Interprétations de politiques de CANAFE

Tenue de documents

Signature électronique et fiche-signature

Question :

J'aimerais obtenir des précisions concernant les définitions de « signature » et « fiche-signature » en vertu du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) modifié. Plus précisément, je me demande quelles formes de signatures électroniques CANAFE acceptera-t-il? Par exemple, est-ce que des initiales dactylographiées ou un nom dactylographié seront acceptés à titre de signature électronique valide?

Réponse :

Le Règlement récemment modifié élargit la définition précédente d'une signature pour inclure les signatures électroniques de façon plus générale.

Le paragraphe 1(2) du Règlement définit maintenant une signature comme suit : « S'entend notamment d'une signature électronique ou de tout autre renseignement électronique créé ou adopté par le client d'une personne ou d'une entité visée à l'article 5 de la Loi et que cette personne ou cette entité reconnaît comme étant propre à ce client ». En outre, aux termes du paragraphe 1(2) du Règlement, une fiche-signature « S'entend, à l'égard d'un compte, du document signé par la personne habilitée à donner des instructions à l'égard du compte. Y sont assimilées les données électroniques constituant la signature d'une telle personne ».

Par conséquent, les entités déclarantes peuvent définir ce qui est considéré comme étant une signature. Elle peut être fondée sur des chiffres ou des caractères, ou même sur la voix, dans la mesure où elle est propre au client et qu'un document puisse en être conservé.

Date répondue : 2016-08-15

Numéro IP : PI-6895

Secteur(s) d'activité : Comptables, Notaires de la Colombie-Britannique, Casinos, Négociants en métaux précieux et pierres précieuses, Entités financières, Assureurs-vie, Entreprises de services monétaires, Secteur de l'immobilier, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Règlements : 1(2)

Exigences relatives à une fiche d'opération de change pour une succursale canadienne

Question :

Pourriez-vous confirmer ce qui suit : une succursale canadienne d'une banque étrangère autorisée n'a pas d'obligations de tenue de documents relativement à des opérations de change en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) et de ses règlements connexes?

Réponse :

En ce qui concerne les opérations de change, l'alinéa 14(j) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule que, sous réserve du paragraphe 62(2), toute entité financière doit tenir, « pour chaque opération de change, une fiche d'opération ».

Les renseignements fournis précisent que la succursale canadienne n'a pas de bureau de change et n'effectue pas d'opérations de change avec ses clients et que la banque située à l'extérieur du Canada a également des relations avec certains de ces clients aux fins d'opérations de change. Elle recrute ces clients au moyen de ses propres processus et dispose de ses propres ententes avec ces clients, conformément aux lois applicables du pays étranger, et la succursale canadienne n'a aucune part dans ces relations.

Par conséquent, selon notre compréhension, il semble que la succursale canadienne de la banque n'effectue pas des opérations de change, et n'est donc pas tenue de tenir des fiches d'opérations de change comme le prévoient la Loi et ses règlements connexes.

Date répondue : 2016-08-08

Numéro IP : PI-6891

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Règlements : 14(j)

Ouverture de compte en son nom - exception 62(2)(l)

Question :

Nous nous questionnons relativement à l'application des exceptions prévues aux alinéas 62(2)(j) et 62(2)(l) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) quant à la tenue de documents et à la vérification de l'identité des clients.

À titre de mise en contexte, un cabinet d'avocat agissant pour le compte de son client sollicite notre institution financière pour un dépôt en consignation dans l'attente d'un jugement et notre institution financière doit ouvrir un compte fiduciaire pour un dépôt.

Le titulaire du compte est notre institution financière et les personnes autorisées à agir dedans sont des employés agissant à titre d'officiers fiduciaires et dûment autorisés par les résolutions corporatives. Les sommes déposées sur ce compte ne seront débloquées que sur ordre de jugement du tribunal.

Réponse :

Conformément, le paragraphe 62(2) du Règlement prévoit certaines exceptions relativement aux obligations en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients, nommément :

« j) à l'ouverture d'un compte établi conformément aux exigences de mise en mains tierces d'un organisme canadien de réglementation des valeurs mobilières, d'une bourse des valeurs au Canada ou d'une loi provinciale;

l) si le titulaire ou la personne habilitée à donner des instructions relativement au compte est une entité financière, un courtier en valeurs mobilières, une société d'assurance-vie ou un fonds d'investissement qui est régi par une loi provinciale sur les  valeurs mobilières, à l'ouverture d'un compte ».

Il est important de noter que les entités mentionnées à l'alinéa 62(2)(l) du Règlement sont définies au paragraphe 1(2) du Règlement, de sorte que l'exception ne peut s'appliquer que très précisément.

Selon l'information fournie, il est de notre compréhension que votre entité financière procède à l'ouverture d'un compte en fiducie en son nom, et que les employés, agissant à titre d'officiers fiduciaires dans le cadre de leur fonction au sein de l'entité financière, sont les personnes habilités à donner des instructions relativement au compte. Par conséquent, il semble que l'exception à l'alinéa 62(2)(l) du Règlement s'applique, tant et aussi longtemps que l'entité financière satisfait à toutes les exigences énoncées.

Date répondue : 2016-07-21

Numéro IP : PI-6919

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6

Règlements : 1(2), 62(2)(j), 62(2)(l)

Partie supplémentaire ajoutée à une transaction immobilière

Question :

Nous nous demandons si nous devons obtenir des renseignements sur l'identité du client dans le cas d'une partie supplémentaire qui a été ajoutée à une transaction immobilière acceptée.

Réponse :

Selon l'article 37 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), « Les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi lorsqu'ils agissent à titre d'agents dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers. »

Aux termes de l'alinéa 59.2(1)a) du Règlement, « Sous réserve du paragraphe 62(2) et de l'article 63, tout courtier ou agent immobilier doit prendre les mesures ci-après relativement à toute opération à l'égard de laquelle des documents doivent être tenus en application du paragraphe 39(1) : conformément au paragraphe 64(1), vérifier l'identité de toute personne qui effectue l'opération ».

Le paragraphe 39(1) du Règlement stipule que certains documents doivent être tenus par un courtier ou agent immobilier dans l'exercice d'une activité visée à l'article 37 du Règlement et, aux termes de l'alinéa 39(1)b) du Règlement, « un dossier-client pour chaque vente ou achat de biens immobiliers ».

Par conséquent, pour répondre à votre question, vous devez vérifier l'identité de toute personne qui effectue l'opération, et vous devez conserver les documents requis. Ceci comprend la partie qui a été ajoutée à la transaction, conformément au Règlement.

Date répondue : 2016-07-20

Numéro IP : PI-6879

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 37, 39(1), 59.2(1)a)

Relevé de réception de fonds - exception pour les entités financières et les organismes publics

Question :

  1. Qu'est-ce qui entraîne l'obligation de confirmer l'identité d'une personne dans le cadre d'un relevé de réception de fonds? Est-ce la « personne octroyant les fonds ou la personne qui détient la propriété légale de ceux-ci » dont l'identité doit être confirmée? Plus précisément, de qui doit-on confirmer l'identité relativement au relevé de réception de fonds dans les situations suivantes :
     
    1. fonds sous forme de chèque personnel portant le nom d'une personne, mais transmis en personne par une autre personne;
    2. fonds sous forme de traite bancaire ne portant aucun nom et transmise en personne par une autre personne que le client;
    3. fonds sous forme de chèque personnel portant deux noms et transmis en personne par une troisième personne ou seulement une des personnes dont le nom figure sur le chèque.
       
  2. Est-ce qu'une exception s'applique lorsque les fonds proviennent d'une entité financière ou d'un organisme public? Par exemple, je suis un promoteur et un acheteur me donne un dépôt au moyen d'un télévirement, qui est techniquement un paiement au moyen d'une entité financière (en supposant que l'entité soit admissible), est-ce que cette situation peut faire l'objet d'une exemption? Ou dois-je tenir un relevé de réception de fonds?

Réponse :

Les courtiers et les agents immobiliers, lorsqu'ils participent à la vente ou à l'achat de biens immobiliers, doivent tenir certains documents en vertu du paragraphe 39(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement). Un de ces documents est le relevé de réception de fonds. Celui-ci est requis à l'égard de chaque somme qu'il reçoit au cours d'une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public.

Selon le paragraphe 1(2) du Règlement, le relevé de réception de fonds est un « document comportant, à l'égard de la réception de fonds dans le cadre d'une opération, les renseignements suivants :

a) s'ils ne peuvent être facilement obtenus d'autres documents tenus et conservés en application du présent règlement par le destinataire, le nom de la personne ou de l'entité qui remet de fait la somme, ainsi que les renseignements suivants : (i) s'il s'agit d'une somme reçue d'une personne, son adresse, sa date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession; (ii) s'il s'agit d'une somme reçue d'une entité, son adresse et la nature de son entreprise principale;

b) la date de l'opération;

c) pour chaque compte touché par l'opération, le numéro du compte, le type de compte, le nom au complet de chaque titulaire du compte et la devise dans laquelle l'opération est effectuée;

d) le détail de l'opération et son objet, notamment le nom des autres personnes ou entités en cause et le type et le mode d'opération;

e) si les fonds sont reçus en espèces, la manière dont ils sont reçus, notamment par véhicule blindé, en personne ou par courrier; f) le montant total de la somme reçue et la devise en cause ».

  1. L'alinéa 59.2(1)a) du Règlement indique que « tout courtier ou agent immobilier doit prendre les mesures ci-après relativement à toute opération à l'égard de laquelle des documents doivent être tenus en application du paragraphe 39(1) : a) conformément au paragraphe 64(1), vérifier l'identité de toute personne qui effectue l'opération ».

    Par conséquent, lorsqu'il est nécessaire de tenir un relevé de réception de fonds, le courtier ou agent immobilier doit vérifier l'identité de la personne qui transmet les fonds, ou qui effectue l'opération, plutôt que de celle qui détient la propriété légale des fonds. Je crois que cette information répond aussi à votre question à savoir ce que signifie « effectué l'opération » pour déterminer qui doit faire l'objet du relevé de réception de fonds.

    Comme expliqué précédemment, selon l'alinéa 59.2(1)a) du Règlement, dans les trois cas, pourvu que le courtier ou agent immobilier reçoive les fonds (c.-à-d. qu'il soit le destinataire du chèque personnel ou de la traite bancaire), le relevé de réception de fonds doit être rempli relativement à la personne qui transmet les fonds en personne.
     

  2. Les alinéas 39(1)a) et 39.7(1)a) du Règlement s'appliquent aux courtiers ou agents immobiliers et aux promoteurs respectivement. Ces dispositions stipulent qu'ils doivent tenir un relevé de réception de fonds à l'égard de chaque somme reçue au cours d'une seule opération, à moins que la somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public.

Dans ce contexte, la référence à l'entité financière ou à l'organisme public concerne les situations où l'entité financière ou l'organisme public est le client dans l'opération immobilière. Cette exception ne s'applique qu'aux situations où les fonds reçus « d'une entité financière ou d'un organisme public » proviennent d'une entité financière ou d'un organisme public, c'est-à-dire que les fonds doivent appartenir à l'entité financière ou à l'organisme public qui les transmet au courtier, à l'agent ou au promoteur immobilier visé par les obligations liées au relevé de réception de fonds. Si les fonds sont reçus d'une personne ou d'une entité qui n'est pas une entité financière ou un organisme public, ils ne sont donc pas reçus d'une entité financière ou d'un organisme public. Par exemple, si une personne transmet à un courtier immobilier une traite bancaire, les fonds sont reçus de cette personne et non de l'entité financière.

En ce qui concerne l'exemple que vous avez fourni, si vous êtes un promoteur immobilier et qu'un acheteur vous donne un dépôt par télévirement d'une entité financière, les fonds appartiennent à l'acheteur et sont donc réputés avoir été reçus de l'acheteur et non de l'entité financière. Par conséquent, les obligations liées au relevé de réception de fonds s'appliquent au promoteur immobilier dans ce scénario.

Date répondue : 2016-06-29

Numéro IP : PI-6432

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 1(2), 39(1), 39.7(1)(a), 59.2(1)(a)

Obligations liées à l'utilisation d'une procuration

Question :

Quelles sont les obligations des entités financières relativement à la tenue d'une fiche-signature lors de l'ouverture d'un compte? Et quelles sont les obligations concernant la vérification de l'identité d'une personne absente, en particulier lorsqu'une procuration est utilisée?

  1. Qui doit signer la fiche-signature? Seulement la personne qui détient la procuration, seulement le titulaire du compte ou les deux?
  2. Qu'est-ce qu'un produit d'identification indépendant et fiable qui est fondé sur les renseignements personnels à l'égard de la personne et sur ses antécédents canadiens de crédit? Pouvez-vous me donner un exemple?
  3. Est-il possible d'utiliser une procuration signée par un notaire québécois comme attestation, même si elle ne comprend pas de photocopie d'un document d'identification?

Réponse :

  1. 1. L'alinéa 14a) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule que sous réserve du paragraphe 62(2), toute entité financière doit tenir pour chaque compte qu'elle ouvre, la fiche-signature de chaque titulaire du compte. En vertu du paragraphe 1(2) du Règlement, s'entend de fiche-signature « quant à un compte, tout document qui est signé par une personne habilitée à agir à l'égard de celui-ci ». Par conséquent, les personnes qui signent la fiche-signature sont celles autorisées à donner des instructions à l'égard de ce compte en particulier. Si les deux personnes peuvent effectuer des opérations sur le compte, les deux personnes doivent signer la fiche-signature.

    Cela dit, si la personne souhaitant ouvrir le compte ne signe pas la fiche-signature, elle doit être considérée comme un tiers et la tenue d'un dossier est nécessaire. Conformément au paragraphe 9(1) du Règlement, toute personne ou entité qui doit tenir une fiche-signature en application du présent règlement doit, lors de l'ouverture du compte, prendre des mesures raisonnables pour établir si le compte est destiné à être utilisé par un tiers ou en son nom. Si le tiers est un individu, il faut conserver un document où sont consignés ses nom, adresse et date de naissance et la nature de son entreprise principale ou de sa profession. Un tiers est une personne ou une entité qui charge une autre personne d'effectuer une opération dans un compte. Il ne s'agit pas nécessairement de la personne qui est titulaire du compte ou qui profite de l'argent, mais plutôt de la personne qui donne des instructions concernant la gestion de l'argent.
     

  2. Pour vérifier l'identité d'une personne lorsque celle-ci est absente, le sous-alinéa 64(1)b)(ii) du Règlement précise que l'identification en l'absence de la personne est possible au moyen de l'une des combinaisons de méthodes d'identification figurant à la partie A de l'annexe 7.

    En vertu de la partie A de l'annexe 7, une des méthodes possibles est la méthode liée au produit d'identification. Cette dernière prévoit l'utilisation d'un produit d'identification indépendant et fiable qui est fondé sur les renseignements personnels à l'égard de la personne et sur ses antécédents canadiens de crédit, ceux-ci devant remonter à au moins six mois. Bien que je ne puisse pas vous orienter vers un produit précis, un produit d'identification s'entend d'un produit offert par une entreprise indépendante, qui prévoit de poser une série de questions précises à partir des antécédents canadiens en matière de crédit de la personne (au moins six mois d'antécédents). Il faut que les questions soient si précises que seule la personne concernée puisse y répondre. Cette méthode doit toujours être utilisée en combinaison avec une autre méthode figurant à l'annexe 7 du Règlement.

    En outre, l'alinéa 67e) du Règlement exige que les renseignements suivants soient conservés si l'identité est vérifiée au moyen d'un produit d'identification : le nom de la personne, le nom du produit d'identification et de l'entité qui l'offre, le numéro de référence de la recherche et la date où le produit a été utilisé pour la vérification. Par conséquent, le produit d'identification utilisé pour cette méthode doit aussi fournir tous ces renseignements.
     

  3. Un peu comme la méthode liée au produit d'identification, la méthode de l'attestation peut être utilisée pour vérifier l'identité d'une personne lorsque celle-ci est absente. Selon la partie A de l'annexe 7, la méthode de l'attestation prévoit l'obtention auprès d'un commissaire à l'assermentation au Canada ou d'un répondant au Canada d'une attestation établissant que l'un ou l'autre a vu l'un des documents visés à l'alinéa 64(1)a) du Règlement. Parmi ces documents se trouvent le certificat de naissance, le permis de conduire, la carte d'assurance-maladie provinciale (si un tel usage n'est pas interdit aux termes de la loi provinciale applicable), le passeport ou tout document semblable. L'attestation doit être produite sous forme de photocopie lisible du document (si l'usage de celui-ci n'est pas interdit aux termes de la loi provinciale applicable) et elle doit comprendre les nom, profession et adresse de la personne fournissant l'attestation; sa signature; et les type et numéro de référence du document d'identification fourni par la personne.

À cette fin, le paragraphe 3(2) de l'annexe 7 indique qu'« est un répondant la personne qui exerce au Canada l'une des professions suivantes :

  1. dentiste;
  2. médecin;
  3. chiropraticien;
  4. juge;
  5. magistrat;
  6. avocat;
  7. notaire (au Québec);
  8. notaire public;
  9. optométriste;
  10. pharmacien;
  11. comptable professionnel (APA [auditeur public accrédité], CA [comptable agréé], CGA [comptable général licencié], CMA [comptable en management accrédité], PA [comptable public] ou RPA [comptable public enregistré]);
  12. ingénieur (P.Eng. [dans une province autre que le Québec] ou ing. [au Québec]);
  13. vétérinaire ».

Bien qu'un notaire au Québec soit considéré comme un répondant au Canada, une procuration signée n'est pas une attestation et elle n'est donc pas acceptée pour cette méthode.

Date répondue : 2016-06-23

Numéro IP : PI-6428

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 1(2), 9(1), 14(a), 64(1)(b)(ii), 67e), Schedule 7

Ouverture d'un compte dans le cas d'un prêt consortial

Question :

Que considère-t-on comme étant une ouverture de compte dans le cas d'un prêt consortial? Plus précisément, nous aimerions savoir si, dans le cas d'un prêt consortial, le client est réputé ouvrir un compte avec toutes les banques participantes ou seulement avec la banque entretenant la relation de premier plan avec le client?

Réponse :

Le terme « compte » n'est pas défini dans la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) ou les règlements connexes. Bien que l'ouverture d'un compte dans le but de détenir les avoirs du client soit perçue comme un processus d'ouverture d'un compte, CANAFE est d'avis que dans d'autres cas, il revient généralement à l'entité déclarante de déterminer si un compte a été ouvert ou non. D'ordinaire, les entités financières possèdent leurs propres politiques et procédures et, par conséquent, elles savent s'il y a eu une « ouverture d'un compte ». Il est important de noter qu'aucun dépôt financier n'est obligatoire. Dans les cas autres que les comptes de dépôt, CANAFE respecte généralement la décision de l'entité à savoir si un compte a été ouvert ou non.  

En tant qu'entités déclarantes, assujetties à la Loi et aux règlements connexes, les entités financières sont obligées de respecter certaines obligations en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité du client lorsqu'elles ouvrent des comptes pour des clients. Dans le cas des prêts consortiaux, les obligations relatives à l'identification du client et à la tenue de documents s'appliquent à toutes les entités financières, participant au prêt consortial, qui ouvrent des comptes.

Dans de tels cas, et si nécessaire pour respecter les obligations liées à la vérification de l'identité du client indiquées au paragraphe 64(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), chaque banque participante ainsi que la banque ayant établi une relation de premier plan avec le client peut conclure une entente écrite ou un accord de façon à ce que toutes les banques participantes puissent se fonder sur les renseignements recueillis par la banque entretenant une relation de premier plan avec le client. Il incombe alors aux banques participantes d'obtenir les renseignements sur le client auprès de la banque entretenant la relation de premier plan en vertu de l'entente ou de l'accord.

Date répondue : 2016-05-06

Numéro IP : PI-6421

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 64(1)

Quand refuser une opération?

Question :

Si une personne, souhaitant faire une offre sur une propriété, ne s'est pas conformée à la demande de vérification de l'identité du courtier immobilier, que ce soit par incompréhension ou pour une autre raison, le courtier immobilier doit-il refuser l'offre?

Réponse :

Tout courtier ou agent immobilier est assujetti à la partie 1 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) lorsqu'il agit à titre d'agent dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers. Lorsqu'assujetti à la Loi, le courtier ou l'agent immobilier doit tenir les documents suivants :
a) un relevé de réception de fonds à l'égard de chaque somme qu'il reçoit au cours d'une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public;
b) un dossier-client pour chaque achat ou vente de biens immobiliers;
c) s'agissant d'un relevé de réception de fonds ou d'un dossier-client à l'égard d'une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l'agent immobilier.

Si le courtier ou l'agent immobilier reçoit une somme en espèces de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, il doit alors conserver un relevé d'opération importante en espèces au lieu d'un relevé de réception de fonds.

Conformément au paragraphe 59.2(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, pour l'un ou l'autre des points ci-dessus, le courtier ou l'agent immobilier doit vérifier l'identité de tout personne qui effectue l'opération, et, conformément aux articles 65 et 66 respectivement, doit vérifier l'existence de toute personne morale ou entité autre qu'une personne morale pour le compte de laquelle l'opération est effectuée.

S'il s'agit d'une personne morale, le courtier ou l'agent immobilier doit aussi vérifier la dénomination sociale et l'adresse de toute personne morale, de même que les noms de ses administrateurs.

Ni la Loi ni les règlements connexes n'indiquent quand une opération immobilière peut ou non être exécutée, mais tout courtier ou agent immobilier qui agit à titre d'agent pour l'achat ou la vente d'une propriété sans créer et tenir à jour les documents nécessaires, ou sans vérifier l'identité du client, comme décrit plus haut, est en situation de non-conformité avec les obligations de la Loi et des règlements connexes ainsi qu'avec la partie 1 de la Loi, ce qui peut donner lieu à des sanctions pénales ou à des pénalités administratives.

Date répondue : 2016-03-30

Numéro IP : PI-6410

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 1(2), 39(1), 59.2(1), 64(1)(a)

Loi : Part 1

Existence d'une personne morale et vérification de l'identité des clients

Question :

Quel type de document est suffisant pour prouver l'existence d'une personne morale? Aussi, pourriez-vous confirmer qu'il n'est pas nécessaire de vérifier de nouveau l'identité du client à la conclusion de l'opération?

Réponse :

Tout courtier ou agent immobilier est assujetti à la partie 1 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) lorsqu'il agit à titre d'agent dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers. Lorsqu'assujetti à la Loi, le courtier ou l'agent immobilier doit tenir les documents suivants :
a) un relevé de réception de fonds à l'égard de chaque somme qu'il reçoit au cours d'une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public;
b) un dossier-client pour chaque achat ou vente de biens immobiliers;
c) s'agissant d'un relevé de réception de fonds ou d'un dossier-client à l'égard d'une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l'agent immobilier.

Si le courtier ou l'agent immobilier reçoit une somme en espèces de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, il doit alors conserver un relevé d'opération importante en espèces au lieu d'un relevé de réception de fonds.

Conformément au paragraphe 59.2(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, pour tous les points ci-dessus, le courtier ou l'agent immobilier doit vérifier l'identité de toute personne qui effectue l'opération, et, conformément aux articles 65 et 66 respectivement, doit vérifier l'existence de toute personne morale ou entité autre qu'une personne morale pour le compte de laquelle l'opération est effectuée. S'il s'agit d'une personne morale, le courtier ou l'agent immobilier doit aussi vérifier la dénomination sociale et l'adresse de la personne morale, ainsi que les noms de ses administrateurs.

Comme expliqué dans la ligne directrice 6B de CANAFE : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Secteur de l'immobilier, pour confirmer l'existence d'une personne morale ainsi que sa dénomination sociale et son adresse, une entité déclarante peut consulter l'un ou l'autre des documents suivants :

  • le certificat de constitution de la personne morale;
  • un document qui doit être déposé chaque année en vertu des lois provinciales sur les valeurs mobilières;
  • tout autre document qui confirme l'existence de la personne morale (p. ex., le rapport annuel de la personne morale signé par un cabinet indépendant de vérificateurs, une lettre ou un avis de cotisation de la personne morale émis par un gouvernement municipal, provincial, territorial ou fédéral).

Lorsqu'un courtier ou un agent immobilier est aussi tenu de conserver en guise de document une copie de l'extrait des registres officiels de la personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération, CANAFE suggère de se référer à une attestation de fonction, à des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les agents dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président, le contrôleur, etc.

Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération, et que ces changements étaient en vigueur au moment où la conservation du document était requise, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Comme vous le remarquerez, les exemples fournis dans les lignes directrices de CANAFE sont différents pour chaque exigence (confirmation d'existence et pouvoir de lier la personne morale), mais si un document satisfait aux deux exigences, le courtier ou l'agent immobilier pourra l'utiliser.

Pour ce qui est de votre question sur la vérification de l'identité, comme expliqué plus haut, le courtier ou l'agent immobilier est tenu de vérifier l'identité en vue de la tenue de certains documents. De plus, l'identité doit être vérifiée, sauf certaines exceptions, si le courtier ou l'agent immobilier soumet une déclaration d'opération importante en espèces ou une déclaration d'opération douteuse. Si le courtier ou l'agent immobilier vérifie l'identité de la personne au moyen de son certificat de naissance, permis de conduire, carte d'assurance-maladie provinciale (si un tel usage n'est pas interdit aux termes de la loi provinciale applicable), passeport ou tout autre document semblable, ce document doit être valide et non expiré au moment utilisé. Il n'existe pas de règle particulière exigeant de vérifier à nouveau l'identité de votre client à la clôture de l'opération, à moins qu'un autre élément suscite une telle obligation (réception de fonds, opération importante en espèces, dossier-client, etc.). Si l'une de ces autres obligations suscite la nécessité de vérifier de nouveau l'identité du client à la clôture de l'opération, et si le courtier ou l'agent immobilier vérifie l'identité de la personne au moyen de son certificat de naissance, permis de conduire, carte d'assurance-maladie provinciale (si un tel usage n'est pas interdit aux termes de la loi provinciale applicable), passeport ou tout autre document semblable, ce document doit être valide et non expiré au moment utilisé.

Date répondue : 2016-03-30

Numéro IP : PI-6409

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 1(2), 39(1), 59.2(1)

Loi : Part 1

Obligations relatives à l'immobilier en vertu de la Loi

Question :

  1. En cas de vérification, jusqu'où doivent remonter l'accessibilité et la disponibilité de nos dossiers?
  2. Qu'arrive-t-il si la vente est annulée et que les renseignements sur l'acheteur n'ont pas été obtenus avant l'annulation de la vente?
  3. Une opération est considérée comme une « opération commerciale » seulement si deux opérations ont eu lieu?

Réponse :

Tout courtier ou agent immobilier est assujetti à la partie 1 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) lorsqu'il agit à titre d'agent dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers. Lorsqu'assujetti à la Loi, le courtier ou l'agent immobilier doit tenir les documents suivants :
a) un relevé de réception de fonds à l'égard de chaque somme qu'il reçoit au cours d'une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public;
b) un dossier-client pour chaque achat ou vente de biens immobiliers;
c) s'agissant d'un relevé de réception de fonds ou d'un dossier-client à l'égard d'une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l'agent immobilier.

Si le courtier ou l'agent immobilier reçoit une somme en espèces de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, il doit alors conserver un relevé d'opération importante en espèces au lieu d'un relevé de réception de fonds. Il doit aussi soumettre une déclaration d'opération importante en espèces pour la somme reçue en espèces.

Enfin, un courtier ou un agent immobilier doit envoyer une déclaration d'opération douteuse lorsqu'il existe des motifs raisonnables de soupçonner qu'une opération financière, qu'on a effectuée ou tentée, est liée à la perpétration, réelle ou tentée, d'une infraction de recyclage des produits de la criminalité ou d'une infraction de financement des activités terroristes. Contrairement à tous les autres types d'obligations de déclaration, la déclaration d'opération douteuse n'est associée à aucun seuil monétaire. Un document doit être conservé pour cette déclaration.

Conformément au paragraphe 59.2(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), pour tous les points ci-dessus, le courtier ou l'agent immobilier doit vérifier l'identité de toute personne qui effectue l'opération, et, conformément aux articles 65 et 66 respectivement, doit vérifier l'existence de toute personne morale ou entité autre qu'une personne morale pour le compte de laquelle l'opération est effectuée. S'il s'agit d'une personne morale, le courtier ou l'agent immobilier doit aussi vérifier la dénomination sociale et l'adresse de la personne morale, ainsi que les noms de ses administrateurs.

Si une déclaration d'opération importante en espèces est exigée, le courtier ou l'agent immobilier doit vérifier l'identité de toute personne qui effectue l'opération. Par ailleurs, si une déclaration d'opération douteuse est exigée, le courtier ou l'agent immobilier doit vérifier l'identité de toute personne qui effectue, ou tente d'effectuer, l'opération, à moins que le courtier ou l'agent immobilier croie que le fait de vérifier l'identité de la personne informerait cette dernière que l'opération fait l'objet d'une déclaration.

1. Conformément à l'article 68 du Règlement, le courtier ou l'agent immobilier doit tenir les documents suivants et les conserver pendant au moins cinq ans :

  • Les dossiers-clients et les documents utilisés pour confirmer l'existence d'une entité (y compris une personne morale) doivent être conservés pendant cinq ans suivant la date à laquelle la dernière opération commerciale a été effectuée.
  • Les copies de déclarations d'opérations douteuses doivent être conservées pendant au moins cinq ans à compter de la date où la déclaration a été soumise.
  • Tous les autres documents doivent être conservés pendant au moins cinq ans à compter de la date où ils ont été créés.

2. Le courtier ou l'agent immobilier qui agit à titre d'agent pour l'achat ou la vente d'une propriété sans créer et tenir les documents nécessaires, ou sans vérifier l'identité du client, comme décrit plus haut, est en situation de non-conformité avec les obligations de la Loi et des règlements connexes. Par exemple, si un courtier ou un agent immobilier a reçu 10 000 $ en espèces, il doit créer et conserver un relevé d'opération importante en espèces, et produire une déclaration d'opération importante en espèces, que l'achat ou la vente de la propriété s'effectue ou non.

3. Une relation d'affaires est établie lorsqu'un courtier ou un agent immobilier effectue deux opérations ou plus à l'égard desquelles il doit vérifier l'identité d'une personne, ou qu'il doit confirmer l'existence de la personne morale ou de l'entité autre qu'une personne morale, au cours d'une période de cinq ans. Une fois qu'une relation d'affaires est établie avec une personne ou une entité, vous devez :

  • assurer un contrôle continu de votre relation d'affaires avec votre client;
  • consigner dans un document les mesures que vous prenez pour surveiller votre relation d'affaires et l'information que vous obtenez.

Date répondue : 2016-03-30

Numéro IP : PI-6408

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 1(2), 39(1), 59.2(1), 68

Loi : Part 1

Fiducie de placement immobilier et exception sous 62(2)

Question :

Est-ce qu'une fiducie de placement immobilier, bien qu'elle ne soit pas une personne morale, peut se qualifier pour l'exception décrite à l'alinéa 62(2)(m) du Règlement, sachant qu'elle respecte les autres critères mentionnés à cet alinéa (c.-a.-d. un actif net de 75 000 000$ ou plus, dont les actions sont cotées dans une bourse de valeurs au Canada et qui exerce ses activités dans un pays membre du Groupe d'action financière (GAFI))?

À défaut, est-ce que la fiducie de placement immobilier peut sa qualifier comme un fonds d'investissement qui est régi par une loi provinciale sur les valeurs mobilières, tel que décrit à l'alinéa 62(2)(l) du Règlement?

Réponse :

Il a été déterminé que les fiducies de placements immobiliers ne sont ni des organismes publics ni des personnes morales. Ainsi, bien qu'elles peuvent satisfaire aux autres exigences de l'alinéa 62(2)m), c'est-à-dire si elles ont des actifs nets, si elles ont des actions cotées dans une bourse de valeurs applicables, et si elles exercent leurs activités dans un pays membre du GAFI, une entité déclarante ne peut pas appliquer l'alinéa 62(2)m) du Règlement parce que la fiducie de placements immobiliers ne satisfait pas à toutes les exigences.

Cela dit, je crois comprendre que les fiducies de placements immobiliers sont régies par les lois provinciales sur les valeurs mobilières. Ainsi, une entité déclarante pourrait appliquer l'exception mentionnée à l'alinéa 62(2)l) du Règlement selon laquelle certains articles et paragraphes du Règlement ne s'appliquent pas en ce qui a trait à l'ouverture d'un compte au nom de ou si titulaire ou la personne habilitée à donner des instructions relativement au compte est une entité financière, un courtier en valeurs mobilières, une société d'assurance-vie ou un fonds d'investissement qui est régi par une loi provinciale sur les valeurs mobilières.

Date répondue : 2016-03-17

Numéro IP : PI-6404

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 62(2)(l),(m)

Qui doit soumettre une déclaration à CANAFE - société de prêts automobiles

Question :

Les exigences de CANAFE en matière de tenue de documents et de déclaration s'appliquent-elles à une société de financement indépendante qui n'est pas considérée au titre d'« entité financière » (comme les banques, c'est-à-dire celles indiquées aux annexes I ou II de la Loi sur les banques, ou aux banques étrangères autorisées en ce qui a trait à leurs activités au Canada, aux caisses de crédit, caisses populaires, coopératives de services financiers, centrales de caisses de crédit (lorsqu'elles offrent des services financiers à quiconque autre qu'une entité membre de la centrale de caisses de crédit), sociétés de fiducie, sociétés de prêts et mandataires de l'État qui acceptent les dépôts. Par exemple, une société de prêts automobiles?

Réponse :

CANAFE applique la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et ses règlements connexes, et s'assure que les entités assujetties à la Loi et aux règlements connexes respectent leurs obligations juridiques.

En vertu de l'article 5 de la Loi, les secteurs assujettis à la Loi et aux règlements connexes sont entre autres les comptables, les notaires de la Colombie-Britannique, les casinos, les négociants en métaux précieux et pierres précieuses, les compagnies d'assurance-vie, les courtiers et agents d'assurance-vie, les courtiers ou agents immobiliers, les courtiers en valeurs mobilières et les entités financières. 

En vertu du paragraphe 1(2) du Règlement, on entend par entité financière une banque étrangère autorisée, au sens de l'article 2 de la Loi sur les banques, dans le cadre de ses activités au Canada ou une banque régie par cette loi, une coopérative de crédit, une caisse d'épargne et de crédit ou une caisse populaire régie par une loi provinciale, une association régie par la Loi sur les associations coopératives de crédit, une coopérative de services financiers, une centrale de caisses de crédit, une société régie par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt, ou une société de fiducie ou une société de prêt régie par une loi provinciale.

Une entité qui ne fait pas partie d'un secteur assujetti à la Loi n'a pas l'obligation de tenir de documents ou de transmettre des déclarations à CANAFE conformément à la Loi et aux règlements connexes. 

Date répondue : 2016-02-18

Numéro IP : PI-6395

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Autre, Tenue de documents

Directives : 1(5.2), 6G

Règlements : 1(2)

Loi : Part 1

Exigences relatives à l'adresse physique du client

Question :

Afin d'assurer un contrôle continu, les entités déclarantes sont-elles tenues d'obtenir l'adresse physique du client?

Réponse :

En vertu du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), toute caisse de crédit doit respecter les obligations suivantes lors de l'ouverture d'un compte :

  1. pour chaque compte qu'elle ouvre, la fiche-signature de chaque titulaire du compte [paragraphe 14(a) du Règlement];
  2. vérifier l'identité de toute personne qui signe une fiche-signature à l'ouverture d'un compte [paragraphe 54(1) du Règlement];
  3. tenir un document où sont consignés le nom, l'adresse, la date de naissance du client ainsi que la nature de son entreprise principale ou sa profession, selon le cas (renseignements relatifs à l'identité des clients) [paragraphe 14(c) du Règlement].

Nous avons déjà indiqué qu'une case postale ne constitue pas une adresse valide ou légitime, puisqu'il s'agit tout simplement d'une boîte attribuée par le bureau de poste pour la réception du courrier. L'adresse requise aux fins du Règlement est l'adresse physique du client.

Une fois l'identité du signataire vérifiée, l'ouverture d'un compte entraîne l'établissement d'une relation d'affaires dont l'entité est tenue d'assurer le contrôle continu [alinéa 54.3(1)(a)du Règlement]. Cela signifie que la caisse de crédit a l'obligation de surveiller les relations d'affaires qu'elle entretient avec ses clients sur une base périodique, notamment afin de tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients. Étant donné que les renseignements sur l'identité du client comprennent l'adresse, la caisse de crédit doit effectuer un contrôle permanent afin de tenir cette information à jour.

Date répondue : 2016-01-22

Numéro IP : PI-6386

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(a), 14c), 54(1), 54.3(1)(a)

Registres publics des provinces

Question :

En vertu de l'article 20 et l'alinéa 23(1)b) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), quelles sont les exigences relatives à la tenue d'une copie de l'extrait des registres officiels pour les sociétés d'assurance-vie et les courtiers en valeurs mobilières? Plus spécifiquement, l'extrait des registres publics peut-il être valablement considéré en tant que copie de l'extrait des registres officiels de la personne morale, aux fins de l'ouverture d'un compte auprès d'un courtier en valeurs mobilières et/ou l'achat d'un produit d'assurance auprès d'un assureur?

Réponse :

En vertu de l'article 20 du Règlement, « sous réserve de l'article 20.2, toute société d'assurance-vie ou tout représentant d'assurance-vie qui tient un dossier-client en application du paragraphe 19(1) doit, si le client est une personne morale, tenir une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec la société d'assurance-vie ou le représentant d'assurance-vie, si cette copie d'extrait est obtenue dans le cours normal de ses activités ».

De même, l'alinéa 23(1)b) du Règlement stipule que « Sous réserve du paragraphe 62(2), tout courtier en valeurs mobilières doit tenir les documents suivants […] pour chaque compte qu'il ouvre au nom d'une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de celles-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte ».

À ce sujet, concernant les types de documents considérés comme des registres officiels, CANAFE a indiqué antérieurement qu'il peut s'agir d'une attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les agents dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président, le contrôleur, etc. Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant au compte au moment de l'ouverture du compte et que ces changements étaient en vigueur au moment de l'ouverture du compte, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document. Également, il est impératif que le document démontre une disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec la société d'assurance-vie ou quant au compte avec le courtier en valeurs mobilières.

Ainsi, concernant la copie de l'extrait des registres publics, tant et aussi longtemps que figure, sur la copie de l'extrait du registre utilisé, des dispositions portant sur le pouvoir de lier la personne morale au compte, les exigences présentes à l'article 20 et à l'alinéa 23(1)b) du Règlement seront remplies.

Date répondue : 2015-08-21

Numéro IP : PI-6347

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6A, 6E

Règlements : 20, 23(1)b)

Le cours normal des activités

Question :

À l'article 20 du Règlement on peut y lire : (…) si le client est une personne morale, tenir une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec la société d'assurance-vie ou le représentant d'assurance-vie, si cette copie d'extrait est obtenue dans le cours normal de ses activités.

Je ne suis pas sûr de comprendre la fin de l'article : « si cette copie d'extrait est obtenue dans le cours normal de ses activités. ». Qu'est-ce que l'on veut dire exactement ?

Réponse :

L'article 20 du Règlement stipule que « Sous réserve de l'article 20.2, toute société d'assurance-vie ou tout représentant d'assurance-vie qui tient un dossier-client en application du paragraphe 19(1) doit, si le client est une personne morale, tenir une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec la société d'assurance-vie ou le représentant d'assurance-vie, si cette copie d'extrait est obtenue dans le cours normal de ses activités ».

La détermination à savoir si la copie d'extrait est obtenue dans le cours normal des activités est toujours une question de faits. Cependant, nous comprenons cette expression comme voulant dire que la copie d'extrait est obtenue dans le cadre des activités faisant partie du modèle d'affaires de l'entité. Essentiellement, si la copie de l'extrait est obtenue dans le cadre d'accomplir d'autres obligations en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) et de ses règlements connexes, ou si elle est obtenue dans le cours des opérations quotidiennes de l'entreprise en dehors des exigences de la Loi, la société d'assurance-vie ou le représentant d'assurance-vie est requis de garder une copie. Ainsi, une copie doit être conservée si la société d'assurance-vie ou le représentant d'assurance-vie reçoit ce document à tout moment et pour n'importe quel raison dans le cadre de ses services offerts aux clients. Toutefois, il est à noter qu'il se peut que la société d'assurance-vie ou le représentant d'assurance-vie n'obtienne pas une copie d'extrait. Néanmoins, si cette copie d'extrait existe et qu'elle est obtenue, dans le cours normal des activités, la copie d'extrait doit être conservée.

Date répondue : 2015-07-23

Numéro IP : PI-6331

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6A

Règlements : 20

Exigences concernant le relevé de réception de fonds

Question :

Nous nous interrogeons sur les attentes de CANAFE lorsqu'un client remet un chèque à un courtier représentant un acheteur alors que le chèque est libellé au nom de quelqu'un d'autre que le courtier de l'acheteur (par exemple le courtier du vendeur qui est responsable de l'inscription).

  1. Lorsque les fonds sont remis sous forme d'un chèque à l'ordre de l'agent du vendeur et que l'acheteur et le vendeur sont représentés par des agents, est-ce qu'aucun agent n'est tenu de remplir un relevé de réception de fonds?
  2. À l'inverse, si les fonds sont remis sous forme d'un chèque à l'ordre de l'agent du vendeur et que l'acheteur et le vendeur sont tous deux représentés par des agents, celui représentant le vendeur doit remplir un relevé de réception de fonds (l'opposé du cas dans lequel le chèque est libellé au nom de l'agent de l'acheteur, auquel cas nous croyons savoir que le courtier de l'acheter remplira le relevé de réception de fonds conformément à l'article 39(4) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes?)
  3. Lorsque les fonds sont remis sous forme d'un chèque à l'ordre du vendeur et qu'uniquement l'acheteur est représenté par un agent, est-ce qu'aucun relevé de réception de fonds ne doit être conservé?
  4. Votre réponse aux questions ci-dessus change-t-elle si au bout du compte le chèque n'est pas encaissé (par exemple, l'entente échoue)?
  5. Pouvez-vous donner d'autres exemples de ce que CANAFE entend par « agit seulement à titre de messager ».

Réponse :

L'article 37 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) prévoit à cet égard que les courtiers ou les agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) lorsqu'ils agissent à titre d'agents dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers. L'alinéa 39(1)a) du Règlement exige qu'un courtier ou agent immobilier, assujetti au Règlement, conserve un relevé de réception de fonds à l'égard de chaque somme qu'il reçoit au cours d'une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public.

Si un courtier ou un agent immobilier n'encaisse aucun fond dans le cadre d'une seule opération (par exemple le chèque est libellé au nom d'une autre personne ou entité participant à l'opération, ou aucune somme n'est échangée), le relevé de réception de fonds n'est pas exigé. Toutefois, cela ne s'applique pas dans les cas où un chèque est adressé à l'agent du vendeur ou au courtier de l'agent du vendeur, car le paragraphe 39(4) indique que « Si deux ou plusieurs parties sont représentées par des courtiers ou agents immobiliers et que l'un de ces derniers reçoit des fonds, à l'égard de l'opération, d'une partie qu'il ne représente pas, mais qui est représentée par un autre de ces courtiers ou agents immobiliers, il incombe à celui représentant la partie de laquelle les fonds sont reçus de tenir le relevé de réception de fonds visé à l'alinéa (1)a) et, s'il y a lieu, la copie visée à l'alinéa (1)c). » Cela réduit le besoin pour un agent de vérifier l'identité d'une personne dont il a reçu des fonds sans entretenir de relations avec elle, et rend moins nécessaire le besoin de conserver un document.

Voici les réponses à vos questions :

  1. Conformément au paragraphe 39(4) du Règlement, lorsque les deux parties sont représentées par un agent et que les fonds sont sous forme d'un chèque adressé à l'agent du vendeur, c'est à l'agent de l'acheteur qu'il incombe de remplir le relevé de réception de fonds.
  2. Voir la réponse à la Q1.
  3. Si les fonds sont remis directement au vendeur et que celui-ci n'est pas une entité déclarante soumise à la Loi, aucun relevé de réception de fonds n'est exigé.
  4. Conformément à l'alinéa 39(1)(a), un courtier ou un agent immobilier doit conserver un relevé de réception de fonds « à l'écart de chaque somme qu'il reçoit ». Donc, dans les cas où un relevé de réception de fonds est exigé, il doit être rempli au moment de la réception du chèque et non pas de son encaissement.
  5. Cette terminologie sert simplement à montrer que l'agent remet en personne le paiement pour le compte de son client (par exemple lorsqu'il remet un chèque au bénéficiaire, comme un autre agent, un courtier, un avocat, etc.).

Date répondue : 2015-06-25

Numéro IP : PI-6324

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 37, 39(1)(a), 39(4)

Loi : Part 1

Obligations relatives au relevé de la réception de fonds

Question :

J'aimerais obtenir des précisions sur les obligations en matière du relevé de la réception de fonds dans le secteur de l'immobilier.

La majorité des chèques émis dans le cadre d'opérations immobilières sont adressés à la maison de courtage de l'agent responsable de l'inscription pour être placés dans un compte en fiducie.

Alors, quel agent conserve le relevé de la réception de fonds?

Réponse :

L'alinéa 39(1)a) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) exige qu'un courtier ou agent immobilier, lorsque assujetti au Règlement, conserve un relevé de réception de fonds à l'égard de chaque somme qu'il reçoit au cours d'une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public.

Si un courtier ou un agent immobilier n'encaisse aucun fond dans le cadre d'une seule opération (par exemple le chèque libellé au nom d'une autre personne ou entité participant à l'opération, ou aucune somme n'est échangée), le relevé de réception de fonds n'est pas exigé. Cela ne s'applique toutefois pas dans les cas où le chèque est libellé au nom de l'agent responsable de l'inscription. Le paragraphe 39(4) précise que « Si deux ou plusieurs parties sont représentées par des courtiers ou agents immobiliers et que l'un de ces derniers reçoit des fonds, à l'égard de l'opération, d'une partie qu'il ne représente pas, mais qui est représentée par un autre de ces courtiers ou agents immobiliers, il incombe à celui représentant la partie de laquelle les fonds sont reçus de tenir le relevé de réception de fonds visé à l'alinéa (1)a) et, s'il y a lieu, la copie visée à l'alinéa (1)c). » Dans ce type de situation, c'est donc au mandataire ou au courtier de l'acheteur qu'il incombe de conserver le relevé de réception de fonds.

Date répondue : 2015-04-15

Numéro IP : PI-6300

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39(1)(a), 39(4)

Obligations et exception pour un type de compte en fiducie

Question :

À quelles obligations en matière de tenue de documents et d'identification des clients sommes-nous tenus lorsque nous ouvrons un type précis de compte en fiducie? Les exceptions prévues à l'article 62 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) s'appliquent-elles?

Réponse :

À la lecture des renseignements fournis, nous croyons comprendre que vous avez ouvert ce type précis de compte en fiducie pour des sociétés qui obtiennent l'approbation de la province pour exploiter un Fonds d'investissement pour le développement économique des collectivités (CEDIF) et « se procurent des capitaux en Nouvelle-Écosse au moyen d'un appel public à l'épargne bénéficiant d'une dispense ». Ces comptes en fiducie sont ouverts au nom de votre entité, et ses employés sont les signataires du compte; il semble toutefois que les instructions soient données par la société approuvée par le CEDIF.

Les entités déclarantes ont, en vertu de la Loi, des obligations en matière de tenue de documents, de déclaration et de vérification de l'identité du client. Elles doivent prendre des mesures raisonnables pour vérifier selon le cas, l'identité des personnes ou l'existence des entités.

Cela dit, l'alinéa 62(2)l du Règlement prévoit une exception en matière de tenue de documents et de vérification d'identité lorsque le titulaire ou la personne habilitée à donner des instructions relativement au compte est une entité financière, un courtier en valeurs mobilières, une société d'assurance-vie ou un fonds d'investissement qui est régi par une loi provinciale sur les valeurs mobilières, à l'ouverture d'un compte. Bien évidemment, le recours à ces exceptions n'est pas obligatoire et il appartient à l'entité déclarante de décider si elle les applique ou non.

Date répondue : 2015-01-16

Numéro IP : PI-6279

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 62(2)(l)

Courtiers immobiliers ou représentants des ventes qui vendent une propriété de façon privée

Question :

Le courtier est-il légalement responsable des formulaires requis lorsqu'un de ses agents vend une propriété de façon privée?

Réponse :

Le paragraphe 1(2) du Règlement précise qu'un courtier ou un agent immobilier est une « Personne ou entité autorisée, par licence, permis ou enregistrement délivré aux termes d'une loi provinciale, à vendre ou à acheter des biens immobiliers. » Selon l'article 37 du Règlement, « Les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi lorsqu'ils agissent à titre d'agents dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers. »

Dans ce scénario, l'agent immobilier vend une propriété de façon privée sans intervention du courtier. Si cet agent immobilier est le mandataire pour la vente (représentant une autre personne/entité lors de l'opération), le courtier n'a à respecter aucune obligation. Par contre, l'agent immobilier doit respecter certaines obligations, sauf s'il vend cette propriété à lui-même.

Date répondue : 2014-11-18

Numéro IP : PI-6257

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 37

Loi : 1(2)

Transfert d'un portefeuille de carte de crédit

Question :

  1. Quelles sont les règles à respecter en ce qui a trait à la vérification de l'identité des clients et à la tenue de documents lorsqu'une organisation prend en charge des comptes de carte de crédit déjà utilisés et validés?
  2. Existe-t-il des directives sur la tenue de documents ou la vérification de l'identité des clients destinées aux entités financières qui prennent en charge un portefeuille de comptes de carte de crédit?
  3. La partie visant la vérification de l'identité des lignes directrices contient une liste des documents qu'il est possible d'utiliser pour vérifier l'identité. Certains contiennent des photos et d'autres non. La loi ou les règlements connexes précisent-ils qu'il faut obtenir une pièce d'identité assortie d'une photo?

Réponse :

Lorsqu'une entité déclarante prend en charge des comptes de clients, elle doit prendre en considération si les comptes sont déjà ouverts ou non afin de déterminer si elle a des obligations en matière de vérification de l'identité et de la tenue de documents. CANAFE a déterminé qu'il n'y a pas d'ouverture de compte lorsqu'une entité déclarante prend en charge les comptes de client d'une autre entité dans les cas suivants :

  • l'identité des clients a déjà été vérifiée et des documents ont été conservés conformément à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes ou les comptes ont été ouverts avant l'entrée en vigueur des obligations législatives relatives à la vérification de l'identité le 12 juin 2002;
  • seuls des changements négligeables ont été apportés au compte, par exemple un changement de numéro de compte, de logos ou de l'image de marque, la délivrance de nouvelles cartes et l'ajout ou l'annulation de services auxiliaires;
  • les comptes sont accompagnés d'un historique des opérations.

Transfert de comptes de client d'une entité déclarante
Lorsqu'une entité déclarante détermine qu'elle n'a pas besoin d'ouvrir des comptes au moment d'un transfert de comptes d'une autre entité déclarante, elle n'a pas à revérifier l'identité des clients qui détiennent les comptes transférés.
Il incombe à l'entité déclarante qui prend en charge les comptes transférés d'évaluer les comptes de client en fonction des critères susmentionnés à la partie « Aucune ouverture de compte ».
Si une entité déclarante qui prend en charge les comptes transférés doit ouvrir d'autres comptes pour le client, elle doit alors vérifier l'identité du client au moment d'ouvrir le nouveau compte. Les exceptions énumérées à l'alinéa 62(1)c) et à l'article 63 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) liées à la vérification de l'identité ne s'appliqueraient pas dans cette situation.

Transfert de comptes d'une entité autre qu'une entité déclarante
Lorsqu'une entité déclarante prend en charge des comptes transférés d'une entité qui n'est pas une entité déclarante, elle se voit alors dans l'obligation de vérifier l'identité du client et de tenir des documents pour chacun des nouveaux titulaires de compte, tout comme s'il s'agissait d'une ouverture de compte, car l'entité qui n'est pas une entité déclarante n'est pas assujettie à la Loi. Par conséquent, elle n'a pas vérifié l'identité des clients ni conservé des documents en conformité avec la Loi et les règlements connexes.

Évaluation des risques portant sur tous les comptes de client transférés
Toute entité déclarante a l'obligation d'effectuer une évaluation des risques pour déterminer le niveau de risque que présentent ses clients (y compris les nouveaux) et les relations d'affaires qu'elle entretient avec eux. Par conséquent, une entité déclarante qui prend en charge les comptes doit effectuer une évaluation des risques pour chaque nouveau titulaire de compte et conserver des documents sur l'objet et la nature projetée de la relation d'affaires. Elle doit passer en revue périodiquement l'information et la mettre à jour, s'il y a lieu. Si un client présente un risque élevé, elle doit plus souvent surveiller la relation d'affaires avec ce client et mettre à jour l'information au dossier. Elle doit aussi prendre d'autres mesures accrues pour atténuer les risques.

Selon l'alinéa 54.1a) du Règlement, « sous réserve des paragraphes 62(1) et (2) et de l'article 63, toute entité financière doit […] lorsqu'elle ouvre un compte de carte de crédit au nom d'une personne, vérifier l'identité de celle-ci conformément au paragraphe 64(1.1) ».
Pour qu'un document soit acceptable pour vérifier l'identité d'un client, il doit remplir trois conditions :

  • le document doit posséder un numéro d'identification unique;
  • le document doit avoir été délivré par un gouvernement provincial ou territorial ou par le gouvernement fédéral;
  • le document doit être valide et ne peut être échu.

Ces conditions s'appliquent au moment de la vérification de l'identité du client. La Loi et les règlements connexes n'exigent pas que les pièces d'identité contiennent une photo pour vérifier l'identité d'une personne. Cependant, conformément au paragraphe 9.6 (3) de la Loi, si une entité déclarante croit que le risque d'une infraction de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes est élevé dans le cours de ses activités, elle doit prendre les mesures spéciales réglementaires s'appliquant à la vérification de l'identité, la tenue de documents et la surveillance des opérations financières en ce qui a trait aux activités qui présentent un risque élevé. Les mesures spéciales réglementaires sont celles énoncées à l'article 71.1 du Règlement. En plus des mesures accrues s'appliquant à la vérification de l'identité d'un client énoncées à l'alinéa 71.1a), les entités déclarantes sont tenues de prendre toute autre mesure accrue pour atténuer les risques cernés, notamment celles mentionnées aux sous-alinéas 71.1b)(i) et 71.1b)(ii). L'une de ces mesures vise l'utilisation d'un document assorti d'une photo pour vérifier l'identité d'un client.

Date répondue : 2014-09-29

Numéro IP : PI-6242

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 54.1(a) , 62(1), 71.1

Loi : 9.6(3)

Obligations liées à la réception de fonds et obligations connexes des comptables, et utilisation des comptes de leurs clients

Question :

  1. Réception de fonds : Est-ce uniquement la « réception » en lien avec l'une des activités mentionnées au paragraphe 34(1) (c. à-d. le cabinet comptable reçoit ou donne directement des instructions visant la réception de 3 000 $ en espèces, en valeurs mobilières, en biens immobiliers ou en actifs commerciaux, ou 10 000 $ ou plus en espèces) qui entraîne les obligations en question? Ou est-ce que le cabinet comptable doit aussi s'acquitter des obligations en question lorsqu'il verse ou transfère un tel montant selon les instructions d'un client?
     
  2. Utilisation des comptes de clients : Supposons qu'un cabinet comptable offre des services financiers à ses clients au moyen d'autorisations qui lui permettent d'utiliser les comptes des clients à des fins particulières (p. ex., paye), plutôt que de recevoir l'argent dans ses comptes et de débourser les sommes à partir de ceux-ci. Dans ce scénario, le cabinet comptable ne « reçoit » pas les fonds. Le cabinet comptable a-t-il à ce moment des obligations en matière de déclaration, de tenue de documents et/ou de vérification de l'identité lorsque les sommes d'argent sont reçues dans le compte du client et qu'elles sont versées à partir de ce compte?

Réponse :

  1. En ce qui concerne les comptables, l'alinéa 5j) de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) limite l'application de la partie 1 aux activités énoncées dans la réglementation. Les obligations s'appliquent aux comptables uniquement lorsqu'ils se livrent aux activités décrites au paragraphe 34(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), c'est-à-dire que les comptables sont assujettis à la partie 1, mais seulement lorsqu'ils se livrent aux activités suivantes pour le compte d'une personne ou d'une entité ou qu'ils donnent des instructions liées aux activités suivantes au nom de toute personne ou entité :
  • la réception ou le paiement de fonds, autres que ceux qu'ils reçoivent ou paient à titre d'honoraires, de débours, de dépenses ou de cautionnement;
  • l'achat ou la vente de valeurs mobilières, de biens immobiliers ou d'entités ou d'actifs commerciaux;
  • le virement de fonds ou le transfert de valeurs mobilières par tout moyen.

De plus, les paragraphes 36(1) et 36(2) du Règlement stipule ce qui suit :
(1) Sous réserve du paragraphe 62(2), tout comptable ou cabinet d'expertise comptable doit tenir, dans l'exercice d'une activité visée à l'article 34, les documents suivants :
a) un relevé de réception de fonds à l'égard de chaque somme de 3 000 $ ou plus qu'il reçoit au cours d'une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public;
b) s'agissant d'un relevé de réception de fonds à l'égard d'un client qui est une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le comptable ou le cabinet d'expertise comptable.

(2) Sous réserve du paragraphe 52(2), tout comptable ou cabinet d'expertise comptable doit tenir un relevé d'opération importante en espèces lorsque, dans l'exercice d'une activité visée à l'article 34, il reçoit une somme en espèces de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public.

Vous avez demandé si le cabinet comptable doit aussi tenir un document « lorsqu'il paye ou transfère un montant selon les instructions d'un client ». Lorsqu'un comptable paye ou transfère un montant selon les instructions d'un client, il se livre alors à une activité prévue par la partie 1 de la Loi. Cependant, l'obligation de conserver un document s'applique dans le cadre des activités énoncées aux paragraphes 36(1) et (2), et existe uniquement lorsqu'un comptable reçoit des fonds. Le comptable n'aurait, par contre, aucune obligation de tenir un document lorsqu'il ne fait que verser ou transférer des sommes d'argent.

Il importe de mentionner que l'obligation de conserver un document s'applique uniquement dans le cadre des activités énoncées aux paragraphes 36(1) et (2). Toutefois, les comptables doivent s'acquitter de leurs obligations en vertu du Règlement.

  1. Comme il a été mentionné précédemment, les comptables sont assujettis à la partie 1, mais seulement lorsqu'ils se livrent aux activités suivantes pour le compte d'une personne ou d'une entité ou qu'ils donnent des instructions liées aux activités suivantes au nom de toute personne ou entité :
  • la réception ou le paiement de fonds, autres que ceux qu'ils reçoivent ou paient à titre d'honoraires, de débours, de dépenses ou de cautionnement;
  • l'achat ou la vente de valeurs mobilières, de biens immobiliers ou d'entités ou d'actifs commerciaux;
  • le virement de fonds ou le transfert de valeurs mobilières par tout moyen.

Les obligations ne sont pas liées à l'utilisation du compte par le comptable, mais plutôt à la réalisation d'une activité par celui-ci pour le compte d'une personne ou d'une entité ou à la transmission d'instructions pour le compte d'une personne ou d'une entité. Par conséquent, si le comptable utilise le compte d'un client pour effectuer des opérations pour lesquelles il doit d'acquitter des obligations en question, il serait assujetti aux obligations de la Loi et des règlements connexes.

Cela dit, bien que le comptable ne « reçoit » pas de fonds aux termes du scénario proposé, il devrait tout de même s'acquitter des obligations suivantes, s'il y a lieu :

  • déclarer à CANAFE les opérations douteuses, les tentatives d'opérations douteuses, les opérations importantes en espèces et les biens appartenant à un groupe terroriste;
  • en plus de vérifier l'identité de toute personne qui effectue une opération importante en espèces ou pour qui il doit conserver un relevé de réception de fonds, prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité de toute personne en cause dans une déclaration d'opération douteuse (sous réserve de certaines exceptions);
  • satisfaire aux exigences du Règlement en ce qui a trait aux relations d'affaires établies;
  • mettre en place un programme de conformité.

Date répondue : 2014-09-12

Numéro IP : PI-6235

Secteur(s) d'activité : Comptables

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6D

Règlements : 34(1), 36

Loi : 5(j)

Obligations liées au relevé de réception de fonds

Question :

Pouvez-vous confirmer si cela veut dire lorsqu'un cabinet d'avocats reçoit un montant de fonds supérieur à 3 000 $, non pour payer les honoraires ou les débours, mais à toute autre fin, sous forme de chèque personnel ou en espèces, il doit consigner l'opération et vérifier l'identité de chacune des personnes et conformer l'existence de chacune des entreprises qui effectue l'opération?

Réponse :

Conformément au paragraphe 1(2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), entité financière s'entend d'une Banque régie par la Loi sur les banques, banque étrangère autorisée — au sens de l'article 2 de cette loi — dans le cadre de ses activités au Canada, coopérative de crédit, caisse d'épargne et de crédit ou caisse populaire régies par une loi provinciale, association régie par la Loi sur les associations coopératives de crédit, coopérative de services financiers, centrale de caisses de crédit, société régie par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt ou société de fiducie ou de prêt régie par une loi provinciale. Y est assimilé tout ministère ou mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province lorsqu'il exerce l'activité visée à l'article 45.

Lorsque la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et les règlements connexes font référence à des fonds « reçus d'une entité financière », ces fonds doivent provenir de l'une des entités déclarantes mentionnées précédemment. Une personne ne fait pas partie de cette définition. Même si l'individu envoie les fonds au moyen d'un chèque personnel comportant le logo de la banque, les fonds proviennent toujours de la personne.

Cela dit, les avocats ne sont pas, pour l'instant, assujettis à la partie 1 de la Loi et aux règlements connexes. Par conséquent, les obligations liées au relevé de réception de fonds mentionné à l'alinéa 33.4a) ne sont pas en vigueur pour l'instant. Toutefois, [l'entité déclarante] des ordres professionnels de juristes peut imposer certaines exigences semblables à celles énoncées dans la Loi et les règlements connexes.

Date répondue : 2014-09-10

Numéro IP : PI-6232

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Règlements : 1(2), 33.4(a)

Produits exonérés pour les compagnies d'assurance-vie

Question :

Est-il juste de croire qu'étant donné que l'ensemble de nos polices d'assurance-vie sont exonérées (selon le paragraphe 306(1) du Règlement de l'impôt sur le revenu), nous ne serions pas tenus de conserver l'information d'un dossier et la vérification de l'identité tel que mentionné à l'intérieur de la ligne directrice 6A de CANAFE (exceptions indiquées aux paragraphes 3.1 et 4.2) ?

Réponse :

À titre de compagnie d'assurance-vie réglementée par une loi provinciale, la compagnie d'assurance ABC est assujettie à la partie 1 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes.

Je désire commencer par préciser que certaines obligations décrites dans le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) ne s'appliquent qu'à certains produits d'une compagnie d'assurance-vie. Plus précisément, un dossier client n'est requis que pour l'achat d'une rente immédiate ou différée ou d'une police d'assurance vie, d'une compagnie, d'un courtier ou d'un agent, qui n'est pas un produit exempté en vertu du paragraphe 62(2) du Règlement, et à l'égard de laquelle le client peut verser 10 000 $ ou plus pendant la période visée par la rente ou la police, quel que soit le mode de paiement (paragraphe 19(1) du Règlement).

En ce qui a trait à la compagnie d'assurance ABC, si le produit en question est exempté en vertu du paragraphe 62(2) du Règlement, un dossier-client n'est pas requis. Cela a un effet d'entraînement sur la vérification de l'identité, car l'exigence visant à vérifier l'identité des clients est reliée, dans la plupart des cas, à l'exigence de tenue de dossier-client. Cela a également des répercussions sur la détermination des tiers, puisque la compagnie d'assurance ABC n'est tenue de déterminer un tiers que lorsqu'elle doit tenir un dossier client. Si l'entité déclarante dispose de documents pour prouver le bien-fondé de la demande d'exemption d'un produit, CANAFE peut exiger ces documents. Toutefois, la détermination de la possibilité d'exempter un produit relève de l'Agence du revenu du Canada à titre de ministère responsable du Règlement de l'impôt sur le revenu. CANAFE n'est pas en mesure de déterminer si un produit peut faire l'objet d'une exemption en vertu de l'alinéa 62(2)a), et devrait donc se fonder sur l'information fournie par l'entité déclarante et ne pourrait pas citer celle-ci pour omission de respecter ses obligations si l'entité affirmait que le produit est exempté.

Ceci dit, si un produit de la compagnie d'assurance ABC n'est pas un produit exempté, la compagnie d'assurance ABC est assujettie aux obligations de tenue de documents, de vérification de l'identité du client et de détermination de tiers. Un tiers est une personne ou une entité qui donne des instructions à l'égard de l'argent. Pour déterminer le tiers, il est important d'établir si la personne qui effectue l'opération agit selon les instructions d'une autre personne. Si tel est le cas, cette autre personne est le tiers. Lorsque la compagnie d'assurance ABC vend un produit à une personne ou à une entité, la compagnie d'assurance ABC doit déterminer si l'achat de ce produit est effectué selon les instructions d'une autre personne. Si c'est le cas, la compagnie d'assurance ABC doit tenir un dossier de détermination de tiers sur cette autre personne qui précise :

  1. le nom, l'adresse, la date de naissance du tiers et la nature de son entreprise principale ou de sa profession, si le tiers est une personne;
  2. si le tiers est une entité, son nom, son adresse et la nature de son entreprise principale; si le tiers est une personne morale, son numéro de constitution et le lieu de délivrance de son certificat de constitution;
  3. le lien existant entre le tiers et le client.
    Si la compagnie d'assurance ABC n'est pas en mesure de déterminer si le client pour lequel le dossier-client est tenu agit en nom d'un tiers, mais qu'elle dispose de motifs raisonnables de soupçonner que c'est le cas, la personne ou l'entité doit tenir un document qui :
  4. indique si, selon le client, l'opération est effectuée au nom d'un tiers;
  5. décrit les motifs raisonnables de soupçon que le client agit au nom d'un tiers.

Que la section K du formulaire « Proposition » traite de la détermination de tiers correctement ou nom est une question de fait. Par exemple, si l'acheteur d'un produit effectue l'opération au nom d'un tiers, qui est celui qui paye pour le produit, le formulaire peut être utilisé pour cette détermination, même si la compagnie d'assurance ABC doit revoir l'information saisie et s'assurer qu'elle respecte les exigences en lien avec l'information comprises dans le paragraphe 10(2) du Règlement. Toutefois, si l'acheteur du produit effectue l'opération au nom d'un tiers qui ne paye pas pour le produit, ce formulaire ne semble pas convenir.

Cela dit, en vertu du paragraphe 52(2) du Règlement, l'exigence visant à ce qu'une personne ou une entité tienne un dossier ou y ajoute de l'information ne s'applique pas si cette information est facilement accessible à partir d'autres dossiers que la personne ou l'entité est tenue de conserver en vertu du Règlement. Si le formulaire de souscription comprend l'information appropriée sur le tiers, La compagnie d'assurance n'est alors tenue que de la récupérer et de la fournir sur demande. Pour saisir correctement l'information sur le tiers, la compagnie d'assurance doit s'assurer de recueillir l'information indiquée au paragraphe 10(2) du Règlement sur le tiers donnant les instructions pour l'opération.

Date répondue : 2014-09-04

Numéro IP : PI-6226

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6A

Règlements : 10(2), 19(1), 52(2), 62(2)

Clarification du moment de l'opération dans le cas d'une opération immobilière

Question :

  1. Selon CANAFE, « le moment de l'opération » dans le cas d'une opération immobilière correspond-il au moment de la signature de l'acte? Si ce n'est pas le cas, qu'en est-il?
  2. S'il s'agit d'une opération importante en espèces, quand faut-il transmettre la déclaration à CANAFE :

a) dans les 15 jours civils suivant la réception d'un montant de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule opération (peu importe quand l'acte est signé)?
b) dans les 15 jours civils suivant l'opération, c'est-à-dire dans les 15 jours civils suivant la signature de l'acte (s'il s'agit de la définition de CANAFE d'une opération immobilière aux fins de la vérification de l'identité et de la tenue de document et de la déclaration d'opérations importantes en espèces).
c) autres interprétations?

Réponse :

Selon l'article 37 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), « les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi lorsqu'ils agissent à titre d'agents dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers ». D'après l'article 38, « sous réserve du paragraphe 52(1), tout courtier ou agent immobilier qui, dans l'exercice d'une activité visée à l'article 37, reçoit une somme en espèces de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération doit déclarer cette opération au Centre et joindre à la déclaration les renseignements prévus à l'annexe 1, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public ».

Tenue de documents
Conformément au paragraphe 39(1) du Règlement, sous réserve des paragraphes (3), (4), (5), (6), 52(2) et 62(2), tout courtier ou agent immobilier doit tenir, dans l'exercice d'une activité visée à l'article 37, les documents suivants :
a) un relevé de réception de fonds à l'égard de chaque somme qu'il reçoit au cours d'une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public;
b) un dossier-client pour chaque vente ou achat de biens immobiliers;
c) s'agissant d'un relevé de réception de fonds ou d'un dossier-client à l'égard d'une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l'agent immobilier.

De plus, conformément au paragraphe 39(2) du Règlement, « sous réserve du paragraphe 52(2), tout courtier ou agent immobilier doit tenir un relevé d'opération importante en espèces lorsque, dans l'exercice d'une activité visée à l'article 37, il reçoit une somme en espèces de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public ». Si le courtier ou l'agent immobilier doit tenir un relevé d'opération importante en espèces en ce qui a trait à l'opération, il n'a pas à conserver aussi un relevé de la réception des fonds et des documents officiels connexes de l'entreprise en ce qui a trait à une personne morale, pour la même opération.

Vérification de l'identité
Le paragraphe 64(1) du Règlement stipule que l'identité de la personne est vérifiée au moment prévu au paragraphe 64(2). Selon l'alinéa 64(2)e) du Règlement, « les vérifications sont effectuées (…) dans les cas prévus aux alinéas (…) 59.2a), au moment de l'opération ».

Le paragraphe 59.2(1) du Règlement indique que « Sous réserve du paragraphe 62(2) et de l'article 63, tout courtier ou agent immobilier doit prendre les mesures ci-après relativement à toute opération à l'égard de laquelle des documents doivent être tenus en application du paragraphe 39(1) :
a) conformément au paragraphe 64(1), vérifier l'identité de toute personne qui effectue l'opération;
b) conformément à l'article 65, vérifier l'existence, la dénomination sociale et l'adresse de toute personne morale pour le compte de laquelle l'opération est effectuée, ainsi que les noms des administrateurs de la personne morale;
c) conformément à l'article 66, vérifier l'existence de toute entité autre qu'une personne morale pour le compte de laquelle l'opération est effectuée.

De plus, conformément à l'article 53 du Règlement, « sous réserve du paragraphe 63(1), toute personne ou entité qui doit tenir un relevé d'opération importante en espèces en application du présent règlement doit, conformément au paragraphe 64(1), vérifier l'identité de toute personne qui effectue avec elle une opération pour laquelle ce relevé est exigé, sauf s'il s'agit d'un dépôt porté au crédit d'un compte d'affaires ou d'un dépôt fait par guichet automatique.

Moment de l'opération
Le « moment de l'opération » peut varier selon l'obligation. La réception d'espèces ou de fonds, par exemple un relevé d'opération importante en espèces ou un relevé de réception de fonds, respectivement, entraîne des obligations dès que le courtier ou l'agent immobilier, agissant à titre de mandataire pour l'achat ou la vente d'un bien immobilier, les reçoit. Il n'est pas nécessaire de clore l'achat ou la vente d'une propriété. Par la suite, il faut s'acquitter des obligations en matière de vérification de l'identité liées à la réception de ces relevés et de tenue de documents. Il faut déclarer une opération importante en espèces dans les 15 jours suivant la date de l'opération.

Si l'activité déclenchée est un dossier-client, le moment pour la création du relevé et toute obligation connexe, comme la vérification de l'identité, sont liés à l'achat ou à la vente d'un bien immobilier. Par conséquent, l'entité déclarante doit créer le dossier-client pour chacun des achats ou des ventes d'un bien immobilier. Il faudra alors créer le dossier-client « en ce qui a trait à une vente ou à un achat » au moment de l'opération (c.-à-d. l'achat ou la vente en question).

Le courtier ou l'agent immobilier peut ne pas être présent au moment de l'opération. Il devrait alors s'acquitter de ses obligations lorsqu'il a la chance de le faire. Par exemple, nous savons que certaines associations d'agents immobiliers recommandent à leurs membres de vérifier l'identité du client au préalable (c.-à-d. au moment de la première rencontre avec leur client ou au moment de signer une entente pour le représenter) s'ils croient être absents au moment de l'opération.

Date répondue : 2014-08-22

Numéro IP : PI-6222

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 37, 38, 39, 53, 59.2(1), 64(1), 64(2)

Obligations des sociétés d'assurance-vie

Question :

La société d'assurance-vie a-t-elle des obligations en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) lorsqu'il s'agit de produit hypothécaire? Le cas échéant, ces obligations sont-elles liées à la vérification de l'identité du client, à la tenue de documents, aux bénéficiaires effectifs, à l'évaluation axée sur les risques (EAR)/aux clients présentant des risques élevés et/ou aux déclarations d'opération douteuse (DOD)?

Réponse :

Il convient de noter que certaines obligations énoncées dans le Règlement s'appliquent uniquement à des types de produits particuliers offerts par les sociétés d'assurance-vie. Plus précisément, toute société d'assurance-vie ou tout représentant d'assurance-vie doit tenir un dossier-client pour chaque achat d'une rente immédiate ou différée ou d'une police d'assurance-vie à l'égard de laquelle le client peut verser 10 000 $ ou plus pendant la période visée par la rente ou la police, quel que soit le mode de paiement (par. 19(1) du Règlement). Le Règlement n'exige pas la tenue d'un dossier-client, sauf si le produit en question est une « rente immédiate ou différée ou d'une police d'assurance-vie à l'égard de laquelle le client peut verser 10 000 $ ou plus pendant la période visée par la rente ou la police ». Cela a une incidence sur la vérification de l'identité, car l'obligation de vérifier l'identité est liée, dans la plupart des cas, à l'obligation de conserver un dossier-client. Cela a également une incidence sur les obligations liées aux bénéficiaires effectifs, car la société d'assurance-vie doit seulement déterminer la propriété bénéficiaire lorsqu'elle confirme l'existence d'une entité et cette confirmation est seulement nécessaire lorsque la société d'assurance-vie doit tenir un dossier-client.

De plus, la société d'assurance-vie doit uniquement déterminer si elle a affaire ou non à un étranger politiquement vulnérable (EPV) si la personne fait un paiement unique de 100 000 $ ou plus relativement à une rente immédiate ou différée ou une police d'assurance-vie pour son propre compte ou pour le compte d'un tiers.

Cela dit, la société d'assurance-vie doit tenir un relevé d'opération importante en espèces, peu importe le produit. À moins qu'il s'agisse de la réassurance, il faut vérifier l'identité du client et déclarer une opération importante en espèces (art. 18 du Règlement, art. 53 du Règlement, art. 17 du Règlement, respectivement.) En outre, sous réserve de l'article 10.1 de la Loi, il incombe à la compagnie d'assurance-vie de déclarer, selon les modalités réglementaires, toute opération financière qu'on a effectuée ou tentée dans le cours de ses activités et à l'égard de laquelle il y a des motifs raisonnables de soupçonner qu'elle est liée à la perpétration — réelle ou tentée —, selon le cas : a) d'une infraction de recyclage des produits de la criminalité; b) d'une infraction de financement des activités terroristes (art. 7 de la Loi). Lorsqu'une société d'assurance-vie doit transmettre une déclaration d'opération douteuse (DOD), elle doit prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité de toute personne qui effectue ou tente d'effectuer une opération qui doit être déclarée au Centre en vertu de l'article 7 de la Loi, à moins qu'elle n'est déjà vérifiée l'identité du client ou qu'elle ne croie qu'en se conformant elle informerait la personne de la transmission d'une déclaration. La société d'assurance-vie serait également tenue de transmettre à CANAFE une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste, si elle doit s'acquitter d'une obligation de divulgation en vertu de l'article 83.1 du Code criminel ou de l'article 8 du Règlement d'application des résolutions des Nations Unies sur la lutte contre le terrorisme.

Enfin, conformément au paragraphe 9.6(2) de la Loi, le programme établi et mis en œuvre par la société d'assurance-vie selon le paragraphe 9.6(1) de la Loi, doit notamment prévoir l'élaboration et la mise en application de principes et de mesures permettant à la personne ou à l'entité d'évaluer, dans le cours de ses activités, les risques de perpétration d'infractions de recyclage des produits de la criminalité ou de financement des activités terroristes, en tenant compte des critères suivants :
(i) les clients et relations d'affaires de la personne ou de l'entité;
(ii) ses produits et moyens de distribution;
(iii) l'emplacement géographique de ses activités;
(iv) tout autre critère approprié.

Si la société d'assurance-vie estime que le risque mentionné au paragraphe (2) est élevé, la personne ou l'entité doit prendre des mesures spéciales réglementaires pour vérifier l'identité des clients, conserver des documents et surveiller les opérations financières relativement aux activités qui présentent un risque élevé. Les mesures spéciales en question sont énoncées à l'article 71.1 du Règlement.

Tout cela pour dire que les produits hypothécaires d'une société d'assurance-vie seraient uniquement assujettis aux obligations s'appliquant à la déclaration d'opération importante en espèces, la déclaration d'opération douteuse et la déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste. Cependant, tous les clients et les produits de la société d'assurance-vie, entre autres, seraient assujettis aux obligations liées à l'évaluation des risques. De plus, les clients dont il faut vérifier l'identité seraient à tout le moins assujettis aux obligations liées à la relation d'affaires (y compris le contrôle continu et la tenue de documents qui énoncent l'objet et la nature projetée de la relation d'affaires).

Date répondue : 2014-08-13

Numéro IP : PI-6215

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 17, 18, 19(1), 53, 71.1

Loi : 7, 9.6(2)

Relations des parties – Applicabilité des obligations en matière de vérification de l'identité des clients aux gestionnaires de portefeuille

Question :

Questions faisant référence au modèle 1 : le client conclut une entente avec un gestionnaire de portefeuille.

  1. Le compte doit être ouvert sous quel nom – le client ou le gestionnaire de portefeuille?
  2. D'un point de vue du courtier en valeurs mobilières, le client serait-il considéré comme un tiers en ce qui a trait à l'opération? Dans l'affirmative, le courtier en valeurs mobilières apporterait-il des précisions à l'aspect tiers?

Questions faisant référence au modèle 2 : le client conclut une entente avec le gestionnaire de portefeuille autorisant ce dernier à gérer les avoirs détenus dans un compte ou plus qu'il détient ou qu'il ouvrira auprès d'un courtier en valeurs mobilières.

  1. Veuillez apporter des précisions sur la relation entre le client, le gestionnaire de portefeuille et le courtier en valeurs mobilières.

Réponse :

Tout d'abord, on s'entend que l'article 57 s'applique uniquement lorsque le courtier en valeurs mobilières doit conserver des documents comme l'exige le paragraphe 23(1).

En ce qui concerne le modèle 1, nous comprenons que le courtier en valeurs mobilières ouvre un compte au nom du client auprès du gestionnaire de portefeuille qui agit comme mandataire pour le courtier en valeurs mobilières. Conformément au paragraphe 6(2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités (le Règlement), selon lequel « si une personne ou une entité assujettie au […] règlement, […], est le mandataire d'une personne ou entité visée à l'un des alinéas 5a) à l) de la Loi ou est habilitée à agir en son nom, c'est à cette dernière — plutôt qu'au mandataire ou à la personne ou à l'entité habilitée à agir — qu'il incombe de se conformer au […] règlement ». Le courtier en valeurs mobilières étant l'entité déclarante, il lui appartient de vérifier l'identité du client et de tenir des documents.

Conformément aux paragraphes 64.1(1) et (2) du Règlement, si un courtier en valeurs mobilières compte sur un mandataire pour prendre les mesures de vérification de l'identité décrites au paragraphe 64(1) du Règlement, il doit conclure une entente par écrit avec le gestionnaire de portefeuille et le courtier en valeurs mobilières serait alors obligé d'obtenir l'information sur le client du gestionnaire de portefeuille.

Il convient de mentionner que si le compte devait être ouvert au nom du gestionnaire de portefeuille, il reviendrait au courtier de s'acquitter des obligations, et conformément à l'article 9 du Règlement, de prendre les mesures raisonnables pour établir si la personne agit pour le compte d'un tiers et de tenir les documents connexes.

En ce qui concerne le modèle 2, le courtier en valeurs mobilières ouvre le compte. Il est l'entité déclarante et doit donc s'acquitter des obligations en vertu du Règlement. Cela correspond à ce que CANAFE a indiqué par le passé : « Même s'il a confié un mandat au gestionnaire de portefeuille, le client est la personne qui a ouvert le compte et qui a confié le mandat. Par conséquent, il faut vérifier son identité. En dernier lieu, dans ce scénario, le client qui détient le compte est la personne « responsable » du compte et peut, à n'importe quel moment, décider de donner directement des instructions concernant le compte (sans passer par le gestionnaire de portefeuille).

Il importe toutefois de mentionner que dans certains cas, les gestionnaires de portefeuille peuvent ouvrir des comptes pour leur client, même si ces comptes ne servent pas à faire des dépôts. Les modifications apportées à l'alinéa 5g) de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) sont maintenant en vigueur et, bien que les règlements connexes n'aient pas été élaborés, la Loi a introduit une modification particulière à ce qui constitue un courtier en valeurs mobilières assujetti à la partie 1 de la Loi : « alinéa 5g) - les personnes et les entités autorisées en vertu de la législation provinciale à se livrer au commerce des valeurs mobilières ou d'autres instruments financiers, ou à la fourniture de services de gestion de portefeuille et de conseils en placement, à l'exception des personnes agissant exclusivement au nom de telles entités ou personnes ».

Dans ce cas, s'il agit « exclusivement au nom » d'un courtier en valeurs mobilières, il ne serait pas considéré comme une entité déclarante aux fins de la Loi. Cependant, dans ce cas, seuls les faits pourraient permettre de déterminer s'il est ou non assujetti à la Loi.

Date répondue : 2014-08-07

Numéro IP : PI-6210

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6E

Règlements : 6(2), 9, 23(1), 57, 64.1

Loi : 5(g)

Relations de correspondant bancaire

Question :

  1. Pour ce qui est de l'établissement d'une relation avec une banque étrangère dans le but d'étendre les services commerciaux offerts, est-il possible d'utiliser la lettre de crédit liée à une transaction commerciale précise à titre d'entente de correspondant bancaire?
     
  2. Dans la même veine, pour ce qui est de l'échange d'autorisations par l'entremise de l'application de gestion des relations SWIFT (RMA) avec une banque étrangère sans qu'il y ait eu encore un échange de communication sur des opérations ou des activités commerciales :
    a. est-ce que, selon CANAFE, dans cette situation la banque aurait établi une relation de correspondant bancaire et, par conséquent, il faut donc qu'elle obtienne un document d'entente?
    b. est-ce que CANAFE accepterait l'autorisation même de l'application de gestion des relations SWIFT (RMA) comme entente de relation de correspondant bancaire?

Réponse :

Aux termes du paragraphe 15.1(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités (le Règlement), une « entité financière visée » est une institution financière étrangère. Avant de conclure une entente visant une relation de correspondant bancaire, vous devriez également prendre les mesures prévues par l'article 9.4 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) liée à la diligence raisonnable en ce qui a trait aux banques fictives.

  1. Selon le paragraphe 9.4 (3) de la Loi, « relation de correspondant bancaire » s'entend s'entend de la relation découlant de tout accord au titre duquel une entité visée aux alinéas 5a), b), d) et e) ou une autre entité mentionnée à l'article 5 et visée par règlement s'engage à fournir à une entité étrangère visée par règlement des services tels les télévirements internationaux, la gestion de trésorerie, la compensation de chèques et tout autre service prévu par règlement ».

Aux termes de l'alinéa 15.1(2)f) du Règlement, le document d'entente nécessaire est « une copie de l'accord de relation de correspondant bancaire ou des accords relatifs aux produits qui définissent les responsabilités respectives de chaque entité ». Par conséquent, une lettre de crédit serait pertinente dans la mesure où elle contient l'information sur les responsabilités de chacune des entités au sujet du service qui a fait l'objet d'un accord entre elles. Habituellement, ces lettres de crédit définissent uniquement les responsabilités financières, ce qui ne répondrait pas aux exigences de l'alinéa 15.1(2)f).

  1. D'après le site Web SWIFT, l'application de gestion des relations (RMA) est :

« une façon efficace et facile de gérer vos relations d'affaires. En tant qu'utilisateur SWIFT, vous pouvez facilement contrôler les messages que vous souhaitez accepter d'autres correspondants. La solution comprend deux parties :

  1. Vous établissez des autorisations (qui peut envoyer des messages à qui et quand il peut le faire). Ceci peut se faire de deux façons : soit en échangeant des autorisations au moyen de protocole RMA ou en créant des autorisations localement.
  2. Vos interfaces de messages facilitent l'application de ces règles qui permettent de contrôler les messages que vous pouvez échanger avec un correspondant en particulier.

Selon la politique, il appartient à l'administrateur de service de décider au cas par cas pour chaque service de l'utilisation de la RMA. La RMA est une plus-value lorsqu'il s'agit d'un environnement de correspondance multivoque où il est nécessaire de restreindre l'échange de messages à envoyer à des correspondants avec qui vous avez établi une relation d'affaires. L'application n'offre aucune valeur lorsqu'il s'agit de services qui reposent sur un groupe fermé d'utilisateurs qui utilise un environnement de correspondance univoque comme les infrastructures de marché, lesquelles sont gérées centralement par l'administrateur de service ».

Dans le cas présent, l'existence d'une « relation de correspondant bancaire » serait, semble-t-il, tributaire des services qui ont été convenus par les entités selon l'autorisation de la RMA SWIFT et si ces services comprennent ou non l'offre de services par l'entité canadienne à l'entité étrangère tels que des télévirements internationaux, la gestion de trésorerie, la compensation de chèques et tout autre service prévu par règlement.

S'il existe une « relation de correspondant bancaire », il serait possible d'accepter le document de la RMA à titre de « copie de l'accord de relation de correspondant bancaire ou des accords relatifs aux produits » s'il définit comme il se doit « les responsabilités respectives de chaque entité ».

Date répondue : 2014-07-30

Numéro IP : PI-6207

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Règlements : 15.1(1), 15.1(2)

Loi : 9.4

Date d'expiration des pièces d'identité

Question :

Est-ce que l'inscription de la date d'expiration d'une pièce d'identité, par exemple la date d'expiration d'un permis de conduire, est une exigence aux fins de la conformité?

Réponse :

La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et les règlements connexes n'exigent pas de consigner la date d'expiration des pièces d'identité. Cependant, conformément au paragraphe 64(3) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), à moins d'indication contraire dans le Règlement, seuls les documents originaux valides et non échus peuvent servir à vérifier l'identité conformément aux alinéas 64(1)a) ou 64(1.1)a) du Règlement.

Date répondue : 2014-07-18

Numéro IP : PI-6201

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 64(1), 64(1.1), 64(3)

Exigence pour les courtiers ou les agents immobiliers en lien avec la tenue d'un document sur les fonds reçus et moment où cette exigence est déclenchée

Question :

Notre maison de courtage représente le vendeur dans cette opération; par contre, tous les fonds en lien avec l'opération passent entre les mains de l'avocat du vendeur. Cela signifie que nous ne manipulons pas d'argent, sauf notre commission. Dans une telle situation, est-ce l'avocat qui est responsable de respecter les exigences de CANAFE ou cela relève-t-il de nous, car les formalités sont effectuées par notre maison de courtage?

Réponse :

En vertu de l'article 37 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), chaque courtier et agent immobilier est assujetti à la partie 1 de la Loi lorsqu'il agit à titre de mandataire dans le cadre de l'achat ou de la vente d'un bien immobilier. L'alinéa 39(1)a) du Règlement précise qu'un courtier ou un agent immobilier doit tenir « un relevé de réception de fonds à l'égard de chaque somme qu'il reçoit au cours d'une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public. »

Si le courtier ou l'agent immobilier ne reçoit pas de fonds au cours d'une seule opération (p. ex. une autre personne ou entité participant à l'opération reçoit les fonds ou aucun fonds n'est échangé), le relevé de réception de fonds n'est pas requis.

Date répondue : 2014-07-17

Numéro IP : PI-6177

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 37, 39(1)(a)

Clarification quant à la tenue de documents

Question :

Combien de temps un organisme de placement doit-il tenir des documents sur les opérations financières effectuées au nom de ses clients? Qu'est-ce qui arrive lorsque l'organisme change de mains ou que son nom change d'ABC à DEF?

Un client peut-il récupérer l'information par l'entremise d'une demande d'accès aux renseignements personnels dans InfoSource? Jusqu'à quand cette information peut-elle remonter? Et si une personne tente d'obtenir cette information au nom d'un parent âgé qui a signé un formulaire afin de permettre la divulgation de cette information?

Si le représentant d'une personne âgée croit que l'institution financière vend à découvert les investissements, juste pour toucher une commission, quels sont les recours offerts pour protéger la personne âgée?

Réponse :

CANAFE administre la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et ses règlements connexes; nous ne pouvons donc discuter que des exigences pour la tenue de documents qui sont comprises dans la Loi. Cela dit, les institutions financières canadiennes ont l'obligation de recueillir et de conserver certains documents portant sur des opérations et des activités financières. Les délais pour la tenue de ces documents varient selon leur nature et sont :

  • les cartes de signature, les conventions de tenue de compte, les dossiers de crédit des clients, les demandes de carte de crédit, les documents décrivant l'utilisation projetée du compte, les documents sur des étrangers politiquement vulnérables en lien avec un compte, ou les documents en lien avec un compte de carte de crédit doivent être conservés pendant cinq ans à compter de la date de fermeture du compte avec lequel ils sont en lien;
  • les documents confirmant l'existence d'une entité (dont une personne morale), les documents sur le bénéficiaire effectif, les documents sur des étrangers politiquement vulnérables en lien avec les opérations et les documents sur les relations de correspondant bancaire doivent être conservés pendant cinq ans à compter du jour de la dernière opération financière;
  • les copies de déclarations d'opérations douteuses doivent être conservées pendant une période d'au moins cinq ans après la date de la création de la déclaration;
  • tous les autres documents doivent être conservés pendant au moins cinq ans après la date à laquelle ils ont été créés.

Dans certains cas, une entité déclarante qui en acquiert une autre peut utiliser l'information recueillie par l'entité acquise, et conserve donc ces documents comme si elle les avait créés.

Date répondue : 2014-07-02

Numéro IP : PI-6171

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Définition d'instruments négociables

Question :

Quelle est la définition d'autres instruments négociables?

Réponse :

Le paragraphe 14(k) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) précise qu'une entité financière doit tenir un document lorsqu'elle « reçoit une somme de 3 000 $ ou plus d'une personne ou d'une entité autre qu'une entité financière en contrepartie de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables » et que ce document doit indiquer « la somme reçue, la date de réception de celle-ci, les nom et adresse de la personne qui l'a remise de fait et une mention indiquant si elle est en espèces ou sous forme de chèques, de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables ».

Je remarque que l'expression « instruments négociables » n'est pas définie dans la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) ni dans le Règlement, et doit donc être comprise selon sa signification commune/habituelle. Le Black's Law Dictionary définit les instruments négociables comme étant une promesse inconditionnelle ou un ordre écrit ou signé de verser une somme d'argent précise sur demande ou à moment précis à l'ordre de quelqu'un ou au porteur. Cela comprend les traites bancaires et/ou les chèques (certifiés ou non).

Le Règlement sur la déclaration des mouvements transfrontaliers d'espèces et d'effets (RDMTEE) apporte d'autres clarifications grâce à sa définition d'instruments négociables. Selon le paragraphe 1(1) de ce règlement, les instruments négociables sont les effets ci-après, qu'ils soient au porteur ou que leur titre soit transmissible de la main à la main :

a) les valeurs mobilières, y compris les actions, les bons, les obligations et les bons du Trésor;
b) les titres négociables, y compris les traites bancaires, les chèques, les billets à ordre, les chèques de voyage et les mandats poste, à l'exclusion des certificats d'entrepôt et des connaissements.

De plus, la section 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques décrit un instrument négociable comme comprenant « titre négociable, notamment chèque, chèque de voyage, traite, lettre de change ou titre de versement postal. »

Date répondue : 2014-06-27

Numéro IP : PI-6169

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(k)

Tenue de documents sur la vérification de l'identité et opération de change

Question :

Une entreprise de services monétaires doit-elle demander des renseignements personnels et tenir des documents à cet égard lorsqu'elle convertit moins de 3000 $?

Réponse :

Conformément à l'alinéa 59(1)c) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), une ESM doit vérifier l'identité de chaque personne qui demande une conversion de devise de 3 000 ou plus. De plus, selon l'alinéa 30f) du Règlement, l'ESM doit tenir un relevé de l'opération de change de devises.

Lorsqu'une entité doit vérifier l'identité d'une personne relativement à une opération qu'elle a effectuée et pour laquelle elle doit conserver un relevé en vertu du Règlement ou de l'article 12.1 du Règlement sur la déclaration des opérations douteuses — recyclage des produits de la criminalité et financement des activités terroristes, elle doit inscrire sur ce relevé le nom de la personne ainsi que certaines informations sur la méthode utilisée pour vérifier son identité ou l'accompagné d'un document contenant ces informations. Par exemple, si l'entité déclarante a utilisé le permis de conduire comme pièce d'identité, elle doit inscrire qu'elle a utilisé le permis de conduire et fournir le numéro de référence et l'endroit où il a été délivré.

Réponse
Il importe de noter que lorsqu'elle réalise une opération de change de 3 000 $ ou plus, l'ESM est tenue en vertu de la Loi de vérifier l'identité de la personne. Par conséquent, ni la Loi ni les règlements connexes ne l'obligent à vérifier l'identité ou à conserver un document à cet égard lorsque le montant est inférieur à 3 000 $. Elle doit, par conséquent, conserver un relevé de l'opération de change.

Cela dit, bien que la Loi ou les règlements connexes n'obligent pas l'ESM à vérifier l'identité de la personne pour des opérations de change de moins de 3 000 $, celle-ci peut tout de même mettre en place des politiques et des procédures qui prévoient l'obtention de renseignements personnels et la tenue de documents à cet égard. CANAFE ne peut pas formuler de commentaires sur les décisions opérationnelles prises au jour le jour par les entités déclarantes si ces décisions ne contreviennent pas aux obligations de la Loi et des règlements connexes.

Date répondue : 2014-06-05

Numéro IP : PI-6157

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6C

Règlements : 12.1, 30(f), 59(1)(c)

Définition de « compte »

Question :

Pouvez-vous clarifier la définition de « compte » et la manière dont elle s'applique à une institution financière au sens du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement)?

Réponse :

Conformément à l'article 5 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi), les sociétés régies par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt et les sociétés de fiducie assujetties à une loi provinciale ont des obligations en vertu de la partie 1 de la Loi, notamment celles liées à l'ouverture d'un compte.

Ni la Loi ni les règlements connexes ne contiennent une définition du terme « compte ». L'ouverture d'un compte lorsqu'elle a pour but de détenir les avoirs d'un client ne nécessite pas vraiment une explication. Cependant, ce n'est pas toujours aussi évident. Par conséquent, CANAFE a décidé que dans les autres cas, il appartient, en général, à l'entité déclarante de déterminer si un compte a été ouvert ou non. En règle générale, les institutions financières, y compris les sociétés de fiducie, ont en place leurs propres politiques et procédures et savent quand une « ouverture de compte » a eu lieu.

Dans le cas présenté, vous avez décidé que certaines sociétés de fiducie peuvent ne pas avoir de comptes pour détenir les avoirs de leurs clients. Elles n'ont pas besoin d'ouvrir des comptes et n'ont donc pas les obligations connexes. Dans les exemples fournis, la société de fiducie peut agir à titre de fiduciaire pour des personnes morales et des gouvernements de différentes façons, y compris comme fiduciaire émetteur, fiduciaire désigné par l'acte constitutif et responsable de tâches de garde en ce qui a trait aux titrisations; de fiduciaire, d'agent payeur et d'agent comptable des registres en ce qui a trait aux titres d'emprunt; de dépositaire légal; de nu-bénéficiaire; d'agent de sûreté et de garantie; de fiduciaire d'assurance; de fiduciaire pour les caisses de gestion commune et les fonds mutuels. Il importe de noter que pour être considéré comme un compte, il n'est pas nécessaire qu'il y ait un volet dépôt. Comme il est indiqué précédemment, dans les cas autres que les comptes de dépôt, CANAFE respectera, en général, ce que l'entité aura déterminé dans un cas donné, à savoir si un compte a été ouvert ou non.

Date répondue : 2014-06-05

Numéro IP : PI-6156

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Loi : 5

Obligations du promoteur immobilier

Question :

J'ai lu les renseignements publiés en ligne, mais j'ai quelques questions et j'aimerais confirmer ma compréhension de certains aspects.

  1. Les promoteurs immobiliers qui vendent une maison neuve doivent recueillir divers renseignements à propos de l'acheteur de la maison et les conserver dans leurs dossiers pendant cinq ans. Ceci s'applique à toutes les transactions, suspectes ou non, n'est-ce pas?
     
  2. Est-ce que la convention d'achat et de vente (le contrat de vente) doit contenir les renseignements exigés par CANAFE? Plus précisément, est-ce que la convention doit décrire le type et le nombre de documents d'identité présentés par l'acheteur aux fins de vérification de son identité? Je crois que ces renseignements ne doivent pas nécessairement apparaître dans le contrat lui-même, est-ce correct?
     
  3. Pour respecter les exigences de CANAFE, qu'est-ce qui constitue un « document de renseignements à propos de l'acheteur »? Par exemple, existe-t-il un formulaire spécifique devant être rempli par le promoteur immobilier qui vend une maison neuve, cette personne doit-elle en créer un ou peut-elle simplement conserver les renseignements sous forme de notes, de photocopies, etc. dans son propre système (dossiers papier ou électroniques)?
     
  4. Quelles sont les obligations du vendeur en ce qui concerne les activités d'entreprise ou la profession de l'acheteur? Est-ce qu'il doit simplement le demander et conserver l'information dans ses dossiers? Ou a-t-il la charge de vérifier les activités ou la profession et, si oui, comment?
     
  5. Si l'acheteur fournit 10 000 $ ou plus en espèces à l'intérieur d'une période de 24 heures, le promoteur immobilier a l'obligation de le déclarer au CANAFE, mais peut poursuivre la transaction sans en informer l'acheteur. Est-ce correct? Ainsi, peut-on en déduire que quelques ou plusieurs paiements en espèces de moins de 10 000 $ répartis sur une période de plus de 24 heures n'ont pas à être déclarés?

Réponse :

En vertu de l'article 39.5 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement), « les promoteurs immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi dans les cas suivants :
a) le promoteur immobilier est une personne ou entité autre qu'une personne morale et il vend au public une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf;
b) il est une entité qui est une personne morale et il vend au public, pour son propre compte ou pour le compte d'une filiale ou d'une entité qui est membre du même groupe, une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf. »

Les personnes ou les entités assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et ses règlements connexes ont des obligations relatives à la vérification de l'identité, à la tenue de dossiers, à la conformité et à la déclaration. Voici donc les réponses concernant précisément les aspects pour lesquels vous avez des questions.

  1. Oui, c'est juste. Peu importe que la maison soit neuve ou non, ou encore que la transaction soit suspecte ou non, le promoteur immobilier doit tenir des dossiers conformément à l'article 39.5 du Règlement. Voici les documents à conserver :
  • Relevés d'opérations importantes en espèces;
  • Relevés de réception de fonds;
  • Documents contenant des renseignements sur le client;
  • Documents concernant les déclarations d'opérations douteuses.
  1. Vous avez bien compris. CANAFE ne prévoit pas l'utilisation d'un format particulier de documents pour la tenue de dossiers. Lorsqu'un promoteur immobilier doit conserver certains renseignements, il décide lui-même de la manière dont il va le faire. Aux fins du Règlement, tous les documents à conserver doivent l'être de manière à pouvoir être fournis à CANAFE dans un délai de 30 jours après qu'une demande d'examen du document ait été faite conformément à l'article 62 de la Loi (art. 70 du Règlement).
     
  2. Comme cela a été expliqué dans la réponse précédente, CANAFE ne prévoit pas l'utilisation d'un format particulier de documents pour la tenue de dossiers.

À proprement parler, il n'existe pas de « document de renseignements à propos de l'acheteur ». Cependant, les promoteurs immobiliers ont l'obligation de tenir des documents contenant des renseignements sur le client. Ces documents doivent notamment contenir le nom et l'adresse du client ainsi que :

  • si le client est une personne, sa date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession, selon le cas;
  • si le client est une entité, la nature de son entreprise principale.

La manière dont les renseignements sont conservés et l'endroit où ils le sont déterminés par le promoteur immobilier.

  1. Comme cela est indiqué à la question 3, le promoteur immobilier doit conserver des renseignements à propos de l'acheteur, notamment concernant la nature de l'entreprise principale ou de la profession de ce dernier. Cependant, le promoteur n'a aucune obligation de vérifier ces renseignements.

Cela dit, si le document de renseignements concerne une personne morale, le promoteur immobilier doit conserver une copie des parties de tout document officiel contenant une clause concernant le pouvoir de lier la société à l'égard de transactions avec le promoteur immobilier.

En outre, lorsqu'un promoteur immobilier doit conserver des renseignements en vertu de l'article 39.7 du Règlement, il doit vérifier l'identité de chacune des personnes participant à la transaction et :

a) vérifier l'existence ainsi que le nom et l'adresse de toute personne morale pour laquelle une transaction est effectuée, conformément à l'article 65 du Règlement, y compris les noms de ses administrateurs;
b) vérifier l'existence de toute entité, autre qu'une personne morale, pour laquelle une transaction est effectuée, conformément à l'article 66 du Règlement.

L'article 65 du Règlement précise que l'existence ainsi que le nom et l'adresse de toute personne morale, de même que les noms de ses administrateurs, doivent être vérifiés dans les 30 jours suivant la transaction, en consultant le certificat de constitution de la personne morale, un document devant être déposé chaque année en vertu des lois provinciales sur les valeurs mobilières applicables ou tout autre document qui confirme l'existence de la personne morale. Le document utilisé peut être en format papier ou électronique, et obtenu d'une source accessible au public. Si la vérification de l'existence de la personne morale a été effectuée par consultation de la version électronique d'un document, le paragraphe 65(3) du Règlement exige que la personne ou l'entité qui doit vérifier les renseignements tienne un document comportant le numéro d'enregistrement de la personne morale, le type de document consulté et la provenance de la version électronique. Lorsque la vérification de l'existence de l'entité a été effectuée par consultation de la version papier d'un document, le paragraphe 65(4) du Règlement exige que la personne ou l'entité qui doit vérifier les renseignements conserve le document ou une copie de celui-ci.

L'article 66 du Règlement prévoit quant à lui que l'existence d'une entité autre qu'une personne morale soit vérifiée dans les 30 jours suivant la transaction, en consultant la convention de société, l'acte d'association ou tout autre document semblable qui confirme son existence. Le document utilisé peut être en format papier ou électronique, et obtenu d'une source accessible au public. Si la vérification de l'existence de l'entité a été effectuée par consultation de la version électronique d'un document, le paragraphe 66(3) du Règlement exige que la personne ou l'entité qui doit vérifier les renseignements tienne un document comportant le numéro d'enregistrement de la personne morale, le type de document consulté et la provenance de la version électronique. Lorsque la vérification de l'existence de l'entité a été effectuée par consultation de la version papier d'un document, le paragraphe 66(4) du Règlement exige que la personne ou l'entité qui doit vérifier les renseignements conserve le document ou une copie de celui-ci.

  1. Conformément au paragraphe 52(1) du Règlement, tous les promoteurs immobiliers assujettis à la partie 1 de la Loi qui reçoivent en espèces un montant d'au moins 10 000 $ au cours d'une même transaction doivent le déclarer au Centre. Le terme « une transaction » comprend aussi deux transactions ou plus de moins de 10 000 $ chacune au cours d'une période de 24 heures consécutives et dont le total s'élève à au moins 10 000 $.

Ainsi, lorsqu'un promoteur immobilier reçoit 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule transaction, ou un total de 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une période de 24 heures consécutives, et ce, peu importe le nombre de transactions, il doit le déclarer à CANAFE.

Date répondue : 2014-04-11

Numéro IP : PI-6136

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39.5, 39.7, 52(1), 65, 66, 70

Lignes directrices à l'intention des promoteurs immobiliers qui embauchent des agents ou des courtiers

Question :

J'aimerais obtenir des explications concernant un conflit apparent entre les renseignements fournis en vertu de la Ligne directrice 6B et des dispositions du paragraphe 6(2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. La Ligne directrice 6B énonce ce qui suit :

« Si vous embauchez un courtier ou un agent immobilier pour vos ventes au public, les obligations décrites dans la présente ligne directrice ne s'appliquent pas à vous. Le courtier ou l'agent immobilier est alors responsable du respect de ces obligations. Par contre, si le courtier ou l'agent immobilier est votre employé, vous demeurez responsable du respect de ces obligations. »

Cet énoncé semble entrer en conflit avec le Règlement qui stipule, au paragraphe 6(2), ce qui suit :

Si une personne ou une entité assujettie au présent règlement, autre qu'un représentant d'assurance-vie, est le mandataire d'une personne ou entité visée à l'un des alinéas 5a) à l) de la Loi ou est habilitée à agir en son nom, c'est à cette dernière – plutôt qu'au mandataire ou à la personne ou à l'entité habilitée à agir – qu'il incombe de se conformer au présent règlement.

Prenons l'exemple d'un promoteur immobilier (mon client) qui embauche un courtier immobilier accrédité pour son centre des ventes afin qu'il négocie les contrats d'achat auprès d'acheteurs potentiels. Dans cette situation, la Ligne directrice 6B semble indiquer que c'est le courtier immobilier qui a la responsabilité de respecter les exigences de CANAFE en matière de vérification de l'identité des clients et de la tenue de documents, tandis que le paragraphe 6(2) du Règlement stipule que cette responsabilité incombe plutôt au promoteur immobilier puisque le courtier travaille pour le promoteur. J'aimerais beaucoup obtenir des explications à ce sujet.

Dans le même ordre d'idées, et si on suppose que la responsabilité de respecter les exigences quant à la tenue de documents et à la vérification de l'identité des clients incombe, du moins en partie, au courtier, mon client (le promoteur) est préoccupé par la possibilité que son agent ne se plie pas à ces exigences en lien à la vente de ses unités. Le courtier refuse de remettre les documents pertinents au promoteur. Ce dernier ne peut donc pas vérifier si le courtier respecte les exigences. Voici mes questions à ce propos. Le promoteur a-t-il également la responsabilité de veiller au respect des exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients? Si oui, cela lui donnerait de bonnes raisons de demander au courtier de lui remettre les documents nécessaires (afin que le promoteur respecte ses propres obligations quant à la tenue de documents, etc.). Si cette responsabilité incombe seulement au courtier, existe-t-il une méthode pour que le promoteur puisse vérifier la conformité ou exiger la tenue d'un audit des activités du courtier pour s'assurer que les ventes réalisées par le courtier respectent les exigences de CANAFE?

Réponse :

Le paragraphe 39.5(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule que le Règlement s'applique aux promoteurs immobiliers de cette façon :

« Les promoteurs immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi dans les cas suivants :
a) le promoteur immobilier est une personne ou entité autre qu'une personne morale et il vend au public une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf;
b) il est une entité qui est une personne morale et il vend au public, pour son propre compte ou pour le compte d'une filiale ou d'une entité qui est membre du même groupe, une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf. »

Il faut pouvoir déterminer qui doit assumer la responsabilité de veiller au respect des exigences de la Loi et du Règlement lorsqu'un promoteur immobilier fait appel aux services d'un courtier immobilier indépendant pour mettre en marché des biens immobiliers et les vendre à des acheteurs. En réalité, pouvoir déterminer à qui incombe cette responsabilité dépendrait de la relation contractuelle entre le promoteur et le courtier.

Ceci étant dit, voici quelques scénarios qui pourraient vous aider à déterminer qui doit assumer cette responsabilité en vertu de la Loi et du Règlement lorsqu'un promoteur fait appel aux services d'un courtier :

  1. Le promoteur embauche le courtier immobilier pour que ce dernier fasse la promotion des biens en vente, donne de l'information aux futurs acheteurs et aide les acheteurs à faire un choix. Dans cette situation, il incomberait au promoteur de veiller au respect des obligations en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients en vertu de la Loi et de ses règlements. Le courtier serait aussi obligé de signaler toute opération financière à l'égard de laquelle il y a des motifs raisonnables de soupçonner qu'elle est liée à la perpétration, réelle ou tentée, d'une infraction de recyclage des produits de la criminalité ou à la perpétration, réelle ou tentée, d'une infraction de financement des activités terroristes (a. 7 Loi).
     
  2. Le promoteur fait appel aux services d'un courtier immobilier pour que ce dernier vérifie l'identité des clients. En vertu de l'article 64.1 du Règlement, la personne ou l'entité qui est tenue de prendre des mesures de vérification de l'identité ne peut confier cette responsabilité à un mandataire que si elle a conclu par écrit un accord ou une entente avec lui à cet égard. L'entité doit ensuite obtenir, de la part du mandataire, l'information qu'il aura recueillie auprès du client dans le cadre de cet accord ou de cette entente.
     
  3. Le promoteur fait appel aux services d'un courtier immobilier pour l'achat ou la vente d'un bien immobilier. Dans cette situation, le promoteur serait un client du courtier. La responsabilité du courtier ne se limiterait donc pas à la prestation de certains services comme faire la promotion du bien immobilier ou négocier les contrats d'achat puisqu'il ne serait pas un employé du promoteur; il aurait à assumer toutes les fonctions liées à l'achat et à la vente d'un bien immobilier. Ici, le courtier immobilier est l'entité déclarante responsable d'assurer le respect des exigences en vertu de la Loi et de ses règlements.

Date répondue : 2014-03-25

Numéro IP : PI-6125

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39.5(1)

Déclaration DOIE et relevé de réception de fonds

Question :

  1. Qu'est-ce que la maison de courtage devrait indiquer sur le relevé de réception de fonds? (P. ex. fonds reçus dans le compte de courtage, par le biais d'un dépôt en espèces du client OU faut-il considérer qu'il s'agit de fonds reçus en espèces?)
     
  2. Est-ce qu'une DOIE est nécessaire pour le scénario suivant?
  • La maison de courtage représente un acheteur qui a acheté une propriété.
  • L'acheteur a déposé 20 000 $ en espèces dans le compte bancaire de courtage à la banque, un dépôt pour l'achat; la banque enverra une copie du bordereau de dépôt à la maison de courtage.
  • L'acheteur s'est rendu directement à la banque pour faire le dépôt, aucune somme en espèces n'a été donnée à la maison de courtage.
  • La pratique habituelle de la maison de courtage consiste à donner à ses clients les renseignements sur leur compte de dépôt (de courtage) afin que les fonds puissent être déposés directement dans leur compte.

Réponse :

Conformément au paragraphe 1(2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes, le relevé de réception de fonds s'entend, « à l'égard de la réception de fonds dans le cadre d'une opération, d'un document comportant les renseignements suivants :

(a) s'ils ne peuvent être facilement obtenus d'autres documents tenus et conservés en application du présent règlement par le destinataire, le nom de la personne ou de l'entité qui remet de fait la somme, ainsi que les renseignements suivants :
(i) s'il s'agit d'une somme reçue d'une personne, son adresse, sa date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession;
(ii) s'il s'agit d'une somme reçue d'une entité, son adresse et la nature de son entreprise principale;
(b) la date de l'opération;
(c) pour chaque compte touché par l'opération, le numéro du compte, le type de compte, le nom au complet de chaque titulaire du compte et la devise dans laquelle l'opération est effectuée;
(d) le détail de l'opération et son objet, notamment le nom des autres personnes ou entités en cause et le type et le mode d'opération;
(e) si les fonds sont reçus en espèces, la manière dont ils sont reçus, notamment par véhicule blindé, en personne ou par courrier;
(f) le montant total de la somme reçue et la devise en cause ».

Le relevé de réception de fonds doit refléter avec précision l'opération au cours de laquelle des fonds ont été reçus. C'est pourquoi l'entité déclarante devrait, dans ce scénario, indiquer que les fonds ont été reçus par le biais d'un dépôt, par le client, directement dans le compte de courtage à la banque.

La DOIE a pour but d'indiquer la réception de 10 000 $ et plus en espèces au cours d'une seule opération. Un dépôt effectué par le client dans un compte de courtage, lorsque la maison de courtage n'a manipulé l'argent à aucun moment, n'est pas considéré comme la réception de fonds en espèces. Dans ce cas, l'opération n'est pas une opération en espèces et la déclaration d'opérations importantes en espèces n'est donc pas requise.

Date répondue : 2014-02-26

Numéro IP : PI-6104

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents, Déclaration

Directives : 6B, 7

Règlements : 1(2)

Opérations de change comportant une composante d'un Télévirement

Question :

Nous avions quelques rials iraniens, en Iran, que nous avons vendus à l'entreprise A des Émirats arabes unis (EAU), qui a envoyé des dollars américains à notre banque en Europe. Normalement, l'entreprise A est l'INSTRUCTEUR, sa banque, l'EXPÉDITEUR, notre banque européenne, le destinataire, et nous sommes le bénéficiaire. Dans le modèle de rapport de télévirement international de F2R, le destinataire est Money XYZ, et il ne nous sera pas permis de changer pour notre banque européenne.

Nous ne ferons physiquement aucun transfert d'argent pour des rials en Iran. Il s'agit d'un compte de règlement. Comme il a déjà été expliqué pour les rials, nous n'avons qu'à porter le débit ou le crédit à notre compte; quand l'agent en Iran nous doit de l'argent, il vend des rials à l'entreprise A, à Dubaï, et leur demande de nous envoyer l'équivalent en dollars américains.

Ainsi, il semble qu'il n'y ait aucune obligation de déclarer une telle transaction. Ai-je bien compris? J'aimerais savoir ce que vous avez à dire à ce sujet. En général, nous cherchons à savoir si un client canadien effectue quelque télévirement que ce soit de son compte à l'étranger sur notre compte européen, et s'il y a obligation d'en déclarer le paiement s'il est effectué depuis l'extérieur du Canada.

Réponse :

L'alinéa 28(1)(c) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule que toute entreprise de services monétaires est tenue de déclarer un télévirement de l'étranger, à la demande d'un client, de 10 000 $ ou plus au cours d'une seule opération, et de joindre à la déclaration les renseignements prévus aux annexes 3 ou 6, selon le cas. En outre, le paragraphe 1(2) du Règlement définit le terme télévirement comme « la transmission – par voie électronique, magnétique ou optique ou au moyen d'un appareil téléphonique ou d'un ordinateur – d'instructions pour un transfert de fonds, à l'exclusion du transfert de fonds à l'intérieur du Canada ».

Par conséquent, pour qu'il y ait obligation de déclarer, un télévirement doit :

  • avoir été demandé par un client;
  • comprendre la transmission d'instructions visant à faire transférer des fonds à l'étranger.

Compte tenu de ce qui précède, l'entreprise Money XYZ ne semble pas exercer d'activités liées aux transactions par télévirement, car elle ne transmet pas d'instructions visant à faire transférer des fonds à l'étranger. En fait, l'entreprise Money XYZ effectue des opérations de change pour lesquelles elle se fait payer par l'intermédiaire de télévirements. Elle n'est pas l'entité à qui les clients demandent d'envoyer ou de recevoir des télévirements, mais simplement une bénéficiaire de ceux-ci.

Cela étant dit, en tant qu'entité exerçant des opérations de change, l'entreprise Money XYZ serait tenue de conserver des fiches d'opérations de change, tel qu'il est stipulé au paragraphe 30(f) du Règlement, et de procéder à la vérification de l'identité, sous réserve du paragraphe 63(1) et conformément au paragraphe 64(1).

Date répondue : 2014-01-14

Numéro IP : PI-5681

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 8

Règlements : 1(2), 28(1)(c), 30(f)

Titres négociables – chèque et traite bancaire

Question :

Un membre fait un chèque à l'ordre d'une entreprise non membre. Le propriétaire de l'entreprise vient faire certifier le chèque, mais nous remplaçons plutôt ce chèque par une traite bancaire/un chèque officiel du même montant libellé au nom de la même personne que le chèque d'origine.

J'aimerais savoir si, pour cette opération, nous devons tenir un document et vérifier l'identité de la personne effectuant l'opération.

Réponse :

Un membre fait un chèque à l'ordre d'une entreprise non membre. Le propriétaire de l'entreprise vient faire certifier le chèque, mais nous remplaçons plutôt ce chèque par une traite bancaire/un chèque officiel du même montant libellé au nom de la même personne que le chèque d'origine.

J'aimerais savoir si, pour cette opération, nous devons tenir un document et vérifier l'identité de la personne effectuant l'opération.

Réponse : 

L'alinéa 14k) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule qu'une entité financière doit tenir un document « si elle reçoit une somme de 3 000 $ ou plus d'une personne ou d'une entité autre qu'une entité financière en contrepartie de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables », et consigner dans ce document « la somme reçue, la date de réception de celle-ci, les nom et adresse de la personne qui l'a remise de fait et une mention indiquant si elle est en espèces ou sous forme de chèques, de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables ».

Je note que le terme « titres négociables » n'est pas défini dans la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) ou dans le Règlement, et devrait donc se voir attribuer sa signification commune/ordinaire. Dans le Black's Law Dictionary, le terme « titres négociables » est défini comme une promesse ou une ordonnance sans condition, écrite ou signée, de payer une somme d'argent précise, sur demande ou à un moment défini, payable à ordre ou au porteur, ce qui englobe les traites bancaires et les chèques (certifiés ou non).

Le Règlement sur la déclaration des mouvements transfrontaliers d'espèces et d'effets (RDMTEE) fournit d'autres indications à ce sujet dans sa définition d'« effets » au paragraphe 1(1). Au sens de ce règlement, les « effets » sont ceux ci-après, qu'ils soient au porteur ou que leur titre soit transmissible de la main à la main :

(a) les valeurs mobilières, y compris les actions, les bons, les obligations et les bons du Trésor;
(b) les titres négociables, y compris les traites bancaires, les chèques, les billets à ordre, les chèques de voyage et les mandats poste, à l'exclusion des certificats d'entrepôt et des connaissements.

Qui plus est, l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques définit un effet comme un titre négociable, notamment « chèque, chèque de voyage, traite, lettre de change ou titre de versement postal ».

Compte tenu de ce qui précède, il apparaît clairement qu'un chèque et/ou une traite bancaire est un titre négociable et, par conséquent, les obligations énoncées à l'alinéa 14k) du Règlement s'appliqueraient dans le scénario susmentionné, à condition que le seuil de 3 000 $ soit atteint.

Date répondue : 2013-11-20

Numéro IP : PI-5648

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(k), 1(1) CCMIRR

Langue des documents

Question :

Je me demandais si dans la Loi, il y avait une règle concernant la tenue de document en français ou en anglais. Est-ce que quelque chose nous oblige à faire traduire des documents dans une autre langue ? Exemple, si nous avons quelque chose en espagnol et que ce n'est pas traduit puisque la personne qui a reçu le document comprend l'espagnol, pourrions-nous être pénalisé ?

Réponse :

Il n'y a aucune disposition dans la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi), ni les règlements connexes, qui oblige les entités de fournir des documents soit en français ou en anglais. Pourtant, selon l'article 16 de la Charte canadienne des droits et libertés, le français et l'anglais sont les langues officielles du Canada et ils ont un statut et des droits et privilèges égaux quant à leur usage dans les institutions du gouvernement du Canada. De plus, la Loi sur les langues officielles spécifie que les lois du Parlement doivent être adoptées, imprimées et publiées dans les deux langues officielles du Canada (article 6). D'autre part, l'article 22 signale qu'il incombe aux institutions fédérales de veiller à ce que le public puisse communiquer avec leur siège ou leur administration centrale, et en recevoir les services, dans l'une ou l'autre des langues officielles.

Puisque les entités déclarantes ont les obligations qui découlent de la Loi et les règlements connexes, adoptée par le Parlement du Canada, et ils fournissent des documents au Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada, une institution du gouvernement du Canada, il est logique qu'ils devraient les fournir dans une des langues officielles du Canada. Par ailleurs, s'il incombe aux institutions du gouvernement du Canada d'assurer qu'ils puissent fournir des services dans une ou l'autre des langues officielles, c'est attendu que les fonctionnaires publiques peuvent comprendre, au minimum, une des langues officielles. Donc, les documents devront être fournis dans une des langues officielles pour que les fonctionnaires qui les reçoivent puissent les lire et les comprendre.

Date répondue : 2013-10-18

Numéro IP : PI-5635

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Obligations en matière de tenue de documents pour les transactions incomplètes

Question :

Voici deux questions concernant les obligations d'un courtier immobilier en matière de tenue de documents quand une transaction n'est pas achevée :

  1. Est-ce que les courtiers immobiliers ont l'obligation de conserver un relevé de réception de fonds dès la réception des fonds, même dans le cas où l'achat ou la vente n'a pas été conclu?
  2. Est-ce que les courtiers immobiliers ont l'obligation de conserver un dossier-client pour une transaction incomplète, selon qu'il y ait ou non réception de fonds?

Réponse :

  1. L'article 39(1)(a) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule que « Sous réserve des paragraphes (3), (4), (5), (6), 52(2) et 62(2), tout courtier ou agent immobilier doit tenir, dans l'exercice d'une activité visée à l'article 37, les documents suivants […] un relevé de réception de fonds à l'égard de chaque somme qu'il reçoit au cours d'une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public ».

Cette exigence en matière de tenue de document s'applique si le courtier ou l'agent immobilier reçoit toute somme d'argent que ce soit au cours d'une seule opération lorsqu'il agit à titre d'agent dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers. Cette exigence s'applique dès que le courtier ou l'agent immobilier a reçu les fonds, que l'achat ou la vente de biens immobiliers ait été conclu ou non.

Contrairement au document concernant les opérations importantes en espèces, la somme reçue, dans le cas d'un relevé de réception de fonds, peut prendre n'importe quelle forme; il n'est pas nécessaire qu'il s'agisse d'un montant en argent. Le courtier ou l'agent immobilier n'est pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds en ce qui touche une transaction pour laquelle il doit tenir un relevé d'opération importante en espèces (conformément au paragraphe 39(3) du Règlement). En d'autres termes, si la somme de la réception de fonds est de 10 000 $ en argent ou plus, le relevé d'opération importante en espèces remplace le relevé de réception de fonds.

  1. L'article 39(1)(b) du Règlement stipule que « Sous réserve des paragraphes (3), (4), (5), (6), 52(2) et 62(2), tout courtier ou agent immobilier doit tenir, dans l'exercice d'une activité visée à l'article 37, les documents suivants […] un dossier-client pour chaque vente ou achat de biens immobiliers ».

Le courtier ou l'agent immobilier est tenu de tenir un dossier-client en ce qui touche tout achat ou toute vente de bien immobilier. Aucune exigence ne s'applique relativement à la tenue d'un dossier-client s'il n'y a pas achat ou vente de bien immobilier.

À titre d'information, je vous envoie le lien vers la Ligne directrice 6B : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Secteur de l'immobilier, qui contient des directives concernant les obligations en matière de tenue de documents dans le secteur de l'immobilier.

Date répondue : 2013-10-07

Numéro IP : PI-5632

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39(1)(a), 39(1)(b)

Obligations en matière de tenue de documents – Achat de biens immobiliers par une personne morale

Question :

Quelles obligations en matière de vérification de l'identité d'un client s'appliquent à un courtier immobilier dans le cadre de l'achat de biens immobiliers par une personne morale? J'aimerais savoir s'il faut vérifier l'identité de la personne physique représentant la personne morale pendant l'achat.

Réponse :

Conformément à l'article 39 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), si un courtier ou un agent immobilier agit à titre d'agent dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers, il est tenu de tenir un dossier-client en ce qui touche tout achat ou toute vente de bien immobilier. Si le dossier-client est au nom d'une personne morale, il doit également comprendre une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale aux transactions avec le courtier ou l'agent immobilier.

En outre, l'article 59.2 du Règlement stipule que tout courtier ou agent immobilier doit prendre les mesures ci-après relativement à toute opération à l'égard de laquelle des documents doivent être tenus en application du paragraphe 39(1) :

  • Conformément au paragraphe 64(1) du Règlement, vérifier l'identité de toute personne qui effectue l'opération
  • Conformément à l'article 65, vérifier l'existence, la dénomination sociale et l'adresse de toute personne morale pour le compte de laquelle l'opération est effectuée, ainsi que les noms des administrateurs de la personne morale.

Date répondue : 2013-10-04

Numéro IP : PI-5630

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39, 59.2

Dossier-client pour chaque achat ou vente de biens immobiliers

Question :

Un agent de notre dirigeant principal des finances souhaite émettre un chèque mensuel à la fille de sa fiancée. Nous obtiendrions de l'agent un document au titre de « connaître son client » signé et mis à jour, et accompagné d'une note descriptive indiquant qu'un chèque mensuel serait émis à la fille (son nom au complet serait inscrit) de sa fiancée (son nom au complet serait également inscrit). De plus, une pièce d'identité à photo acceptable serait examinée ou deux autres méthodes d'identification acceptables seraient utilisées pour le tiers. Est-il acceptable d'approuver cela en utilisant la méthode de documentation décrite?

Réponse :

En vertu de l'article 39 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), « lorsqu'ils agissent à titre d'agents dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers [...] tout courtier ou agent immobilier doit tenir [...] les documents suivants : a) un relevé de réception de fonds à l'égard de chaque somme qu'il reçoit au cours d'une seule opération [...]; b) un dossier-client pour chaque vente ou achat de biens immobiliers; c) s'agissant d'un relevé de réception de fonds ou d'un dossier-client à l'égard d'une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l'agent immobilier. »

Le paragraphe 1(2) du Règlement définit « dossier-client » comme suit : « Dossier qui contient les nom et adresse d'un client, ainsi que les renseignements suivants : a) si le client est une personne, sa date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession, selon le cas; b) s'il est une entité, la nature de son entreprise principale. »

De plus, un « relevé de réception de fonds » doit comporter les renseignements suivants :

  • « le nom de la personne ou de l'entité qui remet de fait la somme, ainsi que les renseignements suivants :
    • (i) s'il s'agit d'une somme reçue d'une personne, son adresse, sa date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession,
    • (ii) s'il s'agit d'une somme reçue d'une entité, son adresse et la nature de son entreprise principale;
  • la date de l'opération;
  • pour chaque compte touché par l'opération, le numéro du compte, le type de compte, le nom au complet de chaque titulaire du compte et la devise dans laquelle l'opération est effectuée;
  • le détail de l'opération et son objet, notamment le nom des autres personnes ou entités en cause et le type et le mode d'opération;
  • si les fonds sont reçus en espèces, la manière dont ils sont reçus, notamment par véhicule blindé, en personne ou par courrier;
  • le montant total de la somme reçue et la devise en cause. »

Dans la situation que vous avez décrite, le courtier immobilier a l'obligation de recueillir les renseignements nécessaires pour remplir un relevé de réception de fonds et un dossier-client.

Date répondue : 2013-10-01

Numéro IP : PI-5626

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 1(2), 39

Tenue de documents relativement à la profession du client

Question :

J'aimerais avoir de plus amples renseignements sur le sujet suivant:

L'exigence prévue par la loi en ce qui touche la tenue de documents relativement à la profession du client.

Réponse :

Un courtier ou un agent immobilier est tenu de tenir des documents, entre autres, relativement à la profession de ses clients, si le client est une personne.

La référence à la profession du client doit refléter le langage normalisé du marché du travail dont on se sert pour décrire les fonctions qu'exercent les Canadiens sur le marché du travail. De cette façon, la profession, dans le cadre du marché du travail canadien traditionnel, devrait transmettre une idée précise et détaillée des fonctions exercées.

Bien qu'« à la retraite » ne soit pas une profession en soi, ce statut est acceptable comme référence à la situation relative au travail d'un client si, dans les faits, le client est bel et bien à la retraite.

Dans le cas où la profession du client est médecin ou enseignant, on pourrait accepter les deux comme référence, car ils donnent une idée précise et détaillée du type de travail qu'exerce le client.

Date répondue : 2013-09-13

Numéro IP : PI-5616

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39(1), 64(1)

Tenue de documents relativement aux procurations et aux testaments

Question :

J'aimerais avoir de plus amples renseignements sur le sujet suivant:

La tenue de certains documents, comme les procurations et les testaments.

Réponse :

En ce qui a trait aux procurations et aux testaments, il nous semble qu'un courtier ou un agent immobilier exigera ce genre de document si le vendeur ou l'acheteur ont accordé à une autre personne une procuration pendant l'opération ou si l'exécuteur testamentaire est la personne habilitée à signer au nom de la succession. Nos agents de conformité se penchent sur la question de savoir si l'identité de ces personnes a été correctement vérifiée, conformément au paragraphe 64(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), et si les dossiers ont été correctement tenus, conformément au paragraphe 39(1) du Règlement, car ce sont elles, ces personnes, qui effectuent l'opération. En outre, nos agents de conformité exigeront des copies des procurations ou des testaments afin de déterminer qui donne les instructions.

Date répondue : 2013-09-13

Numéro IP : PI-5615

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39(1), 64(1)

Dossier-client

Question :

Un courtier immobilier qui se représente lui-même aux fins de l'achat ou de la vente d'une propriété doit-il remplir un dossier-client ou faire sa propre identification? Selon les questions et réponses sur la conformité de CANAFE (en date du 3 juillet 2008), un courtier immobilier qui se représente lui-même n'est pas tenu de remplir un dossier-client ou de faire sa propre identification.

Réponse :

L'article 37 du Règlement stipule ceci : « Les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi lorsqu'ils agissent à titre d'agents dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers. »

Par conséquent, un courtier ou un agent immobilier ne peut pas être son propre agent dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers.

Date répondue : 2013-09-13

Numéro IP : PI-5614

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 37

Dossier-client et relevé de réception de fonds

Question :

Dans les cas où un courtier immobilier a dirigé le client vers un autre courtier, qui est responsable de la présentation du dossier-client et du relevé de réception de fonds? Le courtier qui a dirigé le client ne l'a jamais représenté et, après l'avoir dirigé, n'a plus fait affaire avec lui.

Réponse :

L'article 37 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule ceci : « Les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) lorsqu'ils agissent à titre d'agents dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers. » L'article 39 du Règlement stipule ceci : « tout courtier ou agent immobilier doit tenir, dans l'exercice d'une activité visée à l'article 37, les documents suivants : a) un relevé de réception de fonds à l'égard de chaque somme qu'il reçoit au cours d'une seule opération, à moins que cette somme ne soit reçue d'une entité financière ou d'un organisme public; b) un dossier-client pour chaque vente ou achat de biens immobiliers ».

En vertu de l'article 2 de la Loi, le terme « client » est défini comme suit : « Toute personne ou entité qui se livre à une opération ou à une activité financières avec une personne ou une entité visées à l'article 5 ».

Les dispositions susmentionnées indiquent clairement que les obligations de tenue de documents prévues par l'article 39 du Règlement doivent être remplies par l'entité qui a bel et bien effectué l'opération financière avec le client. Dans le scénario que vous avez présenté, ces obligations doivent être remplies par le courtier immobilier qui a agi à titre d'agent pour le client dans le cadre de l'achat ou de la vente des biens immobiliers, et non par le courtier qui n'a fait que diriger le client.

Date répondue : 2013-08-29

Numéro IP : PI-5608

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 37

Loi : 2, 39

Documents d'identification acceptables et tenue des dossiers - Feuillets T4A, NAS

Question :

Selon les renseignements que vous avez fournis, nous comprenons, et nous informerons l'entreprise ABC qu'elle respecte ses obligations en vertu du paragraphe 59.2(3) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) relativement à une partie représentée par une simple affiche en agissant comme suit :

a) en demandant à la partie représentée par une simple affiche de fournir un document d'identification lorsqu'elle sera présente; ou
b) en faisant appel à un agent ou un mandataire pour utiliser une combinaison de méthodes d'identification servant à identifier les personnes qui ne sont pas présentes physiquement dans le but d'identifier la partie représentée par une affiche (« autre méthode d'identification »).

Si, après avoir agi comme indiqué en (a) ou en (b), l'entreprise ABC n'a pas été en mesure de confirmer l'identité ou l'existence de la partie représentée par une simple affiche, elle devra documenter les étapes suivies comme indiqué en (a) ou en (b), selon le cas, pour confirmer l'identité ou l'existence de la partie. Veuillez nous faire savoir si nous avons mal compris.

Liste non exhaustive des documents d'identification acceptables pour confirmer l'identité des personnes.

Nous comprenons que les feuillets T4A sont émis par Service Canada et non un employeur. En outre, les feuillets T4A comprennent deux identificateurs uniques : le numéro d'assurance sociale et le numéro de SV. Le document doit être émis par le gouvernement, comporter un identificateur unique et être valide. Puisque les feuillets T4A respectent tous les critères, est-ce que CANAFE a changé d'avis à savoir si les feuillets T4A peuvent être utilisés aux fins d'identification?

Consignation des cartes de NAS

Est-ce que l'entreprise ABC doit documenter le NAS du client indiqué dans le dossier-client compte tenu de l'énoncé dans la ligne directrice 6B de CANAFE.

S'il n'est pas nécessaire de documenter le NAS, de quelle façon CANAFE préfère-t-il que l'entreprise ABC en tienne compte dans ses dossiers? Est-ce qu'il suffit simplement d'indiquer sur le formulaire d'identification du client qu'elle a vu le NAS?

Réponse :

En ce qui concerne votre question à savoir si les feuillets T4A peuvent être utilisés aux fins d'identification, CANAFE est toujours d'avis que ce document ne constitue pas un document d'identification acceptable, puisqu'il n'est pas émis aux fins d'identification.

Pour ce qui est de votre question concernant la façon dont l'agent immobilier ou le représentant commercial doit consigner le NAS, conformément à l'alinéa 67(a) du Règlement, l'agent immobilier ou le représentant commercial doit consigner le document d'identification utilisé pour vérifier l'identité de la personne. Si le document utilisé est la carte de NAS, le dossier doit comprendre les éléments suivants :

  • le nom de cette personne;
  • le type de document d'identification utilisé;
  • le numéro de référence du document utilisé;
  • le lieu où il a été émis.

Date répondue : 2013-08-16

Numéro IP : PI-5596

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 67(a)

Tenue de documents – procurations et testaments

Question :

Puis-je obtenir de plus amples renseignements en ce qui concerne l'exigence législative de tenir certains documents comme les procurations et les testaments?

Réponse :

En ce qui a trait aux exigences législatives concernant la tenue de procurations et de testaments, nous comprenons qu'un courtier ou un agent immobilier demandera de tels documents si le vendeur ou l'acheteur a donné à quelqu'un une procuration à l'égard de l'opération ou si le vendeur ou l'acheteur est un exécuteur testamentaire autorisé à signer pour le compte d'une succession.

La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) et ses règlements connexes n'exigent pas la tenue de tels documents. Nous comprenons qu'il s'agit d'une pratique exemplaire attestant qui détient le pouvoir de donner des instructions et qui effectue l'opération.

Veuillez noter que lorsque les agents de conformité de CANAFE demandent des documents à des agents ou courtiers immobiliers, ils le font afin de vérifier si l'identité des clients des agents ou courtiers immobiliers a été convenablement vérifiée conformément au paragraphe 64(1) du Règlement et si d'autres documents ont été adéquatement tenus conformément au paragraphe 39(1) du Règlement. Les procurations et les testaments peuvent être demandés afin de faciliter l'examen de CANAFE lorsqu'ils sont disponibles.

Date répondue : 2013-07-26

Numéro IP : PI-5585

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39(1), 64(1)

Exigences de tenue de documents sur les titulaires de carte de crédit

Question :

Supposons qu'une entité financière ouvre un compte de carte de crédit pour une personne morale autre qu'un courtier en valeurs mobilières. Avant d'émettre de carte sur le compte, l'entité financière (i) effectue une vérification adéquate de l'identité de la personne morale (c.-à-d. qu'elle confirme son existence, sa dénomination sociale, son adresse et le nom des administrateurs), et (ii) obtient les documents pertinents sur la personne morale (p. ex. les registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte, la propriété bénéficiaire, etc.). De plus, par la suite, l'entité financière conserve toutes les demandes de carte de crédit qu'elle reçoit de la personne morale et tous les relevés de carte de crédit qu'elle émet à l'égard de la personne morale.

Supposons également que, sur le compte, l'entité financière émet, à la personne morale, un certain nombre de cartes de crédit, qui peuvent seulement être utilisées en conformité avec la politique d'utilisation approuvée de la personne morale. Certaines cartes portent en relief le nom d'un employé particulier, alors que d'autres sont simplement destinées à être utilisées par un certain département (p. ex. par le département de marketing pour les services de traiteur et de restauration). De plus, tous les relevés de carte de crédit sont émis à la personne morale, et cette dernière demeure la seule responsable du paiement de tous les frais relatifs à toutes les cartes de crédit émises sur le compte (même celles qui portent en relief le nom d'un employé particulier).

Ma question concerne les exigences de tenue de documents sur les titulaires de carte. Plus particulièrement, est-il suffisant que l'entité financière ait accès aux renseignements des titulaires de carte (p. ex. leur nom, leur adresse, leur numéro de téléphone, leur date de naissance, selon la disponibilité des renseignements) et puisse les utiliser sur demande? Ou doit-elle vérifier que les noms des titulaires de carte ne figurent pas sur la liste canadienne pertinente de personnes bloquées (à titre de rappel, ce ne sont pas les titulaires de carte qui ont demandé le compte, et ils ne font qu'utiliser les cartes à titre d'employés de la personne morale)?

D'après ce que je comprends, la personne morale est le « client » de l'entité financière, et, par conséquent, il faut seulement vérifier que les renseignements de la personne morale (p. ex. sa dénomination sociale, ses administrateurs et ses propriétaires bénéficiaires) ne figurent pas sur la liste de personnes bloquées. Autrement dit, il n'est pas nécessaire de conserver les renseignements des titulaires de carte dans la même plate-forme de traitement que ceux de la personne morale (à titre de rappel, les renseignements pertinents pour chaque titulaire de carte sont tout de même disponibles sur demande). Pouvez-vous confirmer si ma compréhension est exacte?

Réponse :

L'article 54.1 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) stipule que : « Sous réserve des paragraphes 62(1) et (2) et de l'article 63, toute entité financière doit prendre les mesures suivantes :

b) lorsqu'elle ouvre un compte de carte de crédit au nom d'une personne morale, vérifier l'existence de celle-ci, ses dénomination sociale et adresse et les noms de ses administrateurs conformément à l'article 65 ».

Par conséquent, vous avez raison de croire que le client de l'entité financière est la personne morale. En vertu de l'alinéa 54.1(b), l'entité financière est tenue de vérifier l'identité de la personne morale, mais pas les employés désignés comme titulaires de carte.

De plus, l'article 14.1 du Règlement stipule que : « Sous réserve du paragraphe 62(2), toute entité financière doit, pour chaque compte de carte de crédit qu'elle ouvre, tenir les documents et renseignements suivants : [...]

b) pour chaque compte ouvert au nom d'un client qui est une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte;
c) les nom, adresse et numéro de téléphone de chaque titulaire de carte de crédit pour le compte;
d) la date de naissance, si elle est connue après qu'elle ait pris des mesures raisonnables pour l'obtenir, de chaque titulaire de carte de crédit pour le compte ».

L'entité financière doit tenir des documents sur les renseignements des titulaires de carte énumérés ci-dessus, et pouvoir utiliser ces renseignements sur demande. Toutefois, contrairement à la personne morale même, les titulaires de carte, ou employés, ne doivent pas être identifiés en vertu de l'alinéa 54.1b) du Règlement. Compte tenu de cela, il sera seulement possible de vérifier que les renseignements de la personne morale (p. ex. sa dénomination sociale, ses administrateurs, ses propriétaires bénéficiaires) ne figurent pas sur les listes d'entités terroristes du BSIF.

Toutefois, tel qu'il est indiqué dans la « Ligne directrice 4 : Mise en œuvre d'un programme de conformité » de CANAFE (à la section 5, intitulée « Politiques et procédures de conformité »), les politiques et procédures de conformité d'une entité déclarante devraient couvrir, à tout le moins, toutes les obligations de déclaration, de tenue de documents, d'identification des clients, et d'évaluation et d'atténuation des risques qui s'appliquent. Par exemple, si l'entité déclarante doit satisfaire à des obligations de déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste ou de déclaration d'opérations douteuses liées au financement d'activités terroristes, ses politiques et procédures devraient comprendre la vérification des listes publiées à cet effet au Canada.

Date répondue : 2013-07-25

Numéro IP : PI-5580

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 4

Règlements : 14.1, 54.1

Situation de découvert d'un compte de dépôt

Question :

En cas de découvert d'un compte de dépôt où le client doit maintenant de l'argent à la coopérative de crédit (de sorte qu'il s'agit maintenant d'un dossier de crédit), la coopérative de crédit doit-elle obtenir l'adresse et le nom de l'employeur?

Réponse :

Selon le paragraphe 1(2) du Règlement, un dossier de crédit est un « dossier relatif à une entente de crédit qui contient notamment les modalités de l'entente, les nom, adresse et capacité financière du client, la nature de son entreprise principale ou de sa profession, le nom de son entreprise, le cas échéant, et l'adresse de son entreprise ou lieu de travail ».

Il est possible que l'entité financière se serve d'un certain type de document ou de documents pour consigner les ententes de crédit conclues avec ses clients. Toutefois, si ces documents ne comprennent pas tous les renseignements indiqués dans la définition de dossier de crédit énoncée au paragraphe 1(2) du Règlement, ils ne sont pas considérés comme constituant un dossier de crédit aux fins du Règlement.

Par conséquent, selon le Règlement, l'entité financière n'est pas tenue de tenir ces documents, étant donné qu'il ne s'agit pas d'un dossier de crédit.

Selon l'alinéa 14(i) du Règlement, « toute entité financière doit tenir [...] tout dossier de crédit qu'elle constitue dans le cours normal de ses activités ». Par conséquent, si l'entité financière a créé un dossier de crédit en obtenant tous les renseignements indiqués au paragraphe 1(2) du Règlement, elle a créé un dossier de crédit aux fins du Règlement et doit tenir ce dossier.

Date répondue : 2013-06-14

Numéro IP : PI-5567

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 1(2), 14(i)

Exigences en matière de tenue de dossiers et titres négociables

Question :

Si un client apporte 3 500 $ en espèces et demande à l'entité financière d'émettre une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie, cette opération doit être déclarée. Toutefois, si un client se rend sur place et demande à l'entité financière de débiter son compte de 3 500 $ pour émettre une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie, l'opération n'a pas à être déclarée. Aussi, si une personne apporte un chèque tiré de l'un des comptes de nos clients au montant de 3 500 $ et qu'elle souhaite simplement encaisser le chèque, l'opération n'a pas à être déclarée.

Réponse :

Conformément à l'alinéa 14k) du Règlement, une entité financière doit tenir un dossier « si elle reçoit une somme de 3 000 $ ou plus d'une personne ou d'une entité autre qu'une entité financière en contrepartie de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables, un document où sont consignés la somme reçue, la date de réception de celle-ci, les nom et adresse de la personne qui l'a remise de fait et une mention indiquant si elle est en espèces ou sous forme de chèques, de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables ».

Il n'existe aucune obligation en matière de tenue de dossier lorsqu'une personne utilise des fonds du compte qu'elle détient auprès de l'entité financière en contrepartie de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titre négociables semblables.

Chaque fois qu'une personne se présente avec un montant de 3 000 $ (peu importe le temps qui s'est écoulé ou si l'entité financière dépose le montant avant d'émettre un produit) et demande un mandat-poste ou autre, l'entité déclarante a l'obligation de tenir un dossier à cet égard. Cependant, si le client effectue un retrait de son compte et demande immédiatement un mandat-poste ou autre, il n'y a aucune obligation en matière de tenue de dossiers.

De plus, si les fonds sont passés pour le compte d'un client et qu'ils ont été amalgamés aux fonds de l'entité financière pour l'émission d'une traite tirée d'un compte en fiducie, les obligations en matière de tenue de dossiers ne s'appliqueraient pas parce que ces fonds proviennent du compte d'un client et des fonds reçus d'une entité financière.

Cependant, si le client arrive à l'entité financière avec les fonds, et que ceux-ci sont amalgamés aux fonds de l'entité financière pour l'émission d'une traite tirée d'un compte de fiducie, les obligations en matière de tenue de dossier s'appliqueraient puisque les fonds remis n'ont pas été tirés du compte du client, mais apportés à l'institution par le client.

Date répondue : 2013-05-02

Numéro IP : PI-5540

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(k)

Simples affichages

Question :

L'entité du secteur de l'immobilier pose une question au sujet d'une application précise de la Loi. Elle estime que les critères suivants ne devraient pas être utilisés pour déterminer les courtiers ou les vendeurs immobiliers assujettis à la Loi :

  • la forme d'affichage qu'ils utilisent;
  • la façon dont le formulaire est modifié;
  • s'ils ne fournissent que de simples affichages.

La Loi stipule que tout courtier ou vendeur immobilier est assujetti à la Loi lorsqu'il agit à titre d'agent dans le cadre de l'achat ou de la vente d'un bien immobilier. Par conséquent, l'entité du secteur de l'immobilier qui pose la question estime qu'en vertu du Règlement, les courtiers ou agents immobiliers doivent être conformes au régime pour toutes les opérations immobilières auxquelles ils prennent part, y compris tous les biens affichés sur MLS ®, peu importe s'il ne s'agit que de simples affichages.

Réponse :

Le paragraphe 1(2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et financement des activités terroristes définit un courtier ou agent immobilier comme étant « une personne ou entité autorisée, par licence, permis ou enregistrement délivré aux termes d'une loi provinciale, à vendre ou à acheter des biens immobiliers ». L'article 37 du même règlement précise que « les courtiers ou agents immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi lorsqu'ils agissent à titre d'agents dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers » Cela signifie que lorsqu'une personne ou une entité, qui est autorisée par licence ou enregistrement délivré aux termes d'une loi provinciale à vendre ou à acheter des biens immobiliers, agit à titre d'agent lors de l'achat ou de la vente de biens immobiliers, elle est assujettie à la Partie 1 de la Loi.

La position de la fonction d'IP se fonde sur l'entente conclue par écrit entre le simple afficheur et le vendeur de la propriété, puisque cette entente démontre bien la relation entre le vendeur ou l'acheteur et le courtier ou vendeur immobilier.

Toutefois, les courtiers ou vendeurs immobiliers sont les mieux placés pour déterminer s'ils agissent à titre d'agent dans le cadre de l'achat ou de la vente de biens immobiliers. Si l'agent offre des services non affichés dans l'entente, des services qui le rendent assujetti à la Loi et à ses règlements connexes, il doit satisfaire aux exigences de la Loi et de ses règlements connexes. Une entente est un contrat privé entre le vendeur ou l'acheteur et le courtier ou vendeur immobilier qui, comme pour toute disposition d'une entente privée, ne peut pas infirmer ou contredire une loi publique.

L'alinéa 59.2 (3) du Règlement stipule ce qui suit :

Si les parties à une opération immobilière sont représentées par des courtiers ou agents immobiliers distincts, chacun de ces courtiers ou agents immobiliers est tenu de vérifier l'identité ou l'existence, selon le cas, de la partie qu'il représente.

Si seulement certaines des parties d'une opération immobilière sont représentées par des courtiers ou agents immobiliers, chacun de ces courtiers ou agents immobiliers qui représentent une des parties de l'opération doit prendre les mesures raisonnables pour vérifier l'identité ou l'existence des parties qui ne sont pas représentées.

Dans cette situation, si un courtier ou agent d'immobilier n'est pas capable de vérifier l'identité ou l'existence des parties non représentées, il devra consigner par écrit les mesures qu'il a prises et les raisons pour lesquelles il n'est pas en mesure de vérifier l'identité ou l'existence des autres parties.

Ces dispositions de fournissent aucune précision quant au concept de « mesures raisonnables » et le terme n'est pas défini dans la Loi ni dans les règlements. Toutefois, notre ligne directrice 6B : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Secteur de l'immobilier donne des directives concernant la politique de CANAFE concernant ce terme.

Date répondue : 2013-05-02

Numéro IP : PI-5539

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 1(2), 37, 59.2(3)

Obligations du promoteur de copropriétés

Question :

Veuillez noter que notre cabinet d'avocats agit pour le compte d'un promoteur de copropriétés qui exerce des activités relatives à l'aménagement et à la vente d'unités condominiales neuves; par ailleurs, notre client (le « promoteur ») a lui aussi retenu les services d'une agence immobilière/maison de courtage indépendante (l'« Agence ») pour mettre en marché et vendre les unités condominiales neuves à des tiers acquéreurs. D'après ce que j'ai compris, bien que les promoteurs et constructeurs immobiliers soient des entités déclarantes aux termes de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (ci-après dénommé « CANAFE »), le promoteur n'est pas tenu de se conformer aux exigences de CANAFE en matière de déclaration et de tenue de documents dans les cas où la vente de toutes les unités condominiales en cours d'aménagement sont entre les mains de l'Agence, car les courtiers et agents immobiliers sont également des entités déclarantes aux termes de CANAFE, et par conséquent l'Agence (qu'il s'agisse d'un courtier externe ou d'un agent immobilier avec lequel le promoteur a une relation contractuelle) sera de ce fait contrainte de conserver les dossiers exigés et de mettre à la disposition du gouvernement toute déclaration requise en lien avec la vente des unités.

Pourriez-vous confirmer :

  1. Si j'ai bien compris de quoi il en retourne (concernant le fait que le promoteur n'a pas à se conformer aux exigences de CANAFE en matière de déclaration et de tenue de documents dans les circonstances susmentionnées);
  2. Si le promoteur avait à subir toute répercussion négative que ce soit (comme une amende ou toute sanction pénale ou quasi-criminelle, ou une action civile) dans l'éventualité où l'Agence n'aurait pas, par inadvertance, rempli les obligations de CANAFE en lien avec toute vente d'une unité par le promoteur dans le chantier de l'immeuble en copropriété;
  3. Si l'argent reçu par le promoteur pour la conclusion de toute opération de vente d'unité que ce soit (à l'égard de laquelle l'Agence n'aurait pas rempli les obligations de CANAFE) est susceptible d'être saisi (et confisqué) par le gouvernement à tout moment après la date de la conclusion de la vente.

Réponse :

Pour répondre à vos questions relatives à votre client, au promoteur et à ses relations contractuelles avec un courtier ou un agent à l'externe, la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) expose les grandes lignes des obligations en matière de déclaration pour les promoteurs immobiliers.

Le paragraphe 1(2) du Règlement stipule que « promoteur immobilier s'entend, à une date donnée au cours d'une année civile, de toute personne ou entité qui, avant cette date au cours de la même année ou au cours d'une année civile antérieure après 2007, a vendu au public, autrement qu'à titre de courtier ou d'agent immobilier, selon le cas :

(a) au moins cinq maisons ou unités condominiales neuves;
(b) au moins un immeuble commercial ou industriel neuf;
(c) au moins un immeuble résidentiel à logements multiples neuf contenant au moins cinq logements ou au moins deux immeubles résidentiels à logements multiples neufs contenant au total au moins cinq logements. »

En vertu du paragraphe 39.5(1) du Règlement, « Les promoteurs immobiliers sont assujettis à la partie 1 de la Loi dans les cas suivants :

(a) le promoteur immobilier est une personne ou entité autre qu'une personne morale et il vend au public une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf;

(b) il est une entité qui est une personne morale et il vend au public, pour son propre compte ou pour le compte d'une filiale ou d'une entité qui est membre du même groupe, une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf. »

Il s'agirait d'une question de fait visant à permettre de déterminer qui doit se conformer aux exigences prévues dans la Loi et les règlements connexes, dans le cas où le promoteur immobilier aurait retenu les services d'une agence immobilière/maison de courtage indépendante pour mettre en marché et vendre les unités condominiales neuves à des tiers acquéreurs. En fait, tout dépendrait de la nature de la relation contractuelle entre le constructeur immobilier et le bureau de vente.

  • S'il est prévu dans le contrat que le bureau de vente agisse en tant qu'agent du constructeur immobilier (et les agents immobiliers indépendants en tant qu'employés du onstructeur immobilier), le constructeur immobilier est alors tenu de respecter les obligations (à savoir les règles habituelles pour les agents et les employés, sans oublier l'exception habituelle selon laquelle l'agent ou l'employé peuvent être personnellement tenus de déclarer les opérations douteuses pour lesquelles ils ont des motifs raisonnables).
  • Si le contrat n'est qu'un simple marché de services (c'est-à-dire lorsque l'agent immobilier a obtenu le marché pour faire la publicité et diffuser l'information auprès des clients potentiels, mais ne joue pas le rôle d'agent pour la vente – il aide simplement l'acheteur à remplir l'offre et sert d'intermédiaire afin de transmettre l'offre au constructeur immobilier, qu'il peut accepter ou non), il incombe alors encore une fois au constructeur immobilier de respecter toutes les obligations, tandis que l'agent immobilier n'en a absolument aucune à respecter (pas même les obligations de déclarations d'opérations douteuses).

Date répondue : 2013-04-12

Numéro IP : PI-5534

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents, Déclaration

Directives : 6B, 7

Règlements : 39.5(1)

Loi : 1(2)

Tenue de documents : chèques de voyage, mandats-poste ou titres négociables du genre

Question :

Si un membre apportait 3 500 $ en espèces, puis demandait à sa coopérative de crédit qu'on lui émette un chèque tiré sur le compte de fiducie émis par le directeur de la banque du même montant, est-ce que cela serait considéré comme une opération à déclarer? Si un membre se rendait dans une coopérative de crédit, nous demandait de débiter 3 500 $ de son compte et nous, de notre côté, émettions un chèque tiré sur le compte de fiducie émis par le directeur de la banque, est-ce que cela constituerait une opération à déclarer? De plus, si une personne devait apporter un chèque de 3 500 $ tiré du compte d'un de nos membres et demandait simplement de l'encaisser, s'agirait-il d'une opération à déclarer?

Réponse :

Le paragraphe 14(k) du Règlement stipule qu'une entité financière doit tenir un registre « si elle reçoit une somme de 3 000 $ ou plus d'une personne ou d'une entité autre qu'une entité financière en contrepartie de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables », et dans ce registre doit être consigné « la somme reçue, la date de réception de celle-ci, les nom et adresse de la personne qui l'a remise de fait et une mention indiquant si elle est en espèces ou sous forme de chèques, de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables ».

Comme on peut le lire dans l'interprétation de la politique ci-dessous, il n'y a aucune obligation en matière de tenue de documents lorsqu'une personne puise dans les fonds de son propre compte, appartenant à l'entité financière, en contrepartie de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables.

En outre, si des fonds ayant transités par un compte d'un membre sont mélangés à des fonds d'une coopérative de crédit, pour l'émission d'un chèque tiré sur le compte de fiducie émis
par le directeur de la banque, s'appliquent alors les obligations en matière de tenue de documents, car d'une part ces fonds proviennent du compte d'un client, et d'autre part, une partie de ces fonds a été reçue d'une entité financière.

Toutefois, si à son arrivée à la coopérative de crédit le client a déjà les fonds, et les mélange à ceux de la coopérative de crédit pour l'émission d'un chèque tiré sur le compte de fiducie émis
par le directeur de la banque, s'appliquent alors les obligations en matière de tenue de documents, car les fonds apportés n'ont pas été retirés du compte du client, mais bien apportés à l'institution par le client.

Penchons-nous maintenant sur votre question, à savoir « quand une coopérative de crédit encaisse un chèque personnel de 3 000 $ ou plus, est-ce que cette opération est assujettie au paragraphe 14(l) en ce qui touche les exigences en matière de tenue de documents? »

La réponse est non; s'il s'agit d'un chèque compensé, l'opération est assujettie au paragraphe 14(h) du Règlement. Toute entité financière doit conserver tous les chèques compensés ayant été retirés d'un compte ou déposés dans un compte. Cette exigence ne s'applique pas lorsque le retrait et le dépôt de chèques sont effectués dans des comptes qui se trouvent à la même succursale de l'entité financière. Elle ne s'applique pas non plus lorsque l'entité financière conserve les documents sur microfilm ou sur support électronique pendant une période d'au moins cinq ans et à partir desquels le chèque peut être facilement reproduit.

Date répondue : 2013-03-19

Numéro IP : PI-5522

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(k), 14(h)

Profession

Question :

Veuillez confirmer si les professions suivantes sont considérées comme valides et suffisamment descriptives dans les circonstances prescrites (p. ex. à l'ouverture d'un compte) :

  • Retraité
  • Étudiant
  • Sans emploi
  • Travailleur autonome
  • Entrepreneur

Réponse :

  • Retraité – acceptable
  • Étudiant – acceptable
  • Sans emploi – acceptable
  • Travailleur autonome – non acceptable
  • Entrepreneur – non acceptable

La référence à la profession du client doit correspondre à la terminologie uniforme pour décrire le travail exécuté par les Canadiennes et Canadiens actifs sur le marché du travail. Ainsi, la profession, sur le marché du travail canadien tel qu'on le connaît, doit communiquer une idée détaillée du travail effectué.

Date répondue : 2013-03-06

Numéro IP : PI-5510

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

"Cash-on delivery account for bonds" - Utilisation prévue du compte acceptable

Question :

Est-ce que « cash-on-delivery account for bonds » constitue une utilisation prévue du compte acceptable?

Réponse :

Le but de l'obligation de tenir des documents sur l'utilisation prévue pour chaque compte est de fournir aux entités déclarantes un aperçu des intentions du client à l'étape de l'ouverture du compte et à lui permettre d'identifier tout écart ou incohérence dans l'utilisation du compte par rapport aux intentions affichées, dans l'optique d'identifier les zones jugées à risque élevé de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes et de prendre les mesures d'atténuation nécessaires.

Ni la Loi ni le Règlement ne définit ce qui est considéré comme acceptable ou non de l'utilisation prévue d'un compte. Quant à nos lignes directrices, même si elles donnent certains exemples de l'utilisation prévue, elles ne contiennent pas d'instruction en ce qui concerne le niveau de précision requis pour la tenue de documents sur l'utilisation prévue du compte. Plus important encore, elles ne déterminent pas ce qui serait considéré comme une tenue de documents «insuffisante» pour l'utilisation prévue du compte. À titre de comparaison, en terme de tenue de documents pour l'entreprise ou l'occupation, nos lignes directrices indiquent clairement que les entités déclarantes doivent inscrire «de nombreux détails lorsque vous décrivez l'entreprise ou la profession » et fournissent des exemples concrets de ce qui est considéré insuffisant.

Nous sommes en train de travailler sur l'établissement d'une liste qui pourra être consultée par les agents de conformité lors de l'identification des lacunes et/ou d'une mise à jour de nos lignes directrices sur la question. Cependant, il reste encore beaucoup de travail à faire, et pour le moment, ce qui est acceptable comme une description de l'utilisation prévue d'un compte demeure une question d'interprétation politique.

Pour répondre à ta question, « Est-ce que « cash-on-delivery account for bonds » constitue une utilisation prévue du compte acceptable? » La réponse est oui, ceci est une utilisation prévue légitime d'un compte auprès d'un courtier en valeurs mobilières, donc satisfait à l'exigence de l'alinéa 23(1)(a.1) du Règlement.

Date répondue : 2013-02-19

Numéro IP : PI-5500

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6E

Règlements : 23(1)(a.1)

N.A.S. - Tenue de document

Question :

Si un client présente sa carte d'assurance sociale à des fins d'identification, l'entité a-t-elle l'obligation de consigner le numéro de cette pièce et le lieu d'émission ou cela contrevient-il à une réglementation (ou une meilleure pratique) du Commissaire à la vie privée ?

Réponse :

Le paragraphe 67a) du règlement stipule que « Toute personne ou entité qui est tenue de vérifier l'identité d'une personne en application du présent règlement relativement à un document que la personne ou l'entité a constitué et qu'elle est tenue de conserver en application du présent règlement, ou à une opération financière qu'elle a effectuée et à l'égard de laquelle elle doit tenir un document en application du présent règlement ou de l'article 12.1 du Règlement sur la déclaration des opérations douteuses — recyclage des produits de la criminalité et financement des activités terroristes, doit indiquer dans le document, ou joindre à celui-ci le nom de la personne ainsi que les renseignements suivants : si l'identité est vérifiée au moyen du certificat de naissance de la personne, de son permis de conduire, de sa carte d'assurance-maladie provinciale (si un tel usage n'est pas interdit aux termes de la loi provinciale applicable), de son passeport ou d'un document semblable, les type et numéro de référence du document utilisé, de même que le lieu où il a été délivré ».

Comme pour toutes pièces d'identité utilisées pour vérifier l'identité de la personne, si un client présente sa carte d'assurance sociale à des fins d'identification, l'entité déclarante doit conserver :

  1. le nom de la personne;
  2. le type de document ayant servi à son identification;
  3. le numéro de référence du document utilisé;
  4. le lieu de délivrance du document ayant servi à son identification (province ou État, pays).

L'article 67 du règlement pourrait être cité pour le « Fait pour toute personne ou entité qui est tenue de vérifier l'identité d'une personne, de ne pas indiquer les renseignements réglementaires».

Comme indiqué dans l'avis : « L'utilisation de NAS à titre de carte/numéro d'identification n'est pas prohibée en l'application des lois canadiennes, y compris celle de CANAFE. Cependant, il importe de noter que le SCT et le CPVP recommandent, comme pratique exemplaire, d'utiliser une autre méthode pour vérifier l'identité des clients. Les directives de CANAFE indiquent que les entités déclarantes peuvent [choisir d'] utiliser le NAS à des fins de vérification de l'identité, mais précisent qu'il ne devrait pas être communiqué dans les déclarations d'opérations ».

Date répondue : 2013-02-11

Numéro IP : PI-5495

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 67(a), 67

Mesures raisonnables relativement aux exigences en matière de propriété effective et de tenue de dossiers

Question :

Propriété effective :

J'ai noté un cas lors d'une analyse du risque de blanchiment : aucun dossier sur la propriété effective n'est conservé pour un client (une église) de l'entité financière (« EF »). L'EF a expliqué que c'est parce qu'il n'y a pas de propriétaires (c.-à-d. des personnes qui exercent un contrôle direct ou indirect sur au moins 25 % des intérêts de l'église). Cependant, l'actuel dossier du client ne contient aucun document prouvant que l'EF (ou son employé) a pris des « mesures raisonnables » pour obtenir de l'information sur la propriété effective. Autrement dit, nous n'avons trouvé aucun document démontrant que l'EF a posé la question à son client ou a fait ses propres recherches pour établir la présence de propriétaires.

Selon vos conseils, il s'agirait d'une lacune puisqu'il n'existe aucun dossier écrit indiquant que l'EF a pris des mesures raisonnables à cet égard. Cela correspond à ce que nous avons observé dans quelques lettres d'examen de CANAFE, dans lesquelles des cas semblables sont indiqués comme étant insatisfaisants.

L'EF a présenté un document indiquant la composition du conseil d'administration qui contrôle l'église afin de nous prouver qu'il n'y a aucun propriétaire, puisque le conseil d'administration compte 9 membres et que chacun exerce un contrôle équivalent. Ce document a été obtenu sur le site Web d'ARC. Croyez-vous que cela constitue une « mesure raisonnable »?

Exigences en matière de tenue de dossiers pour le titulaire de la fiche-signature :

Je me suis aussi informé pour savoir quels dossiers devaient être conservés pour les signataires autorisés (c.-à-d. les personnes qui signent la fiche-signature d'une entité).

Votre conseil est que les informations suivantes doivent être conservées dans les dossiers: nom, adresse, date de naissance et l'emploi occupé; les références dans le règlement sont la section 54(1) et la section 14. Ma compréhension est que, bien que les signataires autorisés ne sont pas des clients de l'EF (l'entité est le client), un dossier du client doit être conservé puisque l'EF doit identifier les signataires autorisés (jusqu'à 3).

Réponse :

Propriété effective :

Le paragraphe 11.1(1) du Règlement indique que l'entité financière doit confirmer l'existence d'une personne morale ou autre entité à l'ouverture d'un compte; l'entité doit par le fait même adopter des mesures raisonnables pour obtenir de l'information sur la propriété effective de l'entité.

Une fois cette information obtenue, l'entité financière doit conserver au dossier les renseignements suivants :

  • si l'entité est une personne morale :
    • le nom et la profession de tous les directeurs de la société;
    • le nom, l'adresse et la profession de toutes les personnes qui détiennent ou qui contrôlent, directement ou indirectement, au moins 25 % des parts au moins 25 % des parts de la société.
  • si l'entité n'est pas une personne morale :
    • le nom, l'adresse et la profession de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins 25 % de l'entité.

Dans le cas d'un organisme à but non lucratif :

Si l'entité financière doit confirmer l'existence d'une entité qui est un organisme à but non lucratif (confirmer l'existence conformément au paragraphe 11.1(1) du Règlement), l'entité financière doit aussi faire ceci :

  • déterminer si cette entité est un organisme de bienfaisance enregistré aux fins de l'impôt sur le revenu et conserver un dossier à cet égard;
  • si cette entité n'est pas un organisme de bienfaisance enregistré, déterminer si elle demande des dons de bienfaisance en argent du public et conserver un dossier à cet égard.

Cette exigence n'est pas fondée sur des mesures raisonnables. Si l'entité est un organisme à but non lucratif, l'entité financière doit prendre la décision susmentionnée et tenir les dossiers connexes.

Cela signifie que, dans le cas d'un organisme à but non lucratif, l'entité financière doit 1) prendre des mesures raisonnables pour obtenir de l'information sur la propriété effective de l'entité et 2) déterminer si l'organisme à but non lucratif est un organisme de bienfaisance enregistré et demande des dons de bienfaisance en argent du public.

Dans un scénario où chaque propriétaire détient ou contrôle moins de 25 %, l'entité financière indiquerait qu'elle a vérifié le résultat de la propriété effective.

Exigences en matière de tenue de dossiers pour le titulaire de la fiche-signature

L'entité financière doit identifier toute personne qui signe une fiche-signature pour un compte qu'elle ouvre (autre qu'un compte de carte de crédit) avant l'exécution de toute opération (autre que le dépôt initial). Dans les cas où plus de trois personnes sont autorisées à effectuer des opérations dans un même compte d'affaires, l'entité financière doit identifier au moins trois de ces personnes.

Si l'entité financière ouvre un compte pour une entité, il existe d'autres exigences en matière d'identification qui s'ajoutent à celles relatives aux fiches-signature.

Je vous renvoie à l'article 14 du Règlement en ce qui concerne les dossiers à conserver; puisqu'il s'agit d'une question de fait, je ne suis pas en mesure de vous fournir plus d'information sur cette question.

Date répondue : 2013-02-04

Numéro IP : PI-5493

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Propriétaire bénéficiaire, Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 11.1(1), 14

Assurance-vie – acquisition des comptes clients d'une autre entité

Question :

En ce qui concerne la question d'acquisition des comptes clients d'une autre entité, nous en avons discuté au téléphone et nous aimerions obtenir une confirmation écrite. Vous aviez indiqué que, lorsqu'un conseiller acquiert des comptes clients d'une autre entité, le nouveau conseiller est tenu de s'assurer que tous les dossiers de clients sont conformes aux règlements de CANAFE, c'est-à-dire l'identification, etc. Je crois que cela s'applique aussi lorsqu'un conseiller prend en charge le dossier d'un autre conseiller par un changement d'agent réalisateur. L'AGG (agent général gestionnaire) du nouveau conseiller ne faisait pas partie de la vente originale puisqu'elle a été conclue par une autre distribution, mais vous avez indiqué au téléphone la semaine dernière que le nouvel AGG n'a aucune obligation relativement au dossier une fois que notre conseiller en a pris possession. Veuillez expliquer davantage cette question et indiquer ce que suppose le fait de s'assurer que les dossiers sont conformes aux lignes directrices de CANAFE.

Réponse :

Conformément à l'article 54 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), chaque entité financière doit vérifier l'identité d'une personne, d'une société ou d'une entité autre qu'une société à l'ouverture d'un compte. En ce qui concerne l'acquisition d'un portefeuille, l'entité acheteuse doit vérifier si les comptes sont ouverts ou non, afin de déterminer les obligations d'identification connexes.

CANAFE a conclu que, si les conditions suivantes s'appliquent, aucun compte n'est ouvert lorsqu'une entité transfère des comptes clients :

  • l'identité des clients a déjà été vérifiée et les dossiers ont été tenus conformément à la Loi et son règlement, ou encore, il est possible qu'aucune exigence législative permettant de vérifier l'identité n'ait été en place (avant le 12 juin 2002) au moment où le compte a été ouvert;
  • seuls des changements mineurs ont été apportés au compte, par exemple un changement de numéro de compte, de logo ou de marque, une nouvelle carte bancaire et de nouveaux services complémentaires;
  • l'historique des opérations suit.

L'entité acheteuse doit s'assurer que les comptes clients qu'elle a acquis ont déjà été identifiés conformément à l'article 64 du Règlement et que les dossiers sont tenus conformément à l'article 14 du Règlement.

Toutefois, si l'entité acheteuse ajoute un ou des comptes au profil d'un client qu'elle a acquis, elle doit vérifier l'identité du client au moment où le nouveau compte est ajouté. Les exceptions énoncées dans le Règlement (alinéa 62(1)c) et article 63 du Règlement) concernant la vérification de l'identité ne s'appliquerait pas dans un tel cas.

Cela dit, conformément au sous-alinéa 71(1)c)(i), chaque entité déclarante doit effectuer une évaluation des risques relativement à ses clients et relations d'affaires. Si l'évaluation du risque révèle un risque élevé, l'entité acheteuse doit donc exécuter des mesures spéciales relatives à l'identification des clients, à la tenue des documents et au contrôle des opérations financières relativement aux activités qui présentent un risque élevé, conformément au paragraphe 9.6(2) de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) et présenté plus en détail dans l'article 71.1 du Règlement.

Finalement, à titre de pratique exemplaire, on encourage les entités déclarantes à revoir et à mettre à jour les renseignements sur les comptes, s'il y a lieu, lorsqu'elles acquièrent ces comptes dans le cadre d'une fusion ou d'une acquisition. Enfin, l'entité acheteuse prend en charge les nouveaux titulaires de compte qu'elle a acquis; elle doit non seulement veiller au respect de la Loi et de son règlement, mais aussi revoir le risque que ces clients nouvellement acquis peuvent constituer pour l'entité et le système financier canadien.

Date répondue : 2012-12-19

Numéro IP : PI-5479

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6A

Règlements : 14, 54, 62(1)(c), 63, 64,71,1, 71(1)(c)(i)

Loi : 9.6(3)

Acquisition d'un portefeuille

Question :

La Société ABC souhaitait obtenir des précisions par écrit concernant les exigences en matière de tenue de dossier qu'elle devait respecter relativement à l'achat d'un groupe auprès d'une compagnie d'assurance-vie, puisque la majeure partie des hypothèques achetées dataient d'avant 2002 et ne satisfaisaient pas aux exigences actuelles en matière de tenue de dossiers.

Réponse :

Conformément à l'article 54 du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), chaque entité financière doit vérifier l'identité d'une personne, d'une société ou d'une entité autre qu'une société à l'ouverture d'un compte. En ce qui concerne l'acquisition d'un portefeuille, l'entité acheteuse doit vérifier si les comptes sont ouverts ou non, afin de déterminer les obligations d'identification connexes.

CANAFE a conclu que, si les conditions suivantes s'appliquent, aucun compte n'est ouvert lorsqu'une entité transfère des comptes clients :

  • l'identité des clients a déjà été vérifiée et les dossiers ont été tenus conformément à la Loi et son règlement, ou encore, il est possible qu'aucune exigence législative permettant de vérifier l'identité n'ait été en place (avant le 12 juin 2002) au moment où le compte a été ouvert;
  • seuls des changements mineurs ont été apportés au compte, par exemple un changement de numéro de compte, de logo ou de marque, une nouvelle carte bancaire et de nouveaux services complémentaires;
  • l'historique des opérations suit.

L'entité acheteuse doit s'assurer que les comptes clients qu'elle a acquis ont déjà été identifiés conformément à l'article 64 du Règlement et que les dossiers sont tenus conformément à l'article 14 du Règlement.

Toutefois, si l'entité acheteuse ajoute un ou des comptes au profil d'un client qu'elle a acquis, elle doit vérifier l'identité du client au moment où le nouveau compte est ajouté. Les exceptions énoncées dans le Règlement (alinéa 62(1)c) et article 63 du Règlement) concernant la vérification de l'identité ne s'appliquerait pas dans un tel cas.

Cela dit, conformément au sous-alinéa 71(1)c)(i), chaque entité déclarante doit effectuer une évaluation des risques relativement à ses clients et relations d'affaires. Ainsi, l'entité acheteuse doit faire l'évaluation des risques concernant tous les nouveaux titulaires de comptes qu'elle a acquis. Si l'évaluation du risque révèle un risque élevé, l'entité acheteuse doit donc exécuter des mesures spéciales relatives à l'identification des clients, à la tenue des documents et au contrôle des opérations financières relativement aux activités qui présentent un risque élevé, conformément au paragraphe 9.6(2) de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) et présenté plus en détail dans l'article 71.1 du Règlement.

Finalement, à titre de pratique exemplaire, on encourage les entités déclarantes à revoir et à mettre à jour les renseignements sur les comptes, s'il y a lieu, lorsqu'elles acquièrent ces comptes dans le cadre d'une fusion ou d'une acquisition. Enfin, l'entité acheteuse prend en charge les nouveaux titulaires de compte qu'elle a acquis; elle doit non seulement veiller au respect de la Loi et de son règlement, mais aussi revoir le risque que ces clients nouvellement acquis peuvent constituer pour l'entité et le système financier canadien.

Date répondue : 2012-12-19

Numéro IP : PI-5478

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14, 54, 62(1)(c), 63, 64, 71(1)(c)(i), 71.1

Loi : 9.6(3)

Titres négociables du genre – LBC – Exigences concernant l'identité

Question :

On nous a donné une nouvelle définition de « titres négociables du genre », qui comprend maintenant les traites bancaires tirées d'un compte de fiducie ou d'autres types de chèques officiels d'une coopérative de crédit.

Pourriez-vous confirmer ce qui suit :

  1.  Si un membre désire que la coopérative de crédit émette une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie de 3 000 $ ou plus à partir de fonds alimentés par ce membre (notamment les débits concernant le dépôt de ce membre), est-ce que s'appliquent alors les exigences de tenue de dossiers relatives aux « titres négociables du genre »? (cela comprendrait la consignation de la date, de la somme reçue, les nom et adresse de la personne qui l'a remise de fait et une mention indiquant si elle est en espèces ou sous forme de chèques, de chèques de voyage ou de « titres négociables semblables », ainsi que l'identité de la personne ou la confirmation de la consignation, si cette formalité a déjà été effectuée).
     
  2. Lorsqu'une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie est émise à partir de fonds provenant uniquement d'une coopérative de crédit, il n'est pas nécessaire de créer un dossier, car il ne s'agit pas de fonds appartenant à un membre. Toutefois, lorsqu'une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie est émise à partir de fonds ayant transités par le compte d'un membre, la création d'un dossier pour un titre négociable de 3 000 $ est alors exigée. Peut-on considérer que cela comprendrait le cas où un membre effectuerait le dépôt du produit de la vente d'une maison et que ces fonds étaient ajoutés aux produits d'une hypothèque de la coopérative de crédit afin de financer une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie sur l'achat d'une maison? (il est possible qu'une coopérative de crédit ait déjà dans son système toute l'information requise pour ce dossier, ce qui devrait faire l'affaire, dans la mesure où l'on a accès à toute l'information afin de ne pas avoir à créer un réel dossier). Parmi les consignations dans le dossier devraient figurer la date, la somme reçue (du compte du membre), les nom et adresse du membre ainsi qu'une consignation confirmant que son identité a été vérifiée.

Réponse :

Conformément au paragraphe 14(k) du Règlement, une entité financière doit tenir un registre « si elle reçoit une somme de 3 000 $ ou plus d'une personne ou d'une entité autre qu'une entité financière en contrepartie de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables », et dans ce registre doit être consigné « la somme reçue, la date de réception de celle-ci, les nom et adresse de la personne qui l'a remise de fait et une mention indiquant si elle est en espèces ou sous forme de chèques, de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables ».

En s'appuyant sur l'information figurant à la puce no 1, ci-dessus, il n'y a aucune obligation en matière de tenue de documents lorsqu'une personne puise dans les fonds de son propre compte, appartenant à l'entité financière, en contrepartie de l'émission de chèques de voyage, de mandats-poste ou de titres négociables semblables.

En outre, si des fonds ayant transités par un compte d'un membre sont mélangés à des fonds d'une coopérative de crédit, pour l'émission d'une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie (comme à la puce no 2), les obligations en matière de tenue de documents ne sont pas déclenchées, car d'une part ces fonds proviennent du compte d'un client, et d'autre part, une partie de ces fonds a été reçue d'une entité financière. Toutefois, si à son arrivée à la coopérative de crédit le client a déjà les fonds, et les mélange à ceux de la coopérative de crédit pour l'émission d'une traite bancaire tirée d'un compte de fiducie dans le but de s'acheter une maison, s'appliquent alors les obligations en matière de tenue de documents, car les fonds apportés n'ont pas été retirés du compte du client, mais bien apportés à l'institution par le client.

Date répondue : 2012-12-06

Numéro IP : PI-5473

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(k)

Réception de fonds – Alinéa 39(1)b)

Question :

Les fonds ne vont pas directement au vendeur; ils vont directement à la maison de courtage de son agent responsable de l'inscription. Ainsi, ce n'est pas l'agent de l'acheteur et la maison de courtage qui reçoivent les fonds, mais bien l'agent du vendeur et la maison de courtage.

Et qu'en est-il de la maison de courtage du vendeur?

La maison de courtage ou l'agent ont reçu les fonds directement d'un acheteur, mais il ne s'agit pas d'une relation professionnel-client avec l'acheteur; l'autre agent et l'autre maison de courtage, eux, sont dans une relation professionnel-client avec l'acheteur.

La question qui se pose encore est de savoir si l'agent du vendeur aurait ou non un relevé de réception de fonds à compléter. Dans l'affirmative, il faudrait alors également qu'ils consignent la vérification de leur identité et que cette vérification figure dans le relevé de réception de fonds.

Cela deviendrait alors problématique, car cette maison de courtage essaierait de vérifier l'identité d'un client d'une autre maison de courtage.

Réponse :

Conformément au paragraphe 39(1) et sous réserve des paragraphes (3), (4), (5), (6), 52(2) et 62(2), tout courtier ou agent immobilier doit, dans l'exercice d'une activité visée à l'article 39, tenir les documents suivants :

(a) un relevé de réception de fonds à l'égard de chaque somme reçue au cours d'une seule opération, à moins que la somme ne provienne d'une entité financière ou d'un organisme public;
(b) un dossier-client pour chaque achat ou vente d'un bien immobilier;
(c) s'agissant d'un relevé de réception de fonds ou d'un dossier-client à l'égard d'une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant aux opérations effectuées avec le courtier ou l'agent immobilier.

En réponse au scénario détaillé ci-dessus, à savoir que « Les fonds ne vont pas directement au vendeur; ils vont directement à la maison de courtage de son agent responsable de l'inscription. Ainsi, ce ne sont pas l'agent de l'acheteur et sa maison de courtage qui reçoivent les fonds, mais bien l'agent du vendeur et sa maison de courtage », je vous renvoie au paragraphe 39(4), qui stipule que « Si deux ou plusieurs parties sont représentées par des courtiers ou agents immobiliers et que l'un de ces derniers reçoit des fonds, à l'égard de l'opération, d'une partie qu'il ne représente pas, mais qui est représentée par un autre de ces courtiers ou agents immobiliers, il incombe à celui représentant la partie de laquelle les fonds sont reçus de tenir le relevé de réception de fonds visé à l'alinéa (1)a) et, s'il y a lieu, la copie visée à l'alinéa (1)c) ».

Ainsi, l'agent d'immeuble ou le courtier en relation avec le client qui envoie les fonds est responsable du relevé d'encaissement de fonds et des obligations qui y sont associées. Pour l'agent d'immeuble ou le courtier, cela atténue la nécessité de tenir un dossier ou d'assumer les obligations connexes relatives à un expéditeur de fonds avec qui il n'a aucune relation.

 

Date répondue : 2012-11-13

Numéro IP : PI-5466

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39(1), 39(4)

Ouverture de compte en ligne et tenue de documents

Question :

Parfois, pour faire ouvrir un compte (en ligne ou sur place), les gens fournissent des renseignements, mais annulent leur demande avant même que nous ayons réellement ouvert le compte (de dépôts ou de prêts).

Diriez-vous que les règlements de CANAFE concernant la tenue de documents ne s'appliquent qu'à partir du moment où un compte est réellement ouvert?

La nouvelle demande de compte en question a été effectuée en ligne. La personne n'avait pas signé quoi que ce soit avant d'annuler sa demande.

Pour référence ultérieure, pourriez-vous clarifier les exigences en matière de tenue de documents qui s'appliqueraient dans ce cas, ainsi que dans le cas d'une personne qui signe une entente, mais qui l'annule avant d'avoir effectué quelque dépôt que ce soit.

Par souci de clarté, le compte est-il considéré comme ouvert, que le client ait ou non signé une entente d'ouverture de compte?

Réponse :

En réponse à la question, les exigences de tenue de documents à l'égard des entités financières s'appliquent dès l'ouverture d'un compte en vertu du paragraphe 14(a) du Règlement. Si un compte est considéré comme ouvert au nom d'un client, s'appliquent alors les exigences en matière de tenue de documents, qu'une opération sur le compte ait eu lieu ou non.

S'il n'y a pas d'ouverture de compte, les exigences en matière de tenue de documents ne s'appliquent pas.

Après discussion avec les Services juridiques, il a été déterminé que CANAFE n'a pas à décider lorsqu'un compte est considéré comme ouvert. Les institutions financières ont déjà leurs processus bien en place, si bien qu'elles devraient savoir ce qu'est un « compte ouvert ». Tant qu'elles n'ont pas complété leur processus documenté d'ouverture de compte, nous en concluons alors que le compte dont il est question ne serait pas considéré comme ouvert.

Date répondue : 2012-09-25

Numéro IP : PI-5454

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(a)

Changement de nom - Fonds professionnels

Question :

J'aimerais valider la position de CANAFE à l'égard de notre actuelle procédure de changement de nom. En effet, lorsqu'une personne nous demande d'effectuer un changement de nom dans son compte (ex. femme mariée qui demande que son compte soit maintenant libellé avec son nom de jeune fille) nous requérons un document justificatif (ex. jugement de divorce ou certificat de naissance) de même qu'une pièce d'identité valide comportant le nouveau nom.

Or, compte tenu de l'article 393 du Code civil du Québec (C.C.Q.) qui prévoit que chacun des époux conserve son nom pendant le mariage et exerce ses droits civils sous celui-ci, est-ce qu'à votre avis nous allons trop loin dans notre procédure en exigeant une pièce justificative dans le cas des femmes mariées qui reprennent leur nom de jeune fille?

Réponse :

L'alinéa 71.1 a) du règlement stipule que la personne ou l'entité visée au paragraphe 9.6(1) de la Loi doit prendre des « mesures raisonnables pour tenir à jour les renseignements relatifs à l'identité des clients et les renseignements visés à l'article 11.1 ».

La Loi n'exige pas de tenir à jour l'identification des clients, sauf s'il s'agit de clients présentant un risque élevé. De plus, la loi exige pour les clients présentant un risque élevé que l'entité tienne à jour les renseignements relatifs à l'identité non pas que l'entité doive identifier à nouveau le client.

Ceci étant dit, la nature des renseignements relatifs à l'identité des clients dépend de la nature des documents qui sont normalement gardés. Ceux-ci inclus généralement son nom, son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance et sa profession ou son entreprise principale.

CANAFE n'est pas en mesure de commenter sur les lignes directrices internes d'ABC Inc. en ce qui concerne le cas où une personne demande d'effectuer un changement de nom dans son compte.

Date répondue : 2012-09-12

Numéro IP : PI-5449

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 71.1(a)

Loi : 9.6(1)

Postes Canada est-il un organisme public?

Question :

Nous avons une demande d'ouverture de compte pour ABC Canada. On nous dit que les exigences relatives à la tenue de documents énoncées aux paragraphes 3.3 à 3.9 ne s'appliquent pas à cette demande puisqu'il s'agit d'un organisme fédéral. Toutefois, j'aimerais clarifier l'énoncé selon lequel ce type de compte n'est pas assujetti à ces exigences, notamment en ce qui concerne les registres officiels de la personne morale (disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale) et d'autres renseignements (énoncé au paragraphe 3.3).

Lors de l'ouverture d'un compte au nom d'une personne morale, vous devez habituellement conserver les documents suivants :

  • une fiche-signature
  • l'utilisation prévue
  • l'identité des membres ou
  • l'identité d'au moins trois signataires autorisés du compte
  • la nature des activités principales
  • des renseignements sur les administrateurs
  • une copie du document relatif au pouvoir de lier
  • une confirmation de l'existence
  • s'agit-il d'un organisme caritatif (la personne morale accepte-t-elle ou sollicite-t-elle des dons)
  • les bénéficiaires effectifs
  • la détermination de l'EPV
  • la détermination quant aux tiers

Pouvez-vous confirmer qu'il n'est PAS NÉCESSAIRE de se conformer à TOUTES les exigences relatives à la tenue de documents lors de l'ouverture d'un compte du gouvernement fédéral et/ou préciser les documents qui ne sont pas visés par ces exigences?

Les comptes des très grandes entreprises et des gouvernements fédéral, provinciaux et municipaux sont-ils exonérés des mêmes exigences que les comptes enregistrés à l'ouverture du compte?

Réponse :

Le paragraphe 1(2) du Règlement définit comme « organisme public » :

(a) tout ministère ou mandataire de Sa Majesté du chef du Canada ou d'une province;

(b) une ville, constituée en personne morale ou non, un village, une autorité métropolitaine, un canton, un district, un comté, une municipalité rurale ou un autre organisme municipal constitué en personne morale, ou un mandataire de ceux-ci;

(c) toute institution qui exploite un hôpital public et qui est désignée comme administration hospitalière par le ministre du Revenu national aux termes de la Loi sur la taxe d'accise, ou tout mandataire de celle-ci.

ABC Canada étant une société d'état fédérale au Canada, elle correspond à la définition d'un « organisme public » car elle répond au critère « Sa Majesté du chef du Canada » (la Reine du chef du Canada).

Date répondue : 2012-09-04

Numéro IP : PI-5446

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 1(2)

Comptes d'actifs

Question :

J'ai une question concernant la façon dont CANAFE s'attend à ce qu'une entreprise tienne des documents lors du décès d'un client. Pour la plupart des courtiers en valeurs mobilières, le compte passe d'un compte de particulier à un " compte d'actifs " pour lequel les exécuteurs donnent des instructions (y compris le retrait immédiat des actifs). Quelle est l'information qu'un courtier doit recueillir lors du décès de son client? Doit-on recueillir des signatures, des pièces d'identité, etc. des exécuteurs ou sont-ils jugés être des " tiers ", et le courtier n'a besoin que de leur nom, adresse, profession, etc.?

Réponse :

C'est une question de faits d'être en mesure de déterminer les exigences à respecter dans un tel cas. Voici quelques commentaires :

nous devons savoir si le compte d'actifs est ouvert au nom d'une personne ou d'une entité. Dans les deux cas, c'est un nouveau compte;

si le titulaire du compte est " succession de... ", il doit être traité comme une entité. Lors de la détermination du propriétaire bénéficiaire, l'exécuteur qui contrôle (ou est responsable de) 25 % ou plus de la succession (c.-à-d. biens et liquidation) doit être inscrit en vertu de l'article 11.1 du Règlement;

toutefois, si le titulaire est l'exécuteur, le compte n'est pas considéré comme étant ouvert au nom d'une entité, mais plutôt au nom d'une personne. L'exécuteur est la personne qui ouvre le compte et celle autorisée à donner des instructions pour celui-ci.

Le Règlement précise que chaque fois que vous créez un dossier d'information sur un client, vous devez déterminer le tiers.

Ceci dit, le résultat de la détermination du tiers pour un exécuteur est que l'opération n'est pas effectuée par un tiers ou au nom de celui-ci, car il n'y a personne d'autre que l'exécuteur qui peut donner des instructions pour la succession (une personne décédée ne peut pas être un tiers).

Date répondue : 2012-07-19

Numéro IP : PI-5431

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6E

Règlements : 11.1

Résolution pouvoir de lier- art. 23(1)b) règlement

Question :

Le paragraphe 23(1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes indique: «sous réserve du paragraphe 62(2), tout courtier en valeurs mobilières doit tenir les documents suivants :

b) pour chaque compte qu'il ouvre au nom d'une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte »

Pouvez-vous confirmer?

Réponse :

La ligne directrice 6E : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients - Courtiers en valeurs mobilières, plus spécifiquement 3.3 Documents à tenir lors de l'ouverture de comptes indique :

« Si le compte est ouvert au nom d'une personne morale, en plus de la fiche-signature, de la convention de tenue de compte ou de la demande d'ouverture de compte, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte. Il peut s'agir d'une attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les agents dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président, le contrôleur, etc. Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant au compte au moment de l'ouverture du compte et que ces changements étaient en vigueur au moment de l'ouverture du compte, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document. »

Donc, en général, le document des statuts constitutifs est acceptable. Cependant, doit-il encore démontrer le pouvoir de lier la personne morale quant au compte. Après révision, il semble que le « Board of Directors » a certains pouvoirs, mais la composition de ce dernier n'est point expliquée. Je reste sans réponse à savoir qui a le pouvoir de lier la personne morale quant au compte.

Je note également que le même jour où la société par action fut constituée, un directeur a démissionné.

Finalement, j'aimerais préciser que nous avons déjà dit par le passé que le fait qu'une personne signe un chèque ne signifie pas nécessairement que la même personne a le pouvoir de lier la personne morale. Le document concernant le pouvoir de lier est habituellement une résolution ou fait partie de la loi constitutive indiquant quels administrateurs ou personnes sont autorisés à lier la personne morale (soit pour vendre, acheter, ouvrir un compte bancaire, contracter un emprunt, etc.).

Date répondue : 2012-07-17

Numéro IP : PI-5429

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6E

Fiche-signature

Question :

Je sais qu'en vertu de l'alinéa 54(1)b) du Règlement, chaque entité financière doit vérifier l'identité de chaque personne qui signe une fiche-signature, sauf pour les comptes d'affaires dont la fiche-signature est signée par plus de trois personnes autorisées à agir pour le compte, si l'entité financière a vérifié l'identité d'au moins trois de ces personnes. Également, le Règlement défini une fiche-signature comme étant tout document qui est signé par une personne habilitée à agir à l'égard du compte.

J'aimerais faire une distinction entre deux catégories de personnes : celles au sein d'une personne morale qui dispose du pouvoir nécessaire, par l'entremise de résolutions, pour gérer les activités bancaires de la personne morale (" banquiers désignés par la personne morale "), et le sous-ensemble de ces banquiers qui signent la fiche-signature afin d'ouvrir un compte pour la personne morale (" signataires ").

Selon ce contexte et cette distinction, veuillez confirmer :

(a) seuls les signataires sont autorisés à agir en ce qui a trait au compte;
(b) seule l'identité des signataires (jusqu'à trois) doit être vérifiée;
(c) une entité financière n'a pas à vérifier l'identité de tous les banquiers désignés d'une personne morale pour ouvrir un compte, à moins qu'il y ait trois banquiers ou moins et que tous les trois aient signé la fiche-signature;
(d) s'il y a trois banquiers désignés, et qu'un seul d'entre eux signe la fiche-signature, l'identité d'un seul banquier doit être vérifiée.

Réponse :

L'alinéa 54(1)a) du Règlement précise que " conformément au paragraphe 64(1), vérifier l'identité de toute personne qui signe la fiche-signature relativement à tout compte, autre qu'un compte de carte de crédit, qu'elle ouvre, sauf dans le cas d'un compte d'affaires dont la fiche-signature est signée par plus de trois personnes habilitées à agir à l'égard du compte, si elle a vérifié l'identité d'au moins trois de ces personnes; "

Cela signifie que si plus de trois personnes sont autorisées à agir pour un compte d'affaires, l'entité financière doit vérifier l'identité d'au moins trois de ces personnes. Par contre, selon l'alinéa 62(1)a), l'entité financière n'a pas à vérifier l'identité d'une personne lors de l'ouverture d'un compte d'affaires pour lequel l'entité financière a déjà vérifié l'identité de trois personnes qui sont autorisées à agir pour ce compte.

En fait, le paragraphe 62(1) précise :

" Les alinéas 54(1)a) et b), 54.1a), 54.2a) et 55a) et e), les paragraphes 57(1) et 57.1(1) et les alinéas 60a) et b) ne s'appliquent pas :

(a) à l'ouverture d'un compte d'entreprise à l'égard duquel l'entité financière, le courtier en valeurs mobilières ou le casino, selon le cas, a déjà vérifié l'identité d'au moins trois personnes habilitées à donner des instructions relativement au compte; "

Également, le paragraphe 1(2) du Règlement défini une fiche-signature, en lien avec un compte, comme étant " tout document qui est signé par une personne habilitée à agir à l'égard de celui-ci. " Ceux qui signent la fiche-signature sont donc autorisés à donner des instructions pour un compte précis.

L'entité financière n'a pas à vérifier l'identité des banquiers désignés pour la personne morale, à moins qu'ils ne soient jusqu'à trois personnes autorisées à donner des instructions pour ce compte, c.-à-d. qui signent une fiche-signature ou qui effectuent une activité déclencheuse en vertu de l'alinéa 54(1)b) du Règlement qui précise :

conformément au paragraphe 64(1), vérifier l'identité de toute personne qui n'a pas signé une fiche-signature relativement à un compte ouvert auprès d'elle et qui n'est pas habilitée à agir à l'égard d'un tel compte et qui effectue l'une des opérations suivantes :

(i) une opération par laquelle l'entité financière émet ou rachète des mandats-poste, des chèques de voyage ou des titres négociables semblables d'un montant de 3 000 $ ou plus,

(ii) un télévirement visé au paragraphe 66.1(2) de 1 000 $ ou plus effectué à la demande d'un client,

(iii) une opération de change de 3 000 $ ou plus; "

Date répondue : 2012-07-16

Numéro IP : PI-5428

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 1(2), 54(1)(a), 54(1)(b), 62(1)(a), 64(1)

Détermination d'une compagnie d'assurance-vie

Question :

Nous travaillons actuellement à la mise sur pied d'une entité déclarante pour 123 Ltée, un organisme de gestion générale pour lequel je suis l'agent responsable des déclarations. À titre d'organisme de gestion, nous traitons les demandes des conseillers financiers auprès des compagnies d'assurance-vie. Nous sommes le lien entre les compagnies d'assurance et les conseillers pour la circulation de l'information.Tous les chèques qui passent par nos bureaux sont à l'ordre de compagnies d'assurance-vie.

Je suis l'agent de conformité d'ABC Financière (Ottawa) Inc. et, de par mon rôle, serais aussi l'agent responsable de la transmission des déclarations si celle-ci devient une entité distincte.

ABC Financière est autorisée à vendre de l'assurance-vie afin de nous permettre de verser des rentes pour les compagnies d'assurance-vie. Ces activités sont traitées par 123 Ltée à titre d'organisme de gestion générale, et ABC dispose d'un contrat avec 123 Ltée afin de faire affaires avec les compagnies d'assurance-vie. ABC n'accepte les chèques de clients qu'à l'ordre des compagnies d'assurance-vie, car c'est la seule façon que celles-ci acceptent de faire affaires. C'est la seule raison pour laquelle nous devons nous inscrire auprès de CANAFE.

ABC ne traite pas des comptes en fiducie dans le cadre de ses activités avec les banques et les sociétés de fiducie, car les activités de gestion générale se font par l'entremise de chèques de clients à l'ordre d'une banque ou d'une compagnie de fiducie.

Nous disposons de politiques et de procédures pour lutter contre le blanchiment d'argent, ainsi que d'une fonction d'évaluation des risques, et nous devons être membre de l'ABDR, qui est notre organisme de réglementation et qui exige que tous les agents passent un examen annuel en lien avec la lutte contre le recyclage des produits de la criminalité.

DEF Financière Ltée est le concessionnaire et toutes les opérations passent par 123 Ltée à titre d'organisme de gestion générale. Toutes les exigences en lien avec la lutte contre le blanchiment d'argent sont respectées, sauf l'inscription, car j'aimerais que celle-ci soit unique car toutes les activités passent par 123 Ltée.

Réponse :

La compagnie d'assurance-vie, sauf pour la déclaration d'opérations douteuses et de biens appartenant à un groupe terroriste, ce qui s'applique aux deux.

Le courtier ou l'agent d'assurance-vie est défini en vertu de notre loi comme étant une personne ou une entité qui est inscrite ou autorisée, en vertu de lois provinciales, à effectuer des activités en lien avec la préparation de contrats d'assurance-vie. Une compagnie d'assurance-vie signifie une compagnie, canadienne ou étrangère, assujettie à la Loi sur les sociétés d'assurance ou réglementée au niveau provincial.

Selon l'information que vous nous avez fournie, ABC Financière et DEF Financières Ltée sont autorisées à vendre de l'assurance-vie.

Puisqu'ABC Financière et DEF Financière Ltée semblent correspondre à l'une de ces définitions, elles sont donc assujetties à la Loi et doivent respecter les obligations suivantes, peu importe le type de produit qu'elles offrent. Le cas échéant (puisque vous indiquez qu'ABC accepte des chèques de clients à l'ordre de compagnies d'assurance-vie), vous devez déclarer les opérations importantes en espèces de 10 000 $ ou plus que vous recevez, et vous devez tenir des documents concernant ces opérations. Vous devez également déclarer toute opération douteuse ainsi que les biens appartenant à des groupes terroristes. Vous devez respecter un certain nombre d'obligations en lien avec la tenue de documents, la vérification de l'identité dans certains cas, la détermination d'ÉPV, de tiers et vous devez mettre en œuvre un programme de conformité.

Je désire également vous aviser qu'il existe des exemptions d'ordre général pour la vérification de l'identité du client pour les cas suivants : achat d'une police qui fait l'objet d'une exemption (c.-à-d. une police émise comme garantie et non à des fins d'investissement, tel que défini au paragraphe 306(1) du Règlement de l'impôt sur le revenu); l'achat d'une assurance-vie collective qui n'offre pas de valeur de rachat ou d'économies; l'achat d'une rente immédiate ou différée réglée à l'aide de fonds transférés directement d'un régime de pension agréé ou du produit d'une assurance-vie collective; l'achat d'un contrat de rente enregistrée ou d'un fonds enregistré de revenu de retraite; un fonds enregistré, comprenant un régime de revenu de retraite immobilisé, un régime collectif de revenu de retraite immobilisé, un régime enregistré d'épargnes-études ainsi que d'autres régimes enregistrés; lorsque le titulaire ou le constituant est un fonds de pension sous réglementation fédérale ou provinciale; ou une opération qui fait partie d'un prêt hypothécaire inversé ou d'un règlement échelonné.

Veuillez consulter notre site Web et la Loi, ainsi que les lignes directrices en langage simple qui expliquent la plupart des situations en vertu de la Loi et des règlements connexes, et plus précisément la ligne directrice 6A : tenue de documents et vérification de l'identité pour les compagnies, les courtiers et les agents d'assurance-vie.

 

Date répondue : 2012-06-20

Numéro IP : PI-5417

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6A

Règlements : 1(2), 16, 17, 18, 19, 20, 20.1, 20.2, 56, 56.1, 56.2, 62(2)(a)

Loi : 5(c)

Utilisation prévue d'un compte

Question :

J'aide des clients à se conformer à la Ligne directrice 6E, et plus particulièrement aux dispositions de la Tenue de documents lors de l'ouverture d'un compte. J'aurais quelques questions concernant cette ligne directrice, et l'utilisation prévue du compte et les documents à ternir lors de l'ouverture de comptes. La Ligne directrice énonce en partie ce qui suit :

3.3 Documents à tenir lors de l'ouverture de comptes
Pour chaque compte que vous ouvrez, vous devez tenir des documents. Il s'agit notamment des documents exigés pour l'ouverture d'un compte, par exemple une fiche-signature, une convention de tenue de compte, une demande d'ouverture de compte et des copies des registres officiels de la personne morale (disposition portant le pouvoir de lier la personne morale) et d'autres documents comme on le décrit dans les paragraphes qui suivent.

Utilisation prévue
Vous devez tenir des documents sur l'utilisation prévue pour chacun des comptes que vous ouvrez.
Des exemples d'utilisation pour un compte comprennent :

  • les investissements pour le paiement éventuel des frais d'études des
  • enfants;
  • les investissements de fonds pour la retraite;
  • les investissements de bénéfices non répartis d'une corporation;
  • les investissements d'un régime collectif.

Question. Souhaitez-vous obtenir une déclaration d'un client sur les genres de régimes dans lesquels ils ont placés leur argent, par exemple pour acheter une maison, un véhicule, payer des études, etc.? Ou est-ce que CANAFE accepterait de l'information de nature plus générale comme la plus-value en capital?

3.4 Certains documents créés dans le cours normal des activités
Vous devez tenir tous les documents suivants que vous créez dans le cours normal des activités :

  • nouvelles demandes d'ouverture de comptes;
  • confirmations d'achats ou de ventes;
  • garanties;
  • autorisations de commerce;
  • procurations et conventions de comptes conjoints;
  • correspondance concernant la tenue de comptes, y compris les
  • courriers électroniques.

Question. Si les documents à tenir comprennent toute la correspondance, y compris le courrier électronique sur le fonctionnement de comptes, faudrait-il y inclure tout le dossier client d'un représentant? Dans l'affirmative, s'ensuivrait-il que tant et aussi longtemps que l'utilisation prévue apparaît dans le dossier, les façons de procéder du courtier sont conformes?

Réponse :

En ce qui concerne votre première question, à savoir « Souhaitez-vous obtenir une déclaration d'un client sur les genres de régimes dans lesquels ils ont placé leur argent, par exemple pour acheter une maison, un véhicule, payer des études, etc.? Ou est-ce que le CANAFE accepterait de l'information de nature plus générale comme la plus-value en capital? »

Le sous-alinéa 23(1)a. 1) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement) dispose que chaque courtier en valeurs mobilières doit tenir des documents « (...) pour chaque compte qu'il ouvre, un document
indiquant l'utilisation prévue du compte ». La Ligne directrice 6E : Tenue de documents et
vérification de l'identité des clients – Courtiers en valeurs mobilières contient des exemples d'une utilisation prévue d'un compte. Ce que souhaitent les instances réglementaires, c'est que l'utilisation prévue du compte indique la raison d'être précise de l'investissement.

En ce qui a trait à votre deuxième question, à savoir « Si les documents à tenir comprennent toute la correspondance, y compris le courrier électronique sur le fonctionnement de comptes, faudrait-il y inclure tout le dossier client d'un représentant? » La réponse est oui, dans la mesure où le dossier en question se rapporte au fonctionnement du compte de ce client.

Date répondue : 2012-05-04

Numéro IP : PI-5407

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6E

Règlements : 23(1)(a.1)

Article 14. c.1) du Règlement

Question :

L'ABC Financial est à développer une application permettant à ses membres d'ouvrir ce qu'elle désigne un « sous-compte » via l'Internet. Après s'être vu remis un code d'accès et un NIP en caisse, le membre utilise ces codes pour accéder à au site web, et sélectionne l'ouverture d'un sous-compte, en fournissant l'information suivante :

  • Type de compte demandé : Compte épargne, compte chèque, CELI, etc.;
  • Sélection des termes choisis : ex : Épargne Plus ou CELI Variable.

Le membre peut également nommer le compte pour l'identifier sur son relevé de compte mensuel. Il confirme le tout en ligne et accepte de créer le sous-compte sous son folio.

Si, par exemple, le membre détient le folio 123456-C-0 (compte chèque) et veut maintenant un compte épargne, ce dernier aura la désignation 123456-K-0.

L'ABC Financial doit-elle consigner l'utilisation prévue du compte lors de l'ouverture d'un sous-compte, même si elle le considère « rattaché » au folio principal?

Réponse :

L'alinéa 14.c.1) du règlement indique que sous réserve du paragraphe 62(2), toute entité financière doit tenir un document qui indique l'utilisation prévue du compte relativement à chaque compte qu'elle ouvre, sauf un compte de carte de crédit.

Il n'y a pas, au sens de la Loi ou des règlements, de définition de «compte» ou de « sous-compte ».

Il est suggéré que l'expression « sous-compte » utilisée par l'ABC Financial doit être assimilée à l'expression « compte » et traitée de la même façon.

Puisque le type de compte doit être sélectionné à chaque ouverture d'un sous-compte, il est logique de penser que l'utilisation prévue du compte peut être différente du compte « principal » ou des autres sous-comptes. Même s'ils sont tous regroupés sous un même folio (par exemple 123456).

Par conséquent, puisque l'ABC Financial ouvre un compte (le sous-compte), elle doit tenir un document qui indique l'utilisation prévue du compte. Elle doit, en vertu de l'alinéa 14.c.1), consigner l'utilisation prévue du compte pour chaque « sous-compte » qu'elle ouvre à la demande du membre.

L'ABC Financial devrait être avisée qu'elle peut se prévaloir de l'exception prévue à l'alinéa 62.(1)c) quant à la vérification de l'identité du membre.

Date répondue : 2012-04-26

Numéro IP : PI-5403

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14 (c,1), 62(1)(c)

Adresse civique (et adresse postale)

Question :

L'adresse à communiquer est-elle l'adresse postale ou l'adresse de voirie?

Réponse :

Une adresse de route rurale qui correspond à un groupe de cases postales comprenant des cases individuelles et une adresse de case postale sont des installations postales : par exemple, RR 1, Site 4, Casier 10. Une telle adresse ne serait PAS une adresse physique, s'agissant plutôt d'une installation postale avec casier ou case, et non pas d'un emplacement physique comme une maison et un numéro de voirie.

Par ailleurs, une adresse de route rurale qui contient un numéro de résidence peut être une adresse physique et désigner le domicile d'une personne. Par exemple, 123, rue Principale, RR 6 (ce qui comprend un numéro de maison sur une route rurale donnée, la RR 6). Cette adresse correspondrait au trajet de livraison du courrier sur une route rurale, avec boîte pour le courrier installée au début de l'entrée de la résidence d'une personne.

Il faut donc que l'adresse corresponde à l'adresse physique du domicile d'une personne.

Date répondue : 2012-04-26

Numéro IP : PI-5402

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Entreprises d'acquisition de cartes de crédit

Question :

Je voudrais mieux comprendre nos obligations de déclaration en vertu des lignes directrices pertinentes du CANAFE.

Je crois comprendre qu'en notre qualité d'entité financière régie par la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt, nous serions tenus d'observer les lignes directrices de CANAFE. Toutefois, eu égard à la nature de nos activités (entreprise d'acquisition de cartes de crédit) et à titre d'entité financière, il appert que nous pourrions être exonérés de certaines exigences de déclaration.

Notre examen des 10 lignes directrices de CANAFE a permis de connaître un élément d'information essentiel sur la mise en application de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Loi) sur une entreprise d'acquisition de cartes de crédit.

Selon la Ligne directrice 6G (Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Entités financières), l'exercice d'activités d'une entreprise d'acquisition de cartes de crédit n'est pas assujetti aux exigences de tenue de documents décrites dans cette ligne directrice. Une entreprise d'acquisition de cartes de crédit est une entité financière qui conclut une entente avec un marchand afin de fournir les services suivants :

  • permettre à un marchand d'accepter des paiements par carte de crédit pour l'achat de biens et de services et de recevoir des paiements pour les achats effectués avec une carte de crédit;
  • assurer les services de traitement et de règlement de paiements et fournir l'équipement nécessaire au point de vente (comme un terminal d'ordinateur);
  • fournir des services connexes au marchand.

Puisque nous sommes une entreprise d'acquisition de cartes de crédit, il appert que nous serions exemptés des exigences de tenue de documents et d'identification des clients.

Vous devez savoir que nous ne sommes ni une institution de dépôt, ni un établissement prêteur. Puisque nos activités sont limitées aux points mentionnés ci-dessus, les marchands sont nos seuls clients. Nous n'avons jamais accès aux renseignements sur les clients lorsque nos produits et services permettent aux marchands d'accepter un paiement par carte de crédit ou de débit d'un client, en contrepartie d'un bien et d'un service.

En ce qui concerne nos clients (les marchands), il va sans dire qu'ils entretiennent tous un lien bancaire avec une institution de dépôt régie par la législation fédérale. Nous croyons savoir que ces institutions de dépôt assumeraient la principale responsabilité en ce qui a trait aux exigences de tenue de documents et d'identification des clients de ces marchands. Notre interprétation est-elle juste?

Réponse :

Malgré le fait que votre entreprise exerce des activités d'acquisition de cartes de crédit, si vous êtes une entité financière au sens du paragraphe 1(2) du Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement), peu importe les produits et les services offerts, vous êtes tenu d'avoir un programme de conformité en vigueur.

La Loi ou la réglementation connexe ne prévoit aucune dérogation qui vous permettrait de ne pas avoir un programme de conformité.

Toutefois, une entreprise enregistrée comme une société de fiducie et de prêt en vertu de la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt et qui exerce des activités d'acquisition de cartes de crédit verrait ses activités exonérées des exigences de tenue de documents et d'identification des clients dont fait état notre Ligne directrice 6G (Tenue de documents et vérification de l'identité des clients - Entités financières).

Date répondue : 2012-02-03

Numéro IP : PI-5382

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6

Règlements : 1(2)

Loi : 9.6

Utilisation prévue d'un compte

Question :

La Ligne directrice 6E de CANAFE pour les courtiers de valeurs mobilières (tenue de documents à l'ouverture d'un compte) établit ce qui suit au point 3.3 :

Pour chaque compte que vous ouvrez, vous devez tenir des documents en ce qui concerne l'utilisation prévue du compte.
Des exemples d'utilisation pour un compte comprennent :

  • les investissements pour le paiement éventuel des frais d'études des enfants;
  • les investissements de fonds pour la retraite;
  • les investissements de bénéfices non répartis d'une corporation;
  • les investissements d'un régime collectif.

À l'examen des lignes directrices de l'OCRCVM (Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières) à l'intention de ses membres, j'ai constaté que dans les réponses sur les questions fréquemment posées de novembre 2008 (ci-jointes, sur la dernière page), l'OCRCVM précise que malgré l'obligation faite en vertu de la réglementation de déterminer l'utilisation prévue d'un compte, l'OCRCVM ne s'attend pas de ses membres qu'ils posent eux-mêmes directement la question.

Nous aimerions obtenir la confirmation de CANAFE qu'il est acceptable de se fier aux renseignements obtenus par le mécanisme d'information sur l'ouverture d'un compte, sans qu'il soit nécessaire de poser une question précise sur l'utilisation prévue du compte, par exemple à l'aide d'un énoncé à cocher à l'ouverture de chaque compte.

Réponse :

Nous avons convenu qu'il n'y avait pas lieu de poser la question précise de l'utilisation prévue d'un compte. Toutefois, au moment de l'examen de l'entité, il faut disposer d'un document qui établit clairement l'utilisation prévue, par exemple une entente de négociation de titres, le critère à retenir étant que l'information doit se trouver dans un document accessible.

Par ailleurs, nous sommes quelque peu préoccupés par le fait que les « autres renseignements recueillis au cours de l'ouverture d'un compte, comme les objectifs de l'investissement, la tolérance aux risques et le calendrier de placement » peuvent ne pas avoir la pertinence voulue ou offrir suffisamment de précision sur l'utilisation prévue du compte. Ils pourraient par exemple porter davantage sur le profil du client en ce qui a trait aux risques acceptables et au genre de produit susceptible de l'intéresser.

Par conséquent, nous avons donc établi que même si les courtiers de valeurs mobilières ne sont pas tenus de poser une question précise à leur clientèle, comme l'exige la réglementation, il appert que d'autres renseignements recueillis au cours de l'ouverture d'un nouveau compte peuvent ne pas être suffisants et fournir l'information voulue sur l'utilisation prévue.

Date répondue : 2012-02-02

Numéro IP : PI-5381

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6E

Règlements : 23(a.1)

Carte de crédit d'entreprise

Question :

Une banque délivre une carte de crédit à une entreprise. Il s'agit donc d'une carte de crédit professionnelle que détient l'entreprise. L'entreprise affirme qu'elle satisfera aux exigences d'identification des clients au moment où ils présentent une demande, le nom des administrateurs sera alors communiqué, ainsi que les données de propriété et les coordonnées du registre corporatif. L'entreprise dit ne pas vouloir faire plus que de préciser le nom des employés figurant sur la carte. Elle soutient en outre que c'est de toute façon plus que ce qu'exige la loi.

Quelles sont les exigences précises de la loi à l'égard de l'émetteur de la carte, si la carte est délivrée au nom d'une entreprise?

Réponse :

Voici les exigences précises d'une banque qui émet une carte de crédit professionnelle à une entreprise, énoncées dans le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes :

L'article 14.1 du Règlement stipule que "sous réserve du paragraphe 62(2), toute entité financière doit, pour chaque compte de carte de crédit qu'elle ouvre, tenir les documents et renseignements suivants :

b) pour chaque compte ouvert au nom d'un client qui est une personne morale, une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte;
c) les nom, adresse et numéro de téléphone de chaque titulaire de carte de crédit pour le compte;
d) la date de naissance, si elle est connue après qu'elle ait pris des mesures raisonnables pour l'obtenir,
de chaque titulaire de carte de crédit pour le compte;
e) toutes les demandes de carte de crédit qu'elle reçoit du client dans le cours normal de ses activités;
f) une copie des relevés de chaque carte de crédit qu'elle envoie au client, si les renseignements qui y figurent ne peuvent être facilement obtenus d'autres documents qu'elle tient et conserve en application du présent règlement;
g) pour chaque compte d'une personne qui a été identifiée comme étant un étranger politiquement vulnérable à l'égard duquel une autorisation pour le maintenir ouvert a été obtenue en application de l'alinéa 67.1b) :

(i) la charge à l'égard de laquelle il a été établi que la personne était un étranger politiquement vulnérable,
(ii) si elle est connue, l'origine des fonds qui sont versés ou dont le versement au compte est prévu,
(iii) la date à laquelle il a été établi que la personne était un étranger politiquement vulnérable,
(iv) le nom du membre de la haute direction qui a autorisé que le compte soit maintenu ouvert,
(v) la date de l'autorisation".

L'alinéa 54.1b) du Règlement indique que "sous réserve des paragraphes 62(1) et (2) et de l'article 63, toute entité financière doit, lorsqu'elle ouvre un compte de carte de crédit au nom d'une personne morale, vérifier l'existence de celle-ci, ses dénomination sociale et adresse et les noms de ses administrateurs conformément à l'article 65".

Date répondue : 2012-01-20

Numéro IP : PI-5378

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14.1(b), 14.1(c), 14.1(d), 14.1(e), 14.1(f), 14.1(g), 54.1(b)

Étranger politiquement vulnérable - approbation par un haut responsable

Question :

L'agence immobilière est-elle tenue d'obtenir l'autorisation PAR ÉCRIT de la haute direction pour garder le compte ouvert? Un simple consentement de vive voix serait-il suffisant?

Réponse :

En ce qui concerne l'alinéa 67.1(1)b), l'objectif de cette partie du Règlement était d'encourager la prise de mesures de vigilance et de renforcer les exigences en ce qui a trait à la connaissance du client de l'agence immobilière. Je crois que si le législateur avait voulu que l'autorisation de garder le compte ouvert se fasse par écrit, il l'aurait expressément énoncé dans cet aliéna. Cela étant, il apparaît clairement que la documentation pertinente doit être fournie, car l'agence immobilière est priée de consigner la date à laquelle elle a déterminé que la personne était un étranger politiquement vulnérable, AINSI QUE le nom du membre de la haute direction qui a approuvé le maintien de l'ouverture du compte (Ligne directrice 6E et 6G 7.2 sur la tenue de documents concernant des étrangers politiquement vulnérables).

Date répondue : 2012-01-19

Numéro IP : PI-5377

Secteur(s) d'activité : Entités financières, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6E, 6G

Règlements : 67.1(1)(b)

Respect des obligations par étape

Question :

La CU doit-elle avoir l'étape 1 documentée et l'étape 2, compte des membres, terminée et documentée d'ici le 31 juillet 2010 ou peut-elle le faire par étapes?

Réponse :

L'ARA vaut pour tous depuis l'entrée en vigueur des règlements, en juillet 2010.

L'approche par étapes mentionnée par la coopérative est l'approche suivante pour les examens :

  1. lorsque l'ARA est entrée en vigueur, en juin 2008, nous voulions simplement nous assurer que les ED commençaient à travailler sur un modèle d'ARA;
  2. Pour le moment, nous sommes passés au mode « présence », c.-à-d. une ARA doit être effectuée (c.-à-d. créer une liste de vérification).

Date répondue : 2010-04-28

Numéro IP : PI-5357

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 4

Règlements : 71(1)

Qu'est-ce qui constitue l'ouverture d'un compte?

Question :

Il me semble que l'ouverture d'un compte impliquerait forcément que : 1) nous recevons de l'argent ou d'autres biens de l'investisseur; 2) que nous possédons ces biens et pouvons les contrôler d'une quelconque façon et 3) que nous recevons des instructions du client pour virer, échanger ou décaisser les biens du compte, mais rien de cela n'est vrai. Pourriez-vous donner des précisions sur ce qui constitue une « ouverture d'un compte »?

Réponse :

La Loi ne définit pas le mot « compte » qui pourrait désigner différentes choses dans le contexte de la gestion d'un portefeuille. Selon vos explications, vous n'ouvrez pas de nouveaux comptes (vous ne faites que conclure des accords en vertu desquels vous exercez un pouvoir discrétionnaire sur les opérations faites dans les comptes qui sont négociées aux États-Unis). Pourvu que vos clients canadiens ouvrent directement de nouveaux comptes chez XYZ USA LLC, les dispositions de la Loi relatives à la tenue de documents ne s'appliquent pas. Les fonds et les portefeuilles sont aux États-Unis et selon les renseignements fournis, Mondiale ne fait que donner des instructions à XYZ au nom du client.

Date répondue : 2010-04-22

Numéro IP : PI-5349

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Règlements : 23(1)

Est-ce qu'un retrait d'argent d'un compte constitue de l'argent « reçu »?

Question :

Si, par exemple, un client demande une traite mais demande à l'entité financière de prélever l'argent de son compte (l'argent s'y trouve déjà), devons-nous considérer que l'entité déclarante a « reçu » le montant ou non? Si nous considérons qu'elle n'a « pas reçu » l'argent parce que les fonds étaient déjà dans le compte, alors l'obligation ne s'applique pas.

Réponse :

Si l'argent est déjà dans le compte, il n'est pas considéré comme « reçu » et par conséquent, il n'y a pas d'obligation de tenue de documents. Cependant, si le client se présente avec la somme en espèces (et même si l'entité financière la dépose, conformément à sa procédure interne), on considère qu'elle a reçu l'argent et qu'elle a des obligations de tenue de documents.

Date répondue : 2010-04-01

Numéro IP : PI-5344

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Règlements : 14(k)

Couvert ou non couvert?

Question :

Lorsqu'un client obtient une hypothèque, souvent, l'entité financière verse les honoraires du notaire dans le compte du client puis (conformément à son processus interne et « non » à la demande du client), elle émet une traite bancaire au client pour payer le notaire. Est-ce couvert ou non?

Réponse :

Ce n'est pas couvert.

Date répondue : 2010-04-01

Numéro IP : PI-5343

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14

Question relative à l'occupation du titulaire du compte bancaire

Question :

Je m'explique mal l'obligation d'indiquer l'occupation du titulaire d'un compte bancaire. Quand il est question d'un compte personnel, je comprends, dans ce cas il faut indiquer l'occupation personnelle du titulaire, mais lorsqu'il s'agit de comptes d'entreprise, ou de comptes d'organisation...voulez-vous que nous indiquions le rôle au sein de la société ou du groupe (p. ex. président, administrateur...etc.) comme occupation ou l'occupation personnelle de cette personne?

Une personne peut agir comme secrétaire-trésorier d'une société ou d'un organisme, tout en travaillant comme responsable des prêts pour une institution financière...ou elle pourrait même être retraitée de la population active. Donc que devons-nous indiquer comme occupation pour cette personne? Si la personne est retraitée, je ne trouve pas de code fourni par le gouvernement pour cette situation, ni de code pour les rôles de président, administrateur...etc. Donc, devons-nous en créer un?

Réponse :

L'obligation législative d'indiquer l'occupation du titulaire d'un compte bancaire, conformément à l'art. 14, vise l'occupation personnelle du titulaire (comme avocat, comptable, ingénieur, chauffeur d'autobus, conseiller financier, responsable des prêts, etc.). Elle ne concerne pas le rôle comme membre du conseil d'administration d'une organisation (p. ex. président, secrétaire, etc.).

Nous avons dit dans le passé qu'il est possible d'indiquer « retraité » comme occupation personnelle. Après tout, il s'agit de l'occupation actuelle de cette personne et par ailleurs, les institutions financières obtiennent ainsi un bon indice du niveau probable de leurs revenus.

Date répondue : 2010-03-11

Numéro IP : PI-5335

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14

Obligations en matière d'identification - ESM

Question :

Réception d'un courriel de la part d'une entité déclarante concernant les articles de Loi en ce qui a trait à l'obligation de conserver les numéros de cartes d'identités pour les entreprises de transfert de fonds.

Demande de confirmation en ce qui a trait aux articles suivants de la Réglementation : 30(c); 59(1); 64(1)(a) et 64(2)(b); 69(1) et 69(1)(c)

Réponse :

L'obligation légale de conserver les numéros de cartes d'identité utilisés pour identifier un client se trouve au paragraphe 67a) : toute entité qui est tenue de vérifier l'identité d'une personne relativement à un document que l'entité a constitué ou à une opération qu'elle a effectuée (dans le présent cas, un mandat, un chèque de voyage, une opération de change, etc.) et à l'égard de laquelle elle doit tenir un document et qu'elle est tenue de conserver doit indiquer dans le document, ou joindre à celui-ci : le nom de la personne et (a) le type et numéro de référence du document utilisé, de même que le lieu où il a été délivré.

L'obligation en matière d'identification se trouve au paragraphe 591) : toute ETF doit vérifier l'identité de toute personne qui effectue a) l'émission ou le rachat de mandats-poste, de chèques de voyage ou de titres négociables semblables d'un montant de 3 000 $ ou plus; b) la remise ou la transmission de 1 000 $ ou plus; c) une opération de change de 3 000 $ ou plus.

Dans le courriel envoyé par l'ED, le contexte donné fait référence uniquement au versement de 3 000 $ ou plus en espèces... Dans la réponse à l'entité, je suggérerais de joindre le paragraphe 591) pour s'assurer de couvrir toutes les possibilités et pour souligner le fait que les obligations en matière de tenue de dossiers et d'identification s'appliquent, que la somme de 3 000 $ ou plus soit reçue en espèces, en chèques, en chèques de voyage, en mandats ou sous d'autres instruments monétaires.

Les obligations en matière de tenue de dossiers s'appliquant à ces transactions se trouvent à l'article 30 et plus précisément au paragraphe 30c) dans le cas du contexte de l'entité, si elle reçoit une somme de 3 000 $ ou plus d'une personne (que ce soit en espèces, chèques, chèques de voyage, mandats-poste ou titres négociables semblables).

Date répondue : 2010-03-02

Numéro IP : PI-5328

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Règlements : 30(c); 59(1); 64(1), 64(2), 69(1)

Contrats à terme et obligations

Question :

Si je comprends bien, le contrat à terme ne devient une opération couverte par le CANAFE que lorsqu'il a été actualisé (soit que le change de devises s'effectue réellement), mais que, avant l'actualisation de l'opération, cette activité n'est pas couverte pour une ESM?

Réponse :

Il faut se pencher sur deux points. Premièrement, il faut déterminer le secteur auquel l'entité appartient : valeurs mobilières ou services monétaires? S'agit-il de spéculations sur des actions ou d'une véritable opération de change?

Deuxièmement, si une véritable opération de change a lieu (soit au moment où l'opération survient), il s'agit alors d'une activité couverte pour une ESM puisque l'on parle d'une opération de change concrète.

Date répondue : 2010-02-17

Numéro IP : PI-5321

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6 C, 6 E

Règlements : 2

Acte de vente et exigence contraignante

Question :

Copie de l'acte de vente comprenant un paragraphe sur une résolution du conseil d'administration d'une société. Le notaire reconnaît que le document est véridique et qu'il a été signé en sa présence. Le vendeur de la propriété a été identifié. Ce document peut-il servir de résolution contraignante?

Réponse :

Non. Le document/acte de vente joint ne répond pas aux exigences législatives en matière de tenue de documents qui s'appliquent à l'agent immobilier pour : la confirmation de l'existence de la société et la résolution contraignante.

L'acte de vente fait référence à une résolution – cette résolution est le document exécutoire qui doit faire partie du dossier conservé par l'agent immobilier. De plus, l'agent immobilier doit également avoir soit une copie du registre CIDREQ, soit tout autre document accepté qui confirme l'existence de l'entreprise qui est achetée.

Date répondue : 2010-02-10

Numéro IP : PI-5314

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39(1)(c)

Services au grand public ou aux membres par opposition aux non-membres

Question :

Qu'est-ce qui est réputé être une centrale selon la définition de la Loi? Une clarification de la définition est nécessaire.

Réponse :

Les centrales de coopératives de crédit sont assujetties à la partie I de notre Loi lorsqu'elles offrent des services financiers :

  1. à une personne; ou
  2. à une entité qui n'est pas une entité financière membre.

Les centrales sont visées (c.-à-d. que notre Loi leur impose des obligations législatives) lorsqu'elles offrent des services à des particuliers et à d'autres entités qu'à une entité financière membre (les deux conditions doivent être remplies).

À moins que les centrales de coopératives de crédit traitent avec des particuliers ou avec des personnes morales, la plupart des services financiers qu'elles offrent ne seront pas visés. Les centrales traitent généralement presque exclusivement avec des coopératives de crédit ou des banques qui en sont membres.

Au Québec toutefois, les exigences sont tout à fait différentes, en ce sens que tous les services financiers offerts par des coopératives de services financiers sont visés (qu'ils soient rendus à des caisses populaires membres ou au grand public).

Date répondue : 2010-02-09

Numéro IP : PI-5310

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Règlements : 11.2

Exigence sur la tenue de dossiers pour les opérations de moins de 1 000 $

Question :

Existe-t-il une exigence de tenue de dossiers pour la remise ou la transmission de sommes de moins de 1 000 $?

Réponse :

Il n'existe pas d'exigences de tenue de dossiers s'appliquant à des sommes remises ou transmises de moins de 1 000 $; en effet, le paragraphe 30(e) indique 1 000 $ ou plus. Cependant, si l'ED souhaite conserver des documents additionnels, rien ne l'en empêche.

Date répondue : 2009-11-26

Numéro IP : PI-4743

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6C

Règlements : 30(e)

Remise de fonds de moins de 1 000 $ - tenue de documents

Question :

Inspection d'une ESM. Dans ses politiques et procédures, on indique qu'elle conserve les documents relatifs à des remises de moins de 1 000 $ pendant six mois.

Y a-t-il une exigence de conserver les documents relatifs à la remise ou à la transmission de fonds de moins de 1 000 $?

Réponse :

Il n'y a aucune exigence de conserver les documents pour des montants remis ou transmis de moins de 1 000 $ - l'al. 30e) précise 1 000 $ ou plus - toutefois, si l'entité déclarante veut conserver des documents supplémentaires, rien ne l'empêche de le faire.

Date répondue : 2009-11-26

Numéro IP : PI-4742

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6C

Règlements : 30e)

Remise ou transmission de fonds de moins de 1 000 $ - tenue de documents

Question :

Est-il nécessaire de tenir des documents relatifs à la remise ou à la transmission de fonds de moins de 1 000 $?

Réponse :

Il n'y a aucune exigence de tenir des documents pour des montants remis ou transmis de moins de 1 000 $ - l'al. 30e) du Règlement précise un montant d'au moins 1 000 $.

Date répondue : 2009-11-26

Numéro IP : PI-4741

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6C

Règlements : 30(e)

Remise et transmission de 1 000 $ ou plus

Question :

Les ESM et les casinos sont-ils assujettis aux exigences de tenue de documents prévues aux al. 30e) et 43f) respectivement du Règlement à l'égard des télévirements internationaux ou de toute somme d'argent qui entre au Canada?

Réponse :

Remise et transmission de 1 000 $ ou plus

Selon le règlement, les ESM et les casinos doivent tenir des documents lorsqu'ils remettent ou transmettent un montant d'au moins 1 000 $. Ils doivent aussi vérifier l'identité de la personne qui effectue l'opération.

Les renseignements devant être consignés comprennent les renseignements sur le client, l'opération et le destinataire de la remise ou de la transmission.

Cette exigence s'applique aux télévirements et à toute somme remise ou transmise suivant les instructions d'un client. Le mot « remis » renvoie à un transfert physique de fonds (comme lorsqu'un individu X transporte des fonds à destination pour les remettre à l'individu Y) et « transmis » implique un transfert électronique.

Suivant cette précision, nous réitérons que l'exigence s'applique à l'envoi de télévirements nationaux ou internationaux. Les télévirements reçus par les ESM ou les casinos ne sont pas assujetti à ces exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité du client.

Date répondue : 2009-11-19

Numéro IP : PI-4730

Secteur(s) d'activité : Casinos, Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6C, 6F

Règlements : 30(e), 43(f)

Sanctionner les lacunes relatives au dossier de crédit du client

Question :

Une interprétation a été communiquée récemment concernant l'exigence de la tenue des dossiers de crédit tel que prescrit dans le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (Règlement). Pour cette raison, ce message a pour but de clarifier l'interprétation afin d'être consistant dans la façon de signaler ces infractions de la tenue de documents.

Selon le Règlement, les entités financières et les ESMs doivent tenir « tout dossier de crédit qu'elle[s] constitue[nt] dans le cours normal de ses activités ». Ceci a été clarifié dernièrement pour indiquer que l'exigence prend effet seulement si l'ED constitue les dossiers de crédit dans le cours normal de ses activités. De plus, pour qu'un dossier de crédit soit considéré comme étant créé, il doit contenir tous les éléments tels que soulignés selon le paragraphe 1(2) des Règlements.

Qu'est ce que cela signifie pour la façon de signaler les lacunes?

Réponse :

Si dans le cours normal de ses activités, l'ED ne crée pas des dossiers de crédit, elle n'a pas l'obligation de tenir ce document en vertu du Règlement. En outre, même si l'ED possède un document détaillant les termes relatifs à une entente de crédit, cela ne constitue pas un dossier de crédit tel que prescrit; et par conséquent, l'ED n'est pas obligée de tenir ce document en vertu du Règlement.

Par exemple: Lors d'un examen de conformité, une ESM déclare qu'elle offre un prêt ou du crédit aux clients en transmettant les fonds à l'étranger. Malgré que l'ESM inscrve le nom du client et le montant du prêt, elle ne crée pas de dossier pour ces ententes de crédit.

Dans ce scénario, l'ED n'est pas obligée de tenir un dossier de crédit, car dans le cours normal de ses activités, elle ne crée pas un dossier de crédit selon le paragraphe 1(2) du Règlement. Alors, par conséquent, on ne signale pas une infraction pour défaut de tenir un dossier de crédit tel que prescrit.

Date répondue : 2009-11-13

Numéro IP : PI-4726

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6C

Règlements : 1(2)

Ligne directrice 6B - Caisses de crédit

Question :

Nous avons conclu que les caisses de crédit ne sont pas exemptées des exigences relatives à la vérification de l'identité des clients. Les agents immobiliers seraient quand même tenus de créer des documents d'identification des clients lorsqu'ils effectuent une opération immobilière - avec un document corporatif légal et les pièces d'identité de la personne. Puisqu'ils ne sont pas cotés en bourse.

Cela semble bizarre, mais les caisses de crédit ne correspondent pas à la description que la Ligne directrice 6B donne des exemptions.

A-t-on produit une opinion sur le sujet, à savoir si elles sont exemptées des exigences relatives aux DOIE et à la tenue de documents relatifs aux virements? Y a-t-il eu des modifications par rapport à l'exemption de ces entités des exigences relatives à la vérification de l'identité des clients?

Réponse :

Il n'y a eu aucune modification depuis. Nous inclurons cette interprétation dans la liste des questions à afficher dans notre site Web.

Remarque : Les caisses de crédit ne sont pas considérées comme de « grandes sociétés » ayant des actifs d'au moins 75 millions de dollars et elles ne sont pas « cotées en bourse ».

Date répondue : 2009-11-12

Numéro IP : PI-4722

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 62(2)(m)

Question concernant l'art. 32 du Règlement, la production de déclarations et les propriétaires uniques

Question :

S'il faut inscrire le nom de la personne comme client, qu'arrive-t-il dans la situation où des employés de l'entreprise à propriété unique donnent des instructions pour effectuer l'opération?

Réponse :

La propriété unique n'est pas une entité et elle ne bénéficie pas de l'exemption qui accompagne la signature de l'accord dans les cas où des employés sont autorisés à donner des instructions pour effectuer des opérations.

Date répondue : 2009-11-06

Numéro IP : PI-4718

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6C

Règlements : 32

Loi : 2

Question concernant l'art. 32 du Règlement, la production de déclarations et les propriétaires uniques

Question :

Si les propriétaires uniques ne sont pas des entités, au moment de produire des déclarations, XYZ devrait-elle inscrire, comme client, le nom de l'entreprise ou le nom du particulier?

Réponse :

Un propriétaire unique peut faire affaire sous une autre relation commerciale que son nom. Cependant, en matière de déclaration, le propriétaire unique doit utiliser son nom. En l'espèce, XYZ est son appellation commerciale, mais la déclaration devrait être produite sous le nom du particulier (qui est son nom officiel).

Date répondue : 2009-11-06

Numéro IP : PI-4717

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6C

Règlements : 32

Loi : 2

Question concernant l'art. 32 du Règlement, la production de déclarations et les propriétaires uniques

Question :

XYZ a un client qui est un propriétaire unique. Ils veulent savoir quoi faire au sujet de l'identification et de la production de déclarations pour ce client.

La Loi définit une « entité », mais les propriétaires uniques ne correspondent pas à cette définition. Je crois donc que la réponse est non. Cependant, l'entreprise a enregistré la raison sociale.

Les propriétaires uniques sont-ils considérés comme des entités en application de l'art. 32 (une ESM peut-elle établir un accord de relation commerciale suivie avec eux)?

Réponse :

Non, un propriétaire unique n'est pas considéré comme une entité en application de l'art. 32 du Règlement. On trouve la définition du mot « entité » à l'art. 2 de la Loi : personne morale, fiducie, société de personnes ou fonds, ou organisation ou association non dotée de la personnalité morale. La définition n'englobe pas les propriétaires uniques et un propriétaire unique n'est pas une personne morale (c.-à-d. qu'elle n'est pas constituée en société).

Date répondue : 2009-11-06

Numéro IP : PI-4716

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6C

Règlements : 32

Loi : 2

Document d'Ouverture de compte

Question :

L'entreprise XYZ est la division de gestion privée d'un courtier de fonds de placement (fonds communs de placement).

XYZ gère les portefeuilles de clients privés en ouvrant des comptes, en leur fournissant des relevés, etc.
L'entreprise vend aussi leurs fonds communs de placement XYZ à divers courtiers au nom d'un prête-nom par l'entremise de ABC Inc.

ABC Inc. est un centre d'échange entre les courtiers en valeurs mobilières et les fournisseurs de fonds communs de placement, dans ce cas, XYZ.

Pour la vente de fonds communs de placement aux courtiers en valeurs mobilières et l'achat de fonds, XYZ attribue un numéro (que XYZ nomme numéro de compte) à chaque opération (vente/achat) pour établir un rapprochement et équilibrer les comptes.

Par exemple :
Les courtiers en valeurs mobilières entre une fiche d'ordre d'achat par l'intermédiaire d'ABC Inc. pour acheter 2000 $ en fonds du marché monétaire XYZ pour son client de REER des courtiers en valeurs mobilières et 5000 $ en fonds d'obligation canadiens XYZ pour le compte sur marge de son client. XYZ reçoit les commandes et les remplit (confirme l'achat et les prix de la valeur liquidative) et les renvoie aux courtiers en valeurs mobilières par l'intermédiaire d'ABC Inc. N'oubliez pas que les titulaires de compte sont aux courtiers en valeurs mobilières et non pas à XYZ. XYZ achète et vend des fonds communs de placement selon les commandes (achat et vente) reçues par l'intermédiaire d'ABC Inc. lesquelles ont été passées par divers courtiers en valeurs mobilières.

La XYZ doit-elle tenir des documents pour l'ouverture de comptes conformément à l'alinéa 23a) du Règlement pour la vente de fonds communs de placement aux courtiers en valeurs mobilières (et l'achat de fonds) réalisée par l'intermédiaire de ABC Inc.?

L'entité est assujettie à l'alinéa 5g) de la Loi.

Réponse :

L'entité est simplement un centre d'échanges pour l'industrie des fonds communs de placement et n'est pas assujettie à la Loi.

Dans ce cas, il est évident que l'exception en vertu de l'alinéa 62(1)b) s'applique, car il n'y a pas d'exigence obligeant une entreprise de gestion de fonds de placement à indiquer le nom des clients et à tenir des documents lorsque les fonds sont distribués par l'intermédiaire d'un autre courtier en valeurs mobilières.

Date répondue : 2009-11-05

Numéro IP : PI-4713

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6E

Règlements : 62(1)(b), 23(1)(a)

Loi : 5(g)

Dossier de Crédit

Question :

Quel est l'élément déclencheur pour les dossiers de crédit?

Réponse :

L'ED doit conserver le dossier de crédit du client si elle l'a créé. La création d'un dossier de crédit nécessite tous les items prescrits, en vertu de la définition du dossier de crédit d'un client au paragraphe 1(2). Uniquement si tous les items s'y trouvent pouvons-nous affirmer qu'un dossier de crédit a été créé et qu'il doit être conservé en vertu du paragraphe 14(1).

Date répondue : 2009-10-14

Numéro IP : PI-4702

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 1(2), 14(i)

Identification du client - Agent immobilier

Question :

Faits :

  • Un agent immobilier a le mandat de vendre une propriété qui appartient à la Caisse populaire.
  • La Caisse populaire a repris possession de la propriété en raison du non-paiement de l'hypothèque par l'ancien propriétaire (reprise de finance).
  • Les agents immobiliers ont une copie du jugement de cession du titre de propriété de l'ancien propriétaire à la Caisse populaire.
  • Conformément à ma conversation téléphonique avec le courtier la semaine dernière, en ce qui concerne la façon de procéder usuelle en ce qui a trait à la vente d'un bien immobilier ayant fait l'objet d'une forclusion, la Caisse populaire est tenue de nommer un mandataire de l'[entité déclarante] qui représentera la Caisse populaire aux fins de la vente du bien immobilier forclos; par ailleurs, le contrat d'inscription est au nom de la Caisse populaire et non de l'[entité déclarante].
  • L'agent immobilier a le mandat de vendre la propriété ayant fait l'objet d'une forclusion et qui appartient à la Caisse populaire; mais la personne qui représente la Caisse populaire aux fins de la transaction est employée de l'[entité déclarante].

Question : Dans la situation décrite ci-dessus, l'agent immobilier a-t-il des obligations précises en matière de tenue de dossier et d'identification du client?

Réponse :

La Caisse populaire est une personne morale et à ce titre, elle est assujettie à la définition d'une « entité » en vertu de la Loi. Il conviendrait de garder à l'esprit les points que voici :

  1. il faudrait créer un dossier client de l'entité, en l'occurrence la Caisse populaire;
     
  2. identifier le représentant;
     
  3. déterminer l'existence de tiers - en vertu du paragraphe 10(1), chaque personne ou entité qui est tenue de tenir un dossier client à l'égard d'un client doit prendre des mesures raisonnables pour déterminer si le client agit au nom d'un tiers; de sorte que l'agent immobilier serait tenu de déterminer l'existence d'un tiers, même si l'issue de cette démarche pourrait être AUCUN TIERS;
     
  4. confirmer l'existence de la Caisse populaire et d'une entité autre qu'une personne morale;
     
  5. il n'y a pas lieu d'obtenir une résolution exécutoire, car la Caisse populaire est une entité autre qu'une personne morale; une résolution exécutoire n'est exigée que si le dossier client concerne une personne morale.

Date répondue : 2009-09-11

Numéro IP : PI-4675

Secteur(s) d'activité : Entités financières, Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 39(1)(b), 59.2(1)

Absence de code postal pour les obligations en matière de tenue des documents ou de déclaration

Question :

À ce stade, il est bien établi que le code postal fait partie de l'adresse et qu'une case postale ne constitue pas une adresse. Cependant, il y a une grande entité déclarante qui effectue des télévirements pour des gens qui vivent dans des régions rurales de l'Alberta et de la Saskatchewan et qui n'ont pas de code postal pour leur adresse résidentielle. Ces gens ont un numéro de rôle pour leur parcelle de terrain, et non pas une route rurale. Aucun code postal n'est assigné à ces parcelles de terrain (la recherche inversée sur le site de Postes Canada n'est pas possible), car le courrier ne leur est pas livré. Une facture d'électricité de l'un des clients a été envoyée comme exemple, et il n'y a qu'un long code alphanumérique pour reconnaître la parcelle de terrain. Le seul code postal dont ils disposent est lié à leur case postale, qui n'est bien entendu pas située où ils vivent. Au-delà de l'exigence législative, le fait d'indiquer le Canada comme pays de résidence rend le champ relatif au code postal obligatoire dans notre formulaire. Avez-vous des conseils?

Réponse :

Dans des interprétations antérieures, nous avons indiqué qu'une case postale ne constituait pas ce que nous considérions comme une adresse « physique », c'est-à-dire qu'elle n'indique pas où une personne « réside ». Cependant, le long code alphanumérique, le numéro de rôle de la parcelle de terrain ou le numéro ou la description du « cadastre » seraient certainement considérés comme une adresse acceptable et remplaceraient, à notre avis, un code postal.

En ce qui concerne la déclaration, cela poserait toutefois probablement un problème, en particulier à la lumière du fait que, une fois que le Canada a été choisi comme pays de résidence, le champ relatif au code postal devient obligatoire.

Date répondue : 2009-08-10

Numéro IP : PI-4649

Secteur(s) d'activité : Comptables, Notaires de la Colombie-Britannique, Casinos, Négociants en métaux précieux et pierres précieuses, Entités financières, Assureurs-vie, Entreprises de services monétaires, Secteur de l'immobilier, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Entente avec un mandataire

Question :

Est-ce que la partie (clause) située au bas du document est suffisante pour être considérée comme une entente avec un mandataire? Est-elle assez explicite?

Réponse :

Il ne s'agit pas d'une entente avec un mandataire à des fins d'identification, car elle n'exige pas de la personne qu'elle vérifie l'identité (ni même n'indique ce que la personne doit faire); elle indique simplement que la coopérative de crédit a un dossier du client comprenant le numéro du permis de conduire (cela ne signifie pas que la personne a vu le permis de conduire). Vous ne pouvez pas vous fier à une identification effectuée avant que l'obligation ne survienne et que l'entente ne soit signée.

Date répondue : 2009-07-24

Numéro IP : PI-4636

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6C

Règlements : 64.1

Obligations en matière de tenue des documents : coopérative où est établi le compte ou coopérative qui reçoit les fonds

Question :

Qui a l'obligation de conserver l'information relative à un mandat lorsqu'une coopérative de crédit en accepte le dépôt dans le compte d'un membre d'une autre coopérative par le truchement d'un dépôt au comptoir de la caisse de crédit internationale?

Réponse :

C'est la coopérative de crédit qui reçoit le dépôt/les fonds qui est tenue de conserver l'information et non celle où le compte est ouvert. La seule exception à cette règle concerne les opérations importantes en espèces : c'est alors la coopérative où le compte est ouvert qui est tenue de le faire.

Date répondue : 2009-07-10

Numéro IP : PI-4624

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Titres négociables d'une valeur de 3 000 $ ou plus (provenant d'un compte bancaire)

Question :

Ce point concerne les titres négociables. La ligne directrice 6G porte sur la tenue des dossiers relativement aux achats de titres négociables dont la valeur est de 3 000 $ ou plus au moyen d'argent comptant ou d'autres titres négociables. La même exigence en matière de tenue des dossiers s'applique-t-elle si des fonds sont prélevés du compte d'un client afin d'acheter un titre négociable d'une valeur de 3 000 $ ou plus? Cette question n'est pas vraiment abordée dans la ligne directrice, mais les personnes pourraient déposer des titres négociables et demander par la suite à faire l'achat d'un titre négociable. Veuillez préciser l'objectif visé par cette ligne directrice.

Réponse :

Chaque fois qu'un client se présente avec 3 000 $ (peu importe le temps qui s'est écoulé ou la possibilité que l'entité financière émette un produit après avoir effectué le dépôt) et qu'il demande un mandat ou un autre titre négociable, la coopérative de crédit a l'obligation d'assurer la tenue des documents.

Toutefois, si le client effectue un retrait de son compte et qu'il demande immédiatement un mandat ou un autre titre négociable, il n'y a aucune obligation en matière de tenue de dossiers.

Date répondue : 2009-07-03

Numéro IP : PI-4622

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(k)

Précision concernant l'obligation de vérifier l'identité dans le cadre d'un accord de relation commerciale

Question :

Dans le cadre d'un accord de relation commerciale suivie, pour ce qui est de l'adresse, s'agit-il d'une adresse domiciliaire, ou la personne peut-elle fournir, par exemple, celle de l'entreprise pour laquelle elle effectuera des opérations? Quoi qu'il en soit, dans un cas comme dans l'autre, cette adresse doit-elle être fournie par l'employé, ou peut-elle être obtenue par le truchement d'un tiers ou d'une source publique? Si l'adresse en question peut être celle de la personne comme celle de l'entreprise, est-ce que cela signifie que, aux fins de l'article 32 et dans les situations où une ESM dispose d'un accord de relation commerciale suivie (alinéas 30c), d) et f) ou sous-alinéa 30e)(ii)), l'ESM est-elle FONDÉE à consigner l'adresse ou la case postale de l'entreprise de la personne plutôt que l'adresse domiciliaire de cette dernière? En outre, qu'en est-il du paragraphe 59(2) et de l'article 11.1 - l'adresse des administrateurs et des bénéficiaires doit-elle être leur adresse domiciliaire?

Réponse :

Au moment de vérifier l'identité d'une personne conformément au paragraphe 59(1), il est impératif de consigner son adresse domiciliaire.

Cependant, si l'adresse doit être consignée uniquement à des fins de tenue des dossiers (par exemple dans le cas de l'accord de relation commerciale suivie) et que l'on ne procède pas à la vérification de l'identité de la personne, mais qu'on consigne simplement l'information relative à la personne qui a signé l'accord ou aux employés qui sont autorisés à effectuer des opérations, alors on peut utiliser soit l'adresse domiciliaire, soit l'adresse de l'entreprise des signataires et des employés.

Cette interprétation serait en harmonie avec une interprétation semblable qui a été fournie il y a nombre d'années en ce qui a trait aux cartes de crédit commerciales. On avait alors indiqué que, pour toutes les personnes qui disposent d'une telle carte (c.-à-d. celles qui figurent dans la liste des utilisateurs), l'adresse à fournir aux fins de la tenue des dossiers pouvait être soit leur adresse domiciliaire, soit leur adresse « commerciale ».

Toutefois, une case postale n'est pas une adresse. En d'autres mots, l'ESM peut consigner l'adresse domiciliaire ou commerciale, mais pas une case postale, car cela n'est pas une adresse « physique » et ne constitue pas un renseignement admissible.

59(2) : L'adresse des administrateurs n'est pas requise.
11.1 : Il peut s'agir d'une adresse commerciale ou domiciliaire, car cela ne fait pas partie du processus de vérification de l'identité d'une personne.

Date répondue : 2009-07-02

Numéro IP : PI-4619

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6C

Règlements : 30(c), 30(d), 30(e)(ii), 30(f), 59(1), 59(2)

Loi : 11.1

Clarification des mandats, des chèques de voyage et d'autres titres négociables

Question :

Si vous recevez 3 000 $ ou plus pour délivrer (une fois pour un total de 3 000 $ ou deux fois ou plus de l'un ou l'autre de ces titres pour un total de 3 000 $ ou seulement 3 000 $ en chèques de voyage, 3 000 $ en mandat, 3 000 $ sous un autre titre négociable ou toute combinaison (1 000 $ en mandat, 1 000 $ en chèques de voyage, puis 1 000 $ en traite de banque) de chèques de voyage, des mandats ou d'autres titres négociables du même ordre, consigner la date, le montant reçu et le nom et l'adresse de la personne qui vous a donné l'argent. Ce dossier doit aussi indiquer si le montant a été reçu en espèces ou sous forme de chèque, de chèque de voyage, de mandat ou d'un autre titre négociable du même ordre.

Réception de 3 000 $ à convertir en chèques de voyage, en mandat ou en un autre titre négociable : Est-ce en lien avec un titre ou plusieurs ou est-il question d'un seul titre pour 3 000 $ ou plus?

  • Montant
  • Date de réception
  • Nom et adresse de la personne qui vous a donné le montant
  • Forme sous laquelle l'argent a été reçu : espèces, chèque, chèque de voyage, mandat ou autre
  • Rachat d'un mandat de 3 000 $ ou plus ou de deux ou plusieurs mandats équivalant à au moins 3 000 $ :
  • Montant total
  • Date de rachat
  • Nom et adresse de la personne demandant le rachat
  • Nom de l'entité ayant délivré le titre

Selon moi, à l'alinéa 14k), on prévoit une somme de 3 000 $ pour l'un de ces titres et non pas, par exemple, 1 000 $ en mandat, 1 000 $ en chèques de voyage, puis 1 000 $ en traite de banque... êtes-vous de mon avis?

Réponse :

Il faut s'attacher à la valeur monétaire; c.-à-d. 3 000 $ ou plus, sans égard au nombre de produits émis ou reçus.

Par conséquent, cela signifie 3 000 $ ou plus sous la forme de l'un ou l'autre de ces titres (mandat, chèques de voyage et traite de banque).

Date répondue : 2009-06-15

Numéro IP : PI-4602

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(k)

Confirmation sur ligne directrice 6A

Question :

Nous désirons obtenir une confirmation concernant une information indiquée dans la Ligne directrice 6A : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients - Sociétés d'assurance-vie et représentants d'assurance-vie, au point 4.2 Exceptions générales à l'obligation de vérifier l'identité d'un client (lien direct) le premier point dans la section « Certains types d'opérations ». C.-à-d. :

« à l'achat d'une police qui est une police exonérée (c'est-à-dire une police émise aux fins de protection et non de placement important conformément au paragraphe 306(1) du Règlement de l'impôt sur le revenu) ».

La ligne directrice précise ce que l'on entend par une police exonérée, c.-à-d. « police émise aux fins de protection et non de placement important » alors que le règlement ne fournit aucune précision (règlement paragraphe 62(2)a) - lien direct). Nous désirons confirmer si ce détail précisé à la ligne directrice vise les polices d'assurance temporaires n'ayant aucune composante investissement et les polices d'assurance maladie graves également sans composante investissement.

Réponse :

L'exception que l'on trouve à l'alinéa 62(2)a) réfère à une police exonérée au sens du paragraphe 306(1) du Règlement de l'impôt sur le revenu. Cette police n'est pas couverte par notre règlement (et c'est une police qui ne comporte pas de volet épargne, c.-à-d. qu'elle ne contient pas de volet investissement). Par ailleurs, les critères déterminant si une police est exonérée se trouvent au paragraphe 306(1) du Règlement de l'impôt et ils ne sont pas couverts par nos lignes directrices (ils n'apparaissent pas dans les lignes directrices de CANAFE).

Date répondue : 2009-06-08

Numéro IP : PI-4594

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6A

Règlements : 62(2)(a)

Exigences en matière de vérification de l'identité des clients et de tenue de documents lorsque le client est une banque

Question :

Un courtier immobilier s'enquiert au sujet des exigences en matière de vérification de l'identité des clients et de tenue de documents qu'il doit respecter lorsque son client est une banque.

Si mon interprétation de l'alinéa 62m) est bonne, lorsque le client du courtier est une personne morale au sens de l'alinéa 62m) – et je présume que toutes les grandes banques canadiennes s'inscrivent dans cette définition –, alors le courtier n'est pas tenu de conserver un dossier-client pour la banque. Or, comme l'article 59.2 porte sur l'identification découlant de la tenue de documents et que l'alinéa 62(2)m) permet de ne pas respecter l'obligation de tenue de dossiers, alors, par le fait même, l'absence de dossiers équivaut à l'absence d'identification du client, pour la banque et la personne représentant la banque dans le cadre de l'opération en question.

Mon interprétation est-elle juste?

Réponse :

La seule exception applicable dans ce cas (c.-à-d. secteur de l'immobilier et client étant une entité financière) est celle prévue à l'alinéa 62m) – la plupart des banques sont des organismes et ont un actif net de 75 000 000 $ ou plus et, par conséquent, peuvent se prévaloir de cette exception relative à l'identification des clients.

Toutefois, cette exception ne s'applique pas aux coopératives de crédit, car, à ma connaissance, il ne s'agit pas d'organismes publics. Les personnes qui exécutent l'opération doivent aussi être identifiées.

Il importe de noter qu'il s'agit d'une incohérence, car la plupart des autres secteurs, lorsque le client est une entité financière, profitent des exemptions relatives à la vérification de l'identité des clients et à la tenue de documents. Le secteur de l'immobilier ne profite pas de cette exemption lorsque le client est une entité financière; la seule exception qui s'applique dans ce cas est celle prévue à l'alinéa 62m) à condition qu'il s'agisse d'une importante personne morale publique.

Date répondue : 2009-05-26

Numéro IP : PI-4589

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39(1), 59.2, 62(2), 62(2)(m)

Utilisation des renseignements dans le dossier du client

Question :

Par le passé, lorsque nous menions un examen des documents, si l'entité déclarante ne disposait pas de certains renseignements dans un dossier (p. ex. la profession dans une déclaration d'OIE), mais qu'elle possédait ces renseignements dans un autre endroit digne de confiance et qu'ils avaient été recueillis avant le moment de l'opération (p. ex. dossier du client ou autre document), nous ne signalions pas que l'entité déclarante avait une lacune.

Une entité déclarante peut-elle seulement se fier aux renseignements recueillis dans un autre dossier exigé aux termes de la Loi? Comment concilions-nous cela avec notre indication aux entités déclarantes selon laquelle elles peuvent tenir des documents sous la forme ou de la façon de leur choix?

Réponse :

Le paragraphe 52(2) prévoit assez clairement que les renseignements puisés d'autres dossiers doivent être tirés de documents tenus et conservés par l'entité déclarante en application de la loi, ce qui ne laisse pas beaucoup de place à l'interprétation.

On ne peut pas se fonder sur tout autre renseignement (c.-à-d. tiré de dossiers qui ne sont pas tenus en application de la loi), et, si l'entité déclarante veut utiliser ces renseignements, elle doit en vérifier l'exactitude en demandant au client si les renseignements sont toujours les mêmes.

Il est toujours possible de tenir les documents sous la forme ou de la façon de son choix, mais les documents sur lesquels l'entité déclarante peut se fonder doivent être des documents qu'elle est déjà obligée de tenir.

Date répondue : 2009-05-11

Numéro IP : PI-4436

Secteur(s) d'activité : Comptables, Notaires de la Colombie-Britannique, Casinos, Négociants en métaux précieux et pierres précieuses, Entités financières, Assureurs-vie, Entreprises de services monétaires, Secteur de l'immobilier, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Règlements : 52(2)

Obligation liée au relevé de fonds

Question :

On a décidé que, si les chèques sont émis au nom de l'avocat du promoteur immobilier, alors le promoteur immobilier n'a aucune obligation sous le régime de la Loi.

Toutefois, dans le cas des agents immobiliers, la même démarche ne s'impose pas, à mon avis, et je voulais seulement m'assurer que j'ai bien compris.

Je crois comprendre que, lorsqu'un chèque est remis à un agent/courtier immobilier, il doit conserver le relevé de réception de fonds – peu importe à quel nom le chèque est libellé. Peut-être que vous pourriez exposer une explication en lien avec le fondement à cet égard.

Réponse :

Si l'agent immobilier reçoit un chèque libellé à son nom, soit directement, à sa maison de courtage en immobilier ou en fiducie, il doit alors conserver un relevé de réception des fonds.

Si l'agent immobilier reçoit un chèque libellé au nom d'une autre personne, par exemple un avocat, un autre agent, une autre maison de courtage ou une institution financière, et qu'il agit seulement à titre de messager, il n'est pas tenu de conserver le relevé de réception des fonds.

Date répondue : 2009-05-11

Numéro IP : PI-4435

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 1(2), 39

Améliorations et relevés de fonds dans le secteur de l'immobilier

Question :

Est-ce nécessaire pour un promoteur immobilier de conserver un relevé de réception de fonds pour les coûts de mise à niveau?

Réponse :

Si les améliorations font partie du contrat d'achat initial, alors elles sont prises en compte dans l'opération et entraînent l'exigence d'un relevé de réception de fonds si le paiement est fait à l'ordre du promoteur immobilier.

Si les améliorations ne font pas partie de l'entente d'achat ou du contrat initial (comme un addenda au contrat), alors elles ne sont pas visées par l'obligation de réception de fonds. Par exemple, les améliorations ont fait l'objet d'un paiement distinct du prix de la nouvelle résidence et ne figuraient pas dans le contrat d'achat original; le promoteur immobilier n'est pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds lorsqu'il touche le paiement pour les améliorations.

Date répondue : 2009-05-06

Numéro IP : PI-4581

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 1(2), 39.7

Paragraphe 52(2) - Renseignements au moment de l'opération

Question :

Le 1er janvier, un client ouvre un compte-chèque général et la caisse de crédit obtient les renseignements prévus à l'alinéa 14c), entre autres. Parmi ces renseignements figure la profession.

Par ailleurs, bien que cela ne soit pas prévu à l'alinéa 14c), la caisse de crédit obtient le 1er janvier l'adresse au travail.

Un peu plus tard (p. ex. le 1er juillet), le client demande un prêt. Par conséquent, les renseignements prévus à l'alinéa 14i) sont nécessaires.

Par rapport au dossier de crédit du client, l'entité déclarante peut-elle satisfaire aux exigences prévues au paragraphe 52(2) à l'égard de la profession et de l'adresse du lieu de travail en utilisant les renseignements collectés le 1er janvier pour le compte-chèque?

Réponse :

Oui, l'entité déclarante peut utiliser la profession et l'adresse pourvu qu'il n'y ait pas eu de changement. Cependant, il ne faut pas oublier qu'aux termes du paragraphe 52(2), nous parlons de renseignements provenant d'autres documents que la caisse de crédit doit tenir ou conserver en application de notre Règlement. Si le document n'a pas été conservé en application d'une exigence législative, la caisse de crédit ne peut pas utiliser ces renseignements.

Un petit mot au sujet du dossier de crédit du client : aux termes de l'al. 14i), l'entité financière est tenue de conserver chaque dossier de crédit de clients qu'elle crée dans le cours normal de ses activités. Si elle ne crée pas un dossier de crédit, il n'y a alors aucune obligation de conserver les renseignements exigés dans la définition du dossier de crédit d'un client.

Date répondue : 2009-05-04

Numéro IP : PI-4579

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 52(2), 14(c), 14(i)

Renseignements au moment de l'opération

Question :

Dans le cas d'un dossier de crédit, l'entité déclarante peut-elle invoquer le paragraphe 52(2) pour la profession et l'adresse du lieu de travail afin d'utiliser les renseignements recueillis précédemment pour ce compte chèques?

Réponse :

Oui, l'entité déclarante peut se fier à la profession et à l'adresse à condition que les renseignements n'aient pas changé. Toutefois, il ne faut pas oublier que le paragraphe 52(2) traite des renseignements issus d'autres documents que la coopérative de crédit est obligée de tenir ou de conserver aux termes du Règlement. Si le document tenu ne découle pas d'une exigence de la Loi, alors la coopérative de crédit ne peut pas se fier aux renseignements qui y figurent.

Petite remarque sur le dossier de crédit : sous le régime de l'alinéa 14i), l'entité financière a l'obligation de conserver tout dossier de crédit qu'elle constitue dans le cours normal de ses activités – si elle ne crée pas un dossier de crédit, alors elle n'a aucune obligation de conserver les renseignements requis selon la définition de dossier de crédit.

Date répondue : 2009-05-04

Numéro IP : PI-4578

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 52(2), 14(c), 14(i)

Obligations relatives à la vente d'obligations

Question :

  1. Les services d'un comptable ont été retenus par un promoteur immobilier (le « promoteur ») à Victoria, C.-B., pour agir à titre d'administrateur de fonds.
     
  2. Le comptable est un cabinet comptable et doit se conformer à la Loi.
     
  3. Le promoteur prévoit construire un hôtel et un immeuble résidentiel avec un titre de copropriété. Le promoteur sait que ce projet relève de la Loi pour les promoteurs immobiliers et a mis en place une politique contre le recyclage des produits de la criminalité.
     
  4. En plus de faire la prévente de condos, le promoteur réunit des capitaux pour le projet en vendant des obligations à des investisseurs avertis. Le promoteur n'est pas un courtier en valeurs mobilières inscrit.
     
  5. Les produits tirés des obligations seront versés sous forme de fiducie à l'avocat du promoteur (l'« avocat »), jusqu'à ce qu'un montant minimum ait été réuni; à ce moment, les fonds seront versés au comptable pour « administrer » les fonds. Le comptable enregistrera une hypothèque sur le titre pour protéger les personnes qui ont investi dans les obligations; une fois certaines conditions réunies, le comptable débloquera les fonds à l'intention du promoteur qui les utilisera à des fins précises (pour payer les dettes actuelles et les frais de mise en valeur).
     
  6. Les fonds réunis en offrant des obligations doivent être utilisés pour un prêt et non pour l'achat d'affaires immobilières même si certains investisseurs en obligations peuvent également conclure une entente d'achat et de vente distincte dans le cadre de la prévente d'un condo. Le promoteur a convenu de suivre les mêmes procédures de tenue de dossiers (identification du client, relevés de paiement de fonds, production de rapports, etc.) pour les fonds reçus avec l'offre d'obligations pour ce qui est de la prévente de condos.
     
  7. En tant qu'administrateur, le comptable recevra des fonds seulement de l'avocat, qui obtiendra les fonds directement des investisseurs en obligations. L'avocat n'effectuera pas ses propres procédures d'identification du client, mais prévoit se fier à l'identification du client réalisée par le promoteur. L'avocat et le comptable recevront tous deux des copies des documents d'identification du client et de réception de fonds de la part du promoteur et doivent être prêts à produire tous les rapports nécessaires au CANAFE en fonction de l'examen de ces copies.
     
  8. Le comptable aimerait obtenir des précisions quant à ses obligations en vertu de la Loi avec un tel scénario.

Voici nos questions :

  1. Le comptable est-il dans l'obligation d'identifier la source des fonds (identification du client) autre que l'avocat pour les paiements effectués à partir du compte en fiducie de l'avocat vers le compte en fiducie du comptable?
     
  2. Si le comptable a l'obligation d'identifier le client au-delà du transfert de fonds provenant de l'avocat (soit que le comptable est dans l'obligation d'identifier adéquatement les investisseurs en obligations sur une base individuelle), le comptable peut-il conclure une entente avec le promoteur pour agir à titre de mandataire pour ce rôle puisque le promoteur recevra déjà ces registres?

Réponse :

Premièrement, la vente d'obligations touchant la prévente de projets à condos multiples ne constitue pas une vente de biens (ni d'un condo neuf). Par conséquent, pour les ventes d'obligations (dans ce scénario), le promoteur n'a pas d'obligations relatives à la réception de fonds.

Quant aux questions sur le comptable :

  1. Le comptable est-il dans l'obligation d'identifier la source des fonds (identification du client) autre que l'avocat pour les paiements effectués à partir du compte en fiducie de l'avocat vers le compte en fiducie du comptable? Non.
     
  2. Si le comptable a l'obligation d'identifier le client au-delà du transfert de fonds provenant de l'avocat (soit que le comptable est dans l'obligation d'identifier adéquatement les investisseurs en obligations sur une base individuelle), le comptable peut-il conclure une entente avec le promoteur pour agir à titre de mandataire pour ce rôle puisque le promoteur recevra déjà ces registres? Non.

Je voulais toutefois souligner qu'un cabinet comptable peut prendre part à des activités déclencheuses, comme recevoir ou verser des fonds pour le compte d'une autre personne ou entité (dans le présent cas, le promoteur comme client), et peut par conséquent avoir des obligations rattachées à ces activités. Dans le présent cas cependant, nous comprenons bien que les fonds sont versés directement au compte en fiducie de l'avocat.

Date répondue : 2009-04-29

Numéro IP : PI-4573

Secteur(s) d'activité : Comptables, Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6D

Règlements : 34, 59.1

Précisions sur la faillite et les activités déclencheuses

Question :

Je crois comprendre que s'ils ne s'occupent que de faillite, alors il ne s'agit pas de services d'expertise comptable au public et ils n'ont aucune obligation. Par contre, s'ils ont d'autres activités et sont ainsi assujettis à la Loi de CANAFE, et qu'ils s'occupent aussi de faillite, les exigences en matière de vérification de l'identité, de tenue de documents et de déclaration ne s'appliqueraient pas aux faillites, mais elles s'appliqueraient aux autres activités. Est-ce exact? Cela suppose qu'il n'y a qu'une personne morale.

S'il y a une personne morale pour les faillites et une autre pour les services comptables, alors l'entité qui fournit des services comptables serait assujettie à la Loi de CANAFE.

Je voulais simplement clarifier que s'ils assument des mandats de séquestre à la demande de la cour, ils n'ont pas besoin de tenir des documents sur la réception de fonds, de vérifier l'identité des clients, etc., puisque ces exigences ne s'appliqueraient pas? Dans ces situations, ils n'ont pas de « clients véritables »... pourriez-vous préciser s'il vous plaît?

Réponse :

Nous sommes d'accord avec vous, vous avez vu juste. Nous voulons toutefois apporter une précision. Dans le cas de services rendus par le comptable ou le cabinet d'expertise comptable en qualité de syndic de faillite, les services rendus ne correspondraient pas, dans la plupart des cas, aux activités déclencheuse telles que définies dans notre Loi, c'est-à-dire la réception ou le paiement de fonds « pour le compte d'autrui ».

Permettez-moi d'expliquer : si vous êtes nommé par la cour ou si vous agissez comme syndic de faillite, vous n'agissez pas pour le compte d'autrui, parce que vous ne représentez pas le failli, ni les créanciers. Le syndic de faillite traite la faillite de façon indépendante et ne reçoit pas d'instructions ni du failli, ni de la cour, ni des créanciers.

Par conséquent, les risques que des services rendus par le comptable/cabinet d'expertise comptable/syndic de faillite correspondent aux activités déclencheuses prescrites seraient très minimes.

Date répondue : 2009-03-23

Numéro IP : PI-4550

Secteur(s) d'activité : Comptables

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6D

Règlements : 1(2)

Al. 14i) - dossier de crédit du client

Question :

Si une personne a un cosignataire sur un prêt, devons-nous obtenir aussi l'adresse de l'employeur du cosignataire? Dans ce cas-ci, il ne s'agit pas d'une demande conjointe, mais simplement d'un garant.

Réponse :

Non, il n'est pas nécessaire de vérifier l'identité du cosignataire ou du garant. Les exigences relatives à la tenue de documents s'appliquent au client... le garant n'est pas le client.

Date répondue : 2009-03-20

Numéro IP : PI-4547

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(i), 1(2)

Loi : 2

Identité dans les registres : particulier ou entité

Question :

Nous sommes en voie de mettre à jour les renseignements sur nos clients. Une question se pose concernant les employés autorisés à faire des opérations de change. Au sujet de la Ligne directrice 6G, « Tenue de documents et vérification de l'identité des clients - Entités financières » et de sa section 3.8 ...la fiche d'opérations de change « doit également comprendre le nom, l'adresse et la date de naissance de la personne qui a effectué l'opération ».

D'après ce que je comprends, et selon les renseignements que nous avons actuellement sur nos clients, il s'agit de l'adresse de la personne qui effectue l'opération. Pourrait-il s'agir de l'adresse de l'entité?

Réponse :

Nos lignes directrices relatives à la tenue de documents (et relatives également aux déclarations) dans un tel cas demandent de fournir l'adresse de la personne qui effectue l'opération, et non celle de l'entité. Selon mon interprétation, il ne faut conserver que les renseignements sur l'entité dans les documents sur les tiers.

Date répondue : 2009-03-09

Numéro IP : PI-4540

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G (3.7)

Promoteur immobilier

Question :

Scénario

  • Un promoteur a un agent immobilier agréé sur place qui dresse des contrats
  • Un acheteur se présente et conclut un marché et il fournit à l'agent immobilier toutes les pièces d'identité nécessaires
  • ENSUITE, l'acheteur veut obtenir des améliorations et traite DIRECTEMENT avec le promoteur pour acquitter les coûts supplémentaires

Question : Le promoteur doit-il vérifier l'identité du client et tenir des documents de la réception de fonds à l'égard des améliorations?

Réponse :

Oui, toute réception de fonds par le promoteur immobilier à l'égard de l'achat d'une nouvelle maison entraîne l'obligation de tenir un document de la réception de fonds.

Date répondue : 2009-02-16

Numéro IP : PI-4527

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39.7(1)(a)

Question concernant une obligation des promoteurs immobiliers

Question :

En ce qui concerne les nouvelles exigences de CANAFE à l'égard des promoteurs immobiliers. Si une convention d'achat-vente est conclue en décembre 2008, et prévoit une série de dépôts, dont certains sont dus après le 19 février 2009, et une clôture après le 19 février 2009, le promoteur immobilier est-il tenu de créer un dossier de renseignements sur le client, etc., ou est-ce que cette opération est exemptée parce que la convention d'achat-vente a été conclue avant le 20 février 2009?

Réponse :

Si la convention d'achat est signée avant le 20 février 2009, mais que la clôture a lieu après le 20 février - il n'y a aucune exigence quant aux renseignements sur le client. Cependant, si le constructeur d'habitations reçoit des paiements directement (non par l'entremise de son avocat) le 20 février 2009 ou par la suite, le promoteur immobilier devra obtenir des renseignements sur la personne qui fournit les fonds et conserver un reçu pour les fonds.

Date répondue : 2009-02-10

Numéro IP : PI-4515

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39.7(1)(a), 59.5(a)

Obligations relatives à la réception de fonds

Question :

La ligne directrice 6B, au sujet du relevé de réception de fonds dans le cas d'une personne morale, indique ce qui suit : Si relevé de réception de fonds est au sujet d'une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération.

S'agit-il d'une méprise? On présume que la personne qui signe le chèque a le pouvoir de le faire, sinon le chèque ne serait pas compensé. S'il s'agit d'un mandat ou d'une traite, est-ce que la personne qui apporte le dépôt a une importance? Je comprends que le pouvoir de lier est requis pour un dossier d'identification de client, mais je ne comprends pas l'exigence dans le cas d'un relevé de réception de fonds.

Réponse :

Le fait que la personne signe un chèque ne signifie pas nécessairement que la même personne a le pouvoir de lier la personne morale. Le document concernant le pouvoir de lier est habituellement une résolution ou fait partie de la loi constitutive indiquant quels administrateurs ou personnes sont autorisés à lier la personne morale (soit pour vendre, acheter, ouvrir un compte bancaire, contracter un emprunt, etc.).

Ainsi, pour le relevé de réception de fonds, vous auriez techniquement un cadre autorisé à lier la personne morale qui signerait également le chèque, ou un cadre autorisé à transiger pour le compte de la personne morale qui serait impliqué.

Date répondue : 2009-01-29

Numéro IP : PI-4510

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39(1)(c), 39(1)(a), 39(4), 39(5), 39(6), 39.7(1)(c)

Dossiers de renseignements sur le client et identification des clients

Question :

Un client promoteur de condominiums retient les services d'un tiers lié courtier en immeubles. D'après ce que je comprends, le courtier en immeubles, et non le promoteur, a la responsabilité de la conformité à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et aux règlements qui en découlent (section 1 de la Ligne directrice 6B). Selon les circonstances, il faut généralement environ 3 ans à compter du début du marketing du projet (et de la vente d'unités) pour que les condominiums soient construits et enregistrés; à ce moment, les ventes sont fermées par le cabinet d'avocats pour le compte du promoteur.

Comme c'est très souvent le cas, un acheteur fournira au cabinet d'avocat du promoteur, immédiatement avant la fermeture et par l'entremise de son avocat, une instruction selon laquelle l'acheteur demande que le titre soit placé aux noms d'une ou de plusieurs personnes, en plus de l'acheteur ou en remplacement de celui-ci.

Dans d'autres cas, avant la fermeture, l'acheteur demandera de céder la convention d'achat à une ou plusieurs personnes en plus de l'acheteur ou en remplacement de celui-ci.

La convention d'achat ne confère pas de tels droits à un acheteur.

Dans le cas d'une instruction concernant le titre, le client promoteur nous a fourni des « instructions permanentes » afin de permettre que le titre soit placé au nom de l'époux de l'acheteur et de personne d'autre. Dans un tel cas, nous, à titre de cabinet d'avocats du promoteur, préparons le titre conformément à une telle instruction et ne demandons pas la permission de le faire du promoteur (puisque nous procédons conformément aux « instructions permanentes » tel qu'indiqué ci-dessus).

Dans le cas de la cession demandée de la convention d'achat, ou dans le cas d'une demande de transfert du titre à quiconque autre que l'époux de l'acheteur, nous demandons les instructions du promoteur au cas par cas. Dans chacun de ces cas, un addenda à la convention d'achat est signé.

Dans chacun des cas susmentionné, le courtier en immeubles se sera conformé aux exigences relatives au dossier de renseignements sur le client et à l'identification des clients prévues par la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et les règlements qui en découlent relativement à l'acheteur original, au moment de la conclusion de la convention d'achat.

Le courtier en immeubles ne prend aucunement part à l'une ou l'autre de ces situations (c.-à-d. une instruction de l'acheteur donnée la veille de la fermeture ou une demande de cession de la convention d'achat avant la fermeture). Ses services au promoteur auront pris fin bien avant la fermeture des opérations d'achat.

Par conséquent, et selon les scénarios qui précèdent, je demande une réponse définitive de CANAFE concernant ce qui suit :

Dans les circonstances qui précèdent, le promoteur a-t-il quelque obligation (c.-à-d. dans le cas d'une instruction d'un acheteur de placer le titre au nom d'une ou de plusieurs parties en plus de l'acheteur ou en remplacement de celui-ci, dans le cas d'une cession de la convention d'achat la veille de la fermeture ou dans les deux cas) de remplir un dossier de renseignements sur le client et d'obtenir des renseignements sur l'identité des détenteurs de titres ou cessionnaires proposés?

Y a-t-il d'autres obligations, dans ces cas, en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et des règlements qui en découlent?

S'il y a des obligations en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et des règlements qui en découlent (de remplir un dossier de renseignements sur le client et d'obtenir des renseignements sur l'identité des détenteurs de titres ou cessionnaires proposés ou toute autre obligation), nous présumons qu'il s'agirait d'une obligation pour le promoteur et non pour le courtier en immeubles (malgré la section 1 de la Ligne directrice 6B). Cette présomption est-elle exacte?

S'il y a une obligation pour le promoteur de remplir un dossier de renseignements sur le client ou d'obtenir des renseignements sur l'identité des détenteurs de titres ou cessionnaires proposés, le promoteur remplira cette obligation en donnant au cabinet d'avocats l'instruction de conclure un accord avec l'avocat de l'acheteur pour exiger que ce dernier remplisse un dossier de renseignements sur le client et obtienne des renseignements sur l'identité des détenteurs de titres et cessionnaires proposés pour le compte du promoteur puis qu'il soumette un rapport écrit au promoteur (à titre d'agent du promoteur). Est-ce que c'est la bonne marche à suivre?

Réponse :

Vous avez tout à fait raison - l'agent immobilier aura les obligations de déclaration, de tenue de dossiers et d'identification du client. En ce qui concerne les personnes désignées ou cessionnaires qui signent au moment de la fermeture (et dont le courtier en immeubles n'est pas au courant), il n'y a pas d'obligations pour l'agent immobilier! (en ce qui concerne la présence de personnes désignées ou de cessionnaires à la fermeture sans que l'agent immobilier soit au courant, cela s'appliquerait également si le promoteur immobilier avait les obligations).

Date répondue : 2009-01-27

Numéro IP : PI-4506

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Obligations relatives à la réception de fonds

Question :

Je vous ai mentionné à différentes occasions par le passé que nos clients promoteurs de condominiums exigent (pour remplir les exigences légales) que tous les dépôts, droits d'occupation et fonds de fermeture soient versés au cabinet d'avocats. Ceci est le cas lorsque la vente a lieu avant l'enregistrement du condominium comme tel.

Vous avez toujours maintenu qu'un dossier de réception de fonds ne serait donc pas requis, puisque les fonds sont payables au cabinet d'avocats et non au promoteur ou courtier ou conseiller aux ventes.

À l'heure actuelle, je demande une réponse/décision définitive de CANAFE confirmant qu'aucun dossier de réception de fonds ne serait requis lorsque des fonds sont payables au cabinet d'avocats et non au promoteur ou courtier ou conseiller aux ventes.

Réponse :

Si les fonds sont remis à l'avocat, il n'y a aucune obligation relative à la réception de fonds pour l'agent immobilier (ou, s'il n'est pas représenté, pour le promoteur immobilier).

Date répondue : 2009-01-27

Numéro IP : PI-4505

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39(1)(a)

Comptes d'école

Question :

À titre de caisse de crédit rattachée au domaine de l'éducation, nous ouvrons des comptes d'opérations pour des écoles particulières faisant partie de différents conseils dans notre région. Ces comptes sont utilisés pour recueillir et distribuer des fonds liés aux clubs, aux promotions, aux voyages scolaires et à d'autres activités. Je m'attends à ce qu'à l'occasion, des sommes provenant de campagnes de financement (p. ex. ventes de barres de chocolat, etc.) soient également déposées.

Nous avons confirmé que pour les grands conseils de l'éducation de notre secteur, le conseil lui-même est enregistré à titre d'organisme de bienfaisance sur le site Web de l'ARC, mais que les différentes écoles ne le sont pas. Compte tenu de cette situation, est-il néanmoins nécessaire que le personnel pose la question relative aux organismes de bienfaisance à l'égard de chaque compte d'école et fasse une recherche dans la liste des organismes de bienfaisance de l'ARC et imprime le résultat?

Réponse :

Oui, le personnel devra poser la question relative aux organismes de bienfaisance chaque fois, et également faire une recherche dans la liste de l'ARC chaque fois (si les organismes sont enregistrés auprès de l'ARC, évidemment).

Lors de l'ouverture d'un nouveau compte avec un organisme à but non lucratif, il y a une obligation de déterminer et de documenter le fait que l'entité (dans ce cas, l'école en question) est ou non un organisme de bienfaisance enregistré auprès de l'ARC ou un organisme qui sollicite des dons de bienfaisance du public (paragraphe 11.1(3)). Même si elle fait partie du conseil, l'école est une entité distincte et c'est l'école qui ouvre le compte, non le conseil.

Date répondue : 2009-01-23

Numéro IP : PI-4503

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 11.1(3)

Adresses légales - Premières Nations

Question :

Une caisse de crédit demande quel genre d'adresse elle doit obtenir dans le cas de clients des Premières Nations qui vivent dans la réserve. Il n'y a que des adresses de cases postales. J'ai fait savoir qu'ils devaient obtenir la description juridique de l'emplacement. Le problème est que les terres sont enregistrées au nom de la bande indienne, et non au nom des clients. Par conséquent, est-ce que les clients auraient à obtenir cela du conseil de bande?

Réponse :

En ce qui concerne les clients des Premières Nations, nous sommes d'avis que s'ils n'ont pas d'adresse civique, ils devraient fournir autant de détails que possible concernant l'endroit où leur résidence personnelle est située (c.-à-d. le nom de la rue, et le nom de la réserve où ils habitent ou tout autre renseignement semblable).

Malheureusement, notre interprétation des politiques en ce qui concerne l'adresse civique ou personnelle ne prévoit aucun allégement dans ce cas, et les numéros de cases postales ne seraient toujours pas acceptables.

Date répondue : 2009-01-23

Numéro IP : PI-4502

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 64(1)

Case postale à titre d'adresse valide

Question :

Une ED s'informe de la possibilité d'utiliser une case postale comme adresse valide en ce qui concerne un plan d'action révisé.

Réponse :

Nous maintenons notre interprétation antérieure de la politique. Une case postale n'est pas une adresse valide ou légitime; il s'agit simplement d'une boîte attribuée par Postes Canada à des clients pour qu'ils reçoivent leur courrier. L'adresse dont il est question dans nos règlements est l'adresse physique où le client habite ou le lieu physique où se trouve le lieu d'affaires.

Date répondue : 2009-01-09

Numéro IP : PI-4491

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6A

Règlements : 64(1)

BSIF Prise en charge d'hypothèques

Question :

Lorsqu'une ED achète un portefeuille hypothécaire d'une entité qui n'est pas une ED, notre interprétation serait-elle que l'ED acheteuse « ouvre un nouveau compte » et, comme telle, aurait la responsabilité de s'acquitter des obligations de vérification de l'identité et de tenue de documents?

Par exemple, une société (une ED en vertu de la Loi) a acheté, d'une entité qui n'est pas une ED, un portefeuille hypothécaire à l'égard duquel elle n'a pas rempli les obligations prévues par la Loi relativement à la vérification de l'identité et à la tenue de documents, l'ED acheteuse doit-elle maintenant vérifier l'identité en question et tenir un document?

Réponse :

La question de déterminer si nous parlons de nouveaux comptes ou non serait une question de fait.

D'abord, si la société renégocie, modifie ou enregistre une nouvelle hypothèque, alors définitivement oui nous parlons de l'ouverture de nouveaux comptes (à laquelle se rattache toutes les obligations requises en vertu de notre Loi et des règlements).

Cependant, si aucun changement n'est apporté à l'hypothèque comme telle et que nous parlons d'un changement de créancier « en coulisse », dont le débiteur pourrait ne même pas être au courant, cela ne serait vraisemblablement pas considéré comme l'ouverture de nouveaux comptes (encore une fois, les faits sont essentiels à la détermination).

Date répondue : 2009-01-08

Numéro IP : PI-4485

Secteur(s) d'activité : Entités financières, Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6B, 6G

Règlements : 64

Vieux paiements dans le cadre d'un FERR sans formulaires de demande

Question :

Un courtier en valeurs mobilières détient plusieurs vieux comptes de REER (vieux de 10 à 20 ans ou plus) pour lesquels il tient des documents.

Conformément à la législation fiscale canadienne, lorsqu'un client atteint l'âge de 69 ans, le REER doit être transféré dans un FERR, et le client doit faire des retraits annuels minimums.

Toutefois, en raison de l'âge des comptes, dans certains cas, le courtier a perdu contact avec les clients et les comptes sont «gelés» jusqu'à ce que le courtier trouve les clients ou que ces derniers réclament leurs fonds.

Le problème qui survient a trait aux retraits d'un FERR, qui sont requis en vertu de la législation. Pour satisfaire aux exigences de l'ARC, le courtier ouvre un compte d'investissement au nom du client et dépose les retraits annuels provenant de son FERR dans ce compte. Toutefois, en vertu des règlements de la Loi, le compte d'investissement doit être accompagné d'un formulaire de demande dûment rempli et signé par le client. Techniquement, en raison de cela, le courtier n'est pas conforme aux exigences de nos règlements.

Que pensez-vous de cela?

Réponse :

Si le courtier en valeurs mobilières ouvre un nouveau compte au nom du client pour effectuer le dépôt annuel du FERR et qu'il n'y a pas de signature, oui, cela le rend non-conforme à notre Loi et à ses règlements d'application.

Par conséquent, pour éviter cela, le courtier en valeurs mobilières devrait utiliser un genre de compte de garantie bloqué interne ou un compte d'attente ou même son propre compte en fiducie (s'il en a un).

Date répondue : 2008-12-17

Numéro IP : PI-4470

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6E

Règlements : 62(2)(j)

Nouveaux règlements de CANAFE concernant les promoteurs immobiliers

Question :

Cette question concerne la définition de « promoteur immobilier » et vise à obtenir des précisions quant à ce qui suit :

« S'entend, à une date donnée au cours d'une année civile, de toute personne ou entité qui, avant cette date au cours de la même année ou au cours d'une année civile antérieure après 2007, a vendu au public, autrement qu'à titre de courtier ou d'agent immobilier, selon le cas :

a) au moins cinq maisons ou unités condominiales neuves;
b) au moins un immeuble commercial ou industriel neuf; ou
c) au moins un immeuble résidentiel à logements multiples neufs contenant au moins cinq logements ou au moins deux immeubles résidentiels à logements multiples neufs contenant au total au moins cinq logements ».

Je cherche des précisions quant au mot « nouveau » dans chacun de ces trois cas. Comment CANAFE définit-il le mot « nouveau ». Par exemple, si CLC bâti un immeuble de bureaux en 2008 et que la location des bureaux n'est complète qu'en 2011 et qu'il vend ensuite l'immeuble en 2011, est-ce que l'immeuble n'est plus nouveau? Le mot « nouveau » doit être précisé. Veuillez m'indiquer ce que CANAFE entend par « nouveau ».

Réponse :

Voici, très rapidement, ce que l'on entend par « nouveau »

  • rénové à plus de 90 %
  • toute nouvelle construction
  • établissement qui a été construit, mais qui n'a jamais servi aux fins prévues (p. ex., une maison construite, qui a servie de maison-modèle et qui a par la suite été vendue à la famille Untel. Lorsque la maison est vendue à la famille Untel, elle est NOUVELLE).

À mon avis, l'immeuble cesse d'être nouveau dès qu'une partie est utilisée aux fins prévues. Dans le cas présent, un immeuble à bureaux a été construit, mais n'a pas été vendu. Plutôt, des locaux ont été loués et l'immeuble est administré par le propriétaire (ou un administrateur). Il est par la suite vendu, seulement, en 2011. Par conséquent, l'immeuble même, puisqu'il a été utilisé aux fins prévues de 2008 à 2011 (soit être loué à des entreprises et des locataires), n'est plus considéré nouveau en vertu de nos règlements. Il est vraisemblable que, lorsqu'il souhaite vendre l'immeuble, qui n'est plus nouveau, le propriétaire retienne les services d'un courtier en immobilier? Par conséquent, la vente serait couverte, mais pas en vertu des dispositions sur les promoteurs immobiliers. S'il s'agit d'une vente par le propriétaire, alors il est vrai qu'il n'y aurait aucune obligation en ce qui concerne la vente.

Date répondue : 2008-12-04

Numéro IP : PI-4467

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39.5, 39.6, 39.7

Régime de retraite individuel - Document justificatif

Question :

Lorsqu'il s'agit d'un régime de retraite individuel enregistré, est-ce que le fax d'un document provenant de l'Agence de revenu du Canada transmis par le client (le document fait mention du numéro d'enregistrement du plan en question) constitue une pièce justificative suffisante pour accorder l'exemption?

Réponse :

L'agent régional peut exiger des pièces justificatives (tout en restant raisonnable) de l'entité déclarante pendant un examen lorsqu'il détermine pourquoi l'exemption au paragraphe 62(2) s'applique - cependant, le paragraphe 62(2) est muet sur les exigences en matière de tenue de dossiers qui seraient jugées suffisantes pour appuyer l'exemption. De plus, il serait probablement prudent que les entités financières ou le courtier en valeurs mobilières conservent quelques pièces justificatives (même s'il s'agit d'une télécopie) pour démontrer que l'exemption s'applique car il s'agit de l'ouverture d'un compte de REER.

Date répondue : 2008-11-28

Numéro IP : PI-4460

Secteur(s) d'activité : Entités financières, Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G, 6E

Règlements : 62(2)(i)

Loi : 6.1

Exigences en matière de vérification de l'identité

Question :

Je me pose encore des questions sur les obligations de mon client en ce qui a trait à la vérification de l'identité, la détermination quant aux tiers et la vérification quant aux étrangers politiquement vulnérables.

Mon client est une société de placement établie depuis 60 ans qui offre des services discrétionnaires de gestion de placements à des clients privés qui ont habituellement une valeur nette élevée. Voici comment cette entreprise fonctionne :

Les clients décident qu'ils veulent faire appel à cette société pour prendre leurs décisions en matière de placements pour eux et signent une entente de gestion de placements avec la société. Cela dit, ils ouvrent leur compte en personne auprès d'un courtier en valeurs mobilières, qui vérifie leur identité et effectue une détermination quant aux tiers et une vérification quant aux étrangers politiquement vulnérables. Ils donnent à des courtiers en valeurs mobilières le pouvoir d'accepter des instructions en matière de négociation de la société de placement, mais le compte est hébergé par le courtier. Par conséquent, pour ce client et ce compte, toutes les exigences de CANAFE susmentionnées sont respectées.

J'ai constaté que les avis divergent quant à la nécessité de soumettre ces clients de nouveau au processus de vérification de l'identité. Comme les courtiers par l'entremise desquels les comptes sont ouverts ne sont pas affiliés à la société de placement, une interprétation indique qu'il le faut. Toutefois, il me semble que ce serait un dédoublement d'efforts inutile qui serait par ailleurs indûment onéreux pour les clients.

Réponse :

Aucune exemption ne s'applique dans ce cas. Comme le client ouvre un compte avec une société de gestion de portefeuilles et de conseils en matière d'investissement, toutes les obligations/exigences inhérentes s'appliquent. Vous avez donc raison, tant la société que le courtier ont des obligations en vertu de la Loi.

Date répondue : 2008-11-19

Numéro IP : PI-4406

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6E

Règlements : 62(2)(o)

Procédure liée au notaire

Question :

Est-ce qu'un notaire doit garder un relevé de réception de fonds lorsqu'il reçoit un paiement d'un client par une Banque?

Réponse :

Oui, le paiement "into a Canadian Chartered Bank" doit se faire par chèque, par dépôt d'une traite bancaire, par virement ou de toute autre façon.

Date répondue : 2008-11-17

Numéro IP : PI-4401

Secteur(s) d'activité : Notaires de la Colombie-Britannique

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6J

Règlements : 33.2

Loi : 6

Vérification de l'identité d'un tiers

Question :

Dans l'hypothèse où un père prend une assurance vie sur la tête de son fils avec valeur de rachat et que le payeur des primes est le grand-père, la compagnie d'assurance doit-elle vérifier l'identité du père, du grand-père ou des deux?

Dans ce cas, le grand-père ne serait pas une personne qui donne des instructions mais plutôt quelqu'un qui veut alléger les finances de son fils.

Réponse :

Dans le scénario en question, les exigences en matière d'identification ne s'appliqueraient qu'au père qui a pris l'assurance-vie. Le fait que ce soit le grand-père qui verse les primes ne change pas le fait que c'est le père qui s'est procuré l'assurance-vie en vertu du paragraphe 19(1) et qui donne des instructions en ce qui a trait à cette police d'assurance.

Cela dit, si le grand-père décidait de verser 10 000 $ ou plus en espèces au titre de cette police (en personne) à la compagnie ou au courtier d'assurance-vie, alors, en vertu de l'article 17, la compagnie ou le courtier d'assurance-vie doit nous aviser de l'OIE.

Date répondue : 2008-10-31

Numéro IP : PI-4394

Secteur(s) d'activité : Assureurs-vie

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Règlements : 17, 19 (1)

Existence d'une personne morale sous un accord de relation commerciale suivie

Question :

Il semble que les agents de conformité croient qu'il faut seulement vérifier l'existence d'une personne morale lorsqu'il y a un accord de relation commerciale suivie. Pour tous les autres dossiers-clients, l'ESM doit seulement vérifier l'identité de l'individu, procéder à une détermination quant aux tiers (société), et ne doit toutefois pas vérifier l'existence de la personne morale ou les bénéficiaires effectifs?

Réponse :

Aux termes du paragraphe 59(2) du Règlement, l'ESM doit vérifier l'existence de toute personne morale à l'égard de laquelle elle doit tenir un dossier-client et, en vertu de l'article 32 du même règlement, elle doit tenir un dossier-client lors de l'établissement d'un accord de relation commerciale suivie avec un client.

Par conséquent, si l'ESM n'établit pas d'accord de relation commerciale suivie avec l'entité, vous avez raison, l'ESM doit seulement vérifier l'identité de l'individu, et procéder à une détermination quant aux tiers.

Date répondue : 2008-10-30

Numéro IP : PI-4392

Secteur(s) d'activité : Entreprises de services monétaires

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Propriétaire bénéficiaire, Tenue de documents

Directives : 6C

Règlements : 11.1, 32, 59(2), 65

Définition de profession

Question :

Si les documents d'une ED concernant la profession d'un client indiquent « autonome », « consultant », etc., cet élément doit-il être cité à titre de lacune ou de pratique exemplaire pour obtenir plus de détails?

Réponse :

La profession doit reposer sur l'information comprise dans la liste de la CNP (où les professions sont détaillées et précises) ou y ressembler. Le mot utilisé pour décrire la profession doit refléter le langage normalisé pour la description du travail effectué par les Canadiens sur le marché du travail. Pour les travailleurs autonomes et les consultants, la profession doit préciser le domaine (p. ex. laveur de fenêtres).

Pour les mots « retraité » et « sans emploi », cela peut varier, car ces termes peuvent représenter la situation actuelle du client, mais ne sont pas des professions. Ils sont acceptables s'ils tiennent compte du fait que le client est retraité ou sans emploi.

Date répondue : 2008-10-29

Numéro IP : PI-4388

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Exigence touchant la date de naissance

Question :

La date de naissance est-elle une nouvelle information exigée en vertu de l'alinéa 14 (c) i)?

Réponse :

Précisions au sujet de l'exigence de consigner la date de naissance en vertu de l'alinéa 14(c)i) :

Avant le 23 juin 2008, l'exigence relative à la date de naissance figurait au paragraphe 67(a) du Règlement dans la partie concernant les mesures de vérification de l'identité. En vertu de cette ancienne partie, il fallait vérifier l'identité du client et consigner la date de naissance dans un document (selon le cas, un dossier-client, un document relatif à une opération importante en espèces, etc.) à la suite de la vérification de l'identité.

Depuis le 23 juin 2008, cette exigence figure dans les exigences de tenue de documents lors de l'ouverture des comptes, lesquelles sont énoncées à l'alinéa 14(c)i) du Règlement.

Date répondue : 2008-10-28

Numéro IP : PI-4384

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(c)(i)

Obligation en matière de tenue de documents : coopérative d'épargne et de crédit qui détient le compte ou qui est l'institution réceptrice

Question :

Avec les modifications apportées à la loi concernant le blanchiment d'argent, est-ce que les institutions financières doivent tenir des documents pour la remise d'un mandat de 3000 $ ou plus ou de deux mandats ou plus qui totalisent 3000 $ ou plus? Le document doit comprendre le montant total, la date de la remise, le nom et l'adresse de la personne demandant la remise et le nom de l'émetteur.

Avec la modification, si les membres d'autres coopératives d'épargne et de crédit utilisent notre GAB pour déposer des mandats qui totalisent 3000 $, nous pouvons aviser notre succursale de tenir des documents, mais doit-elle aviser les autres coopératives?

Réponse :

L'obligation de tenir des documents dans ce cas relève de la coopérative d'épargne et de crédit où se trouve le compte du client/du membre, et non de celle qui reçoit le mandat par l'entremise d'un GAB.

En d'autres termes, l'entité financière où se trouve le compte est responsable de respecter les obligations en matière de tenue de documents.

Date répondue : 2008-10-20

Numéro IP : PI-4380

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 11.2(2), 14(l)

Rétroactivité des exemptions selon la nouvelle réglementation

Question :

Une entité peut-elle bénéficier rétroactivement des nouvelles exceptions en vigueur depuis le 23 juin 2008?

Réponse :

Oui, il est possible d'invoquer les exceptions contenues à 62(2) post-23 juin, même si le compte a été ouvert avant le 23 juin, si l'identification n'a pas encore été complétée et il y un principe de droit qui prescrit qu'en principe lorsqu'une loi moins sévère entre en vigueur avec des obligations moindres, ce sera celle-ci qui s'appliquera.

Date répondue : 2008-10-09

Numéro IP : PI-4377

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6E

Règlements : 23, 62(2)

Loi : 6.1

Demandes de crédit annulées et refusées

Question :

Les changements apportés le 23 juin ajoutaient l'exigence pour nous de conserver les demandes de crédit qui sont des demandes de prêt annulées ou refusées. J'aimerais connaître la raison de conserver cette information. Je sais que nous devons la conserver, mais j'aimerais mieux comprendre pourquoi.

En plus des demandes de prêt annulées ou refusées, nous pouvons demander le rapport d'un bureau de crédit. Puisqu'aucun fonds n'est versé à l'avance, le rapport de bureau de crédit (si un tel rapport a été demandé) doit-il être conservé et pendant combien de temps?

Réponse :

Selon le paragraphe 14(i), oui, vous devez conserver chaque dossier de crédit créé dans le cours normal des activités, et cela comprend les demandes de prêt annulées ou refusées.

La raison est que les organismes d'application de la loi ont indiqué que ce genre d'information est important et doit donc être conservé.

Date répondue : 2008-10-06

Numéro IP : PI-4372

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(i)

Alinéa 14k) et obligation de tenue de documents

Question :

Si un membre vient à la coopérative de crédit et donne à un caissier 5 000 $ en argent ou demande au caissier de retirer ce montant de son compte et d'écrire un chèque officiel à quelqu'un d'autre à partir de notre compte chèques officiel interne, devons-nous tenir des documents à l'égard de cette opération?

Réponse :

Oui, tel qu'indiqué dans le scénario, si le client apporte de l'argent, l'ED doit conserver un reçu des fonds.

Date répondue : 2008-09-15

Numéro IP : PI-4345

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(k)

Alinéa 14k) et obligation de tenue de documents

Question :

Prenons le cas d'un membre qui vient à mon bureau et demande un prêt-auto de 10 000 $. Nous pouvons faire le prêt sous le numéro de compte du membre, mais le débours est fait au moyen de notre compte chèques officiel interne. Cela signifie que la coopérative de crédit prend l'argent du numéro de prêt du membre et le dépose dans le compte interne de la coopérative de crédit pour les chèques officiels. Nous donnons ensuite le chèque au membre pour qu'il l'apporte au concessionnaire pour payer pour la voiture. Je voudrais savoir si nous devons faire de la tenue de documents pour ces éléments à titre d'autres effets négociables.

Réponse :

Non, cela ne serait pas visé par l'alinéa 14k) comme correspondant à la réception d'un montant de 3 000 $ ou plus parce que le chèque provient de la banque et ne représente pas des fonds reçus du client.

Date répondue : 2008-09-15

Numéro IP : PI-4344

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(k)

Tenue de documents pour les comptes auxiliaires (paragraphe 52(2))

Question :

Les coopératives de crédit ouvrent des comptes principaux et ensuite, sous le même compte principal, elles ouvrent des comptes auxiliaires. Je crois qu'une IP a été diffusée indiquant que si une carte de signature (alinéa 14a)) était conservée pour le compte principal, qui autorisait le client à donner également des instructions concernant tous les comptes auxiliaires subséquents, cette seule signature était suffisante.

Au cours d'un examen, nous voulions confirmer si la politique précédente concernant la carte de signature (alinéa 14a)) s'appliquait également à l'alinéa 14c) (date de naissance, adresse, profession), c'est-à-dire si l'ED avait le nom, la date de naissance, l'adresse et la profession dans le premier compte, par exemple, est-ce que cela était suffisant en vertu du paragraphe 52(2), nonobstant les comptes subséquents. Si oui, cela signifierait (comme c'était le cas lors d'un examen) que s'il manque le nom, la date de naissance, l'adresse ou la profession dans un compte que nous examinons dans le cadre de notre mandat, nous pourrions demander à l'ED de nous montrer le premier compte, par exemple. Si les renseignements étaient dans ce premier compte, le paragraphe 52(2) s'appliquerait, et nous ne pourrions donc les citer pour les renseignements manquants dans les comptes subséquents.

Réponse :

Le paragraphe 52(2) s'applique aux deux comptes auxiliaires (qui font partie des comptes principaux), ainsi qu'aux nouveaux comptes distincts (qui ne font pas partie d'un compte auxiliaire - simplement un nouveau compte) en ce qui concerne le nom, l'adresse, la profession et la date de naissance pour les comptes qui font suite au premier compte (deuxième, troisième, quatrième, etc.) « à moins que » le client présente des risques élevés, auquel cas les renseignements doivent être mis à jour.

Date répondue : 2008-09-15

Numéro IP : PI-4343

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 52(2)

Loi : 9.6(3)

Renseignements nécessaires au sujet du signataire d'un chèque plutôt que le déposant du chèque

Question :

Qu'arrrive-t-il si la personne (les personnes) qui signe l'offre n'est pas la même que celle qui signe le chèque de dépôt? Quels renseignements devons-nous obtenir au sujet du signataire du chèque? Qu'arrive-t-il si le chèque de dépôt est envoyé d'une autre ville au Canada… ou d'ailleurs à l'étranger?

Réponse :

Vous devez identifier le signataire du chèque et, pour le relevé de réception de fonds, obtenir :

  • le nom, l'adresse et la date de naissance de la personne ou de l'entité de qui les fonds ont été reçus,
  • la nature de l'activité principale ou de la profession,
  • la date de l'opération,
  • le montant de l'opération,
  • le but et les détails des opérations, c.-à-d. comment les fonds ont été reçus, les adresses des biens achetés ou vendus, le type de devises, les autres parties concernées, etc.

Le relevé doit comprendre le type de document que vous avez utilisé pour confirmer l'identité de la personne, son numéro de référence et son lieu d'émission.

Si le chèque provient d'une autre ville au Canada ou à l'étranger et que l'entité n'y a pas de mandataires ou d'employés, il faut utiliser des méthodes « à distance » pour identifier la personne qui fournit les fonds. Les exigences de tenue de documents varient un peu selon la méthode à distance utilisée; celles-ci se trouvent dans la Ligne directrice 6B de CANAFE. Si un mandataire est utilisé, vous devez consigner le type de document que le mandataire a utilisé pour confirmer l'identité de la personne, son numéro de référence et son lieu d'émission.

La personne qui signe l'offre doit aussi être identifiée, et vous devez consigner :

  • le nom et l'adresse;
  • la date de naissance;
  • la nature de sa profession ou de son activité principale, selon le cas.

Comme pour le signataire du chèque, vous devez consigner les renseignements sur la méthode utilisée pour identifier la personne.

Pour le dépôt ainsi que pour l'achat ou la vente comme tel, si l'opération est menée pour le compte d'une personne morale, vous devez également confirmer l'existence de la personne morale dans un délai de 30 jours et consigner les renseignements requis relativement à la personne morale également.

Date répondue : 2008-09-08

Numéro IP : PI-4340

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39(1), 1(2), 64(1)(b), 64(1)(a), 59.2(1), 65(2)(e)

Forme de la résolution exécutoire

Question :

Notre GLG indique que si le dossier concerne une personne morale, vous devez également conserver une copie de la partie des dossiers d'entreprise officiels montrant les dispositions ayant trait au pouvoir de lier la personne morale relativement à l'opération. Il pourrait s'agir d'une attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui énumèrent les dirigeants dument autorisés à signer pour le compte de la personne morale, comme le président, le trésorier, le vice-président, le contrôleur, etc.

Lorsque nous menons des examens, nous constatons que les ED fournissent aux personnes morales ou entités un formulaire de résolution exécutoire qu'elles ont elles-mêmes créé et qu'elles demandent à un administrateur de la personne morale de signer. Autrement dit, elles confirment l'existence de la personne morale ou de l'entité et obtiennent le nom de son administrateur au moyen d'un registre des entreprises accessible au public; cependant, la résolution exécutoire est un formulaire que l'ED établit elle-même et qu'elle demande à un des administrateurs de la personne morale ou de l'entité de signer. Cette pratique est assez courante dans le secteur des EF, et je me demande si elle est acceptable ou non.

Réponse :

Il importe vraiment peu que la résolution soit rédigée par l'entité financière ou par la personne morale elle-même. Ce qui importe vraiment est la personne qui a le pouvoir de lier l'entreprise. Donc, dans la mesure où la personne qui signe a le pouvoir de lier la personne morale, elle peut signer la résolution.

Date répondue : 2008-09-08

Numéro IP : PI-4339

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Règlements : 14(b), 14.1(b), 15(c), 20, 23(b), 30(b), 33.2(b), 33.4(b), 36(b), 39(c), 39.7(c), 43(b), 49(b)

Résolutions exécutoires

Question :

Dans les cas où la personne morale ou l'entité a un actionnaire ou administrateur tel que confirmé au moyen de CIDREQ/On-Corp ou tout autre dossier d'entreprise valide.

Dans de tels cas, est-il néanmoins nécessaire d'obtenir une copie de la résolution exécutoire ou est-ce que le dossier confirmant que la personne morale ou l'entité a seulement un actionnaire ou administrateur peut servir de procuration (remplacement) pour la résolution exécutoire?

Réponse :

La question à poser est celle de savoir si l'administrateur a le pouvoir de lier ou non. Vous devez savoir ou vérifier si la personne devant vous a le pouvoir de lier. Et je ne crois pas que cette information figure sur CIDREQ ou On-Corp. Alors, oui, c'est nécessaire d'obtenir une copie de la résolution exécutoire.

Date répondue : 2008-09-08

Numéro IP : PI-4332

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6

Règlements : 14(b), 14.1(b), 15(c), 20, 23(b), 30(b), 33.2(b), 33.4(b), 36(b), 39(c), 39.7(c), 43(b), 49(b)

Comment établir l'identité d'une ambassade dans le cadre d'une transaction immobilière

Question :

Question d'une courtière en immeubles concernant l'identification d'une ambassade. La courtière représente une ambassade dans le cadre d'une transaction immobilière; elle a identifié la personne effectuant l'opération (agissant pour le compte de l'ambassade), mis elle demande comment elle doit identifier l'ambassade? Comment l'ambassade est-elle organisée? Fait-elle partie du gouvernement?

Réponse :

Dans le cas des ambassades, le document qui se rapproche le plus de la définition de « une convention de société, l'acte d'association ou tout autre document semblable qui confirme son existence » est le document suivant produit par les Affaires étrangères. Ce document est fréquemment mis à jour et est accessible au public, il indique que chaque mission diplomatique qu'il contient est reconnu par le gouvernement du Canada et il énumère les adresses et responsables de la mission.

Je suggère que la courtière conserve une copie de ce document (ou au moins de la section qui concerne la mission diplomatique en question). Une autre solution serait que la courtière demande à l'ambassade ou au haut-commissariat un document confirmant son statut juridique, et qu'elle se reporte au document du MAECI si la courtière ne peut en fournir un.

Date répondue : 2008-08-21

Numéro IP : PI-4317

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 59.2(1)(a), 59.2(1)(b)

Obligations ou exceptions pour les courtiers en immeubles dans le cas d'une reprise de possession pour le compte d'une coopérative de crédit

Question :

La situation en est une de pouvoir de vente - c.-à-d. le bien inscrit a été saisi et la coopérative de crédit représente le pouvoir de vente. Par conséquent, la coopérative de crédit elle-même n'achète ni ne vend aucun bien, mais le « client » du courtier est la coopérative de crédit? Le courtier aimerait savoir comment les exigences relatives à l'identité du client et les exigences de tenue de documents s'appliquent à cette situation. Si un courtier représente une coopérative de crédit, est-il exempté de toutes les exigences de tenue de documents, relatives à l'identité et de déclaration? Je sais que dans le cas d'un organisme public ou d'une grande société ayant des actifs de 75 M$, etc., il y a exemption, mais dans le cas d'une institution financière, ai-je raison de dire qu'il y a également une exemption?

Réponse :

En fait, dans le cas de la coopérative de crédit, l'exemption des grandes personnes morales prévue à l'alinéa 62(2)m) ne peut s'appliquer parce que l'exemption vise soit un organisme public, soit une personne morale ayant des actifs nets minimums de 75 M$ et dont les actions sont négociées à une bourse canadienne... et malheureusement, les coopératives de crédit ne sont pas cotées à une bourse canadienne!!!

Ainsi, le courtier en immeubles aurait à identifier la personne qui effectue l'opération pour le compte de la coopérative de crédit, ainsi qu'à confirmer l'existence de la coopérative de crédit (et toutes les autres exigences connexes).

En ce qui concerne le pouvoir de vente, la coopérative de crédit reprend possession du bien et devient le « propriétaire » réel du bien (à moins qu'une autre société de prêt hypothécaire ne soit concernée, et cela peut mener à une détermination d'un tiers.

En ce qui concerne la réception des fonds, rappelons que le reçu doit être conservé sauf si le montant est reçu d'une entité financière ou d'un organisme public; pour que les fonds soient reçus d'une entité financière, cela signifierait que l'entité financière est l'acheteur!

Autrement dit, vous devez conserver un dossier-client même si le client est une entité financière - à moins que l'entité financière ait des actifs nets d'au moins 75 M$ et que ses actions soient négociées à une bourse canadienne - et vous n'aurez pas à conserver un reçu des fonds si ceux-ci sont reçus d'une entité financière (c.-à-d. qui achète le bien).

Date répondue : 2008-08-20

Numéro IP : PI-4316

Secteur(s) d'activité : Entités financières, Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents, Déclaration

Directives : 6B

Règlements : 62(2)(m), 39(1)(a), 39(1)(b)

Réception de fonds

Question :

Lorsque le dépôt des acheteurs est reçu sous forme de chèque certifié ou de traite bancaire, devons-nous néanmoins demander leurs renseignements bancaires, c.-à-d. nom de la banque, numéro de transit et numéro de compte bancaire?

La ligne directrice mentionne que si le dépôt est sous la forme d'un chèque, vous pouvez obtenir les renseignements sur le compte directement du chèque lui-même. Il n'y a pas de mention d'un chèque certifié, d'un mandat, d'une traite bancaire, etc. et de l'obligation du courtier d'obtenir des renseignements sur le compte sur lequel la traite, le mandat ou le chèque a été tiré.

Réponse :

Le relevé de réception des fonds se rapporte à une opération dans le cadre de laquelle des fonds sont reçus, quelle que soit la forme dans laquelle les fonds sont remis (argent, chèques, etc).

Le relevé doit contenir les renseignements suivants : le nom, l'adresse, la date de naissance et la profession de la personne qui donne les fonds / la date de l'opération / le numéro et le type de tout compte visé par l'opération ainsi que le nom de la personne ou de l'entité qui est le titulaire du compte et la devise / le but et les détails de l'opération / si les fonds ont été reçus en argent, la façon dont ils ont été reçus (camion blindé, en personne, etc.) / le montant et la devise des fonds.

Ainsi, les renseignements bancaires devront être consignés, parmi tous les autres renseignements que le relevé de réception des fonds doit contenir.

Sur le plan technique, il n'y a pas d'exigence pour ce qui est de demander le numéro de transit ou le nom de la banque; le Règlement n'exige que le numéro de compte, de sorte que nous ne pourrions faire état d'une lacune pour l'absence du numéro de transit ou du nom de la banque. De plus, les changements apportés au Règlement récemment ont changé l'exigence pour la prise de mesures raisonnables en vue d'obtenir le numéro de compte, le type de compte et le titulaire du compte; donc, si le client refuse de donner l'information sur le compte sur lequel la traite bancaire a été tirée, l'Entité Déclarante consignerait ce fait et maintiendrait sa conformité.

Date répondue : 2008-08-11

Numéro IP : PI-4303

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 39(1)(a), 1(2)

Refus du client de fournir des renseignements sur sa profession

Question :

Si un client refuse de préciser sa profession, est-ce que la coopérative de crédit peut encore ouvrir le compte? Bien que la coopérative de crédit ait besoin de connaître la profession du client à des fins de tenue de documents, seuls le nom, l'adresse et la date de naissance sont requis pour l'ouverture d'un compte.

Réponse :

Si un client refuse de préciser sa profession, on ne devrait pas ouvrir de compte. Lorsque la coopérative de crédit ouvre un compte, elle est tenue légalement de consigner la profession du client, conformément au sous-alinéa 14c)(i).

Par conséquent, puisque la profession ne fait pas partie de l'«identité » d'une personne, ce n'est pas l'article 9.2 qui serait invoqué en cas d'absence de cette information. Toutefois, il incomberait encore à l'entité déclarante de déterminer si elle veut ouvrir un compte étant donné qu'une obligation en matière de tenue de documents (à savoir la connaissance de la profession) ne pourrait pas être respectée, et que cela signifierait que l'entité déclarante enfreint les règles.

C'est une obligation de tenue des dossiers, et nous avons également indiqué que l'entité déclarante ne devrait pas ouvrir de compte, mais ce serait à elle de prendre cette décision.

Date répondue : 2008-08-08

Numéro IP : PI-4302

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(c)(i), 53.2

Loi : 9.2

Déclarations des clients et obligations relatives à l'article 14

Question :

Il semble de plus en plus probable que nous perdrons accès à notre système de suivi des clients au cours des 12 à 16 prochains mois. Même s'il sera remplacé par un autre système, il n'y a pas de garantie que nous pouvons reproduire la même déclaration que le client a reçue initialement après le retrait du système.

La loi a-t-elle pour objectif de nous faire reproduire la même déclaration à l'aide d'une réimpression ou du dépôt de la copie originale? Nous envisageons la numérisation des documents pour stocker électroniquement la même déclaration au besoin afin d'assurer notre conformité.

Réponse :

La loi a-t-elle pour objectif de nous faire reproduire la même déclaration à l'aide d'une réimpression ou du dépôt de la copie originale? Non, ce n'est pas l'objectif de la loi selon l'alinéa 14g). Toutefois, tant que les renseignements peuvent être trouvés ou reproduits, cela serait acceptable (tant que c'est sous un autre format).

Date répondue : 2008-07-18

Numéro IP : PI-4285

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(g)

Mesures raisonnables pour la tenue de documents

Question :

Si le correspondant canadien répond ou NE répond PAS à la demande, est-ce que le fait que l'IF cessionnaire a demandé d'obtenir les renseignements manquants répond encore aux exigences en matière de mesures raisonnables?

Réponse :

Oui, vous n'avez qu'à faire la demande et la documenter, Le règlement n'exige pas qu'on documente ce qui se passe, mais cela devrait être documenté dans les politiques et les procédures des entités déclarantes.

Date répondue : 2008-07-17

Numéro IP : PI-4272

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Loi : 9.5, 9.6(2)

Processus à suivre par l'IF cessionnaire quand des renseignements sont manquants

Question :

Veuillez confirmer que le Règlement et la loi n'exigent pas que l'IF cessionnaire rejette ou renvoie un paiement par virement bancaire à l'IF émettrice si la mesure raisonnable utilisée n'a pas permis d'obtenir les renseignements manquants. Est-il correct de dire que, si l'IF cessionnaire a pris une mesure raisonnable pour obtenir les renseignements manquants, elle a respecté l'objectif et l'esprit du Règlement?

Réponse :

Cela dépend si c'est un champ obligatoire ou non. S'il est obligatoire, il faut renvoyer le virement. Si des mesures raisonnables ont été prises, l'opération pourra se poursuivre.

Date répondue : 2008-07-17

Numéro IP : PI-4271

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Loi : 9.5

Nombre de demandes nécessaires pour être considérées comme des mesures raisonnables

Question :

Si l'IF cessionnaire envoie une seule demande au correspondant canadien de l'IF émettrice pour demander les renseignements manquants, est-ce que cela constitue une mesure raisonnable?

Réponse :

Oui.

Date répondue : 2008-07-17

Numéro IP : PI-4270

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 12(1)(b), Schedule 2, Schedule 5, 12(1)(c), Schedule 3, Schedule 6, 66.1(2)

Loi : 9.5

Façon de documenter les mesures raisonnables

Question :

Si une mesure raisonnable a été prise, comment doit-elle être documentée ou mise en évidence pour réussir les vérifications sur place de CANAFE?

Réponse :

Sur le plan de la conformité, le Règlement n'exige pas que nous documentions les mesures raisonnables. Toutefois, elles devraient être documentées dans les P et P de l'entité déclarante.

Date répondue : 2008-07-17

Numéro IP : PI-4269

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Loi : 9.5, 9.6(2)

Exemptions quant à l'identification des clients dans le cas de dépôts directs découlant d'une distribution de dividendes

Question :

Les dépôts directs découlant d'une distribution de dividendes pourraient-ils bénéficier de l'exclusion visant les dépôts directs ou les débits préautorisés?

Bien que de telles opérations soient généralement entreprises par des sociétés de fiducie pour le compte de grandes sociétés, une société de fiducie pourrait recourir à cette méthode pour distribuer des dividendes pour de petites entités et des sociétés privées, et l'on m'a demandé si l'exclusion prévaudrait dans de telles circonstances.

Réponse :

L'exemption que l'on retrouve à l'alinéa 66.1(3)c) du Règlement s'applique à la règle d'acheminement et aux renseignements sur l'expéditeur. Cette exemption n'exempte toutefois pas les entités déclarantes de leur obligation en vertu de l'alinéa 14m) de conserver un relevé dans le cas d'un télévirement (international, SWIFT MT 103, et au Canada qui sont SWIFT MT 103) de 1 000 $ ou plus.

Autrement dit, le paragraphe 66.1(3) prévoit une exemption (règle d'acheminement), mais il n'exempte pas la société de fiducie de ses obligations de tenue de documents en vertu du paragraphe 14m).

Date répondue : 2008-07-14

Numéro IP : PI-4260

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(m), 66.1(3)(c)

Ententes écrites relatives à la nomination des mandataires et agents

Question :

Je me rappelle qu'il a été décidé que des ententes écrites pourraient être conclues entre bureaux de courtage (et non seulement au niveau du représentant). Le bureau principal envisage d'élaborer un modèle qui dirait essentiellement ce qui suit :

La société X nomme par la présente « une autre société » Y à titre d'agent / de mandataire aux fins de la vérification de l'identité comme l'exige la Loi. L'idée est que ce document sera signé par les deux courtiers dûment mandatés et sera daté (ce qui pourrait être fait chaque année).

Je crois que cela est acceptable, mais je voulais vérifier pour m'assurer de ne pas être dans l'erreur. Mon hypothèse est-elle bonne?

Réponse :

Nous sommes d'avis qu'une entente écrite entre bureaux de courtage serait acceptable dans la mesure où elle indique que :

« Tous les courtiers/agents employés d'une entité ou agissant en son nom sont nommés à titre d'agents/de mandataires de l'entité aux fins de la vérification de l'identité comme l'exige la Loi » plutôt que de simplement désigner l'entité (puisque ce seront les employés individuellement qui vérifieront l'identité).

De plus, à titre de pratique exemplaire, vous pourriez vouloir indiquer que les agents/mandataires doivent avoir des indications claires quant à ce qui est attendu d'eux.

Date répondue : 2008-07-14

Numéro IP : PI-4259

Secteur(s) d'activité : Secteur de l'immobilier

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6B

Règlements : 64.1

Augmentation de dépôts à terme - utilisation prévue

Question :

Lorsque vous augmentez le montant d'un dépôt à terme existant (CPG), devez-vous consigner de nouveau l'utilisation prévue du compte (p. ex. un membre a un dépôt à terme de 10 000 $ et veut le porter à 12 000$)? En fait, le premier dépôt à terme est fermé et un nouveau dépôt à terme de 12 000 $ est ouvert.

Réponse :

Si un nouveau compte est ouvert, la coopérative de crédit aurait à demander (et à consigner) l'utilisation prévue du nouveau compte.

Cependant, si le premier compte n'est pas fermé (il reste ouvert - il s'agit simplement d'un report), il n'y a pas ouverture d'un nouveau compte, et pas de nouvelle utilisation prévue. Il s'agit d'une question de fait.

Date répondue : 2008-07-14

Numéro IP : PI-4258

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(c.1)

Concernant la consignation de l'émetteur des mandats-poste - alinéa 14l)

Question :

Alinéa 14l) : si, au cours d'une seule opération, elle rachète un mandat-poste de 3 000 $ ou plus — ou plusieurs mandats-poste totalisant 3 000 $ ou plus — un document où sont consignés le montant total en cause, la date de rachat, les nom et adresse de la personne qui a fait la demande de rachat ainsi que le nom de l'émetteur de chaque mandat-poste. Qui est l'émetteur?

Réponse :

Le « nom de l'émetteur » fait référence à l'entité qui a émis le mandat-poste que doit racheter l'entité déclarante. Toutefois, il importe de noter que l'entité qui rachète le mandat-poste doit être l'entité qui l'a émis. Si l'entité accepte un mandat-poste émis par une autre entité et remet l'équivalent en argent comptant au client, elle a alors encaissé le mandat-poste. Les entités financières n'ont aucune obligation de conserver des documents lorsqu'elles encaissent des mandats-poste. Cependant, lorsqu'elle rachète un mandat-poste, la caisse d'épargne et de crédit doit conserver un document indiquant le montant total du mandat-poste, la date du rachat, les nom et adresse de la personne (personne au comptoir) qui rachète le mandat-poste et le nom de l'émetteur du mandat-poste, soit elle-même, car il s'agit d'un rachat.

Date répondue : 2008-07-14

Numéro IP : PI-4257

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(l)

Question sur le chèque de voyage par la coopérative de crédit

Question :

Est-ce que vous devez faire un effort supplémentaire lorsque vous encaissez le chèque de voyage et demander de quelle façon ce chèque a été payé initialement (comptant, par chèque, etc.)?

Réponse :

Non, la coopérative de crédit n'a pas besoin de recueillir ces renseignements.

Date répondue : 2008-07-14

Numéro IP : PI-4256

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(k), 54.1(b)(i)

Traites bancaires considérées comme des mandats-poste

Question :

Ceci s'applique à l'alinéa 14l) - encaissement d'un mandat-poste de 3 000 $ ou plus

l) si, au cours d'une seule opération, elle rachète un mandat-poste de 3 000 $ ou plus — ou plusieurs mandats-poste totalisant 3 000 $ ou plus — un document où sont consignés le montant total en cause, la date de rachat, les nom et adresse de la personne qui a fait la demande de rachat ainsi que le nom de l'émetteur de chaque mandat-poste;

Commentaire : Pour qu'une EF encaisse un mandat-poste de 3 000 $ ou plus, une autre EF doit émettre un mandat-poste de 3 000 $ ou plus. À l'exception de Postes Canada, toutes les coopératives de crédit m'ont dit au cours des ateliers (et lorsque j'étais aux AFR) que les EF n'émettent pas de mandats-poste de 3 000 $ ou plus. Dès que le montant dépasse 1 000 $, l'EF émet une traite. Par conséquent, il est très peu probable qu'une coopérative de crédit encaisse (rembourse) un mandat-poste de ce montant, à moins qu'elle ait, par exemple, trois mandats-poste de 1 000 $ dans une seule opération, ce qui est également très rare. Elles remboursent des traites de ce montant (3 000 $ ou plus).

L'alinéa 14k), qui traite de l'émission de mandats-poste et de titres négociables semblables. Les titres négociables semblables comprennent les traites. Aucun tel « titre négociable » n'est inclus dans l'alinéa 14l).

L'alinéa 14l) s'applique-t-il aux traites?

Réponse :

Non, les mandats-poste ne comprennent pas les traites bancaires. Par conséquent, l'alinéa 14l) ne s'applique pas aux traites bancaires.

Date répondue : 2008-07-09

Numéro IP : PI-4254

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 14(l), 14(k)

Exemption quant à l'identification des clients

Question :

Lorsqu'un compte est ouvert au nom d'une entité non personnelle non exemptée, et qu'une entité financière, un courtier en valeurs mobilières, une société d'assurance-vie ou un fonds d'investissement (tels que mentionnés à l'alinéa 62(2)l)), une société cotée en bourse (cette dernière tel que définie à l'alinéa 62(2)m)) ou une filiale à cent pour cent d'une personne morale visée à l'alinéa 62(2)m) a été nommé pour donner des instructions relativement à ce compte (c.-à-d. qu'il est un signataire autorisé), il n'y a pas d'obligation pour ce qui est de se conformer aux exigences d'identification des clients et de tenue de documents (p. ex. articles 14, 23, 54 et 57) relativement au titulaire du compte non personnel autrement non exempté. Cela est le cas sans égard au fait qu'un autre signataire autorisé a été nommé.

Cas réel : L'entreprise ouvre un compte au nom d'une entité non exemptée et une banque (qui serait visée par les exemptions parce qu'elle est une filiale à cent pour cent d'une autre banque) sera nommée à titre de personne autorisée à agir relativement au compte. Initialement, l'entreprise a discuté avec la banque et lui a fait savoir qu'elle aurait à vérifier son identité et celles de ses employés qui agiraient pour le compte de la banque. La banque a refusé de fournir l'information. Ils savent qu'ils seraient exemptés s'ils ouvraient le compte en leur nom et ne voient pas en quoi la situation est différente.

Réponse :

L'exemption prévue à l'alinéa 62(2)l) s'applique à l'ouverture d'un compte au nom d'une entité financière ou à l'égard duquel une entité financière est autorisée à donner des instructions.

Dans ce cas, l'exemption s'applique à l'ouverture du compte à l'égard duquel une entité financière est autorisée à donner des instructions, et il n'y a pas d'exigence d'identification du client ou de tenue de documents. Il n'y a pas de limite à cette exemption.

Date répondue : 2008-06-25

Numéro IP : PI-4239

Secteur(s) d'activité : Entités financières

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6G

Règlements : 62(2)(l)

Obligation en matière de la date de naissance pour les comptes existants

Question :

Une entité déclarante s'interrogeait sur la rétroactivité de l'obligation d'obtenir la date de naissance pour les comptes ouverts avant l'entrée en vigueur des dispositions de la Loi; doit-elle revenir en arrière et obtenir la date de naissance des clients dont les comptes ont été ouverts il y a 20 ans?

Réponse :

La Loi ne peut être appliquée de façon rétroactive, mais à la lumière de l'article 71.1 du Règlement et compte tenu de l'évaluation des risques effectuée par le courtier en valeurs mobilières, si le courtier juge qu'un client a des comptes à risque élevé, il doit prendre des mesures raisonnables pour mettre à jour les renseignements sur le client et devra obtenir la date de naissance.

Date répondue : 2008-06-25

Numéro IP : PI-4238

Secteur(s) d'activité : Courtiers en valeurs mobilières

Obligation(s) : Vérification de l'identité, Tenue de documents

Directives : 6E

Règlements : 71.1

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