoit-il pour les NMPPP en particulier? Plus précisément, un NMPPP est-il tenu d'inclure dans son programme de conformité des politiques et procédures relatives à des méthodes d'identification qu'il n'utilisera pas?

Réponse :

Dès qu'un NMPPP se livre à une activité représentant 10 000 $ et plus en une seule opération, l'obligation est déclenchée de se conformer aux dispositions de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) et de ses règlements connexes. D'une manière générale, lorsqu'une entité déclarante n'effectue pas un certain type d'opération, nous ne pouvons pas nous attendre à ce qu'elle inclue dans son programme de conformité des politiques et des procédures associées à cette opération. Nous nous attendrons cependant à ce que l'entité déclarante y insère une disposition qui justifie l'absence de politiques et de procédures relatives à une obligation particulière. Par exemple, une entité qui effectue des opérations en ligne et qui n'accepte jamais de paiements en espèces devrait prévoir une ligne à cet égard (p. ex. « Nous n'effectuons aucune opération au comptant »). Cette ligne nous donne une assurance que tous les employés de l'entité déclarante connaissent ses politiques et procédures, en même temps qu'une explication sur l'absence de politiques et procédures en place pour les opérations en espèces.

Cela dit, en vertu du paragraphe 53.1(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), et à moins que l'identité ait déjà fait l'objet de vérification conformément au Règlement, chaque personne ou entité assujettie au Règlement doit prendre les mesures raisonnables pour vérifier, conformément au paragraphe 64(1), l'identité de toute personne avec laquelle la personne ou l'entité qui effectue ou tente d'effectuer avec elle une opération devant être déclarée au Centre en vertu de l'article 7 de la Loi. L'obligation vise d'abord et avant tout la prise de mesures raisonnables pour vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité qui est partie à une opération douteuse. Ainsi, l'entité déclarante est tenue d'avoir en place des politiques et procédures précisément liées à ces mesures raisonnables. Si une entité estime, au cas par cas, qu'en se conformant aux dites mesures raisonnables elle informe la personne que l'opération et les renseignements connexes sont déclarés en application de l'article 7 de la Loi, alors l'entité déclarante n'est pas tenue d'appliquer les mesures raisonnables, pour le cas en question.

Date répondue : 2015-12-10

Numéro IP : PI-4438

Secteur(s) d'activité : Négociants en métaux précieux et pierres précieuses

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4.5

Règlements : 39.1, 53.1

Loi : Part 1, 7

Matrice de risque

Question :

En ce qui concerne les exigences de tenue de registres pour les compagnies d'assurance-vie, les courtiers et les entités financières, pourriez-vous nous fournir des informations sur l'obligation d'inclure la création d'une matrice de risque où les clients sont évalués en fonction de différents facteurs?

Réponse :

Tout d'abord, il est important de noter que seules les entités déclarantes décrites à l'article 5 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) sont assujetties aux exigences de la Loi et de ses règlements connexes. Les entités déclarantes comprennent les comptables, les notaires de la Colombie-Britannique, les casinos, les négociants en métaux précieux et pierres précieuses, les entités financières, les entreprises de services monétaires, le secteur de l'immobilier, les courtiers en valeurs mobilières et les courtiers et les sociétés d'assurance-vie.

Cela dit, en 2008, le gouvernement du Canada a apporté des modifications à la Loi et à ses règlements connexes afin d'améliorer le Régime canadien de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes. Dans le cadre de ces modifications, une approche axée sur les risques (AAR), qui exige que les entités déclarantes réalisent une évaluation de leur exposition aux risques de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes à partir d'un certain nombre de critères prévus, a été introduite.

Ainsi, CANAFE a publié le Guide de l'approche axée sur les risques pour lutter contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes. Ce guide est structuré pour aider les entités déclarantes à mieux comprendre l'AAR et à inventorier les risques liés à leurs produits, services et modes de prestation, clients et relations d'affaires, aspects géographiques et à tout autre facteur pertinent. Il permettra également de mettre en œuvre des mesures d'atténuation efficaces et de surveiller les risques relatifs au blanchiment d'argent et au financement des activités terroristes auxquels les entités déclarantes sont exposées ou auxquels elles pourraient faire face dans le cadre de leurs activités et de leurs relations d'affaires. Afin d'aider les entités déclarantes à évaluer les risques liés à leur entreprise et à leurs relations d'affaires, CANAFE fournit un modèle de matrice de probabilité et d'incidence à l'annexe C du guide.

Date répondue : 2015-12-07

Numéro IP : PI-6384

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4.6

Loi : 5

9.7(3) – Filiale d'une filiale

Question :

Notre question porte sur le paragraphe 9.7(3) de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi).

CANAFE a déjà indiqué que le paragraphe 9.7(1) ne s'appliquait pas aux filiales de filiales. Toutefois, comment CANAFE pourrait-il quand même s'attendre à ce qu'une entité couvre la filiale d'une filiale? En d'autres mots, la filiale de la filiale serait-elle visée par les politiques de l'entité affiliée à son entité?

Par exemple, l'entité A possède une filiale étrangère B. La filiale étrangère B possède la filiale étrangère C.

Réponse :

Le paragraphe 9.7(3) de la Loi stipule que le paragraphe 9.7(1) ne s'applique pas :
a) à une entité qui est une filiale d'une entité visée par le paragraphe 9.7(1);
b) à une entité qui est une filiale d'une entité étrangère, si la filiale met en application, dans la mesure où cela est permis par les lois fédérales ou provinciales du Canada et n'entre pas en conflit avec ceux-ci, les principes qui ont été élaborés par l'entité étrangère et qui prévoient des obligations semblables à celles prévues aux articles 6, 6.1 et 9.6 pour ses filiales.

Dans votre exemple, l'exception s'applique à la filiale étrangère B, qui n'est pas tenue d'élaborer des politiques pour sa filiale C. Il est évident que l'entité A devra développer des politiques pour la filiale étrangère C, mais seulement si cette filiale étrangère C exerce des activités semblables à celles des entités visées par les paragraphes 5(a) à (g) et qu'elle est la propriété exclusive de l'entité A ou que ses états financiers sont consolidés à ceux de l'entité A.

Plus précisément, en vertu de l'alinéa 9.7(3)(b) de la Loi,

  1. L'entité étrangère B possède une filiale canadienne D, et cette filiale canadienne D possède une filiale étrangère E. Dans le cas où la filiale étrangère E est aussi la propriété de l'entité étrangère B, l'exception s'applique à la filiale canadienne D, qui n'a pas élaboré de politiques pour sa filiale étrangère E. L'entité étrangère B élaborera des politiques pour sa filiale étrangère E. Dans le cas où la filiale étrangère E est la propriété exclusive de la filiale canadienne D, l'exception prévue à l'alinéa 9.7(3)(b) de la Loi ne s'appliquera pas et la filiale canadienne D sera tenue d'élaborer des politiques pour sa filiale étrangère E.
  2. Même si la filiale canadienne D est une entité déclarante assujettie à la Loi et à ses règlements connexes, les politiques élaborées pour elle par l'entité étrangère B peuvent être acceptables à la condition qu'elles reflètent sa réalité canadienne. Ainsi, CANAFE jugerait que les politiques de la filiale canadienne D sont conformes si elles n'entrent pas en conflit avec la Loi et ses règlements connexes, et cela, même si elles ont été élaborées par l'entité étrangère B.

Date répondue : 2015-11-19

Numéro IP : PI-6373

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4.5

Loi : 9.7(3)

Type de document acceptable à titre de fiche-signature

Question :

Pouvez-vous confirmer si une copie du document d'identification présenté par un client et portant sa signature (permis de conduire, passeport, etc.) est acceptable pour être utilisé en tant que fiche-signature de ce client?

Réponse :

En vertu de l'alinéa 23(1)(a)(i) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), « tout courtier en valeurs mobilières doit tenir, pour chaque compte qu'il ouvre, la fiche-signature, la convention de tenue de compte ou la demande d'ouverture de compte qui porte la signature de la personne habilitée à donner des instructions à l'égard du compte ». Le paragraphe 1(2) du Règlement stipule que la « fiche-signature », quant à un compte, s'entend de tout « document qui est signé par une personne habilitée à agir à l'égard de celui-ci. »

Nous avons déjà précisé par le passé que le document signé par une personne habilitée à donner des instructions à l'égard d'un compte doit être créé par l'entité. Il ne peut pas s'agir d'un document qui existe déjà et qu'une personne apporte à l'entité déclarante. Ainsi, conserver une copie du document utilisé à des fins d'identification et considérer ce document comme étant la fiche-signature n'est pas acceptable.

Date répondue : 2015-10-16

Numéro IP : PI-6366

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 1(2), 23(1)(a)(i)

Programme de conformité dans le cadre d'un régime collectif

Question :

Est-ce que les promoteurs de régimes collectifs d'assurance doivent mettre sur pied un programme de conformité ? Par exemple, dans un milieu de travail, un assureur qui offre un bundle qui inclut de l'assurance-vie, de l'assurance-médicament et de l'assurance-dentaire, doit-il mettre en œuvre un programme de conformité même si l'assurance-vie ne représente qu'une fraction du produit global qu'il offre ?

Réponse :

Les obligations législatives décrites dans la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) sont applicables aux sociétés d'assurance-vie et aux représentants d'assurance-vie.

Le paragraphe 1(2) de la loi définit les représentants d'assurance-vie comme étant un « personne ou entité, autorisée par licence, permis ou enregistrement délivré aux termes d'une loi provinciale, à prendre des arrangements pour la conclusion de polices d'assurance-vie ». Ce paragraphe définit également qui sont les sociétés d'assurance-vie : « société d'assurance-vie ou société d'assurance-vie étrangère régies par la Loi sur les sociétés d'assurances ou société d'assurance-vie régie par une loi provinciale ».

Cela veut dire que si les représentants d'assurance-vie sont autorisés par licence, permis ou enregistrement délivré aux termes d'une loi provincial à prendre des arrangements pour la conclusion de polices d'assurance-vie, ils sont assujettis à notre Loi. Si les sociétés d'assurance-vie sont encadrées par la Loi sur les sociétés d'assurances, elles sont assujetties à notre Loi.

Si l'une des définitions ci-hautes s'applique à la personne ou entité, la personne ou l'entité est assujettie à la Loi et a les obligations suivantes, peu importe le type de produits qui est offerts par celle-ci. Elle doit déclarer les opérations importantes en espèces comportant la réception d'une somme en espèces de 10 000 $ ou plus et doit garder les relevés d'opérations importantes en espèces. Elle doit déclarer les opérations effectuées ou tentées à l'égard desquelles il y a des motifs raisonnables de soupçonner qu'elles sont liées à la perpétration réelle ou tentée d'une infraction de blanchiment d'argent ou d'une infraction de financement d'activités terroristes. Elle doit également faire la tenue de documents, vérifier l'identité des clients, établir si la personne avec qui elle fait affaire est un étranger politiquement vulnérable, établir si la personne qui remet la somme agit pour le compte d'un tiers, et finalement elle doit avoir une programme de conformité.

Il y a des exceptions générales applicables à la vérification de l'identité, comme par exemple : à l'achat d'une police qui est une police exonérée (c'est-à-dire une police émise aux fins de protection et non de placement important conformément au paragraphe 306(1) du Règlement de l'impôt sur le revenu); à l'achat d'une police d'assurance-vie collective n'ayant ni valeur de rachat, ni composante épargne; à l'achat d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen de fonds transférés directement d'un régime de pension agréé ou du produit d'une police d'assurance-vie collective; à l'achat d'un contrat de rente enregistré ou d'un fonds enregistré de revenu de retraite; à l'achat d'un régime enregistré, y compris un régime de compte de retraite immobilisé, un compte de régime enregistré d'épargne-retraite, un compte de régime enregistré d'épargne-retraite collectif, un régime enregistré d'épargne-études et n'importe quel autre régime enregistré; à l'ouverture d'un compte dont le titulaire ou le constituant est un fonds de pension régi par une loi fédérale ou provinciale; à toute opération effectuée dans le cadre d'un prêt hypothécaire inversé ou d'une indemnisation par versements échelonnés.

Date répondue : 2015-10-05

Numéro IP : PI-6363

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 1(2)

Société à propriétaire unique considérée comme une personne

Question :

Pouvez-vous préciser si une société à propriétaire unique est considérée comme une entité aux fins de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) et de ses règlements connexes?

Réponse :

La Loi définit le terme « entité financière » comme une « personne morale, fiducie, société de personnes ou fonds, ou organisation ou association non dotée de la personnalité morale ». Une société à propriétaire unique étant une entreprise détenue et exploitée par un particulier, elle est plutôt considérée comme une personne au sens de l'article 2 de la Loi.

Par conséquent, l'alinéa 11.1(1)(c) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) ne s'applique pas, puisque l'information sur le propriétaire bénéficiaire n'est pas requise, les obligations de tenue des documents applicables aux entités financières en vertu de l'alinéa 14(c)(ii) ne s'appliquent pas, mais l'alinéa 14(c)(i) doit être appliqué et, sous réserve des articles 62 et 63, les entités financières doivent confirmer l'identité d'un propriétaire unique en vertu de l'alinéa 54(1)(a). L'alinéa 54(1)(e) ne s'applique pas à cette situation.

Date répondue : 2015-09-08

Numéro IP : PI-6357

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 11.1(1)c), 14(c)(i), 54(1)(a)

Loi : 2

Examen aux deux ans

Question :

Si une banque a un vérificateur interne ou externe, l'examen aux deux ans doit-il être réalisé uniquement par le vérificateur externe?

Réponse :

L'examen aux deux ans peut être réalisé aussi bien par un vérificateur interne qu'externe. Aucun des deux n'a la priorité sur l'autre.

Date répondue : 2015-07-24

Numéro IP : PI-6333

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Obligations s'appliquant aux nouveaux et aux anciens logements

Question :

Votre site Web fait état des « nouveaux » logements. Quelles mesures sont en place pour s'assurer que les agents immobiliers, au pays ou à l'étranger, déclarent les achats importants en espèces? Pourquoi cela ne s'applique-t-il pas à toutes les résidences? Quels mécanismes de contrôle sont en place pour le vérifier? S'il ne s'agit pas d'anciens logements, des mesures sont-elles en place pour l'avenir et pour examiner les pratiques antérieures?

Est-ce que CANAFE exerce le contrôle de TOUTES les ententes dans le secteur de l'immobilier, qu'elles concernent des logements neufs ou anciens, ou juste les nouveaux? Si des agents étrangers sont impliqués dans la vente, quelles mesures CANAFE applique-t-il pour garantir la validité de l'opération? La déclaration est-elle laissée à la discrétion de l'agent? De quelle compétence l'agent dispose-t-il en matière de blanchiment d'argent? Ces agents ont-ils suivi une formation suffisante pour déclarer de telles opérations à CANAFE? CANAFE va-t-il examiner les déclarations des agents concernant la propriété étrangère de façon plus étroite pour TOUTES les opérations immobilières?

Réponse :

CANAFE donne, sur son site Web, une interprétation en langage clair des obligations imposées par la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) et par ses règlements connexes pour chacun des secteurs mentionnés à la partie 1. Outre les renseignements sectoriels précis, CANAFE a rédigé des lignes directrices qui précisent en détail les exigences pour chaque déclaration, la tenue de documents, l'obligation d'identification des clients pour chaque secteur, et les informations sur la mise en place et le maintien d'un programme de conformité.

Dans le cas du secteur de l'immobilier, le paragraphe 1(2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et financement des activités terroristes (Règlement) définit un courtier ou agent immobilier comme étant « une personne ou entité autorisée, par licence, permis ou enregistrement délivré aux termes d'une loi provinciale, à vendre ou à acheter des biens immobiliers ». L'article 37 du Règlement ajoute que les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi lorsqu'ils agissent à titre d'agents dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers.

Un développeur immobilier relève aussi du secteur de l'immobilier. L'expression « s'entend, à une date donnée au cours d'une année civile, de toute personne ou entité qui, avant cette date au cours de la même année ou au cours d'une année civile antérieure après 2007, a vendu au public, autrement qu'à titre de courtier ou d'agent immobilier, selon le cas :
a) au moins cinq maisons ou unités condominiales neuves;
b) au moins un immeuble commercial ou industriel neuf;
c) au moins un immeuble résidentiel à logements multiples neuf contenant au moins cinq logements ou au moins deux immeubles résidentiels à logements multiples neufs contenant au total au moins cinq logements ».

En vertu du paragraphe 39.5(1) du Règlement, « Les promoteurs immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi dans les cas suivants :
a) le promoteur immobilier est une personne ou entité autre qu'une personne morale et il vend au public une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf;
b) il est une entité qui est une personne morale et il vend au public, pour son propre compte ou pour le compte d'une filiale ou d'une entité qui est membre du même groupe, une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf ».

Donc, pour répondre à votre question, les références aux « nouveaux » logements qui apparaissent dans la page du profil sectoriel de l'immobilier, concernent les développeurs immobiliers qui vendent de nouvelles maisons ou unités condominiales, des immeubles commerciaux ou industriels neufs ou des immeubles résidentiels à logements multiples neufs. Le cas des courtiers ou agents immobiliers qui se comportent comme des agents lors de l'achat ou de la vente de biens immobiliers existants, est traité au premier paragraphe du profil sectoriel que vous avez relevé. Ils sont tenus de produire des déclarations à CANAFE dans certaines situations.

L'article 37 du Règlement prévoit à cet égard que les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi lorsqu'ils agissent à titre d'agents dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers, comme lorsqu'ils reçoivent des sommes en espèces de 10 000 $ ou plus. Les agents immobiliers étrangers ne sont donc soumis à la Loi et à ses règlements connexes que s'ils sont également inscrits ou détenteurs d'une licence en vertu d'une législation provinciale au Canada et uniquement lorsqu'ils agissent comme agents dans l'achat ou la vente d'un bien immobilier au Canada.

Quant à savoir si les agents immobiliers et les promoteurs sont suffisamment formés pour transmettre les déclarations à CANAFE, le paragraphe 71(1) de la Règlement exige que les entités déclarantes mettent en place un programme de conformité qui doit comprendre, entre autres, des politiques et des procédures écrites de conformité qui sont tenues à jour ainsi qu'un programme écrit de formation continue à la conformité pour tous les employés. Le programme de conformité est mis en place pour s'assurer que les entités déclarantes connaissent les exigences de tenue de documents, de vérification d'identité des clients et de production de déclaration en application de la Loi et de ses règlements connexes. Il incombe donc au courtier et à l'agent immobilier ainsi qu'au promoteur de s'assurer qu'ils ont les moyens de recueillir l'information et de la transmettre précisément dans des déclarations à CANAFE lorsque des montants de 10 000 $ ou plus sont encaissés, quand il s'agit d'opérations financières par lesquelles ils ont des motifs raisonnables de soupçonner qu'elles sont liées à la perpétration d'une infraction de recyclage des produits de la criminalité ou de financement terroriste, y compris dans le cas des opérations pour lesquelles ils ont des motifs raisonnables de soupçonner qu'elles sont liées à une tentative de perpétration d'une infraction de recyclage des produits de la criminalité ou d'une infraction de financement des activités terroristes, et lorsque l'opération en question concerne une propriété qui appartient à un terroriste ou à un groupe terroriste, ou qui est contrôlé par lui, ou en son nom.

Date répondue : 2015-06-19

Numéro IP : PI-6317

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Programme de conformité, Déclaration

Directives : 4

Règlements : 1(2), 37, 39.5(1)

Loi : Part 1

Fusion des secteurs d'activité

Question :

Quatre entités juridiques distinctes fusionnent en une seule qui œuvrera dans quatre secteurs d'activité distincts. Deux de ces entités sont déjà des entités déclarantes de CANAFE, car elles appartiennent au secteur des entreprises de services monétaires (ESM) et de l'assurance-vie. La nouvelle entité unique, œuvrant dans quatre secteurs d'activité distincts, doit-elle se doter d'un programme de conformité et produire des rapports pour ces quatre secteurs d'activité, ou uniquement pour ceux qui sont soumis à la Partie 1 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi)?

Réponse :

Dès qu'une entité s'adonne aux activités d'une ESM, l'ensemble de ses activités est soumis aux obligations concernant les opérations douteuses de la Loi et de ses règlements connexes. S'ajoute à cela que l'alinéa 5c) de la Loi indique « les sociétés d'assurance-vie et sociétés d'assurance-vie étrangères régies par la Loi sur les sociétés d'assurances ainsi que les sociétés d'assurance-vie régies par une loi provinciale » sont visées par la Partie I de la Loi. Les sociétés d'assurance-vie sont régies par la Loi du simple fait qu'elles sont soumises à la réglementation de la Loi sur les sociétés d'assurance ou d'une loi provinciale. Il n'y a pas dans ce cas d'autres activités précises, comme dans certains autres secteurs régis par la Loi.

Donc, outre l'obligation de déclaration d'opérations douteuses découlant de son appartenance au secteur des ESM, l'entité unique est également soumise aux obligations de déclaration et de tenue de documents du secteur de l'assurance-vie pour l'ensemble de ses secteurs d'activité. L'entité unique est donc tenue de produire des déclarations d'opérations importantes en espèces et d'assurer la tenue de documents, elle doit faire rapport sur toutes les opérations douteuses et produire des déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste. Elle est également soumise aux obligations de tenue de documents dans le cadre de la vérification de l'identité, de la détermination du statut d'étranger politiquement vulnérable, et de la détermination quant aux tiers. Du fait de ces obligations, l'entité unique devra donc instaurer et conserver un programme de conformité qui s'appliquera à ses quatre secteurs d'activité.

Date répondue : 2015-03-30

Numéro IP : PI-6297

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie, Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Loi : Part 1

Courtiers en dépôt ou agents d'institutions financières

Question :

Nous désirons savoir si des courtiers en dépôt, travaillant au nom d'institutions financières, doivent avoir un agent principal de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité ou s'ils font partie du programme de conformité de l'institution financière, puisqu'ils sont des entités déclarantes.

Réponse :

Seules les personnes ou les entités décrites à la section 5 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) sont assujetties à la partie 1 de la Loi. Les courtiers en dépôt inscrits ne sont pas des entités déclarantes et ne sont donc pas assujettis à la partie 1 de la Loi. Par contre, ils peuvent agir à titre de mandataires d'une entité déclarante; celle-ci est assujettie à la Loi et est responsable de l'application appropriée de la Loi et des règlements connexes.

À ce titre, les courtiers en dépôt qui sont les mandataires d'institutions financières ne sont pas tenus de nommer un APLRPC (agent de conformité). En vertu de l'alinéa 71(1)a) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), les institutions financières, à titre de mandants, sont responsables de la mise en œuvre d'un programme de conformité et de la nomination d'un agent de conformité qui est responsable des politiques et procédures, tel que décrit à l'alinéa 71(1)b) du Règlement. Les courtiers en dépôt sont alors assujettis au programme de conformité mis en place par l'institution financière.

Date répondue : 2014-10-10

Numéro IP : PI-6249

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(a), (b)

Loi : Part 1, 5

Obligations du secteur de l'immobilier concernant l'établissement d'un programme de conformité

Question :

  1. L'agence immobilière est-elle responsable d'avoir son propre programme de conformité?
  2. Le courtier immobilier qui n'est pas un employé au sens légal et fiscal du terme mais un mandataire de l'agence est-il soumis à l'obligation d'avoir son propre programme de conformité?

Réponse :

  1. Oui.

En vertu de l'article 37 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), « Les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) lorsqu'ils agissent à titre d'agents dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers ». Le paragraphe 1(2) du règlement définit un courtier ou agent immobilier comme « Personne ou entité autorisée, par licence, permis ou enregistrement délivré aux termes d'une loi provinciale, à vendre ou à acheter des biens immobiliers. »

Par conséquent, l'agence (qui correspond à la définition du paragraphe 1(2) est assujettie à la partie 1 de la Loi; à ce titre, en vertu de l'alinéa 9.6(1) de la Loi, qui stipule que « Il incombe à toute personne ou entité visée à l'article 5 d'établir et de mettre en oeuvre, en conformité avec les règlements, un programme destiné à assurer l'observation de la présente partie et de la partie 1.1. » , l'agence se doit d'instaurer son propre programme de conformité.

  1. Ceci dépend des ententes existant entre les agences et les courtiers.

En termes de terminologie, il faut faire une distinction entre un employé et un travailleur indépendant en vertu du règlement. Ainsi, «S'il est déterminé que, selon la relation qui existe entre le courtier et sa firme, le courtier est un travailleur indépendant, et puisqu'un travailleur autonome n'est pas considéré comme un employé (selon les critères généralement acceptés, par exemple les intentions des parties, l'exécution du travail, la rémunération, le lien de subordination, etc) ce travailleur autonome aurait en effet l'obligation d'instaurer son propre programme de conformité. »

Pour clarifier le tout, voici quelques exemples de situations :
a) Le courtier est employé par une agence immobilière.

  • Pour que cette situation s'applique, le courtier est clairement un employé de l'Agence : cela est une question de faits, et repose sur l'intention du courtier et de l'agence, comprenant par exemple le fait que le salaire du courtier est payé par l'agence, l'agence fixe ses conditions de travail, etc.
  • Dans ce cas : l'agence doit mettre en place un programme de conformité. Le courtier, puisqu'il doit suivre le fonctionnement de l'agence, n'a pas d'obligation de mettre en place son propre programme de conformité – il se conforme à celui de son employeur (ce qui est l'intention de l'alinéa 6(1) du règlement).

b) Le courtier est un travailleur autonome qui est à l'emploi exclusif de l'agence en vertu d'une entente à cette fin (mandat)

  • Cette situation est encore une fois une question de faits, et repose sur l'intention du courtier et de l'agence : elle s'applique par exemple si une entente écrite existe, et fait en sorte que le courtier agit uniquement pour le compte de l'agence, bien qu'il ne soit pas un salarié de l'agence.
  • Dans ce cas : l'agence doit mettre en place un programme de conformité. Le courtier, puisqu'il doit suivre le fonctionnement de l'agence en vertu de l'entente écrite, n'a pas d'obligation de mettre en place son propre programme de conformité – il se conforme à celui de l'agence avec qui il a un mandat (ce qui est l'intention de l'alinéa 6(2) du règlement).

c) Le courtier est un travailleur autonome qui est à l'emploi de l'agence et exerce aussi des activités à son propre compte – ou le courtier n'est pas associé par lien d'emploi ou entente écrite avec aucune agence

  • Dès que le courtier exerce toute activité qui n'est pas sous le contrôle d'une agence (par exemple, lorsqu'il agit comme courtier pour la vente d'une propriété listée par lui-même, ou s'implique dans la vente ou l'achat de propriété par un particulier) le courtier en question se doit de développer son propre programme de conformité, puisqu'il devient une entité déclarante en lui-même.

Date répondue : 2014-10-03

Numéro IP : PI-6248

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4(2.5)

Règlements : 1(2), 37

Loi : Part 1

Régime de conformité pour les agents des ventes du secteur des négociants en métaux précieux et pierres précieuses qui reçoivent une commission

Question :

Le secteur des négociants en métaux précieux et pierres précieuses compte des agents des ventes ou des responsables d'agence qui sont des travailleurs autonomes et non des employés de fournisseurs. Ils touchent une commission sur les commandes qu'ils obtiennent de fournisseurs. Ils ne sont ni responsables des factures ni de la collecte de paiements des détaillants à qui ils vendent les produits. Ils présentent des commandes et touchent une commission des fournisseurs des produits qu'ils vendent. Doivent-ils mettre en place un programme de conformité?

Réponse :

Conformément au paragraphe 1(2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), un négociant en métaux précieux et pierres précieuses s'entend « d'une personne ou d'une entité qui, dans le cadre de ses activités commerciales, se livre à l'achat ou à la vente de métaux précieux, pierres précieuses ou bijoux. Y est assimilé tout ministère ou mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province lorsque l'activité de vente de métaux précieux visée à l'article 39.1 qu'il exerce s'adresse au public ».

Selon l'article 39.1 du Règlement, les négociants en métaux précieux et pierres précieuses qui se livrent à l'achat ou à la vente de métaux précieux, de pierres précieuses ou de bijoux pour une somme de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération sont assujettis à la partie 1 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi).

D'après l'information que vous avez fournie, les agents des ventes et les agences ne sont pas, semble-t-il, assujettis à la Loi et n'ont pas à mettre en place un programme de conformité, car ils ne se livrent pas directement à l'achat ou à la vente de métaux précieux, de pierres précieuses ou de bijoux. Cette responsabilité incomberait plutôt au fournisseur de métaux précieux ou de pierres précieuses qui paie la commission aux agents des ventes ou aux agences.

Si un jour l'agent des ventes ou l'agence participe directement à la vente de ces produits, par exemple, s'il ou si elle reçoit un paiement du détaillant pour le compte du fournisseur ou s'il offre le produit directement au détaillant, il ou elle serait alors assujetti à la Loi et devrait se conformer aux obligations qui y sont énoncées, notamment mettre en place un programme de conformité.

Il convient de mentionner que si le fournisseur de métaux précieux ou de pierres précieuses compte sur des agents des ventes ou des agences pour s'acquitter de ses obligations en matière de vérification de l'identité de clients, en vertu du paragraphe 64.1 (1) du Règlement, il doit s'assurer de conclure des ententes avec ces agents des ventes ou ces agences.

Date répondue : 2014-09-30

Numéro IP : PI-6243

Secteur(s) d'activité : Négociants en métaux précieux et pierres précieuses

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 1(2), 39.1, 64.1 (1)

Obligations d'inclure un classement du risque général dans l'évaluation des risques

Question :

Pouvez-vous nous donner des précisions sur l'inclusion d'un « classement du risque général » à titre d'exigence d'une évaluation de risque complète?

Réponse :

Les paragraphes 9.6 (2) et (3) de la version anglaise de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) (Proceeds of Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act) utilise le terme « risque » au singulier. Les lignes directrices utilisent le terme de la même façon. Cependant, selon le paragraphe 33(2) de la Loi d'interprétation, « le pluriel ou le singulier s'appliquent, le cas échéant, à l'unité et à la pluralité ». Par conséquent, le fait d'utiliser le singulier n'indique pas qu'il est nécessaire d'avoir un « classement du risque général ». De plus. La version française de la Loi est plus précise dans son emploi du terme « risques ». Le terme y figure de façon uniforme, soit au pluriel. Dans ses lignes directrices, CANAFE utilise aussi le terme « risques » au pluriel. Par conséquent, nous pouvons conclure que les entités ne devraient pas interpréter le vocabulaire de la Loi et des lignes directrices comme une obligation de déterminer un risque « général » particulier.

En ce qui a trait aux évaluations des risques en général, le paragraphe 71(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) exige des entités déclarantes qu'elles mettent en place le programme de conformité prévu par le paragraphe 9.6(1) de la Loi, entre autres, « évaluer — en fonction de ses besoins — les risques visés au paragraphe 9.6(2) de la Loi et conserver les documents à l'appui, en tenant compte des critères suivants :
(i) les clients et relations d'affaires de la personne ou de l'entité,
(ii) ses produits et moyens de distribution,
(iii) l'emplacement géographique de ses activités,
(iv) tout autre critère approprié ».

Ces éléments peuvent être pris en considération de nombreuses façons. En fin de compte, la décision quant à la détermination du niveau de risque pour chaque personne relèvera de l'entité déclarante et devrait être fondée sur un certain nombre de facteurs. Le but ultime de l'évaluation des risques est de déterminer les secteurs qui présentent un risque plus élevé de blanchiment d'argent et de financement d'activités terroristes et d'appliquer les mesures d'atténuation nécessaires. Par conséquent, CANAFE n'exige pas un « classement du risque général », car il ne permettrait pas de mettre en évidence les secteurs qui présentent vraiment un risque. Un «classement du risque général » s'appliquerait dans le cas de clients et de relations d'affaires, car l'évaluation des risques axée sur les clients et les relations d'affaires établit ultimement un lien entre les clients et les produits, les services, les réseaux de distribution et/ou les risques géographiques.

Date répondue : 2014-08-19

Numéro IP : PI-6218

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)

Loi : 9.6, 33(2)

Fréquence et étendue de la vérification en fonction de la liste du BSIF

Question :

Questions sur la vérification des titulaires de compte en fonction de la liste des groupes terroristes du BSIF.

Faut-il effectuer la vérification des noms uniquement pour les titulaires de compte?

  • Les personnes nommées sur un compte de particulier?
  • L'entreprise qui détient un compte? Les propriétaires effectifs qui détiennent 25 % des actions ou plus? Les propriétaires, quel que soit le pourcentage des actions qu'ils détiennent? Le signataire du compte?

Existe-t-il une exigence qui s'impose quant à la fréquence de la vérification de personnes désignées en fonction de la liste des groupes terroristes?

Réponse :

Conformément au paragraphe 7.1(1) de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi), il incombe à toute personne ou entité visée à l'article 5 qui est tenue de communiquer des renseignements en vertu de l'article 83.1 du Code criminel ou en vertu de l'article 8 du Règlement d'application des résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme de faire une déclaration au Centre selon les modalités réglementaires.

En ce qui concerne la vérification si le nom de titulaires de compte figure sur la liste des groupes terroristes du BSIF, je vous demande de vous reporter au paragraphe 83.1(1) du Code criminel :
Toute personne au Canada et tout Canadien à l'étranger est tenu de communiquer sans délai au directeur du Service canadien du renseignement de sécurité ou au commissaire de la Gendarmerie royale du Canada
a) l'existence de biens (propriété) qui sont en sa possession ou à sa disposition et qui, à sa connaissance, appartiennent à un groupe terroriste, ou qui sont à sa disposition, directement ou non;
b) tout renseignement portant sur une opération, réelle ou projetée, mettant en cause des biens (propriété) visés à l'alinéa a).

et au paragraphe 8 (1) Règlement d'application des résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme :
Toute personne au Canada et tout Canadien à l'étranger est tenu de communiquer sans délai au commissaire de la Gendarmerie royale du Canada et au directeur du Service canadien du renseignement de sécurité :
a) l'existence des biens (propriété) qui sont en sa possession ou sous son contrôle et qu'il soupçonne d'appartenir à une personne inscrite ou d'être contrôlés par une telle personne ou en son nom
b) tout renseignement portant sur une opération financière, réelle ou projetée, mettant en cause des biens (propriété) visés à l'alinéa a).

L'exigence s'applique au bien (propriété) qu'une entité déclarante a en sa possession qu'elle soupçonne « d'appartenir à une personne inscrite ou d'être contrôlée par une telle personne ou en son nom »

  • selon l'article 83.01 du Code criminel, « groupe terroriste » s'entend
    a) soit une entité dont l'un des objets ou l'une des activités est de se livrer à des activités terroristes ou de les faciliter;
    b) soit une entité inscrite. Est assimilé à un groupe terroriste un groupe ou une association formé de telles entités (« entité » s'entend d'une personne, d'un groupe, d'une fiducie, d'une société de personnes ou d'un fonds, ou d'une organisation ou d'une association non dotée de la personnalité morale).
     
  • soit une « personne inscrite » qui, selon le Règlement d'application des résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme, est une personne dont le nom est inscrit sur la liste établie à l'annexe conformément à l'article 2. La présente définition exclut :
    a) les entités visées par le Règlement établissant une liste d'entités;
    b) Oussama ben Laden ou ses associés et les personnes liées au Taliban au sens de l'article 1 du Règlement d'application des résolutions des Nations Unies sur Al-Qaïda et le Taliban.

Il importe de noter que la définition de « bien » (propriété) ne s'applique pas seulement au « compte », mais aussi à tous les biens meubles ou immeubles de tous genres en votre possession ou sous votre contrôle, y compris les actes et les instruments concernant ou constatant le titre ou droit à des biens, ou conférant le droit de recouvrer ou de recevoir de l'argent ou des marchandises, dont les fonds, les actifs financiers ou les ressources économiques, par exemple, l'argent comptant, les comptes bancaires, les polices d'assurance, les mandats-poste, l'immobilier, les valeurs mobilières, les chèques de voyage, les métaux précieux et les pierres précieuses, pour n'en nommer que quelques-uns.

Cela dit, nous sommes d'avis que les exigences, pour ce qui est des comptes de particulier et d'entreprise, s'appliquent non seulement au titulaire de compte, mais aussi à ceux qui peuvent contrôler le compte. Il ne suffit donc pas de vérifier la liste du BSIF ou d'autres listes lorsqu'il s'agit de comptes seulement, car la définition de « bien » ou de « propriété » englobe beaucoup plus que les comptes.

En ce qui concerne la « fréquence de la vérification de personnes désignées en fonction de la liste des groupes terroristes », dès qu'une entité déclarante satisfait les exigences du paragraphe 7.1 (1) de la Loi, c'est-à-dire qui est tenue de communiquer des renseignements en vertu de l'article 83.1 du Code criminel ou en vertu de l'article 8 du Règlement d'application des résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme de faire une déclaration au Centre, elle doit aussi transmettre une déclaration à CANAFE. Les entités déclarantes doivent transmettre de telles déclarations dès qu'elles s'aperçoivent qu'elles ont en leur possession des biens appartenant à un groupe terroriste ou à une entité inscrite ou contrôlés par celui-ci ou celle-ci ou en son nom. Bien que la Loi n'exige pas des entités déclarantes qu'elles vérifient précisément les personnes désignées en fonction de listes ni ne prescrive aucune fréquence à laquelle cette vérification doit être réalisée, elle impose, par contre, qu'elles transmettent au Centre des déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste lorsque le Code criminel et le Règlement d'application des résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme l'exigent. Afin de produire ces déclarations en bonne et due forme, CANAFE s'attend des entités déclarantes qu'elles élaborent des principes et des mesures qui s'alignent sur les exigences du Code criminel et du Règlement d'application des résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme afin de se conformer également à la Loi.

Date répondue : 2014-08-14

Numéro IP : PI-6216

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Loi : 5, 7.1(1)

Examen du programme de conformité

Question :

Pouvez-vous confirmer s'il est nécessaire d'examiner le programme de conformité tous les deux ans à compter de la date de la signature d'un membre de la haute direction?

Réponse :

L'alinéa 71(1)e) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités (le Règlement) stipule qu'une personne ou une entité doit mettre en place un programme de conformité, notamment « établir un mécanisme d'examen visant à évaluer l'efficacité des principes et des mesures, de l'évaluation des risques et du programme de formation — lequel examen doit être effectué aux deux ans par un vérificateur interne ou externe ou, si elle n'en a pas, par elle-même — et conserver les documents à l'appui. En guise d'informations supplémentaires, le paragraphe 37(1) de la Loi d'interprétation définit une « année » comme « toute période de douze mois consécutifs ».

En fonction de ce qui précède, CANAFE estime qu'il faut commencer l'examen au plus tard 24 mois à compter du début de l'examen précédent et le terminer avant le commencement du prochain.

Date répondue : 2014-07-29

Numéro IP : PI-6205

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)e)

Loi : 37(1)

Interprétation de l'article 71.1(a) du règlement

Question :

Je me questionne à savoir pourquoi dans l'interprétation suivante [1] limite-t-on son application à « des mesures raisonnables doivent être prises pour tenir les renseignements sur le client à jour (qui ne sont évidemment pas les renseignements à propos de ses pièces d'identité, mais les renseignements sur sa personne). »?

Réponse :

L'article 71.1 du Règlement a été modifié et est entré en vigueur le 1er février 2014.

Ainsi, la Caisse populaire a identifié, dans le cadre de son évaluation des risques, certains folios à risque. Pour ces folios, elle met en œuvre une série de mesures qui comprennent, entre autre, la révision mensuelle des transactions au compte et la mise à jour, lorsque requis, des informations sur ses clients. Pour ce faire, elle contacte directement le membre pour confirmer qu'il demeure toujours à la même adresse, a toujours le même numéro de téléphone et a toujours le même emploi. Il n'y a aucune confirmation des renseignements sur les pièces d'identité. Par conséquent, un client qui aurait ouvert son compte avant les exigences législatives, même si qualifié de client à haut risque, n'aurait aucun renseignement sur ses pièces d'identité dans son dossier.

La Caisse doit-elle, pour la tenue à jour des renseignements relatifs à l'identité des clients, rencontrer le client face-à-face pour confirmer les pièces d'identité au dossier?

L'article 71.1 du Règlement stipule que « Pour l'application du paragraphe 9.6(3) de la Loi, les mesures spéciales que doit prendre la personne ou l'entité visée au paragraphe 9.6(1) de la Loi sont l'élaboration et la mise en application de principes et de mesures sous forme écrite visant :

a) conformément à l'évaluation des risques prévue au paragraphe 9.6(2) de la Loi, la prise de mesures accrues pour vérifier l'identité d'une personne ou l'existence d'une entité, en sus des mesures prévues aux articles 54, 54.1, 55, 56, 57, 59 et 59.1, au paragraphe 59.2(1), à l'article 59.3, au paragraphe 59.4(1) et aux articles 59.5, 60 et 61;

b) la prise de mesures accrues pour atténuer les risques déterminés conformément au paragraphe 9.6(3) de la Loi, notamment celles prises :
(i) pour tenir à jour les renseignements relatifs à l'identité des clients et les renseignements visés à l'article 11.1,
(ii) pour assurer le contrôle continu des relations d'affaires en vue de déceler les opérations devant être déclarées au Centre en vertu de l'article 7 de la Loi, en sus des mesures prévues aux articles 54.3, 56.3, 57.2, 59.01, 59.11, 59.21, 59.31, 59.41, 59.51, 60.1 et 61.1.

Le Règlement exige que l'entité déclarante tienne à jour les renseignements relatifs à l'identité de ses clients, non pas que l'entité déclarante identifie à nouveau ses clients. L'entité déclarante doit rédiger et mettre en œuvre des politiques et des procédures afin de tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients. Lorsque l'entité déclarante a désigné un client comme étant à risque élevé, elle doit hausser la fréquence des activités de contrôle continu et de mise à jour des renseignements sur l'identité du client, et prendre les autres mesures plus rigoureuses qui s'imposent, le cas échéant.

Les renseignements associés à la vérification de l'identité du client varient selon l'information que l'entité déclarante doit confirmer ou obtenir auprès de son client et selon les documents qu'elle doit tenir. Les renseignements sur l'identité du client qui doivent être mis à jour comprennent habituellement :

  • pour une personne, son nom, son adresse, son numéro de téléphone et sa profession ou son entreprise principale;
  • pour une personne morale, sa dénomination sociale, son adresse et le nom de ses administrateurs;
  • pour une entité autre qu'une personne morale, son nom, son adresse et son principal lieu d'affaires.

Les mesures visant à tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients comprennent le fait de demander au client de confirmer ou de mettre à jour les renseignements le concernant. Pour les clients qui sont des personnes, cela comprend également le fait de confirmer ou de mettre à jour ces renseignements par l'entremise des options qui permettent de vérifier l'identité des personnes absentes. Pour les clients qui sont des entités, les mesures visant à tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients comprennent la consultation d'un document ou d'un dossier électronique ou l'obtention des renseignements verbalement. L'entité déclarante peut tout aussi décider de les tenir à jours en utilisant d'autres façons appropriées.

En ce qui concerne le cas d'un client qui aurait ouvert son compte avant les exigences législatives, nous avons déjà indiqué dans des interprétations politiques précédentes et continuons de supporter qu'il n'y a aucune exigence législative à identifier le client si son compte a été ouvert avant l'entrée en vigueur de notre loi et ses règlements connexes. La raison étant que les exigences législatives ne peuvent être appliquées rétroactivement. Cependant, l'entité déclarante doit, tout de même, tenir à jour les renseignements qu'elle a vis-à-vis ce même client.

Date répondue : 2014-07-03

Numéro IP : PI-6172

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71.1

Évaluation des risques

Question :

Est-ce que les courtiers doivent examiner les opérations antérieures à cinq ans dans le cadre de leur réévaluation des risques, puisqu'ils ne doivent conserver les dossiers que pendant cinq ans en vertu du programme de conformité relatif à la Loi?

Réponse :

Dans le cadre des obligations régulières en matière de surveillance, les entités déclarantes doivent surveiller toutes leurs relations d'affaires et elles sont tenues de surveiller plus fréquemment les relations d'affaires qu'elles jugent à risque élevé. Le paragraphe 69(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule que « sous réserve du paragraphe (2), la personne ou l'entité à qui incombe l'obligation d'obtenir, de tenir ou de constituer des documents aux termes du présent règlement doit les conserver pendant au moins cinq ans ». Même si le Règlement exige que les entités déclarantes ne conservent certains documents que pendant au moins cinq ans, il est possible que les entités déclarantes décident ou doivent en raison d'autres lois, politiques ou procédures de conserver les documents plus longtemps. Les entités déclarantes peuvent examiner toutes les opérations et les activités consignées pour satisfaire les obligations régulières en matière de surveillance.

Finalement, la Loi et ses règlements connexes ne limitent en rien ce qu'une entité déclarante peut examiner pour évaluer le risque associé à un client ou une relation d'affaires.

Date répondue : 2014-03-07

Numéro IP : PI-6116

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 69(1)

Clarifications - 71.1a) et 71.1b) du Règlement

Question :

Je me questionne à savoir pourquoi dans l'interprétation suivante limite-t-on son application à « des mesures raisonnables doivent être prises pour tenir les renseignements sur le client à jour (qui ne sont évidemment pas les renseignements à propos de ses pièces d'identité, mais les renseignements sur sa personne). »?

Pourtant, si le législateur avait voulu restreindre la mise à jour uniquement aux renseignements sur ceux de la personne il aurait pu utiliser l'expression « tenir à jour un dossier-client » / « keep client information record », expression définie au Règlement.

Or, l'article 71.1a) utilise l'expression « tenir à jour les renseignements relatifs à l'identité des clients » / « to keep client identification information » faisant à mon avis référence à l'identité du client au sens large soit :

a) certains renseignements nominatifs à être conservés (tel que prévu aux articles pertinents de tenue de documents aux articles 12 à 49 du Règlement; et
b) la notion de vérification de l'identité du client prévue à cette section aux articles 53 à 67 du Règlement.

D'ailleurs, par expérience, la majorité des entités déclarantes adoptent à titre de mesure spéciale une politique de ré-identification du client (et non simplement une mise-à-jour du nom, de l'adresse, de la date de naissance, numéro de téléphone et de la profession.

Cette interprétation plus large va également dans le sens de l'article 3 de la Loi puisqu'une ré-identification en bonne et due forme constitue une bonne mesure visant à détecter et décourager le recyclage des produits de la criminalité.

Réponse :

L'article 71.1 du Règlement a été modifié et est entré en vigueur le 1er février 2014. Pour ce faire et avec l'objectif de répondre à ta question, nous avons décidé de reprendre les faits présentés dans l'interprétation politique #804 et réinterpréter à la lecture du nouvel article.

Ainsi, la Caisse populaire a identifié, dans le cadre de son évaluation des risques, certains folios à risque. Pour ces folios, elle met en œuvre une série de mesures qui comprennent, entre autre, la révision mensuelle des transactions au compte et la mise à jour, lorsque requis, des informations sur ses clients. Pour ce faire, elle contacte directement le membre pour confirmer qu'il demeure toujours à la même adresse, a toujours le même numéro de téléphone et a toujours le même emploi. Il n'y a aucune confirmation des renseignements sur les pièces d'identité. Par conséquent, un client qui aurait ouvert son compte avant les exigences législatives, même si qualifié de client à haut risque, n'aurait aucun renseignement sur ses pièces d'identité dans son dossier.

La Caisse doit-elle, pour la tenue à jour des renseignements relatifs à l'identité des clients, rencontrer le client face-à-face pour confirmer les pièces d'identité au dossier?

L'article 71.1 du Règlement stipule que « Pour l'application du paragraphe 9.6(3) de la Loi, les mesures spéciales que doit prendre la personne ou l'entité visée au paragraphe 9.6(1) de la Loi sont l'élaboration et la mise en application de principes et de mesures sous forme écrite visant :

a) conformément à l'évaluation des risques prévue au paragraphe 9.6(2) de la Loi, la prise de mesures accrues pour vérifier l'identité d'une personne ou l'existence d'une entité, en sus des mesures prévues aux articles 54, 54.1, 55, 56, 57, 59 et 59.1, au paragraphe 59.2(1), à l'article 59.3, au paragraphe 59.4(1) et aux articles 59.5, 60 et 61;

b) la prise de mesures accrues pour atténuer les risques déterminés conformément au paragraphe 9.6(3) de la Loi, notamment celles prises :
(i) pour tenir à jour les renseignements relatifs à l'identité des clients et les renseignements visés à l'article 11.1,
(ii) pour assurer le contrôle continu des relations d'affaires en vue de déceler les opérations devant être déclarées au Centre en vertu de l'article 7 de la Loi, en sus des mesures prévues aux articles 54.3, 56.3, 57.2, 59.01, 59.11, 59.21, 59.31, 59.41, 59.51, 60.1 et 61.1.

Le Règlement exige que l'entité déclarante tienne à jour les renseignements relatifs à l'identité de ses clients, non pas que l'entité déclarante identifie à nouveau ses clients. L'entité déclarante doit rédiger et mettre en œuvre des politiques et des procédures afin de tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients. Lorsque l'entité déclarante a désigné un client comme étant à risque élevé, elle doit hausser la fréquence des activités de contrôle continu et de mise à jour des renseignements sur l'identité du client, et prendre les autres mesures plus rigoureuses qui s'imposent, le cas échéant.

Les renseignements associés à la vérification de l'identité du client varient selon l'information que l'entité déclarante doit confirmer ou obtenir auprès de son client et selon les documents qu'elle doit tenir. Les renseignements sur l'identité du client qui doivent être mis à jour comprennent habituellement :

  • pour une personne, son nom, son adresse, son numéro de téléphone et sa profession ou son entreprise principale;
  • pour une personne morale, sa dénomination sociale, son adresse et le nom de ses administrateurs;
  • pour une entité autre qu'une personne morale, son nom, son adresse et son principal lieu d'affaires.

Les mesures visant à tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients comprennent le fait de demander au client de confirmer ou de mettre à jour les renseignements le concernant. Pour les clients qui sont des personnes, cela comprend également le fait de confirmer ou de mettre à jour ces renseignements par l'entremise des options qui permettent de vérifier l'identité des personnes absentes. Pour les clients qui sont des entités, les mesures visant à tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients comprennent la consultation d'un document ou d'un dossier électronique ou l'obtention des renseignements verbalement. L'entité déclarante peut tout aussi décider de les tenir à jours en utilisant d'autres façons appropriées.

En ce qui concerne le cas d'un client qui aurait ouvert son compte avant les exigences législatives, nous avons déjà indiqué dans des interprétations politiques précédentes et continuons de supporter qu'il n'y a aucune exigence législative à identifier le client si son compte a été ouvert avant l'entrée en vigueur de notre loi et ses règlements connexes. La raison étant que les exigences législatives ne peuvent être appliquées rétroactivement. Cependant, l'entité déclarante doit, tout de même, tenir à jour les renseignements qu'elle a vis-à-vis ce même client.

En résumé:
71.1 a) est strictement pour vérifier l'identité d'une personne ou l'existe d'une entité. Donc, lors de la vérification de l'identité du client soit face-à-face ou soit par une combinaison des méthodes d'identification en l'absence d'une personne, l'entité déclarante devra prendre des mesures accrues (additionnelles à celles prévues pour identifier le client) pour vérifier l'identité et, pour ce faire, peut utiliser les exemples que nous avons élaborés et décrits dans notre ligne directrice 4, sous la section 6.4.

71.1b) est simplement pour atténuer les risques identifiés du client, entre autres, par la tenue à jours des renseignements relatifs à ce client sur son identité, c.-à-d. son nom, son adresse, son numéro de téléphone et sa profession ou son entreprise principale.

Date répondue : 2014-03-07

Numéro IP : PI-6115

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71.1

Certificat de formation

Question :

Nous avons désormais entrepris le processus d'intégration d'une entité distincte en vue d'offrir les services d'une ESM et d'inscrire cette nouvelle entité auprès de CANAFE. Nous prévoyons former du personnel chargé de la conformité, choisi parmi les membres de notre personnel actuel, qui recevra par la suite une formation auprès d'un prestataire de formation tiers chargé de la conformité. Y a-t-il des programmes de formation ou des certifications liés à la conformité que vous recommanderiez à nos agents de la conformité?

Réponse :

CANAFE n'a pas le droit d'approuver des ressources ou du matériel externes ou d'en fournir l'accès aux fins de certification de formation.

Nous vous encourageons fortement à examiner la section « Lignes directrices » du site Web de CANAFE. Vous y trouverez des directives se rapportant à la déclaration, à la tenue de documents et aux obligations en matière de vérification de l'identité des entreprises de services monétaires au Canada. De plus, la Ligne directrice 4 (Mise en œuvre d'un programme de conformité) donne un aperçu de différentes considérations concernant la formation continue en matière de conformité.

Date répondue : 2014-02-04

Numéro IP : PI-5691

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Obligation de formation - Corporation avec actionnaire unique

Question :

Pourrais-je avoir des clarifications quant à l'obligation pour une entité déclarante avec employés d'élaborer un programme écrit de formation continue axée sur la conformité? L'entité en question est un négociant en métaux précieux et pierres précieuses qui a un seul employé qui est aussi l'actionnaire unique de l'entreprise. De plus, l'entreprise n'a présentement aucun régime de conformité.

Réponse :

Le paragraphe 9.6(1) de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) crée l'obligation pour toute personne ou entité visée à l'article 5 d'établir et de mettre en œuvre, en conformité avec les règlements, un programme destiné à assurer l'observation de la partie 1 de la Loi. L'alinéa 71(1)(d) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) précise en outre :

  • 71. (1) Pour l'application du paragraphe 9.6(1) de la Loi, toute personne ou entité visée à ce paragraphe met en oeuvre, selon le cas, le programme de conformité visé à ce paragraphe de la façon suivante :

(d) si elle a des employés, des mandataires ou d'autres personnes habilitées à agir en son nom, élaborer et mettre à jour à leur intention un programme écrit de formation continue axée sur la conformité;

Dans le scénario ci-dessus, il s'agit d'une question de fait de déterminer si l'actionnaire unique agit comme l'employé de l'entreprise. Par exemple, s'il reçoit un salaire ou d'autre forme de rémunération, à l'exclusion de dividendes payés d'actions dans la compagnie. S'il est considéré comme un employé, alors un programme de formation en vertu de 71(1)(d) du Règlement doit être élaboré et mis à jour. Cependant, nous conseillons que le programme de formation soit proportionné à l'entité. À cet égard, s'il y a seulement un employé, il ne serait pas approprié de l'obliger à créer un vaste programme de formation. Un programme simple serait plus approprié dans ce cas-ci.

Date répondue : 2013-12-19

Numéro IP : PI-5666

Secteur(s) d'activité : Négociants en métaux précieux et pierres précieuses

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(d)

Loi : 9.6(1)

La Caisse - Régime de conformité en ce qui concerne télévirement SWIFT

Question :

En ce qui concerne les relations entre la Caisse et ses membres en ce qui a trait aux télévirements : La Caisse a confirmé que les caisses populaires n'ont pas de compte auprès de la Caisse. Par contre, elles ont la possibilité d'ouvrir des comptes en devises étrangères sur les livres de la Caisse. Elle indique que pour toute demande de télévirement qu'elle expédie à la Caisse, la caisse populaire doit débiter le folio de son membre et en créditer la contrepartie dans son fonds de liquidité. Cependant, si un membre détient un compte en devise étrangère autre que CAD ou USD, la caisse populaire n'a aucun débit à effectuer. Suite au traitement du télévirement, la Caisse débite le fonds de liquidité approprié ou le compte en devise étrangère du membre, qui est tenu sur les livres de Caisse.

Si la demande de transfert est expédiée par le biais d'un compte affaires ou particuliers, le compte du membre est débité dès que la transaction est confirmée/signée. Actuellement, la caisse populaire reçoit un crédit dans le fonds de liquidité CAD ou USD et est débitée lorsque le télévirement est traité par la Caisse. Pour le compte affaires seulement, le règlement financier se fait à la Caisse.

Qui est responsable de mettre en place un régime de conformité en ce qui concerne les télévirements SWIFT?

Réponse :

En ce qui concerne la mise en place d'un régime de conformité, CANAFE s'attend à ce que les documents, comme les politiques et procédures, l'approche axée sur les risques, etc., reflètent la réalité de chacune des entités déclarantes en prenant en compte les produits et services qu'elles offrent à leurs clients. Ceci veut dire que la Caisse doit avoir un régime de conformité qui reflète les obligations liées à ses activités de télévirement SWIFT lorsqu'elle les envoie pour ses clients (notamment les caisses populaires). Ceci veut également dire que les caisses populaires doivent avoir un régime de conformité qui reflète les obligations liées à leurs activités de télévirement lorsqu'elles transmettent à la Caisse une demande d'envoi de télévirement qui leur a été adressée par l' un de leurs clients (notamment ses clients particuliers et ses clients d'affaires).

En ce qui concerne la responsabilité de déclarer les télévirements, l'alinéa 12(1)b) du Règlement stipule que « Sous réserve de l'article 50 et du paragraphe 52(1), toute entité financière doit prendre les mesures suivantes : […] déclarer au Centre le télévirement à l'étranger, à la demande d'un client, de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération et joindre à la déclaration les renseignements prévus aux annexes 2 ou 5, selon le cas ».

Par contre, le paragraphe 12(3) du Règlement indique que « L'alinéa (1)b) s'applique à l'entité financière qui ordonne à une personne ou entité visée aux paragraphes (1), 28(1) ou 40(1) d'effectuer un télévirement vers l'étranger, à la demande d'un client, sauf si elle fournit à cette personne ou entité les nom et adresse du client. » Ainsi, la caisse populaire n'a pas l'obligation de déclarer le télévirement lorsqu'elle fournit à la Caisse les nom et adresse du client. Dans ce cas, le télévirement sera déclaré à titre de télévirement SWIFT par la Caisse et elle doit remplir les champs suivants :

Déclaration relative à la transmission de messages SWIFT

Partie A : Renseignements sur l'opération
Partie B : Renseignements sur le client qui demande le télévirement (Dans ce cas, il s'agit du particulier, client de la caisse populaire)
Partie C : Renseignements sur l'expéditeur du télévirement (Dans ce cas, il s'agit de la Caisse)
Partie D : Renseignements sur la personne ou l'entité qui ordonne un télévirement pour le client (Dans ce cas, il s'agit de la caisse populaire)
Partie E, F, G, H, I ou J : Selon le cas
Partie K : Renseignements sur le client bénéficiaire
Partie L : Selon le cas

Date répondue : 2013-12-02

Numéro IP : PI-5656

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité, Déclaration

Directives : 4

Règlements : 12(1)(b), 12(3)

Caisse - Évaluation des risques

Question :

À qui revient la responsabilité d'effectuer une évaluation des risques liés aux relations d'affaires avec les clients?

Réponse :

L'alinéa 71(1)c) du Règlement mentionne que « Pour l'application du paragraphe 9.6(1) de la Loi, toute personne ou entité visée à ce paragraphe met en œuvre, selon le cas, le programme de conformité visé à ce paragraphe de la façon suivante : […] évaluer — en fonction de ses besoins — les risques visés au paragraphe 9.6(2) de la Loi et conserver les documents à l'appui, en tenant compte des critères suivants :

(i) les clients et relations d'affaires de la personne ou de l'entité,
(ii) ses produits et moyens de distribution,
(iii) l'emplacement géographique de ses activités,
(iv) tout autre critère approprié ».

Cette obligation réside auprès des deux entités déclarantes. Ceci veut dire que la Caisse doit évaluer les risques reliés à ses clients et à ses relations d'affaires (notamment les caisses populaires). Les caisses populaires doivent, quant à elles, évaluer les risques reliés à ses clients et à ses relations d'affaires (notamment ses clients particuliers et ses clients d'affaires).

Date répondue : 2013-12-02

Numéro IP : PI-5652

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(c)

Obligations concernant les télévirements et les DOD

Question :

Depuis le 31 juillet 2010, la Caisse populaire s'est positionné comme une entité déclarante et non plus comme un simple fournisseur de service.

L'un des conséquences qu'a amené ce changement de statut, est la façon dont les SWIFTS sont déclarés à CANAFE. Avant le 31 juillet 2010, pour tous les transferts Swift reçus à CANAFE, la déclaration entrait sous le numéro de l'entité déclarante qui demandait le transfert, et ce, pour les 377 caisses. Depuis le 31 juillet 2010, les Swift entrent tous sans exception sous le numéro d'entité déclarante 1234.

Suite à une de nos rencontres dans le cours d'examen que nous faisons présentement pour cette entité, nous avons confirmé que la demande de transferts Swift peut se faire de 3 façons :

  • ABC (internet pour les clients qui détiennent un compte dans une caisse. Service offert tant pour les comptes corporatifs que personnels)
  • En personne à la caisse
  • Intercaisse (client qui se présente à une autre caisse que la caisse qui détient son folio).

Il est à noter, que pour les 3 façons d'initier le SWIFT, la Caisse populaire ne rencontre jamais les clients face à face.

Nous avons donc le questionnement suivant :

  1. Dans le cas d'espèce, quelle entité déclarante est responsable de déclarer les opérations douteuses ?
  2. Dans le cas d'espèce, quelle entité déclarante est responsable de tenir les documents relativement pour chaque télévirement visé au paragraphe 66.1(2) de $1 000 ou plus qu'elle effectue, à la demande d'un client?
  3. Dans le cas d'espèce, l'entité déclarante devrait-elle ajouter quelque chose à ses politiques et procédures, l'approche axée sur les risques, etc.?

Réponse :

  1. L'article 7 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) stipule qu' « Il incombe, sous réserve de l'article 10.1, à toute personne ou entité visée à l'article 5 de déclarer au Centre, selon les modalités réglementaires, toute opération financière qu'on a effectuée ou tentée dans le cours de ses activités et à l'égard de laquelle il y a des motifs raisonnables de soupçonner qu'elle est liée à la perpétration — réelle ou tentée —, selon le cas :
    a) d'une infraction de recyclage des produits de la criminalité;
    b) d'une infraction de financement des activités terroristes. »

    Si la Caisse populaire a des motifs raisonnables de soupçonner que l'opération financière qu'on a effectuée ou tentée dans le cours de ses activités est liée à la perpétration — réelle ou tentée —, selon le cas, d'une infraction de recyclage des produits de la criminalité ou d'une infraction de financement des activités terroristes, une déclaration d'opérations douteuses doit être soumise à CANAFE. Il se peut que leurs motifs raisonnables de soupçonner diffèrent.
     

  2. Le paragraphe 14 m) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule que « Sous réserve du paragraphe 62(2), toute entité financière doit tenir les documents ci-après relativement à une opération ou à l'ouverture d'un compte, sauf un compte de carte de crédit : […] pour chaque télévirement visé au paragraphe 66.1(2) de 1 000 $ ou plus qu'elle effectue, à la demande d'un client, un document comportant les renseignements suivants :
    (i) si le client est une personne, ses nom, adresse, date de naissance et numéro de téléphone et la nature de son entreprise principale ou sa profession, selon le cas,
    (ii) s'il est une entité, les nom, adresse, date de naissance et numéro de téléphone de la personne à l'origine de l'opération effectuée pour le compte de l'entité et la nature de l'entreprise principale de cette personne ou sa profession, selon le cas,
    (iii) le numéro du compte visé et le numéro de référence de l'opération, le cas échéant, ainsi que la date de l'opération,
    (iv) les nom ou numéro de compte de la personne ou de l'entité à qui le télévirement est envoyé,
    (v) le montant total de l'opération et la devise en cause ».

    Cette obligation réside auprès des deux entités déclarantes impliquées dans l'opération puisque les deux entités déclarantes ont, chacune, effectué un télévirement. Même si le télévirement n'a été déclaré que par la Caisse populaire Centrale (puisqu'elle a reçu le nom et adresse du client de la Caisse populaire), cela ne permet pas à la Caisse populaire d'échapper à son obligation de tenir les documents.
     

  3. CANAFE s'attend à ce que les documents, comme les politiques et procédures, l'approche axée sur les risques, etc., reflètent la réalité de l'entité déclarante en prenant en compte les produits et services qu'elle offre à ses clients.

Date répondue : 2013-09-13

Numéro IP : PI-5613

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 2, 4, 6G

Règlements : 14(m), 66.1(2)

Loi : 7

Compagnie d'assurance-vie

Question :

Cette entité déclarante, qui est enregistrée sous le nom de XYZ Inc., offre seulement des produits d'assurance-vie de la compagnie d'assurance ABC. Quelles sont ses obligations en vertu de la loi? Doit-elle avoir un programme de conformité? Elle a conclu un contrat avec la compagnie d'assurance ABC, aux termes duquel elle peut seulement offrir les services de cette compagnie. Apparemment, c'est écrit dans leur contrat. Toutefois, elle n'est pas une employée de la compagnie d'assurance ABC. C'est la raison de mon incertitude. Je ne suis pas tout à fait certain si elle est assujettie.

Réponse :

Les exigences de la Loi sont applicables aux agents indépendants, aux courtiers et aux compagnies d'assurance-vie. Toutefois, si XYZ Inc. est un agent d'assurance-vie ou un employé d'un courtier ou d'une compagnie d'assurance-vie, les responsabilités incombent à l'employeur, à l'exception de celles ayant trait à la déclaration des opérations douteuses et à la déclaration des biens appartenant à un groupe terroriste, qui s'appliquent à XYZ Inc. et à son employeur.

Selon la Loi, un courtier ou un agent d'assurance-vie est une personne ou une entité autorisée par licence ou enregistrement délivré aux termes d'une loi provinciale à prendre des arrangements pour la conclusion de polices d'assurance-vie. Une compagnie d'assurance-vie est une compagnie d'assurance-vie ou compagnie d'assurance-vie étrangère régie par la Loi sur les sociétés d'assurances, ou une compagnie d'assurance-vie régie par une loi provinciale.

Date répondue : 2013-05-03

Numéro IP : PI-5543

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 1(2)

Examen aux deux ans

Question :

Je vous écris pour obtenir des précisions concernant l'élément du programme de conformité selon lequel il est nécessaire pour une entité déclarante d'amorcer un examen visant à évaluer l'efficacité des principes et des mesures, de l'évaluation des risques et du programme de formation – lequel examen doit être effectué aux deux ans par un vérificateur interne ou externe ou, si elle n'en a pas, par elle-même – et conserver les documents à l'appui.

La méthodologie de vérification interne à la Banque exige la tenue de vérifications de ses activités à des intervalles réguliers, des intervalles qui dépendent de nombreux facteurs. Nous reconnaissons qu'il faut mener, tous les deux ans, par l'entremise de la vérification interne, un examen d'éléments précis dans cadre du programme de conformité des diverses entités déclarantes de la Banque, conformément au paragraphe 71(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. L'intervalle de deux ans peut être interprété de plusieurs façons :

  1. Si une vérification d'une entité déclarante a été amorcée en janvier 2009, peu importe la date à laquelle le rapport a été diffusé, puisque cette date est tributaire de plusieurs facteurs, certains d'entre eux étant imprévisibles au début de la vérification, et que la prochaine vérification a commencé en janvier 2011, encore une fois, peu importe la date à laquelle le rapport de vérification a été diffusé, il semble que l'exigence des « deux ans » a été respectée. Pouvez-vous confirmer si tel est bien le cas?
  2. Si une vérification d'une entité déclarante a été amorcée en janvier 2009 et que la vérification suivante a débuté en septembre 2011 dans le but de respecter l'exigence de tenue d'une vérification à tous les deux exercices, il semble que l'exigence des « deux ans » a été respectée. Pouvez-vous confirmer que si tel bien le cas?

Réponse :

L'alinéa 71(1)e) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) stipule qu'une personne ou une entité doit mettre en œuvre le programme de conformité en établissant « un mécanisme d'examen visant à évaluer l'efficacité des principes et des mesures, de l'évaluation des risques et du programme de formation – lequel examen doit être effectué aux deux ans par un vérificateur interne ou externe ou, si elle n'en a pas, par elle-même – et conserver les documents à l'appui .

De plus, aux termes du paragraphe 37(1) de la Loi d'interprétation « la notion d'année s'entend de toute période de douze mois ».

En raison de cette interprétation, nous sommes d'avis qu'un examen doit être amorcé au plus tard 24 mois après le début de l'examen antérieur et qu'il doit être terminé avant le début du prochain examen.

Date répondue : 2013-05-02

Numéro IP : PI-5538

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(e)

Précision concernant l'examen tous les deux ans

Question :

Le vice-président de la conformité pour la société ABC (au Canada et aux États-Unis) a posé la question suivante, qui nécessite à mon avis une interprétation. Il a expliqué que la société ABC est au Canada depuis le mois de mars 2011, mais qu'elle n'a pas officiellement « ouvert ses portes » et débuté ses activités avant le mois d'août 2012 et que les échanges conclus ne se font qu'avec la société ABC aux États-Unis.

Sa question concerne le programme de conformité, plus particulièrement l'examen à tous les deux ans. Comme l'entreprise a été enregistrée auprès de l'OCRCVM en mars 2011, l'examen devrait-il être fait en mars 2013 ou, comme la société n'avait pas encore officiellement « ouvert ses portes » et commencé ses activités avant le mois d'août 2012, est-ce que CANAFE considérerait cette date comme la date à laquelle la société est tenue d'avoir un programme de conformité, repoussant ainsi la date de l'examen au mois d'août 2014?

Il a affirmé qu'un programme était en place depuis mars 2011, mais qu'il avait été révisé plusieurs fois avant le mois d'août 2012, date à laquelle la société a officiellement commencé les échanges. Il a aussi expliqué que l'OCRCVM avait communiqué avec lui et avait indiqué que l'examen devait être achevé en mars prochain, mais de demander à CANAFE pour un délai.

Réponse :

L'alinéa 71(1)e) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) indique qu'une personne ou une entité doit mettre en place le programme de conformité par l'établissement d'un « mécanisme d'examen visant à évaluer l'efficacité des principes et des mesures, de l'évaluation des risques et du programme de formation — lequel examen doit être effectué aux deux ans par un vérificateur interne ou externe ou, si elle n'en a pas, par elle-même — et conserver les documents à l'appui ».

De plus, le paragraphe 37(1) de la Loi d'interprétation définit l'expression « année » par « toute période de douze mois » consécutifs. À la lumière de ce qui précède, nous sommes d'avis qu'un examen doit débuter au plus tard 24 mois après le début de l'examen précédent et se terminer avant le début de l'examen suivant.

Le jour où la société ABC Canada a été « autorisée en vertu de la législation provinciale à se livrer au commerce des valeurs mobilières ou d'autres instruments financiers, ou à la fourniture de services de gestion de portefeuille et de conseils en placement », conformément à l'alinéa 5g) de la Loi, est le jour où la société ABC Canada a été considérée comme étant une firme de courtage en valeurs mobilières.

 

Date répondue : 2013-03-19

Numéro IP : PI-5521

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4.8

Règlements : 71(1)(e)

Loi : 37(1), 5(g)

Titulaire de compte – Cotation des risques relativement à une ESM

Question :

Une coopérative de crédit a demandé de l'aide concernant la cotation des risques (conformément à la ligne directrice 4) relativement à l'un de ses membres qui représente une entreprise de services monétaires. On leur a dit que les entreprises de services monétaires devaient être cotées comme présentant un risque élevé. Est-ce la cote habituelle, ou est-ce que cette décision doit être laissée à la discrétion de la coopérative de crédit?

Réponse :

Il est stipulé à l'alinéa 71(1)c) du Règlement que « Pour l'application du paragraphe 9.6(1) de la Loi, toute personne ou entité visée à ce paragraphe met en œuvre, selon le cas, le programme de conformité visé à ce paragraphe de la façon suivante : [...] évaluer — en fonction de ses besoins — les risques visés au paragraphe 9.6(2) de la Loi et conserver les documents à l'appui, en tenant compte des critères suivants :

(i) les clients et relations d'affaires de la personne ou de l'entité,
(ii) ses produits et moyens de distribution,
(iii) l'emplacement géographique de ses activités,
(iv) tout autre critère approprié ».

Le paragraphe 9.6(2) de la Loi indique que « le programme doit notamment prévoir l'élaboration et la mise en application de principes et de mesures permettant à la personne ou à l'entité d'évaluer, dans le cours de ses activités, les risques de perpétration d'infractions de recyclage des produits de la criminalité et d'infractions de financement des activités terroristes. »

L'analyse des risques doit permettre de tirer des conclusions quant aux menaces et aux vulnérabilités possibles auxquelles l'entité déclarante est exposée en fonction de ses produits, services, voies de commercialisation, emplacements géographiques, clients et relations d'affaires et de tout autre critère pertinent.

Pour le moment, nous ne nous prononcerons pas sur la possibilité que les ESM présentent de facto un risque élevé. Je ne crois pas que nous ayons publiquement affirmé que les ESM présentaient un risque élevé. Il revient à l'entité déclarante de déterminer quels sont les risques que présentent ses clients et relations d'affaires.

Date répondue : 2013-02-12

Numéro IP : PI-5497

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(c)

Loi : 9.6(1), 9.6(2)

Surveillance continue

Question :

Si l'entité remet une copie de ses politiques et procédures de conformité à ses employés et leur fait signer une lettre d'engagement à l'effet que ceux-ci en ont pris connaissance, pourrait-elle être considérée comme une « formation continue » au sens de l'article 71(1)d) du Règlement?

Réponse :

Le Règlement, à l'article 71(1)d), indique que l'entité déclarante doit élaborer et mettre à jour un programme écrit de formation continue axée sur la conformité, sans préciser exactement ce qui doit être écrit. Les lignes directrices sont plus explicites et indiquent que le programme de formation doit être consigné par écrit et tenu à jour. Cela signifie que le programme doit être rédigé, mais que la formation n'est pas nécessairement offerte par écrit. Par exemple, l'entité déclarante peut donner de la formation en utilisant un logiciel, en organisant des séances d'information ou des réunions en personne. L'entité doit s'assurer que le programme de formation fait l'objet d'un examen et qu'il est modifié de façon ponctuelle afin de refléter ses besoins. Par conséquent, le processus et le calendrier (par exemple le plan) de la formation devraient être fournis par écrit, mais pas nécessairement la formation en elle-même (par exemple le matériel).

Un programme écrit de formation continue axée sur la conformité devrait renfermer les points suivants:

  1. indications que la formation a été donnée;
  2. plan de formation mis par écrit pour la prestation de formation.

De plus, des mises à jour devraient avoir lieu périodiquement afin de tenir tous les employés et les mandataires au courant des modifications apportées à la Loi et les règlements connexes, de même qu'aux politiques et procédures de l'entité.

En outre, les individus désignés à recevoir la formation devraient tous être au fait des plus récents développements et changements qui pourraient avoir un impact sur leur travail et les exigences réglementaires qui doivent être remplies. Si l'entité déclarante choisit d'utiliser ses propres politiques et procédures comme matériel de formation et que cela est indiqué dans le plan de formation écrit en plus des autres détails mentionnés ci-haut, cela répond aux exigences de l'alinéa 71(1)d). Cependant, si lors d'un examen, il est déterminé qu'un des employés, mandataires ou autres personnes habilitées à agir au nom de l'entité déclarante n'est pas au courant ou ne comprend pas les obligations découlant de notre Loi et règlements, cela pourrait être une indication que le programme de formation n'a pas été efficacement entretenu en conformément avec l'alinéa 71(1)d).

Date répondue : 2012-10-30

Numéro IP : PI-5462

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(d)

Loi : 9.6(1)

Courtier d'assurance et conformité

Question :

Je suis un courtier d'assurance-vie qui ne vend que de l'assurance-vie collective. J'aimerais savoir si je dois adopter un programme ou des mesures de conformité.

Réponse :

Les dispositions législatives de la Loi s'appliquent aux sociétés, aux représentants ou aux agents indépendants d'assurance-vie. Toutefois, pour ce qui est d'un agent, d'un employé d'une société ou d'un représentant d'assurance-vie, ces exigences visent au premier chef la société d'assurance-vie,sauf en ce qui concerne la déclaration au sujet de transactions douteuses ou de biens appartenant à un groupe terroriste, ces deux activités étant nommément assujetties aux exigences.

En vertu de la législation, le représentant ou l'agent d'assurance-vie désigne une personne ou une entité enregistrée ou autorisée à exercer les activités de conclusion de contrats d'assurance-vie conformément à la législation provinciale. Une société d'assurance-vie désigne une société d'assurance-vie ou une société d'assurance-vie étrangère auprès de laquelle la Loi sur les sociétés d'assurances s'applique ou encore une société d'assurance-vie réglementée par une loi provinciale.

Si vos activités correspondent à l'une de ces définitions, vous êtes assujetti à la Loi et avez les obligations suivantes, peu importe le genre de produits offerts. Vous êtes tenu de déclarer une opération importante en espèces de 10 000 $ et plus concernant une somme reçue et il faut tenir la documentation connexe sur cette opération. Il faut également déclarer une transaction douteuse, ainsi que rendre compte de biens pouvant appartenir à un groupe terroriste. Il y a un certain nombre d'autres obligations en matière de tenue de documents, d'établissement de l'identité dans certaines situations, de détermination d'étrangers politiquement vulnérables, de détermination de tiers, puis enfin, la mise en place d'un régime de conformité.

Il y a toutefois des exceptions générales qui concernent les exigences d'identification du client, dans les situations suivantes : à l'achat d'une police qui est une police exonérée (c'est-à-dire une police émise aux fins de protection et non de placement important conformément au paragraphe 306(1) du Règlement de l'impôt sur le revenu); à l'achat d'une police d'assurance-vie collective n'ayant ni valeur de rachat, ni composante épargne; à l'achat d'une rente immédiate ou différée qui est réglée entièrement au moyen de fonds transférés directement d'un régime de pension agréé ou du produit d'une police d'assurance-vie collective; à l'achat d'un contrat de rente enregistré ou d'un fonds enregistré de revenu de retraite; pour un régime enregistré, y compris un compte de régime de retraite immobilisé, un compte de régime enregistré d'épargne-retraite, un compte de régime enregistré d'épargne-retraite collectif, un régime enregistré d'épargne-études et n'importe quel autre régime enregistré; à l'ouverture d'un compte si le titulaire du compte ou le constituant est un fonds de pension régi par une loi fédérale ou provinciale; pour une opération effectuée dans le cadre d'un prêt hypothécaire inversé ou d'une indemnisation par versements échelonnés.

Ici encore, je vous renverrais à notre site Web, où se trouve la loi, ainsi que des lignes directrices en langage clair qui donnent des explications sur les situations les plus courantes visées, et plus particulièrement la Ligne directrice 6 A : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Sociétés d'assurance-vie et représentants d'assurance-vie.

Date répondue : 2012-09-27

Numéro IP : PI-5458

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4, 6A

Règlements : 1(2), 16, 17, 18, 19, 20, 20.1, 20.2, 56, 62, 63

Loi : 5(c)

Surveillance continue - Alinéa 71(1)b) du Règlement

Question :

Suite à la mise en place de son évaluation de risques, la Caisse identifie M. Untel comme client haut risque. Pour en arriver à une telle conclusion, la Caisse a appliqué la méthodologie proposée par CANAFE, et c'est la combinaison de facteurs de risques associés aux produits, à la géographie et aux caractéristiques ‘client' de M. Untel qui lui a permis de conclure qu'il était, « overall », haut risque.

Parmi ses produits, M. Untel détient un compte chèque, une marge de crédit, un compte de placement, et a également un plan « business » et une hypothèque commerciale pour son entreprise ABC.

QUESTION :

Lorsqu'elle effectue le suivi continu des transactions de M. Untel, la Caisse doit-elle prendre en compte tous les produits utilisés par son client, c'est-à-dire non seulement les comptes personnels mais également les comptes affaires, ou seulement se concentrer sur les produits haut risque (par exemple le compte affaires versus le compte personnel?).

Réponse :

La ligne directrice 4 énonce ce qui suit : Vous devez prendre des mesures raisonnables pour assurer une surveillance continue des opérations financières qui posent un risque élevé de blanchiment d'argent et de financement d'activités terroristes afin de détecter les opérations douteuses.

Même si, par définition, certains comptes de M. Untel sont à faible ou moyen risque, ils ne peuvent être pris isolément et exclus du suivi requis en vertu de 71.1b). Puisque c'est le client, de par une combinaison de facteurs, qui présente un risque élevé, les différentes opérations financières qu'il effectue, que ce soit par le biais de ses comptes personnels ou affaires, font partie intégrante de son profil de risque et doivent faire l'objet d'un contrôle continu en vue de déceler les opérations pertinentes en l'espèce.

Date répondue : 2012-09-26

Numéro IP : PI-5456

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71.1 (b)

Examen bi-annuel

Question :

Je tente d'obtenir des clarifications sur les délais pour remplir l'examen bi-annuel. La ligne directrice 4 indique :
" Un autre aspect important d'un programme exhaustif de conformité est l'examen de vos politiques et de vos procédures de conformité afin d'en vérifier leur efficacité. L'examen doit être effectué à tous les deux ans. Il devra comprendre... "

Un des services que ABC Ltd offre aux coopératives d'épargne et de crédit est un examen de l'efficacité du programme de conformité. De nombreuses coopératives ont terminé leur examen en juin 2010. Il existe une entente officieuse que ces examens doivent être terminés d'ici juin 2012.

Est-il possible de terminer l'examen au cours de l'année civile, soit septembre 2012 ou novembre 2012, ou doit-il être terminé d'ici le 23 juin 2012? Notre préoccupation, et celle de notre client, est la non-conformité et leur désir de respecter les Règlements. Si l'examen est terminé au cours de l'année civile, le respect est-il assuré?

Toute clarification que vous pouvez apporter sera la bienvenue.

Réponse :

L'alinéa 71(1)e) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) précise qu'une personne ou une entité doit mettre en œuvre un programme de conformité et " établir un mécanisme d'examen visant à évaluer l'efficacité des principes et des mesures, de l'évaluation des risques et du programme de formation — lequel examen doit être effectué aux deux ans par un vérificateur interne ou externe ou, si elle n'en a pas, par elle-même — et conserver les documents à l'appui. "

Pour ajouter à ce sujet, le paragraphe 37(1) de la Loi d'interprétation défini l'expression " année " comme étant toute période de doux mois consécutifs.

Selon ces renseignements, nous croyons que l'examen doit commencer, au plus tard, 24 mois après le début de l'examen précédent et doit être terminé avant le début du suivant.

Date répondue : 2012-07-19

Numéro IP : PI-5430

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(e)

Inscription à la liste MLS

Question :

Voici un résumé :

  • nous sommes des courtiers immobiliers (pas encore de client);
  • nous offrons un taux fixe de 169 $ pour les vendeurs privés;
  • dans la convention d'inscription, le vendeur accepte que son avocat agisse à titre d'agent pour négocier les offres, régler les commissions et conserver les dépôts;
  • notre seule responsabilité est de tenir la liste MLS à jour (nous ne jouons aucun rôle dans le processus d'offre).

Donc, dans notre modèle d'affaires, l'avocat joue le rôle d'agent pour le vendeur.

Puisque l'avocat doit recueillir des renseignements pour CANAFE auprès du vendeur, devons-nous également le faire?

Réponse :

Si vous êtes un courtier en immeubles, vous êtes assujetti aux obligations législatives de la Loi lorsque vous agissez à titre d'agent dans le cadre de l'achat ou de la vente d'un bien immobilier.

Toutefois, si votre seule responsabilité est de tenir à jour la liste MLS, et que l'entente précise que la personne qui affiche la propriété n'agit pas à titre d'agent pour l'achat ou la vente de la propriété pour le vendeur, cette personne n'est pas assujettie à la Loi ou à ses règlements connexes.

Date répondue : 2012-07-10

Numéro IP : PI-5426

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 1(2)

Loi : 5(j)

71.1 a) du Règlement

Question :

La Caisse populaire a identifié, dans le cadre de son évaluation des risques, certains folios à risque. Pour ces folios, elle met en œuvre une série de mesures qui comprennent, entre autre, la révision mensuelle des transactions au compte, et la mise à jour, lorsque requis, des informations sur ses clients. Pour ce faire, elle contacte directement le membre pour confirmer qu'il demeure toujours à la même adresse, a toujours le même numéro de téléphone et a toujours le même emploi. Il n'y a aucune confirmation des renseignements sur les pièces d'identité. Par conséquent, un client qui aurait ouvert son compte avant les exigences législatives, même si qualifié de client à haut risque, n'aurait aucun renseignement sur ses pièces d'identité dans son dossier.

QUESTION :

  1. La Caisse doit-elle, pour la tenue à jour des renseignements relatifs à l'identité des clients, rencontrer le client face-à-face pour confirmer les pièces d'identité au dossier?

L'article 71.1a) du Règlement stipule que l'entité doit prendre des « mesures raisonnables pour tenir à jour les renseignements relatifs à l'identité des clients (…) ». Toutefois, il n'y a pas de liste prescriptive quant aux renseignements visés. Par le jeu des articles 14, 54 et 67, nous pouvons déduire que les renseignements sur la pièce d'identité du signataire font partie intégrante des « renseignements relatifs à l'identité des clients ».

Réponse :

Pour répondre à ta question, l'alinéa 71.1 a) du règlement stipule que la personne ou l'entité visée au paragraphe 9.6(1) de la Loi doit prendre des « mesures raisonnables pour tenir à jour les renseignements relatifs à l'identité des clients et les renseignements visés à l'article 11.1 ».

La Loi n'exige pas de tenir à jour l'identification des clients, sauf s'il s'agit de clients présentant un risque élevé. De plus, la loi exige pour les clients présentant un risque élevé que l'entité tienne à jour les renseignements relatifs à l'identité non pas que l'entité doive identifier à nouveau le client.

Ceci étant dit, la nature des renseignements relatifs à l'identité des clients dépend de la nature des documents qui sont normalement gardés. Ceux-ci inclus généralement son nom, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance et sa profession ou son entreprise principale.

J'aimerais rajouter quelques commentaires en ce qui concerne un client qui aurait ouvert son compte avant l'entrée en vigueur de ces exigences législatives. Nous avons déjà indiqué dans des interprétations politiques précédentes qu'il n'y a aucune exigence législative à identifier le client si son compte a été ouvert avant l'entrée en vigueur de notre loi et ses règlements. La raison étant que les exigences législatives ne peuvent être appliquées rétroactivement. Si ce même client est qualifié de client à haut risque, puisqu'il n'y aurait aucun renseignement sur ses pièces d'identité dans son dossier, ceux-ci ne pourraient être tenus à jour.

Je confirme que les deux documents sont complémentaires et sont applicables. Cependant, je vois une nuance. Je réitère que si un client est qualifié de client à haut risque, puisqu'il n'y a aucun renseignement sur ses pièces d'identité dans son dossier, ceux-ci ne pourraient être tenus à jour. Cependant, j'aurais dû rajouter qu'un client qualifié de client à haut risque, en vertu du paragraphe 71.1a), des mesures raisonnables doivent être prises pour tenir les renseignements sur le client à jour (qui ne sont évidemment pas les renseignements à propos de ses pièces d'identité, mais les renseignements sur sa personne).

Date répondue : 2012-06-15

Numéro IP : PI-5413

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71.1 (a)

Loi : 9.6(1)

Révision de l'article 71(1)b)

Question :

Suite à une révision interne (mécanisme d'examen) effectuée en 2010, l'équipe de vérification interne d'une entité à détecter certaines faiblesses au régime de conformité.

Ces dernières ont fait l'objet d'un premier plan d'action visant à adopter des mesures correctives dans un certain délai.

Or, une deuxième révision interne, effectuée en 2012, est venue réaffirmer l'existence des premières faiblesses et recommandations puisqu'elles n'avaient pas été corrigées.

QUESTIONS :

  1. Peut-on citer la lacune suivante en vertu de l'article 71(1)e) du Règlement ?

Lacune : Non réalisation des mesures correctives proposées en réponse aux faiblesses identifiées suite à une révision à l'égard des éléments du régime de conformité suivants :

  • formation continue : Absence de formation de l'ensemble des employés visées par des activités/opérations sujet au Règlement ;
  • approche axée sur les risques : absence de mesures d'atténuation des risques ;
  • révision : absence de révision des politiques et procédures ainsi que des directives accompagnant la politique.

OU

  1. Peut-on citer cette même lacune pour « inapplication des mesures de conformité » en vertu de l'article 71(1)b) du Règlement (en faisant les adaptations nécessaires)?

Si non, est-il exact de dire qu'il manquerait une précision à l'article à 71(1)e) du Règlement pour être en mesure de citer une telle situation :

Art. 71(1)e) : « [ … ] en conserver les documents à l'appui et appliquer les mesures correctives proposées dans un délai raisonnable. »

Réponse :

L'alinéa 71(1)b) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes indique que toute personne ou entité visée paragraphe 9.6(1) de la Loi, doit « élaborer et appliquer des principes et des mesures de conformité écrits qui sont mis à jour et, dans le cas d'une entité, approuvés par un de ses dirigeants ».

Ainsi, tu serais en mesure de citer une lacune suivant le cas où l'entité ou la personne n'a pas des principes et des mesures de conformité qui sont adéquats, à la suite de TON examen et non pas à la suite d'un examen effectué par une équipe de vérification interne d'une entité.

Date répondue : 2012-06-11

Numéro IP : PI-5411

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(b)

Relation entre un agent et un mandant

Question :

J'ai énoncé ci-dessous les programmes en vigueur (ou qui font actuellement l'objet de négociations).

  1. Situation actuelle

ABC Inc. Canada est une entreprise de services monétaires, inscrite à ce titre CANAFE jusqu'en novembre 2013.
Nous sommes un service qui traite toute une gamme de transactions d'achat et de vente de devises étrangères, notamment par le truchement de plus de 230 agents et points de service enregistrés qui offrent des services de pré-commande de devises, auxquels s'ajoutent 27 guichets automatiques (qui offrent la conversion de devises comme le dollar canadien, le dollar US, la livre sterling, l'euro et le peso mexicain) partout au Canada.

Nous disposons d'un programme entièrement fonctionnel de formation et de lutte contre le blanchiment d'argent dans notre réseau de points de service et ce programme est permanent.
Nous avons un directeur de la conformité et réalisons des vérifications des points de service pour en évaluer le degré de conformité et prendre des mesures correctives au besoin.
Nous avons un plan d'action en vigueur mis en place après la vérification de nos services par CANAFE de novembre 2011, en plus d'avoir produit un document sur l'évaluation des risques.

  1. Position Proposée

Nous envisageons de confier à la sous-traitance et à deux organisations distinctes la totalité de nos services de conversion de devises, en vertu d'une convention de licence qui ferait en sorte que ces organisations continueraient d'offrir les services sous la bannière ABC Inc.

La société XYZ Inc., qui exerce déjà des activités d'entreprise de services monétaires, serait appelée à gérer et à exploiter le point de service intégral d'achat et de vente de devises (un seul emplacement) , ce qui comprendrait les formalités et la formation assujetties à la réglementation du CANAFE (ce point de service se trouve dans l'immeuble du siège social de ABC Inc., mais en un lieu séparé et à l'écart). Toutes les exigences réglementaires et relatives aux activités relèveraient des activités de XYZ Inc., car cette société assumerait la gestion du site, en plus d'adopter ses propres principes et mesures de conformité.

Notre fournisseur actuel de services de guichet automatique (123 Technologies Inc) assumerait la gestion de notre service de pré-commande de devises, offert par plus de 230 points de service et 27 guichets automatiques. Ce fournisseur de services de guichet automatique fait déjà affaires avec le CANAFE pour le déploiement des guichets automatiques, mais il ne dispose pas encore du statut d'entreprise de services monétaires aux fins de la vente de devises. Ces formalités sont en voie de règlement.

123 Technologies Inc. souhaiterait prendre en mains l'administration et l'exploitation des points de service de pré-commande et reprendre à son compte les principes et mesures de conformité déjà adoptés par ABC Inc. Canada, comme il est indiqué ci-dessus (ce qui comprendrait toutes les formalités d'exploitation et de conformité, la documentation de vérification et d'évaluation des risques). À cette fin, deux employés qui dirigent actuellement les activités de ABC Inc. Canada joindraient les rangs de 123 Technologies Inc. et l'un des deux agirait à titre de directeur de la conformité.

Il est prévu que cette licence conventionnelle entrera en vigueur le 1er juillet 2012.

  1. Précision - en vigueur le 1er juillet 2012.

123 Technologies Inc. inscrira dorénavant tous les points de service sous son nom auprès de CANAFE et produira tous les autres renseignements exigés sur l'entreprise aux fins de la documentation de CANAFE. Est-ce la bonne marche à suivre?

ABC Inc. Canada va donc rayer tous les points de service inscrits sous son nom à CANAFE?

123 Technologies Inc. assumera la responsabilité et pendant la période de transition, l'entreprise prendra en mains la totalité de l'administration, de l'exploitation, de la formation sur le blanchiment de l'argent, la vérification et l'évaluation des risques en lien avec les points de service exploités sous la bannière ABC Inc. Ces responsabilités seront énoncées dans la licence conventionnelle conclue entre ABC Inc. Canada et 123 Technologies Inc.

Pour résumer, les employés des points de service de pré-commande de devises actuellement inscrits auprès de CANAFE sous la bannière ABC Inc. Canada seront toujours à l'emploi de ABC Inc. Canada, mais toutes les fonctions associées à ces activités, dont les aspects réglementaires, seront dorénavant gérées par 123 Technologies Inc. et placées sous sa responsabilité. Nous vous prions de confirmer que les mesures prises ci-dessus sont adéquates et nous vous demandons de préciser quelles sont les autres mesures que nous devrons prendre entre maintenant et le 1er juillet et après le 1er juillet, de manière à garantir que toute l'information pertinente sera communiquée à CANAFE.

Réponse :

Cela dépendrait de la nature du lien contractuel entre ABC Inc. Canada et les "deux organisations distinctes avec qui serait conclue une licence conventionnelle".

Conformément au paragraphe 6(2) du Règlement, si un lien d'agent/de mandant existe entre ABC Inc. Canada et les deux organisations distinctes, ABC Inc. Canada continue d'assumer l'entière responsabilité à l'égard de toutes les exigences de la Loi. Voici le texte de cette disposition :

« Si une personne ou une entité assujettie au présent règlement, autre qu'un représentant d'assurance-vie, est le mandataire d'une personne ou entité visée à l'un des alinéas 5a) à l) de la Loi ou est habilitée à agir en son nom, c'est à cette dernière — plutôt qu'au mandataire ou à la personne ou à l'entité habilitée à agir — qu'il incombe de se conformer au présent règlement ».

Si la licence conventionnelle fait des deux organisations distinctes des agents de ABC Inc. Canada (c'est-à-dire que les deux organisations distinctes seront à l'emploi de ABC Inc. Canada), alors ABC Inc. Canada continuerait à assumer toutes les obligations prévues par la réglementation (soit la règle normale qui régit les agents et les employés, exception habituellement faite de l'agent ou de l'employé qui pourrait avoir une obligation individuelle à l'égard des DOD (déclarations d'opérations douteuses) à propos desquelles ils auraient personnellement des motifs de déclaration). ABC Inc. Canada doit communiquer avec CANAFE et désigner les deux organisations distinctes comme ses agents.

Si la licence conventionnelle établit que les deux organisations distinctes offriront des services (c'est-à-dire communiquer de l'information), alors ABC Inc. Canada est toujours tenu de respecter ses obligations réglementaires. ABC Inc. Canada (ou peut-être les deux organisations distinctes) doit communiquer avec CANAFE et désigner les deux organisations distinctes comme ses fournisseurs de service.

De plus, je souhaiterais formuler une observation en ce qui a trait à la responsabilité de formation qui "sera transmise" aux deux organisations distinctes. En vertu de l'alinéa 71(1)d) du Règlement, si ABC Inc. Canada “ a des employés, des mandataires ou d'autres personnes habilitées à agir en son nom, [l'entreprise doit ] élaborer et mettre à jour à leur intention un programme écrit de formation continue axée sur la conformité".

Date répondue : 2012-05-03

Numéro IP : PI-5405

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 6(2), 71(1)(d)

Courtier en dépôt - Vérification de l'identité du client

Question :

L'entreprise agit comme courtier de dépôt auprès de diverses banques, sociétés de fiducie et caisses de crédit. Nous avons commencé à offrir des instruments de dépôt au nom du client (certificats de placement garanti/CPG) à nos clients, au nom de ces institutions financières.

  1. Serait-il possible de confirmer si nous devons avoir un programme de conformité en vigueur pour agir en notre qualité de courtier de dépôt auprès d'entités financières?
  2. CANAFE a-t-il besoin d'une photocopie des documents que nous conservons et qui sert à vérifier l'identité des clients, au titre des obligations de tenir des documents et de vérifier l'identité des clients d'une institution financière?
  3. Serait-il possible de confirmer si nous devons vérifier l'identité d'un client ou d'une personne, d'en consigner les détails et de communiquer ces données aux entités financières, relativement aux CPG achetés pour nos clients en vertu d'un régime enregistré (REER, FERR, CPG)?
  4. Enfin, en ce qui a trait à la tenue de documents et à la vérification de l'identité des clients, s'il n'y a pas d'exemption et si l'identité d'un client est vérifiée, faut-il fournir le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'employeur de la personne?

Réponse :

  1. Un accord de mandataire doit avoir été conclu entre le courtier de dépôt et l'institution financière (les établissements financiers). L'accord en question doit clairement établir les responsabilités en ce qui concerne la vérification de l'identité, qui incombe en dernière ligne à l'institution financière. De fait, le paragraphe 64.1(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) traite de la délégation des exigences relatives à la vérification de l'identité à un agent ou à un mandataire. Il énonce plus précisément ce qui suit :

    64.1(1) La personne ou l'entité qui est tenue de prendre des mesures de vérification de l'identité en application des paragraphes 64(1) ou (1.1) ne peut confier cette responsabilité à un mandataire que si elle a conclu par écrit un accord ou une entente avec lui à cet égard.
     

  2. En vertu de l'article 67 du Règlement, l'entité déclarante n'est pas tenue de produire une photocopie des documents qui servent à vérifier l'identité d'une personne, tout au plus elle doit conserver un relevé de ces renseignements.
     
  3. La Ligne directrice 6G - Tenue de documents et vérification de l'identité des clients - Entités financières contient des précisions sur vos obligations à l'égard de la tenue de documents et la vérification de l'identité des clients. Consultez en particulier la section 3.1, Exceptions générales concernant la tenue de documents, et la section 4.2, Exceptions générales à l'obligation de vérifier l'identité des clients.
     
  4. En vertu de la Loi et de la réglementation connexe, les renseignements sur l'employeur d'une personne ne sont exigés que si la personne agit au nom d'un tiers et si ce tiers est l'employeur de la personne.

Le paragraphe 9. (1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) indique que « toute personne ou entité qui doit tenir une fiche-signature ou une convention de tenue de compte en application du présent règlement doit, lors de l'ouverture du compte, prendre des mesures raisonnables pour établir si le compte est destiné à être utilisé par un tiers ou en son nom ».

Le paragraphe 9(2) du Règlement indique pour sa part que « (...) sous réserve des paragraphes (5) et (6), si la personne ou l'entité conclut que le compte est destiné à être utilisé par un tiers ou en son nom, elle doit conserver un document où sont consignés les renseignements suivants :

a) si le tiers est un individu, ses nom, adresse et date de naissance et la nature de son entreprise principale ou de sa profession;
b) si le tiers est une entité, ses nom et adresse et la nature de son entreprise principale et, si l'entité est une personne morale, son numéro de constitution et le lieu de délivrance de son certificat de constitution;
c) le lien existant entre le tiers et le titulaire du compte ».

Date répondue : 2012-03-01

Numéro IP : PI-5387

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4, 6G

Règlements : 9, 64.1, 67

Activités présumées d'un négociant en métaux précieux et pierres précieuses

Question :

L'entreprise est un prêteur sur gages en activité depuis plus de 20 ans. Elle prête de l'argent en contrepartie de la mise en gage d'articles nombreux et variés, comme des instruments de musique, des outils, du matériel audio et vidéo,ainsi que des bijoux en or et en métaux précieux.

La ville d'Edmonton a un règlement en vertu duquel l'entreprise doit signaler toute transaction (abstraction faite de son importance) au service de police d'Edmonton. Un relevé quotidien est envoyé à la police qui en prend connaissance. Les renseignements à transmettre sont les suivants : nom complet, adresse, date de naissance, description du client, ainsi que l'information tirée de deux pièces d'identité délivrées par un organisme gouvernemental. Il faut également produire une description complète de l'article en question, y compris le numéro de série et/ou des marques distinctes. L'entreprise doit aussi préciser le prix payé pour chaque article.

Depuis que je suis en affaires, je n'ai jamais effectué de transaction de bijoux (achat ou vente) avec une personne pour une somme qui avoisinerait même le montant de 10 000 $. Nos relevés indiquent que le montant moyen d'une transaction d'un bijou se situe à moins de 75,00 $ et le prix de vente moyen d'un bijou est de 200,00 $.

Par contre, au fil des ans, nous avons acquis une très grande quantité de rebut de bijoux. La seule façon pour nous de convertir ces stocks en revenu consisterait à vendre ces vieux bijoux en l'état à un affineur certifié.

Alors, voici ma question, au demeurant fort simple.

Est-ce que je suis tenu de respecter les exigences de tenue de documents en vertu de la législation si je vends de vieux bijoux à un affineur pour un montant qui dépasse 10 000,00 $ au cours d'une transaction unique?

Réponse :

Un négociant en métaux précieux et pierres précieuses désigne une personne ou une entité qui achète ou vend des métaux précieux, des pierres précieuses ou des bijoux dans le cadre de ses activités commerciales. Ces activités sont assujetties aux exigences de la législation (voir les articles. 39.2 et 39.3 du Règlement) si elles concernent l'achat ou la vente de métaux précieux, de pierres précieuses ou de bijoux d'une valeur de 10 000 $ ou plus au cours d'une transaction unique. En d'autres mots, ces activités ne sont pas assujetties aux exigences de la Loi si elles ne visent pas l'achat ou la vente d'un montant de moins de 10 000 $ par transaction.

Si l'entité réalise une transaction unique de plus de 10 000 $ pour acheter ou vendre des métaux précieux ou des pierres précieuses, elle est réputée agir à titre de négociant de métaux précieux et pierres précieuses.

À ces fins, les achats et les ventes excluent tous ceux que vous effectuez directement ou non en vue de l'une des activités suivantes :

  • la fabrication de bijoux;
  • l'extraction d'une mine de métaux précieux ou de pierres précieuses;
  • la taille ou le polissage de pierres précieuses.

En d'autres mots, ces exigences ne s'appliquent pas à vous si tous vos achats et toutes vos ventes sont associés à ces activités de fabrication, d'extraction, de taille ou de polissage.

Pour préciser une situation où des activités pourraient être considérées comme celles d'un négociant en métaux précieux et pierres précieuses, examinons l'exception énoncée à l'article 39.1 du Règlement : « (...) autre qu'un tel achat ou une telle vente effectués directement ou indirectement dans le cadre de la fabrication de bijoux, de l'extraction de métaux précieux ou pierres précieuses d'une mine ou de la taille ou du polissage pierres précieuses ou en vue de l'une ou l'autre de ces activités, sont assujettis à la partie 1 de la Loi ».

Même si le but de la vente décrite ci-dessus n'est pas « dans le cadre » ou ne vise pas « les fins » de fabrication pour les activités de l'entreprise, elle est néanmoins toujours considérée comme « en lien avec » ce genre d'activité. L'exception s'applique donc à cette entité si celle-ci vérifie et confirme avec diligence que le client utilisera les métaux précieux pour la fabrication de bijoux.

Il convient du reste de noter qu'il faut effectivement déterminer la nature de la transaction et non seulement la nature des activités du client.

Si le client est un fabricant, mais qu'il n'a pas l'intention d'utiliser son achat pour des activités de fabrication, il n'y a pas d'exception possible.

L'entité est donc tenue de déterminer si la transaction se rapporte à la fabrication de bijoux, à l'extraction de métaux précieux ou de pierres précieuses dans une mine, ou à la taille ou au polissage de pierres précieuses.

Date répondue : 2012-02-20

Numéro IP : PI-5385

Secteur(s) d'activité : Négociants en métaux précieux et pierres précieuses

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4, 6I

Règlements : 1(2), 39.1

Carte de crédit de commerçant

Question :

Le client est le gérant d'un magasin appartenant à une chaîne nationale qui a sa propre carte de crédit. La carte vient d'être achetée par une autre banque; la chaîne a envoyé une lettre pour informer les membres que leurs employés devaient recevoir de la formation sur le Règlement (notamment les règles touchant la déclaration des opérations douteuses), à défaut de quoi le magasin ne pourrait plus accepter la carte de crédit en guise de paiement. Le client veut savoir s'il est bel et bien obligé de donner de la formation à ses employés.

On a rappelé qu'une situation semblable s'est présentée avec une autre carte de crédit de commerçant. Dans ce cas, je crois comprendre que les employés n'étaient pas obligés de recevoir de la formation. S'agirait-il d'un cas semblable? Selon la description donnée par l'appelant, cette carte semble fonctionner comme une carte de crédit de commerçant ordinaire. Je ne suis pas certain de connaître les obligations d'un employé de magasin dans cette situation. L'employé est-il considéré comme un mandataire et dans l'affirmative, à qui revient la responsabilité de lui donner de la formation - le gérant du magasin, la direction nationale de la chaîne, ou la banque qui émet la carte de crédit?

Réponse :

CANAFE n'étend pas l'application de la loi aux magasins. La loi telle qu'elle est rédigée s'applique à l'institution financière, c'est-à-dire la banque. C'est la banque, et non le magasin, qui émet les cartes de crédit et la banque est une entité déclarante.

Il n'est pas encore possible d'établir s'il existe une relation de mandant à mandataire entre les parties parce que c'est une question de fait. J'aimerais voir l'accord ou l'entente qu'elles ont conclu par écrit afin de pouvoir déterminer les obligations des parties concernées.

Mais pour répondre à votre question, le Règlement indique, au paragraphe 71(1) que "Pour l'application du paragraphe 9.6(1) de la Loi, toute personne ou entité visée à ce paragraphe met en œuvre, selon le cas, le programme de conformité visé à ce paragraphe de la façon suivante :

(d) si elle a des employés, des mandataires ou d'autres personnes habilitées à agir en son nom, élaborer et mettre à jour à leur intention un programme écrit de formation continue axée sur la conformité."

Ainsi, lorsqu'il existe un accord ou une entente établissant une relation de mandant à mandataire, le mandant (la banque) doit élaborer et mettre en oeuvre un programme de formation à l'intention de ses mandataires (les magasins).

Dans les cas où il n'existe PAS de relation de mandant à mandataire entre les parties, je ne m'attendrais pas à ce que la banque donne de la formation au personnel de l'entreprise.

Date répondue : 2012-02-07

Numéro IP : PI-5383

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(b)

Loi : 9.6(1)

Obligations relatives à une banque et à son fournisseur de services américain

Question :

La Banque est en démarche avec une compagnie de carte de crédit américaine.

La Banque ABC a conclu une entente avec un fournisseur de services américains pour l'émissions de cartes de crédit à des canadiens. Par cette entente, le fournisseur est parrainé par la Banque afin d'émettre des cartes de crédit qui porte l'identifiant de la Banque.

Par le biais de cette entente, c'est le fournisseur de service qui doit mettre en place toutes les politiques, procédures et systèmes permettant l'émission et la gestion des cartes de crédit et ce, dans le respect des lois et règlements applicables, incluant la Loi et ses règlements connexes.

Essentiellement, les rôles et responsabilités principales se partagent comme suit :

  • La Banque est l'émetteur de carte
  • Les cartes de crédit émises sont la propriété de la Banque ABC
  • Chaque carte doit indiquer la Banque ABC comme banque émettrice
  • Le fournisseur est responsable de la relation avec les clients, en conformité avec les lois applicables incluant la loi et ses règlements connexes
  • Le fournisseur est responsable d'appliquer les politiques et procédures permettant de respecter la réglementation

Ainsi, bien que, selon notre compréhension, la Banque soit responsable du programme de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité et le financement d'activités terroristes dans le cadre de cette entente, c'est le fournisseur qui devra en assurer la gestion opérationnelle au quotidien, sous la supervision de la Banque.

Réponse :

Pour répondre à la question de la Banque ABC, nommément le modèle d'affaire soumis par la Banque ABC décrivant les obligations qu'a banque ainsi que son fournisseur de services américain (pour l'émissions de cartes de crédit à des canadiens).

La banque indique qu'elle souhaite que son fournisseur 1) mette en place toutes les politiques, procédures et systèmes permettant l'émission et la gestion des cartes de crédit et ce, dans le respect des lois et règlements applicables, incluant la Loi et ses règlements connexes; 2) élabore un programme écrit contre le recyclage des produits de la criminalité et le financement d'activités terroristes; 3) soit dument inscrit auprès de CANAFE en tant qu'agent de la banque afin que le fournisseur puisse déclarer les opérations douteuses (DOD) directement à CANAFE.

L'article 6(2) du règlement indique que « si une personne ou une entité assujettie au présent règlement, autre qu'un représentant d'assurance-vie, est le mandataire d'une personne ou entité visée à l'un des alinéas 5a) à l) de la Loi ou est habilitée à agir en son nom, c'est à cette dernière — plutôt qu'au mandataire ou à la personne ou à l'entité habilitée à agir — qu'il incombe de se conformer au présent règlement ».

De plus, l'alinéa 71(1)d) du Règlement indique si une entité « a des employés, des mandataires ou d'autres personnes habilitées à agir en son nom, élaborer et mettre à jour à leur intention un programme écrit de formation continue axée sur la conformité ».

Il est nécessaire de noter qu'un fournisseur de services ne peut pas trier les DOD. Les DOD et l'obligation de les transmettre relèvent de l'entité déclarante, dans ce cas, la banque. Celle-ci doit décider de les transmettre ou non et déterminer si l'opération est douteuse ou non.

Cependant, s'il y a une délégation claire qui porte spécifiquement sur les DOD, et que l'entité déclarante choisi son délégué, ce dernier pourrait avoir la responsabilité de soumettre les DOD à CANAFE. Il est clair qu'un fournisseur de services sans délégation ne peut pas effectuer le tri.

Il est important ne pas oublier qu'en bout de ligne, la responsabilité relève de l'entité déclarante.

La banque doit inscrire son fournisseur de services auprès de CANAFE et le déclarer comme étant son agent ou mandataire.

Date répondue : 2012-01-13

Numéro IP : PI-5375

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 3A, 4

Règlements : 6(2), 71(1)(d)

Obligations des centrales de caisses de crédit

Question :

Est-ce que le respect de tous les éléments d'un programme de conformité, y compris la tenue de documents, la transmission de déclarations, la vérification de l'identité, la détermination de tiers et d'EPV, vaut pour tous les comptes, autres que ceux d'un membre de cette centrale qui est une entité financière? Est-ce que ce respect vaut pour tous les comptes d'une coopérative de services financiers?

Réponse :

L'obligation vaut comme pour toute autre entité financière, selon les opérations en cours.

Date répondue : 2010-04-28

Numéro IP : PI-5356

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 2.1(2)

Loi : 5

Approbation des politiques et procédures par le conseil de direction

Question :

Toutes les modifications aux principales exigences de la Loi pour les centrales de caisses de crédit doivent-elles être signalées et/ou approuvées par le conseil de direction dans les 30 jours?

Réponse :

Le paragraphe 71(1) précise que les politiques et procédures doivent être approuvées par un agent supérieur (et non le conseil de direction). Au paragraphe 71(2), on indique que les résultats de l'examen ayant lieu tous les deux ans doivent être présentés par écrit à l'agent principal (et toujours pas au conseil de direction).

Date répondue : 2010-04-28

Numéro IP : PI-5355

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71

Approbation appropriée des politiques et procédures

Question :

En vertu de l'alinéa 71(1)b, P et P approuvées par un agent principal.

Une coopérative d'épargne et de crédit m'a fait parvenir ses P et P, mais sans préciser si elles avaient été approuvées par un agent principal. L'agent de conformité est le principal gestionnaire et relève du vice-président responsable de la gestion des risques. La question porte sur la signification du mot « approuvé ». Une approbation verbale, par courriel ou comprise dans le compte rendu d'une réunion du conseil d'administration est-elle acceptable?

Réponse :

L'alinéa 71(1)b) précise que les P et P doivent être élaborées et respectées, mises à jour et approuvées par un agent supérieur.

La définition d'un agent principal d'une entité comprise au paragraphe 1(2) précise qu'il peut être (le cas échéant) l'administrateur, le premier dirigeant, directeur de l'exploitation, président, secrétaire, trésorier, contrôleur, directeur financier, comptable en chef, vérificateur en chef, actuaire en chef ou toute autre personne qui remplit ces fonctions. Cela peut comprendre également tout autre dirigeant qui relève directement du conseil d'administration, du premier dirigeant ou du directeur de l'exploitation de l'entité. Si l'agent de conformité correspond à une de ces définitions, il peut approuver les politiques et procédures.

71(1)b) ne précise pas le type d'approbation (par écrit, dans un courriel, etc.) requise de l'agent principal. Je crois donc que cette approbation peut prendre différentes formes. Toutefois, le fardeau de la preuve que sont les P et P ont été approuvées par un gestionnaire principal relève de l'entité déclarante. Puisque vous assurez le respect de la Loi, je crois qu'une signature, un courriel ou une piste documentaire permettrait aux agents régionaux de s'assurer qu'elles ont été approuvées par un agent principal, compte tenu du fait que ces documents sont écrits.

Date répondue : 2010-04-28

Numéro IP : PI-5354

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 1(2), 71(1)b)

Responsabilités en application de la Loi en cas de défaut d'une institution financière

Question :

Dans les situations où la SADC assume le rôle d'entité déclarante, ce qui peut survenir dans de rares cas.

Lors de la faillite d'une institution financière, la SADC prend le contrôle de l'entité et prend des mesures pour fermer ses comptes.

On essaie de prévoir les obligations qu'elle pourrait avoir dans la situation où elle gérerait une institution financière et cette dernière n'observe pas les dispositions de la Loi. Si l'entité a des clients dont le nom correspond à des noms sur la liste de l'ONU : la SADC est-elle responsable de retenir l'argent en application de la Loi en tant qu'entité déclarante ou doit-elle le décaisser?

Réponse :

Tant que l'institution financière existe (c.-à-d. qu'elle n'a pas encore été liquidée par la SADC), c'est l'institution financière qui assume le rôle d'entité déclarante et qui est responsable en vertu de la Loi.

Toutefois, si l'institution financière ne respecte pas les dispositions de la Loi et que la SADC donne son approbation ou son acquiescement, la SADC peut alors être tenue responsable dans le cadre d'une instance criminelle.

Date répondue : 2010-03-11

Numéro IP : PI-5333

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 12, 71(1)

Précisions concernant la couverture des centrales

Question :

Si une centrale n'offre des services qu'à une poignée de clients, est-elle visée pour les activités relatives SEULEMENT à cette poignée de clients ou à TOUS ses clients?

Réponse :

Le nouveau Règlement est clair sur ce qu'englobe la nouvelle définition d'entité financière. Les centrales n'ont rien à déterminer à cet égard. Si l'entité correspond à la définition d'une entité financière, elle est alors exemptée.

Quant au programme de conformité des centrales - l'évaluation de base du risque ne couvrirait que les clients des centrales, conformément au paragraphe 2.1(2) du Règlement. Cela s'appliquerait également aux déclarations d'opérations douteuses.

Le nouveau paragraphe 2.1(2) du Règlement se lit comme suit : « Toute centrale de caisses de crédit est assujettie à la partie I de la Loi lorsqu'elle offre des services financiers à une personne ou entité autre qu'une entité financière qui est membre de cette centrale de caisses de crédit » - autrement dit, la partie I s'applique à la centrale seulement pour les services financiers offerts à une personne ou à une autre entité qu'un membre d'une entité financière.

Date répondue : 2010-03-11

Numéro IP : PI-5332

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 2.1(2)

Loi : 5

Programme de conformité tout faits

Question :

Programme écrit de formation continue axée sur la conformité : Si une entité déclarante utilise le programme sur la conformité général de la Centrale et décide de donner une partie de la formation suggérée (mais non la totalité de ce qui est prévu dans le plan normalisé de la Centrale) et qu'en même temps, elle offre une formation complémentaire aux caisses populaires, devrait-on invoquer le motif d'une défaillance relativement à la conformité?

Réponse :

Un programme écrit de formation continue axée sur la conformité devrait renfermer les trois points suivants :

  1. documents de formation écrits;
  2. indications que la formation a été donnée (p. ex. dans le cadre d'entrevues menées auprès du personnel de première ligne);
  3. plan de formation mis par écrit.

Le programme sur la conformité comporte un plan écrit et donne de la formation.

On ne devrait pas invoquer le motif d'une défaillance relativement à la conformité contre la caisse populaire. À titre de pratique exemplaire, nous pourrions suggérer que l'entité déclarante mette à jour le plan écrit normalisé de la Centrale de manière à y incorporer la formation respective et à donner un reflet plus fidèle de la formation qui est dispensée.

Date répondue : 2010-02-09

Numéro IP : PI-5309

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)

Confirmation des dates limites - conformité

Question :

Pouvez-vous confirmer la date à laquelle les constructeurs de maisons doivent avoir effectué leur vérification écrite pour leur programme de conformité - est-ce bien en février 2011?

Réponse :

Promoteurs/constructeurs de maisons - février 2011 (une fois de plus, aucun manquement avant le 20 février 2011).

Date répondue : 2010-01-06

Numéro IP : PI-4762

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71.(1)(e)

Confirmation des dates limites - conformité

Question :

Pouvez-vous confirmer la date à laquelle les NMPPP doivent avoir effectué leur vérification écrite pour leur programme de conformité en place - est-ce décembre 2010 ou plutôt en 2011?

Réponse :

Pour les NMPPP - examen tous les deux ans, soit en date de décembre 2010 (donc, aucune sanction en l'absence d'un examen avant le 30 décembre 2010).

Date répondue : 2010-01-06

Numéro IP : PI-4761

Secteur(s) d'activité : Négociants en métaux précieux et pierres précieuses

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71.(1)(e)

Obligations d'un agent à l'égard de la formation

Question :

Différentes entités ont recours ou sont en voie d'avoir recours à des agents ou à des mandataires, en application de l'art. 64.1. Par exemple, l'ensemble du réseau des caisses populaires est en voie de mettre en œuvre l'art. 64.1 à l'égard d'une multitude de concessionnaires automobiles. L'alinéa 71(1)d) s'applique-t-il aux mandataires aux termes de l'art. 64.1? L'alinéa 71(1)d) utilise le mot « mandataire » et parle d'autres personnes habilitées à agir en son nom. L'art. 64.1 utilise aussi le mot « mandataire ». Nous aimerions savoir si l'alinéa 71(1)d) s'applique à l'art. 64.1.

Réponse :

Non, l'alinéa 71(1)d) ne s'applique pas aux mandataires mentionnés à l'art. 64.1. Malheureusement, le libellé de l'art. 64.1 utilise le mot « mandataire », mais ce dernier n'a pas le même sens que le mot « mandataire » dans le contexte de l'alinéa 71(1)d) et de la formation.

Le mot « mandataire » utilisé dans l'art. 64.1 ne sert qu'aux fins de la vérification de l'identité en votre nom et ne représente qu'un mandat très limité que vous accordez à une autre personne (cette personne ou entité n'agit pas en votre nom, elle ne fait que vérifier l'identité pour vous). Le mot « mandataire » utilisé à l'alinéa 71(1)d) a un sens plus large puisque la personne ou l'entité agit en votre nom.

Date répondue : 2010-01-04

Numéro IP : PI-4759

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4, 6

Règlements : 71(1), 64.1

Vieux comptes

Question :

Une ESM doit-elle inclure dans son évaluation des risques les clients qui n'ont pas effectué d'opération au cours de la dernière année (mais qui étaient auparavant des clients actifs)?

Réponse :

Il revient à l'entité déclarante de déterminer les clients devant faire partie de son évaluation des risques, le raisonnement étant que l'entité connaît ses affaires et saura si le client reviendra pour effectuer des opérations ou non, ou s'il convient de l'évaluer ou non.

Date répondue : 2009-11-25

Numéro IP : PI-4737

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(c)

Courtiers d'assurance-vie par rapport à compagnies d'assurance-vie

Question :

Dans le cas où un agent d'assurance-vie détiendrait un permis d'exercice, mais ne vendrait pas d'assurance-vie, serait-il responsable d'avoir un programme de conformité?

Réponse :

Les compagnies et les courtiers d'assurance-vie sont simplement assujettis à la Loi,car ce sont des compagnies ou des courtiers d'assurance-vie (contrairement à d'autres secteurs qui ont des activités déclencheuses ou qui ont atteint un seuil, faisant en sorte qu'ils y soient assujettis).

Par conséquent, même s'ils ne vendent pas d'assurance-vie ou n'ont pas de clients en tant que tels, ils devraient tout de même avoir un programme de conformité en place et déclarer les opérations douteuses. Cependant, leur programme de conformité serait en quelque sorte très limité dans le cas où ils n'auraient aucun client et ne vendraient pas d'assurance-vie (p. ex. probablement de très brèves politiques et procédures (P et P) sur les opérations douteuses, un agent d'observation et presque rien à l'égard de leur évaluation du risque).

Date répondue : 2009-11-13

Numéro IP : PI-4725

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 2.2, 4.5

Règlements : 1(2)

Loi : 5c)

Entités à Capital de Risques

Question :

Est-ce que les entités ABC, qui bénéficient d'une exemption d'inscription sont tout de même des c.v.m. au sens de la Loi ?

Suggestion de réponse : Oui, p.q. la définition de c.v.m. ne parle pas d'inscription, mais plutôt d'être « autorisé » à fournir des services de gestion ou de conseil en valeurs mobilières. Donc le fait d'être exempté sous-entend tout de même qu'une autorité provinciale « l'autorise » à exercer l'activité sans être inscrit.

Donc, les entités exemptées doivent implanter un régime de conformité (pour lequel certaines exigences peuvent ou non s'appliquer).

Réponse :

Les entités ABC sont effectivement visées

Date répondue : 2009-10-29

Numéro IP : PI-4707

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 1(2)

Relations Principal - Agent

Question :

L'entité financière a signé un contrat avec une ESM pour vendre ses cartes de crédit prépayées; le contrat est conclu avec une entreprise qui n'est pas une entité assujettie à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, c'est-à-dire qu'elle se présente comme un commerce de détail pour vendre nos cartes prépayées.

Puisque l'entité financière a conclu une entente contractuelle directement avec l'ESM, ce qui permet à l'ESM de distribuer ses cartes à différents endroits, l'entité financière a-t-elle des obligations envers le commerce de détail?

Réponse :

Toutes les activités de l'entité financière sont visées (y compris les cartes prépayées). Par ailleurs, seules les activités de services monétaires (qui ne comprennent pas les cartes prépayées) des ESM sont assujetties à la loi. Mais attention, en ce qui concerne les DOD, les ESM doivent transmettre des DOD pour toutes leurs activités (c'est-à-dire, celles énumérées à l'alinéa 5h) de la Loi et toutes les autres activités qui ne sont pas considérées comme des activités de services monétaires (y compris les cartes prépayées).

Dans ce cas, la banque est responsable en tant que principal. L'ESM est le mandataire de la banque et elle distribue, par la suite, les produits de la banque par l'intermédiaire de ses propres mandataires. Étant donné qu'ils sont tous de véritables mandataires dans les deux cas, le principal (la banque dans ce cas-ci) est responsable en fin de compte.

Date répondue : 2009-10-16

Numéro IP : PI-4704

Secteur(s) d'activité : Entités financières, Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 2, 4

Règlements : 12.1

Loi : 5(h)

Entente dans le cadre d'une relation de Correspondant Bancaire

Question :

Dans ce contexte, une relation de correspondant bancaire ne comprend qu'un accord (comme décrit plus haut) que vous, à titre de banque, de caisse de crédit, de caisse populaire ou de société de fiducie, concluez directement avec une institution financière étrangère. Cela ne comprend pas l'accès à vos services par l'entremise d'une entente que l'institution financière étrangère a conclu avec une autre entité financière ou avec une association dont vous êtes membre, comme votre centrale de caisse de crédit.

Si je ne me trompe pas, la relation de correspondant bancaire est définie à l'article 9.4 de la Loi. Cet article fait référence à des alinéas précis (a), b), d) et e)) de l'article 5. Donc, dans le Règlement sur le Règlement, les articles 55.1 et 55.2 font référence à une entité financière, ce qui comprendra, dans sa définition élargie, les centrales de caisses de crédit et les coopératives de services financiers.

Serait-il correct d'inclure les centrales de caisses de crédit et les coopératives de services financiers dans la définition de relation de correspondant bancaire et, si oui, à quel texte législatif allons-nous faire référence?

Réponse :

Selon moi, les centrales de caisses de crédit et les coopératives de services financiers seront assujetties aux dispositions s'appliquant à la relation de correspondant bancaire lorsque les modifications pertinentes qui feront d'elles des entités financières entreront en vigueur en 2010.

Les obligations réglementaires concernant les relations de correspondant bancaire qui s'appliquent aux entités financières (notamment les centrales par définition) comme celles prévues aux articles 15.1, 55.1 et 55.2 s'appliqueront en raison de l'effet combiné de la définition d'« entité financière » du Règlement et des exigences de fond de ces dispositions.

Date répondue : 2009-10-15

Numéro IP : PI-4703

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4, 6G

Règlements : 2, 8.1, 15.1, 55.1, 55.2

Loi : 9.4

Vente d'Actions d'Entreprise

Question :

Une entité A ayant son siège et sa principale place d'affaires aux Iles Cayman (et n'ayant aucune place d'affaires au Canada) cherche à offrir à des souscripteurs canadiens (principalement des personnes morales) une participation sous forme d'actions dans sa société. Les transactions sont soumises à l'application de la loi sur les valeurs mobilières mais étant donné la nature des transactions, l'entité A n'a aucune obligation d'inscription à titre de conseiller ou de courtier.

Les transactions auraient toutes une valeur supérieure à 10 000$ et l'argent transigerait par une Banque régie par la Loi sur les Banques (Canada).

À la lecture de la loi et de ses règlements, l'entité A n'aurait pas d'obligation d'effectuer une divulgation de ces transactions à CANAFE. Pouvez-vous confirmer notre interprétation?

Réponse :

Non, que l'entité ait sa place d'affaires aux îles Caïmans ou au Canada, cela ne change pas l'enjeu. L'entité n'est assujettie à aucune obligation en vertu de notre loi. Elle n'est pas un courtier en valeurs mobilières – cette entité travaille uniquement à la vente de ses propres actions à des actionnaires éventuels.

Date répondue : 2009-10-14

Numéro IP : PI-4701

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 1(2)

Courtier ou Agent Immobilier

Question :

Les agents immobiliers individuels sont-ils tenus de mettre en place un programme complet de conformité ou est-ce la compagnie à laquelle ils appartiennent qui doit le faire (p. ex. Royal Lepage, Remax)?

Réponse :

Je suis d'accord. C'est une question de fait. Nous devons déterminer le type de relation qui existe entre le courtier et sa firme (si le courtier travaille de façon indépendante de la firme, l'obligation revient au courtier indépendant).

Date répondue : 2009-10-07

Numéro IP : PI-4698

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 6(2), 71

Attentes en matière de formation des entités déclarantes

Question :

Selon l'alinéa 71(1)d) du Règlement « ...élaborer et mettre à jour un programme écrit de formation continue axée sur la conformité... » .

  1. Qu'est-ce qu'on entend par « programme écrit continu »? L'accent est mis sur la notion de « programme écrit ».
     
  2. Est-ce qu'un plan de cours ou un programme écrit qui contient « quoi [le sujet général, et non pas le contenu réel du cours], quand, qui, comment » de la formation continue, qui « sera » ou « est » offerte suffisant? Par exemple, si l'ED fournit un document qui indique en termes généraux « quand » la formation est offerte (p. ex. chaque année pour le personnel régulier, dans la semaine suivant l'arrivée de nouveaux employés), quel sujet sera couvert (sujet général/thèmes, sans le matériel de formation actuel), « qui » offrira la formation, etc., est-ce que cela répond à la partie « programme écrit » de la question?

La ligne directrice 4 semble faire allusion au fait que l'ED doit élaborer un tel plan et que cela respecte l'obligation en matière de « programme écrit ». Serait-il correcte de supposer que si une ED nous indique ce qu'elle a fait (concernent la formation) cela n'est pas un « programme ». Cela montre seulement ce que l'ED a accompli relativement à la mise en œuvre de son programme de formation continue, mais il ne s'agit pas en soi d'un « programme ou d'un plan ».

Réponse :

À compter du 23 juin 2008, votre programme de formation doit être consigné par écrit et vous devez le tenir à jour. Cela signifie que le programme doit est rédigé, mais que la formation n'est pas nécessairement offerte par écrit. Par exemple, vous pouvez donner de la formation en utilisant un logiciel, en organisant des séances d'information ou des réunions en personne.

Vous devez également vous assurer que votre programme de formation fait l'objet d'un examen et qu'il est modifié de façon ponctuelle afin de refléter vos besoins. Par conséquent, le processus et le calendrier (p. ex. le plan) de la formation devraient être fournis par écrit, mais non pas nécessairement la formation elle-même (p. ex. le matériel).

Une entité déclarante doit avoir un plan écrit de son programme de formation, donc le matériel de formation écrit ne suffit pas.

Date répondue : 2009-09-21

Numéro IP : PI-4685

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(d)

Sanction - formation, obligations en matière de P et P et procédures mises en œuvre automatiquement

Question :

En ce qui concerne l'alinéa 71(1)b), « élaborer » et « appliquer » les procédures et les politiques écrites en matière de conformité qui sont à jour et, dans le cas d'une entité, qui sont approuvées par un gestionnaire supérieur. L'entité déclarante devrait-elle être sanctionnée conformément à l'alinéa 71(1)b) pour le motif qu'elle n'a pas « appliqué » les P et P dans le cas où l'agent d'observation de l'entité et le personnel (équipe) responsable de la conformité ne connaîtraient pas les P et P?

Est-ce que, même si l'agent d'observation et le personnel (équipe) responsable de la conformité ne connaissent pas le document concernant les P et P « élaboré » pour/par eux, mais qu'en pratique (en raison de l'automatisation ou de simples procédures et processus quotidiens non liés) l'examen, par CANAFE, de la tenue des dossiers et de l'identification des clients indique qu'il y a peu ou un nombre modéré d'écarts, cela démontre que l'entité déclarante est en train d'« appliquer » les P et P?

Réponse :

Oui, vous pouvez la sanctionner, étant donné qu'il s'agit de deux exigences distinctes (bien qu'on les retrouve dans le même article) consistant à élaborer et à appliquer des P et P.

Le personnel pertinent (tel que le personnel de première ligne) devrait absolument connaître les politiques et les procédures. Cependant, l'agent d'observation et les autres employés qui ne font pas partie du personnel de première ligne n'ont pas à connaître les P et P. La justification à cet égard concerne le fait que les membres du personnel de première ligne sont ceux qui doivent appliquer les P et P au bout du compte. L'agent d'observation n'est pas tenu de connaître les P et P; il est toutefois chargé de les mettre en œuvre, qu'il le fasse lui-même ou qu'il ait recours à la sous-traitance n'est pas important, pourvu qu'elles soient en place et efficaces.

En ce qui concerne la partie relative à la formation, encore une fois, l'agent d'observation n'est pas tenu de connaître les détails de la formation, mais il doit s'assurer que la formation a lieu (l'agent d'observation pourrait également sous-traiter la formation, par exemple) dans le cadre du programme de conformité.

Dans le cas où les politiques et les procédures seraient « automatiquement » appliquées ou le seraient de façon « automatisée », conformément aux exigences législatives, le personnel de première ligne n'aurait pas nécessairement à les connaître. Les membres du personnel de première ligne auraient toutefois à suivre la formation adéquate pour faire ce qu'ils doivent faire (p. ex. ce que le système automatisé leur exige de faire pour remplir les formulaires ou exigence en matière d'identification des clients).

En outre, dans le cas où ils n'auraient pas à classer les DOIE, les membres du personnel de première ligne n'auraient pas à être formés à cet égard. Il importe de mentionner que, à l'égard des DOD, en raison de leur subjectivité et de la section G (p. ex. le « récit » derrière les motifs liés aux soupçons), les membres du personnel de première ligne auraient à être formés à cet égard, vu qu'on ne peut se fier au système en raison de la « subjectivité » liée aux DOD.

Date répondue : 2009-09-14

Numéro IP : PI-4681

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(b)

Exigences en matière d'application des politiques et des procédures

Question :

Si l'AC et le personnel ne connaissent pas le document concernant les P et P « élaboré » pour/par eux, mais qu'en pratique (en raison de l'automatisation ou de simples procédures et processus quotidiens non liés) l'examen, par CANAFE, de la tenue des dossiers et de l'identification des clients indique qu'il y a peu ou un nombre modéré d'écarts, cela démontre que l'entité déclarante est en train d'« appliquer » les P et P.

Réponse :

Dans le cas où les politiques et les procédures seraient « automatiquement » appliquées ou le seraient de façon « automatisée », conformément aux exigences législatives, le personnel de première ligne n'aurait pas nécessairement à les connaître. Les membres du personnel de première ligne auraient toutefois à suivre la formation adéquate pour faire ce qu'ils doivent faire (p. ex. ce que le système automatisé exige qu'ils fassent pour remplir les formulaires ou exigences en matière d'identification des clients).

En outre, dans le cas où ils n'auraient pas à classer les DOIE, les membres du personnel de première ligne n'auraient pas à être formés à cet égard.

Il importe de mentionner que, à l'égard des DOD, en raison de leur subjectivité et de la section G (p. ex. le « récit » derrière les motifs liés aux soupçons), les membres du personnel de première ligne auraient à être formés à cet égard, vu qu'on ne peut se fier au système en raison de la « subjectivité » liée aux DOD.

Date répondue : 2009-09-14

Numéro IP : PI-4680

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)b

Loi : 9.6

Sanctionner l'application des politiques et des procédures

Question :

Lorsque l'agent de conformité ne connaît pas les politiques et les procédures (P et P) qui ont été « élaborées », est-ce qu'on peut sanctionner l'ED conformément à l'alinéa 71(1)(b) pour le motif que l'ED n'a pas « appliqué » les P et P?

Réponse :

Oui, vous pouvez la sanctionner, étant donné qu'il s'agit de deux exigences distinctes (bien qu'on les retrouve dans le même article) consistant à élaborer et à appliquer des P et P.

Date répondue : 2009-09-14

Numéro IP : PI-4679

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(b)

Loi : 9.6

Conseils à l'employé d'une société non conforme

Question :

Je vous écris parce que j'espère obtenir des conseils sur mes obligations personnelles à titre d'employé d'une entité déclarante.

J'entretiens une certaine préoccupation en ce qui concerne le programme de conformité de cette entité déclarante, qui n'est peut-être pas aussi rigoureux qu'il pourrait l'être. Je n'irais pas jusqu'à dire que la société ne veut pas du tout se conformer. La société a pris des mesures proactives pour se conformer. Par exemple :

  • La société dépose actuellement les déclarations requises.
  • La société a mis en place des procédures internes qui informent les employés de la façon de reconnaître et de déclarer, notamment, des opérations et des télévirements douteux.
  • La société a pris des mesures proactives pour informer l'effectif au chapitre de la conformité.
  • La société a nommé un agent de conformité.

Je crois que la société affiche des lacunes dans les domaines suivants :

  • La mise en œuvre des bonnes politiques.
  • Le dépôt de toutes les déclarations requises dans des délais raisonnables. (Il y a actuellement une personne chargée des déclarations, mais il y a tant d'opérations que la personne a du mal à suivre. Les responsables ont pris connaissance du problème.)
  • Il semble que les responsables tardent à faire des choses comme comparer les listes de surveillance du terrorisme et adopter une démarche axée sur le risque lorsqu'il est question de déterminer quels clients représentent le risque le plus élevé en raison de préoccupations liées au résultat net.
  • Très bientôt, la personne qui dépose toutes les déclarations passera à un autre poste, ce qui pourrait être la source de préoccupations supplémentaires. La personne qui s'occupe des dépôts est consciencieuse et préférerait ne pas cesser de faire les déclarations avant que quelqu'un d'autre prenne cette tâche en main. D'autres personnes responsables semblent préférer ne pas le faire pour des raisons de coût et de temps.

Veuillez me conseiller sur la meilleure démarche à adopter.

Réponse :

Les organisations qui doivent respecter des exigences aux termes de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes doivent, entre autres, établir et assurer le maintien continu d'un programme de conformité et de déclarations. On recommande à l'employé d'une entité déclarante qu'il discute de ses préoccupations avec son agent de conformité, car la direction de votre organisme et l'agent de conformité trouveront peut-être vos conclusions utiles.

Nous avançons que votre agent de conformité voudra peut-être consulter et utiliser (vous pouvez lui proposer) les outils accessibles sur notre site Web, comme les lignes directrices de CANAFE, notre module d'apprentissage en ligne sur le financement des activités terroristes et il voudra peut-être (et vous pouvez même lui recommander de le faire, s'il le souhaite) communiquer avec CANAFE, pour que nous puissions l'aider à réaliser l'entière conformité.

Date répondue : 2009-09-11

Numéro IP : PI-4677

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Exigence relative à la façon dont le programme de conformité est documenté.

Question :

L'alinéa 71(1)d) prévoit qu'une formation comprend le fait d'« élaborer et [de] mettre à jour […] un programme écrit de formation continue axée sur la conformité ». Qu'entendons-nous exactement par « écrit »? Est-ce qu'un plan de cours ou un programme écrit (quoi [le sujet général, et non pas le contenu réel du cours], quand, qui, comment, etc.) de la formation continue qui « sera » ou « est » offerte est suffisant? Ou est-ce que le fait d'avoir des documents écrits du contenu de la formation tels que des documents écrits, des diapositives PowerPoint ou des vidéos, des brochures, des fichiers audio, etc., satisfait à la partie « écrite » du Règlement?

Réponse :

Le Règlement indique uniquement que l'entité déclarante doit élaborer une formation et mettre à jour une formation continue écrite, conformément à l'alinéa 71(1)d), sans préciser exactement ce qui doit être écrit.

Les lignes directrices sont toutefois plus explicites et indiquent ce qui suit :

À compter du 23 juin 2008, votre programme de formation doit être consigné par écrit et vous devez le tenir à jour. Cela signifie que le programme est rédigé, mais que la formation n'est pas nécessairement offerte par écrit. Par exemple, vous pouvez donner de la formation en utilisant un logiciel, en organisant des séances d'information ou des réunions en personne. Vous devez également vous assurer que votre programme de formation fait l'objet d'un examen et qu'il est modifié de façon ponctuelle afin de refléter vos besoins.

Par conséquent, le processus et le calendrier (p. ex. le plan) de la formation devraient être fournis par écrit, mais non pas la formation en elle-même (p. ex. le matériel).

Date répondue : 2009-09-11

Numéro IP : PI-4676

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(d)

Programme de formation sur la conformité visant les propriétaires uniques

Question :

Une agence immobilière doit-elle disposer d'un programme de formation officiel si l'ESM (entreprise de services monétaires) a été constituée en société, et si l'unique employé en était également l'actionnaire unique? Un programme de formation officiel devrait être exigé pour un actionnaire ou des employés qui touchent une rémunération. Qu'en est-il de l'actionnaire qui ne reçoit que des dividendes et non un salaire, mais qui exécute néanmoins toutes les tâches inhérentes à un employé (réalise des transactions financières/télévirements), mais qui reçoit une rémunération sous forme de dividendes (versés aux actionnaires et non pas aux employés)? L'agence immobilière doit-elle faire toujours valoir un programme de formation officiel si la personne accomplit les tâches d'un employé mais reçoit une rémunération d'actionnaire? Une situation peut faire en sorte qu'une personne morale qui dispose d'un ou de deux actionnaires qui sont également les seuls employés ne fait que leur verser des avances d'argent non imposables, dans la mesure où elles sont remboursées dans une période de deux ans. Le cas échéant, ces actionnaires seraient-ils toujours considérés comme des employés, d'où la nécessité de documenter la formation?

Réponse :

Formation des employés :
Si la personne ou l'entité (entité constituée en société ou autrement) a des employés, soit une ou deux personnes, elle doit élaborer par écrit et conserver en permanence un programme de formation sur la conformité. Si l'actionnaire unique est également « l'employé » unique, ce qui est un fait avéré, alors oui, la personne ou l'entité devrait élaborer par écrit et conserver un programme de formation officiel et permanent. Toutefois, notre ligne de conduite a toujours été que le programme de formation doit correspondre à l'entité dont il relève. Dans le cas d'un seul employé, nous ne pourrions raisonnablement supposer l'existence d'un programme de formation exhaustif qui ferait l'objet d'une documentation volumineuse et d'un DVD précis. Il convient toutefois de garder à l'esprit que la réglementation ne permet pas de dérogation, même si l'entité n'a qu'un seul employé qui peut également être l'actionnaire unique. La seule dérogation dans ce cas précis serait une situation de « propriété unique ». Après une demande de précision et l'exercice d'une diligence raisonnable pour répondre à la question de fait du statut d'employé, si le personnel estime qu'il faudrait invoquer les dispositions législatives, il reviendrait alors à l'agence immobilière de donner les raisons (au moyen d'un plan d'action) pour lesquelles elle n'a pas d'employé.

Questions de formation relatives à une personne morale et aux actionnaires:
Il nous faut souligner qu'en ce qui concerne les formalités de conformité et la formation connexe, l'identité des actionnaires n'est pas vraiment pertinente. Après avoir établi si le client est une personne morale (constituée en société) et non pas une entreprise à propriétaire unique, il faut ensuite examiner si un programme de formation existe et vise l'ensemble des employés, des agents et des personnes autorisées à agir au nom de cette personne morale. Donc, même s'il n'y a qu'un seul employé, il doit y avoir un programme de formation. Et la question de savoir si l'employé en cause est un actionnaire de la personne morale n'a pas vraiment de pertinence. Voici ce qu'il importe de déterminer : la personne est-elle un employé, un agent ou une personne autorisée à agir au nom de la personne morale? Dans l'affirmative, cette personne doit suivre une formation.

Date répondue : 2009-09-03

Numéro IP : PI-4669

Secteur(s) d'activité : Comptables, Assureurs-vie, Entreprises de services monétaires, Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(d)

Sanction - évaluation du risque

Question :

Si une entité déclarante n'a pas documenté l'évaluation du risque qu'elle a adoptée, est-ce que CANAFE peut la sanctionner? Dans un cas, la lettre de présentation envoyée par l'ED expliquait en détail ses activités opérationnelles, ses types de clientèles, etc. en précisant qu'elle n'est exposée à aucun risque compte tenu de divers facteurs. Dans le deuxième cas, la conclusion visait à savoir si l'ARA avait été réalisée ou non. Une des recrues a déduit qu'elle avait été réalisée compte tenu des facteurs mentionnés à travers la lettre de présentation envoyée par l'ED, l'examen interne et les P. et P. Ainsi, « nous avons dû trouver nous-mêmes les critères » afin d'établir si une ARA avait été réalisée.

Réponse :

Dans les deux cas, vous avez exigé une évaluation écrite des risques et elle n'en a pas fourni une qui tenait compte des facteurs requis selon la Loi. Elles sont donc incomplètes. L'évaluation incomplète de deux ans serait également inadéquate, car elle ne comporte pas d'ARA. Elle aurait également omis d'inclure un processus d'examen pour quelque chose qui n'est pas encore en place.

Date répondue : 2009-08-24

Numéro IP : PI-4662

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(e)

Maison de courtage vs courtier détenant un permis

Question :

Un courtier détient un permis de courtage sous une entité (en tant qu'entité distincte, appelons-la l'entité A), mais n'exploite pas vraiment de maison de courtage, vu qu'il est le seul courtier de cette entité. Cependant, le vrai « franchisé » est une autre entité distincte, soit l'entité B, qui chapeaute l'entité A.

Ce courtier allègue que l'entité B est celle qui a les P et P et qu'il n'utilise que celles-ci; c'est la même chose pour l'ARA, etc.

Peut-on sanctionner l'entité A en tant que maison de courtage distincte (qui n'en est pas vraiment une) ou le courtier lui-même sous l'entité B?

Réponse :

Dans ce cas particulier, il serait vraiment important de déterminer qui est l'entité déclarante et quelle est la relation entre les différentes entités.

Voici les questions qu'il faudrait poser à des fins de clarification :

  1. Le courtier est-il l'entité déclarante? Et, pour déterminer si c'est le cas :
  2. Le courtier est-il un agent ou un employé de la grande maison de courtage?
  3. Le courtier a-t-il conclu un contrat avec la grande maison de courtage? Et quel type d'entente a-t-il conclue avec cette maison?

Il s'agit uniquement d'une question de fait; la détermination de la relation entre le courtier et la grande maison de courtage vous donnera la réponse quant à savoir qui est responsable, au bout du compte, de toutes les obligations législatives aux termes de notre Loi, puis qui devrait être examiné.

Date répondue : 2009-08-11

Numéro IP : PI-4650

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Formation continue non documentée

Question :

Lorsque le propriétaire unique d'une entreprise n'a pas d'employés, il y a une exception implicite pour la documentation du programme de formation aux termes de l'alinéa 71(1)d). Cependant, cette exception comprend-elle les situations où l'entreprise n'est pas exploitée par un propriétaire unique, mais a été constituée en société sans autres « employés » que le propriétaire? Autrement dit, y aura-t-il toujours au moins une personne autorisée à agir au nom de toute société, même lorsque cette personne pourrait être le propriétaire unique de l'entreprise? Cette question est très pertinente, étant donné le grand nombre d'ESM à être examinées actuellement et dans l'avenir.

Réponse :

Dans le cas d'un propriétaire unique, vous avez raison, vous n'êtes pas votre propre employé; vous n'avez donc pas à documenter un programme de formation. Cependant, dans ce cas particulier, nous examinerions certainement très attentivement les politiques et les procédures et veillerions à ce qu'elles soient mises à jour et à ce que, au moment de l'examen biennal, elles soient efficaces.

En ce qui concerne une société, il serait une question de fait de déterminer si le « propriétaire » est également l'employé de la société ou de l'entreprise (p. ex. il reçoit un salaire ou quelque autre forme de rémunération qui ferait qu'il est un employé); le cas échéant, un programme de formation aux termes de l'alinéa 71(1)d) devrait être documenté et mis en place.

Date répondue : 2009-08-10

Numéro IP : PI-4648

Secteur(s) d'activité : Comptables, Notaires de la Colombie-Britannique, Casinos, Négociants en métaux précieux et pierres précieuses, Entités financières, Assureurs-vie, Entreprises de services monétaires, Secteur de l'immobilier, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(d)

Remise préautorisée

Question :

Nous avons une situation où un certain nombre d'employés contractuels philippins qui travaillent dans des régions éloignées n'ont pas accès à un service de remise. Ces travailleurs doivent verser des fonds à leur famille aux Philippines chaque mois. Ces travailleurs ont demandé à l'agence de recrutement de faire le versement en leur nom. Les employés autoriseront leur employeur à réduire de leur salaire la somme qu'ils veulent remettre à leur famille. Ces fonds seront ensuite envoyés à l'agence aux fins du versement.

L'agence est venue nous consulter pour la mise en œuvre de ce régime. Après avoir évalué les risques courus et les renseignements relatifs à la clientèle requis, nous proposons la solution suivante :

  • ABC nommera l'agence à titre de mandataire pour le compte des travailleurs.
     
  • L'agence (mandataire) exigera de tous les travailleurs qu'ils remplissent un formulaire pour les nouveaux auteurs de versement d'ABC, qui contient tous les renseignements nécessaires relatifs aux travailleurs. Ces renseignements comprendront aussi une pièce d'identité délivrée par le gouvernement. Le mandataire conservera une copie de ce formulaire dans ses dossiers et enverra une autre copie à ABC pour nos dossiers.
     
  • Pour la première opération de remise, chaque employé sera tenu de remplir et de signer un formulaire d'opération de remise. Cela comprend des renseignements sur l'émetteur et le destinataire. Pour les opérations de remise ultérieures, un formulaire d'opération de remise sera rempli par le mandataire en fonction des instructions que lui aura transmises l'employé. Tous ces formulaires seront signés par le mandataire et envoyés à ABC par télécopieur à des fins de traitement.
     
  • Le mandataire remettra les fonds à ABC.

Pourriez-vous s'il vous plaît examiner et analyser ce qui précède et nous dire s'il convient de le mettre en œuvre?

Réponse :

Oui, nous sommes d'accord avec vous pour dire que l'entité nommée aux Philippines serait le mandataire de l'ESM principale, c.-à-d. ABC. Toutefois, sous le régime de la loi, l'entreprise principale n'a qu'à divulguer ses mandataires canadiens et, dans le cas présent, ce mandataire est situé aux Philippines (par conséquent, il ne serait pas nécessaire de le divulguer sous le régime de la loi).

ABC à titre d'ESM principale est responsable des obligations en matière de déclaration et de tenue des dossiers et doit former ses mandataires canadiens. Toutefois, l'entreprise principale n'a pas d'obligation aux termes de nos lois de former ses mandataires étrangers (c.-à-d. les mandataires qui mènent leurs activités à l'étranger). Cela dit, pour s'assurer que ses mandataires travaillant à l'étranger recueillent et déclarent les bons renseignements, l'entreprise principale suivrait une pratique exemplaire en « formant » ses mandataires étrangers ou en leur « donnant des instructions » sur ce qu'on attend d'eux et quels renseignements ils devraient recueillir, car, au bout du compte, l'ESM principale sera responsable de toutes les exigences prévues par la loi.

Quant à l'identification des clients, elle n'a pas besoin d'une entente écrite à cet égard (car cela relève de la relation entre l'ESM et le mandataire et non pas d'un mandat donné à un « mandataire » pour qu'il procède à l'identification en votre nom.

Date répondue : 2009-07-03

Numéro IP : PI-4621

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4, 6C

Pertinence des obligations pour une société d'assurance-vie qui ne vend pas de polices d'assurance-vie

Question :

Si un représentant d'assurance-vie est autorisé par licence, mais ne vend pas de polices d'assurance-vie, est-il responsable d'établir un programme de conformité?

Réponse :

Les courtiers et sociétés d'assurance-vie sont tout simplement visés parce qu'ils sont des courtiers ou des sociétés d'assurance-vie (contrairement aux autres secteurs qui font des activités qui entraînent des exigences ou atteignent un seuil auquel ils sont visés).

Par conséquent, même si ces entités ne vendent pas de polices d'assurance-vie ou n'ont aucun client proprement dit, elles sont toujours tenues d'établir un programme de conformité et de déclarer les opérations douteuses. Toutefois, leur programme de conformité serait en quelque sorte très limité si elles n'ont pas de clients et ne vendent pas de polices d'assurance-vie.

Date répondue : 2009-05-08

Numéro IP : PI-4584

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Programme de conformité, Déclaration

Directives : 4

Règlements : 16

Loi : 3(i), 5(c)

Lignes directrices de CANAFE - utilisation prévue d'un compte

Question :

Une des modifications est entrée en vigueur le 23 juin 2008 : les courtiers doivent indiquer l'utilisation prévue de chaque nouveau compte ouvert. Je crois que le but de cette exigence était de donner au déclarant et à l'institution un aperçu des intentions du client à l'ouverture du compte puis de suivre les activités du client par rapport à ses intentions énoncées afin de repérer tout écart significatif (et si l'écart se rapporte à une infraction de recyclage des produits de la criminalité ou de financement des activités terroristes).

Une entité déclarante exige que le client reconnaisse que « vous prévoyez utiliser votre compte à des fins d'investissement ». Selon moi, cette approche est inadéquate puisque l'institution, et non le client, décrit l'utilisation prévue du compte. De plus, je crois que la raison énoncée – « à des fins d'investissement » – est trop large puisqu'il n'y aurait peu ou pas de surveillance utile.

Je crois que, comme approche, il serait plus raisonnable d'inclure un espace dans lequel les clients pourraient décrire la raison pour laquelle ils ouvrent le compte ou de proposer des cases à cocher telles que « économies pour un achat futur (décrire), « fonds d'urgence », « épargne-retraite », « planification successorale », etc. Bien sûr, il ne faudrait pas faire de suggestions officielles à cet égard; toutefois, j'ai l'impression que l'approche actuelle de l'entreprise ne répond pas aux exigences. Les exigences seraient-elles ainsi remplies?

Réponse :

Même si un avertissement est suffisant (c'est-à-dire que nous ne prendrions pas l'entité en défaut si elle utilisait cette méthode), nous suggérons fortement, comme pratique exemplaire, que les courtiers en valeurs mobilières ou firmes de courtage demandent à leurs clients d'indiquer un but plus précis pour leurs investissements (ce pourrait être à l'aide d'un menu déroulant comptant diverses catégories à partir desquelles le client pourrait faire un choix, comme épargne-retraite, fonds d'urgence, économies pour l'avenir, etc.) et, en dernier recours, si aucune des catégories n'est choisie, une réponse plus générale telle que « à des fins d'investissement ».

Date répondue : 2009-05-08

Numéro IP : PI-4425

Secteur(s) d'activité : Entités financières, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 23(1)(a.1)

Obligations d'un agent autorisé par licence

Question :

  1. Si un assureur-vie détient un permis, mais ne vend pas de l'assurance-vie, doit-il mettre en place un programme de conformité?
     
  2. Lorsqu'un courtier ou une compagnie vend des assurances sur les biens ou des assurances risques divers (en plus des assurances-vie), si je comprends bien, vous avez donné des directives indiquant que l'entité est également responsable du programme de conformité pour les DOD, les DOIE et les DBGT de ces produits, mais qu'il ne faut pas tenir compte des exigences de vérification de l'identité et de la tenue de dossier. Ai-je raison?

Réponse :

  1. Les courtiers et les compagnies d'assurance-vie sont assujettis à la loi uniquement parce qu'ils sont des courtiers et des compagnies d'assurance-vie (contrairement à d'autres secteurs qui exercent des activités entraînant des exigences ou qui atteignent un seuil qui les assujettissant à la loi.)

    Par conséquent, bien qu'ils ne vendent pas d'assurance-vie ou n'aient pas de clients en soi, ils seraient tout de même tenus de mettre en place un programme de conformité et de transmettre des DOD. Cependant, leur programme de conformité serait très limité s'ils n'avaient pas de clients et ne vendaient pas d'assurance-vie, c'est-à-dire probablement de très brefs P et P sur les DOD, par exemple un seul agent de conformité et une très courte évaluation du risque.
     

  2. L'entité est responsable du programme de conformité pour les DOD et les DBGT, mais pas pour les DOIE.

Date répondue : 2009-04-29

Numéro IP : PI-4571

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 6(2), 71(1)

Question relative à une police d'assurance-vie

Question :

J'ai le cas d'une caisse de crédit qui vend de l'assurance générale (biens et risques divers), mais pas d'assurance-vie. Elle indique que la portion d'assurance de ses activités est gérée par une filiale, mais celle-ci n'est pas une personne morale distincte.

Devrait-elle avoir un régime de conformité complet pour ses produits d'assurance générale?

Réponse :

Une caisse de crédit est une entité financière aux termes du paragraphe 1(2) du Règlement. Par conséquent, toutes ses activités sont assujetties aux exigences législatives de DOIE, de DBAGT et de DOD. Cependant, nous ne croyons pas que lorsque la caisse de crédit vend de l'assurance générale, elle ouvre un compte. Dans cette situation, il n'y aurait pas d'exigence relative à la vérification de l'identité du client pour cette activité ni par rapport à la tenue de documents.

Date répondue : 2009-04-29

Numéro IP : PI-4570

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4, 6G

Règlements : 1(2)

Question relative à une police d'assurance-vie

Question :

Si un titulaire de permis d'agent d'assurance-vie ne vend pas de l'assurance-vie, est-il tenu d'avoir un régime de conformité?

Réponse :

Les courtiers et les compagnies d'assurance-vie sont simplement assujettis à la Loi, car ce sont des compagnies ou des courtiers d'assurance-vie (contrairement à d'autres secteurs qui ont des activités déclencheuses ou qui ont atteint un seuil, faisant en sorte qu'ils y sont assujettis).

Même s'ils ne vendent pas d'assurance-vie ou n'ont pas de client en tant que tel, ils devraient tout de même avoir un régime de conformité et déclarer les opérations douteuses. Cependant, leur programme de conformité serait en quelque sorte très limité, compte tenu de leur situation particulière, c'est-à-dire probablement de très brèves politiques et procédures (P et P) sur les opérations douteuses, un agent d'observation et presque rien à l'égard de leur évaluation du risque.

Date répondue : 2009-04-29

Numéro IP : PI-4422

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)

Loi : 5c)

Comptables, activités déclencheuses c. organisme public

Question :

La firme réalise des activités déclencheuses seulement pour un client. Le problème est le suivant : ce client est un organisme public.

Les éléments dont il faut tenir compte sont les suivants :

  • L'alinéa 36(1)a) du Règlement stipule que le cabinet d'expertise comptable n'a pas besoin de tenir un relevé de réception de fonds quand la somme provient d'une entité financière ou d'un organisme public.
  • Cela signifie que, dans le présent cas, il n'y a pas de formalités d'identification pour ce client selon l'article 59.1 du Règlement puisque cette entité déclarante n'a pas besoin de tenir un relevé de réception de fonds.
  • Le paragraphe 36(2) du Règlement stipule que le cabinet d'expertise comptable n'a pas besoin de tenir un relevé d'opération importante en espèces quand la somme provient d'une entité financière ou d'un organisme public.
  • Cela signifie que, dans le présent cas, il n'y a pas de formalités d'identification pour ce client selon l'article 53 du Règlement puisque cette entité déclarante n'a pas besoin de tenir un relevé d'opération importante en espèces.
  • Il n'y a pas de formalités de DOIE (article 35) si une somme en espèces de 10 000 $ provient d'un organisme public.

La question est la suivante : Cette entité déclarante doit-elle tout de même mettre en place un régime d'observation?

Réponse :

Oui. Dès qu'une ED réalise l'une des activités déclencheuses, elle doit mettre en place un régime de conformité. Les exigences relatives aux DOD et aux DBGT s'appliquent toujours. Une analyse fondée sur les risques (comme les autres éléments composant le régime de conformité) est aussi exigée même si le risque lié au recyclage des produits de la criminalité/le financement des activités terroristes est perçu comme étant minime.

Toutefois, la nature, la complexité et la taille de l'entreprise doivent être prises en compte au moment de concevoir le régime.

Date répondue : 2009-04-17

Numéro IP : PI-4411

Secteur(s) d'activité : Comptables

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 35, 36(1)(a), 36(2), 53, 59.1, 71

Signataires secondaires et les procurations

Question :

Le cabinet d'expertise comptable B a été nommé procurateur pour le compte personnel du client il y a un certain temps, mais il n'a jamais exercé ce pouvoir depuis sa nomination. Entre-temps, est-il assujetti à la Loi (en supposant qu'il s'agit de la seule activité déclencheuse potentielle) et doit-il avoir un régime de conformité ou est-il assujetti seulement lorsque la procuration est exercée et que des fonds sont versés?

Réponse :

Non, le cabinet n'est pas assujetti à notre Loi parce qu'il n'a pas encore exécuté l'une des activités déclencheuses décrites au paragraphe 34(1).

Date répondue : 2009-03-06

Numéro IP : PI-4537

Secteur(s) d'activité : Comptables

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 34(1)

Un regroupement d'ED (CC) assignant des responsabilités à un agent de conformité

Question :

  1. Est-ce qu'un regroupement de caisses de crédit (ED - par exemple 8 ED) (chacune indépendante l'une de l'autre) peut désigner un agent de conformité (AC) pour remplir les obligations prévues par la Loi pour chaque caisse de crédit?
     
  2. Si les ED peuvent désigner la même personne, est-ce qu'une entente spéciale est nécessaire pour veiller à ce que CANAFE n'effectue pas de divulgations non autorisées lorsqu'elle fait affaires avec l'AC responsable de nombreuses ED?

Par exemple, est-ce que les ED auraient chacune à signer une « autorisation d'un représentant » dans notre manuel ou est-ce qu'il faudrait que l'AC soit employé, légalement, par toutes les ED, ou est-ce que d'autres critères légaux auraient à être remplis, pour que CANAFE puisse communiquer avec l'AC? Rappelons que les CC sont des ED indépendantes et distinctes.

  • L'AC serait un employé existant d'une des CC participantes et son salaire et ses avantages sociaux seraient partagés; ou nouvelle entente d'embauche conjointe;
  • L'AC aurait accès à tous les renseignements requis sur les comptes (toutes les caisses de crédit utilisent le même système bancaire) et ferait rapport pour le compte de toutes les caisses de crédit participantes.
  • Un accord de confidentialité sera signé, que l'agent de conformité soit employé par une caisse de crédit ou qu'il fasse l'objet d'une entente d'embauche conjointe par toutes les caisses de crédit participantes.
  • Le système ABC sera utilisé.
  • L'AC aura la responsabilité de veiller à ce que le régime de conformité soit respecté; de voir à ce que les conseils d'administration adoptent les politiques appropriées; de rendre compte annuellement à chaque conseil d'administration;
  • Chaque CC aura les mêmes politiques, la même formation des administrateurs et du personnel; les mêmes politiques et procédures écrites, etc.
  • La formation du personnel et des administrateurs en matière de lutte contre le blanchiment d'argent sera examinée annuellement, et des rapports écrits des examens seront soumis aux conseils d'administration;
  • Le système ABC sera utilisé pour mener une analyse fondée sur les risques à l'égard des membres à tous les endroits et chaque CC effectuera une évaluation fondée sur les risques à l'égard de l'entité elle-même. Celle-ci sera menée chaque année ou dans le cas de nouveaux produits ou services.

Réponse :

  1. Oui, un regroupement de CC peut désigner un agent de conformité. Nos règlements ne précisent pas qui peut être nommé à titre d'agent de conformité, et quelles sont les conditions ou qualifications que doit remplir un agent de conformité; par conséquent, toute personne peut, de quelque façon, être nommée agent de conformité.
     
  2. Je crois qu'il existe un gabarit concernant les divulgations non autorisées. Cependant, dans le cas d'un AC « conjoint », le fait que les ED choisissent un seul AC, jumelé à une autorisation écrite d'un représentant selon laquelle l'AC est la personne-ressource, serait suffisant. Puisque vous examineriez chaque CC individuellement, je présume, alors oui, il vous faudrait une autorisation d'un représentant signée par chaque ED (soit une autorisation individuelle de chaque ED, ou une autorisation conjointe signée par toutes les ED).

Date répondue : 2009-01-09

Numéro IP : PI-4488

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71.1(a), 55.1

Loi : 9.6

ESM enregistrée qui ne se livre pas à des activités qui déclenchent une obligation

Question :

J'ai récemment examiné une ESM enregistrée qui affirme qu'elle n'a jamais effectué une opération de change. Elle a un panneau à l'extérieur sur lequel on peut lire qu'elle achète et vend des dollars US. Sa demande d'enregistrement à titre d'ESM stipule que les opérations de change pour l'année sont estimées à 100 $. Sur place, on m'a affirmé qu'on ne savait même pas quel taux de change utiliser. Bien sûr, j'ai expliqué que si l'entreprise ne veut pas être considérée comme une ESM et n'effectue pas d'opérations de change, elle devrait retirer son panneau et résilier son enregistrement.

Comme les ESM sont définies par les activités qui déclenchent une obligation, peut-on citer une ESM comme ayant une défaillance si celle-ci ne possède pas de programme de conformité?

Réponse :

Oui, vous pourriez citer l'ESM comme ayant une défaillance si elle ne possède pas de programme de conformité. Dans notre bulletin d'interprétation de CANAFE no 1 (Critères pour « l'exploitation d'une entreprise de services monétaires »), nous indiquons qu'une personne ou une entité est considérée comme une entreprise de services monétaires si elle publicise (par l'entremise de journaux, de la télévision, des pages jaunes, d'Internet ou d'autres médias ou avec une enseigne intérieure ou extérieure) le fait qu'elle se livre à l'une ou l'autre des opérations d'une entreprise de services monétaires mentionnées précédemment.

Par conséquent, si cette entreprise publicise qu'elle est une ESM, elle exploite une ESM et devrait donc se conformer aux exigences législatives.

Date répondue : 2008-11-27

Numéro IP : PI-4457

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : FIN-1, 4

Loi : 5(h)

Examen des P et P afin d'en vérifier l'efficacité

Question :

En ce qui a trait à l'alinéa 71(1)e), surtout concernant l'examen des P et P, est-ce que la vérification de leur efficacité comprend un échantillonnage des dossiers (opérations) pour déterminer si elles sont correctement utilisées?

Réponse :

En ce qui a trait à l'essai de l'efficacité des P et P, voici quelques commentaires :

CANAFE a pour politique de laisser l'entité déclarante faire l'essai de ses P et P. Elle peut donc décider de la façon d'en tester l'efficacité (par échantillonnage ou autre). En autant que l'entité déclarante prouve que ses politiques et procédures sont efficaces, la façon de le faire ne nous concerne ne pas.

Date répondue : 2008-09-16

Numéro IP : PI-4348

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(e), 71(2)

Relever d'un conseil de direction

Question :

Y a-t-il une règle qui précise qu'à titre d'institution financière, nous devons signaler à notre conseil de direction, au moins à tous les trimestres, les activités de blanchiment d'argent signalées à CANAFE? S'il existe une règle, pouvez-vous m'indiquer où la trouver?

Réponse :

En termes d'exigences législatives et d'approbation de la direction, voici les exigences législatives :

En vertu du paragraphe 71(2), l'entité doit signaler à un cadre (pas nécessairement le conseil de direction) par écrit les points suivants : examens, mises à jour des politiques et des procédures, statut de mise en œuvre de ces mises à jour.

En vertu de l'alinéa 71(1)b), les politiques et procédures écrites doivent être approuvées par un cadre.

L'autre point est lorsqu'une personne est déterminée être un EPV. L'approbation de la haute direction est requise pour garder le compte ouvert (67.1(1)b)).

Enfin, on mentionne les cadres supérieurs à l'alinéa 50(4)b), mais cela s'applique aux clients mentionnés au paragraphe 50(1) (Système de classification des industries de l'Amérique du Nord).

A-t-on mentionné qu'à titre de pratique exemplaire, une coopérative d'épargne et de crédit doit faire rapport à son conseil de direction?

Date répondue : 2008-09-08

Numéro IP : PI-4336

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(b), 71(2), 67.1(1)(b)

Assujettissement des sociétés d'assurance-vie en vertu de la Loi et du Règlement pour ce qui est du régime de conformité, des DOD et de l'AFR

Question :

Pouvez-vous indiquer si les énoncés ci-dessous sont exacts? Plus précisément, d'après ce que nous comprenons, étant donné que les sociétés d'assurance-vie offrent des produits liés aux accidents et maladies, elles peuvent être visées par la Loi et le Règlement pour ce qui est du régime de conformité, des DOD et de l'AFR. Cependant, étant donné que les produits liés aux accidents et maladies ne sont pas de l'assurance-vie, elles ne seraient pas assujetties aux obligations relatives à l'identification des clients et à la tenue de documents.

  1. Opérations importantes en espèces – chaque fois qu'une société ou un représentant reçoit 10 000 $ ou plus en argent, ils doivent le déclarer au Centre conformément à l'article 17 du Règlement et conserver un relevé d'opération importante en espèces conformément à l'article 18 du Règlement. Cette obligation s'applique aux sociétés d'assurance-vie, aux agents et aux courtiers quel que soit le type de produit acheté.
     
  2. Dossier-client – toute société d'assurance-vie et tout représentant doit tenir un dossier-client pour chaque achat d'une rente immédiate ou différée ou d'une police d'assurance-vie à l'égard de laquelle le client peut verser 10 000 $ ou plus pendant la période visée par la rente ou la police, quel que soit le mode de paiement. Ceci est indiqué au paragraphe 19(1) du Règlement et exclurait toute police exonérée. Le libellé ci-dessus est important puisqu'il indique que l'obligation ne s'applique qu'aux rentes et polices d'assurance-vie. Les produits liés aux accidents et maladies ne sont pas des polices d'assurance-vie, ce qui porterait à croire que les obligations relatives au dossier-client ne s'appliquent pas à des produits liés aux accidents et maladies comme les soins de santé de longue durée, les soins de longue durée, l'invalidité de longue durée ou les maladies graves.
     
  3. Identification des clients – toute société d'assurance-vie et tout représentant doit vérifier l'identité de toute personne qui effectue avec lui, pour son propre compte ou celui d'un tiers, une opération pour laquelle la société ou le représentant doit tenir un dossier-client aux termes de l'article 19 du Règlement. Comme l'obligation d'identifier un client est directement liée à l'obligation de créer un dossier-client, les exigences d'identification des clients ne s'appliquent qu'aux rentes et polices d'assurance-vie autres que celles qui sont exonérées.

Réponse :

  1. Non, l'énoncé ci-dessous selon lequel les exigences de déclaration et de tenue de documents liées à un ROIE s'appliquent quel que soit le type de produit acheté n'est pas vrai - à l'alinéa 17b), il est indiqué que les exigences de déclaration s'appliquent lorsqu'une somme en espèces de 10 000 $ est reçue, sauf si elle se rapporte à une opération visée au paragraphe 62(2) - les opérations visées au paragraphe 62(2) sont : une police exonérée au sens du paragraphe 306(1), une police d'assurance-vie collective n'ayant pas de valeur de rachat, etc.

    L'alinéa 18b) concerne l'obligation de tenue de documents relatifs aux OIE - encore une fois, les opérations d'assurance-vie visées au paragraphe 62(2) sont exonérées.

    Donc, autrement dit, les obligations relatives au relevé d'OIE (déclaration et tenue de documents) ne s'appliquent pas à tous les produits d'assurance-vie.
     

  2. Encore une fois, le paragraphe 19(1) est assujetti aux exceptions prévues au paragraphe 62(2) - et les produits prévus au paragraphe 19(1) sont expressément indiqués - rente immédiate ou différée ou police d'assurance-vie. Donc, oui, ceci indiquerait que les obligations relatives au dossier-client ne s'appliquent pas aux produits liés aux accidents et maladies comme les soins de santé de longue durée, les soins de longue durée, l'invalidité de longue durée ou les maladies graves.
     
  3. Encore une fois, les exemptions relatives à l'identification des clients dans le secteur des biens immobiliers se trouvent au paragraphe 62(2) - donc, oui, identification des clients pour lesquels un dossier-client est conservé en vertu de l'article 19, sous réserve des exceptions prévues à l'article 20.2 (réassurance) et au paragraphe 62(2).

Date répondue : 2008-08-25

Numéro IP : PI-4319

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 62(2), 20.2, 17,18(b),19(1)

Examen des P et P par l'organisme de réglementation

Question :

L'alinéa 71(1)e) du Règlement stipule qu'il doit être établit un mécanisme d'examen visant à évaluer l'efficacité des principes et des mesures, de l'évaluation des risques et du programme de formation — lequel examen doit être effectué aux deux ans par un vérificateur interne ou externe ou, si elle n'en a pas, par elle-même — et conserver les documents à l'appui.

Est-ce que l'examen d'un organisme de réglementation avec lequel nous avons un protocole d'entente (PE) répond aux exigences de l'alinéa 71(1)e) du Règlement?

Réponse :

Non, l'organisme de réglementation n'est pas un vérificateur. Si c'était le cas, les entités déclarantes pourraient être tentées de soutenir que, puisque CANAFE effectue aussi l'examen, l'examen de CANAFE répondrait à l'obligation prévue à l'alinéa 71(1)e) également. Les examens et la vérification visant à évaluer l'efficacité en vertu de l'alinéa 71(1)e) ne s'appliquent pas aux mêmes activités et n'ont pas la même portée.

Date répondue : 2008-07-18

Numéro IP : PI-4282

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(e)

Signification de l'évaluation de l'efficacité

Question :

L'alinéa 71(1)e) du Règlement stipule qu'il doit être établit un mécanisme d'examen visant à évaluer l'efficacité des principes et des mesures, de l'évaluation des risques et du programme de formation — lequel examen doit être effectué aux deux ans par un vérificateur interne ou externe ou, si elle n'en a pas, par elle-même — et conserver les documents à l'appui.

Qu'entendez-vous par «évaluer l'efficacité»?

Réponse :

Cela dépend du secteur et de sa complexité. Même si un échantillonnage n'est pas requis pour un secteur, les secteurs pourraient vouloir en faire un afin d'avoir une meilleure idée de l'efficacité de leurs politiques et procédures relatives aux obligations en matière de tenue de documents et à leur régime d'observation en général. Il incomberait à l'entité déclarante de déterminer la portée de l'examen parce que le Règlement ne précise pas en quoi ce dernier consiste.

Date répondue : 2008-07-18

Numéro IP : PI-4281

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Programme de conformité

Directives : 4

Règlements : 71(1)(e)

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