Ligne directrice : Méthodes d'identification d'un client

En vigueur à compter du 30 juin 2016

Les modifications apportées à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes ont eu pour effet de changer les méthodes qu'utilisent les entités déclarantes pour vérifier l'identité des clients. Il y aura une période de transition du 30 juin 2016 au 30 juin 2017 au cours de laquelle il sera possible d'utiliser soit les méthodes décrites dans la présente ligne directrice ou celles énumérées dans la Ligne directrice 6 (a) à (j). La période de transition prendra fin le 30 juin 2017. Vous serez alors appelé à utiliser les méthodes énoncées dans la présente ligne directrice pour vérifier l'identité de vos clients.

Contenu

Ligne directrice : Méthodes d'identification d'un client (version PDF 161 Ko)

Glossaire

Voici une définition de certains termes utilisés dans la présente ligne directrice.

Compte financier :
S'entend d'un compte de dépôt, de carte de crédit ou de prêts détenu auprès d'une entité financière. Cela ne comprend pas un compte de Régime enregistré d'épargne retraite (REER). Une entité financière s'entend d'une banque, d'une société de fiducie ou de prêt, d'une caisse populaire ou d'une caisse d'épargne ou de crédit.
Document ou information à jour :
Pour être considéré comme étant à jour, une carte ou un document d'identification ne doit pas être expiré. 
Document ou information valide :
S'entend d'un document ou d'une information qui semble légitime ou authentique et qui ne semble pas avoir été modifié ou d'un document dont les informations ne semblent pas avoir été raturées. L'information doit aussi être valide d'après l'autorité qui a délivré le document. Par exemple, un passeport n'est pas valide si le nom de la personne a changé. Il n'est donc pas valide non plus aux fins de CANAFE.
Source :
S'entend de l'émetteur ou fournisseur qui a délivré le document ou fourni l'information servant à vérifier l'identité du client.
Source fiable :
S'entend d'une source bien connue et jugée digne de confiance pour vérifier l'identité du client. 
Source indépendante :
Aux fins de la vérification de l'identité d'un client, signifie une source différente, c'est-à-dire que l'information ne doit pas provenir de la même autorité.
Vérifier l'identité d'un client :
Pour vérifier l'identité d'un client, il faut être en mesure de référer à certains documents ou certaines informations sur le client afin de s'assurer qu'ils correspondent aux informations fournies par le client. 
Version originale d'un document :
S'entend de tout document papier ou électronique délivré directement par une autorité à son client. 

Introduction

Les modifications apportées à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et aux règlements connexes ont eu pour effet de changer les méthodes qu'utilisent les entités déclarantes pour vérifier l'identité des clients. Il y aura une période de transition du 30 juin 2016 au 30 juin 2017 au cours de laquelle il sera possible d'utiliser soit les méthodes décrites dans la présente ligne directrice ou celles énumérées dans la Ligne directrice 6 (a) à (j). La période de transition prendra fin le 30 juin 2017. Vous serez alors appelé à utiliser les méthodes énoncées dans la présente ligne directrice pour vérifier l'identité de vos clients.

Si vous avez déjà vérifié l'identité de vos clients dans le respect de la réglementation qui était en vigueur à ce moment-là, vous n'êtes pas tenu de le faire de nouveau.

Il importe de noter que tous les documents utilisés pour vérifier l'identité doivent être des documents originaux, valides et à jour. L'information tirée des médias sociaux n'est pas admissible. 

La présente ligne directrice apporte également des précisions sur les situations où il est possible de compter sur un mandataire ou une autre entité pour vérifier l'identité de vos clients.  Les deux tableaux suivants résument les méthodes d'identification d'un client, les obligations de tenue de documents et sur qui vous pouvez compter pour identifier votre client.

Tableau 1 : Sommaire des méthodes d'identification d'un client

Vérifier l'identité d'un client directement
Méthode d'identification du client Documents ou informations à examiner Information sur l'identité qui doit être identique Obligations en matière de tenue de documents
Pièce d'identité avec photo Pièce d'identité avec photo délivrée par un gouvernement Nom et photographie
  • Information sur l'identité du client
  • Type de document
  • Numéro du document
  • Autorité qui a délivrée de document (si étrangère, inclure le nom du pays)
  • Date d'expiration
  • Date de la vérification
Dossier de crédit Dossier de crédit canadien qui existe depuis au moins trois ans Nom, adresse et date de naissance
  • Information sur l'identité du client
  • Source du dossier de crédit
  • Numéro de référence
  • Date de la vérification
Processus double Version originale d'un document ou de l'information valide et à jour provenant de deux sources indépendantes et fiables Nom, adresse et date de naissance
  • Information sur l'identité du client
  • Le nom de deux sources différentes utilisées pour vérifier l'identité de votre client
  • Le type d'information
  • Numéro de compte ou numéro de référence
  • Date de la vérification

Tableau 2: Qui peut identifier votre client en votre nom

Vérification de l'identité du client effectuée par un mandataire ou une autre entité
L'identité du client peut être vérifiée par Obligations en matière de tenue de documents
Une entité canadienne ou étrangère du même groupe
  • Information sur l'identité du client
  • Nom de l'entité qui a vérifié l'identité de votre client
  • La méthode d'identification utilisée
  • Information recueillie selon la méthode utilisée
  • Date de la vérification
Coopérative de services financiers ou une centrale de caisses de crédit
Mandataire
  • Information sur l'identité du client
  • Nom de l'entité qui a vérifié l'identité de votre client
  • Entente conclue par écrit avec le mandataire
  • La méthode d'identification utilisée
  • Information recueillie selon la méthode utilisée
  • Date de la vérification
  • Date à laquelle vous avez consulté l'information obtenue par le mandataire sur l'identité de votre client

Méthodes à processus unique

Méthode d'identification reposant sur un document avec photo délivré par un gouvernement

Comment dois-je utiliser un document d'identification avec photo pour vérifier l'identité de mon client?

Vous pouvez compter sur une version originale d'un document d'identification avec photo valide et à jour délivré par un gouvernement fédéral, provincial ou territorial pour vérifier l'identité d'un client. Vous pouvez accepter un document d'identification avec photo d'un pays étranger s'il s'agit d'un document équivalent aux documents d'identification avec photo canadiens énumérés dans la présente ligne directrice. Les documents d'identification délivrés par une administration municipale, canadienne ou étrangère, ne sont pas admissibles. 

Vous devez voir la version originale du document en présence du client afin de vous assurer que la personne sur la photo est bel et bien votre client. 

Le document d'identification avec photo doit :

  1. indiquer le nom du client;
  2. contenir une photo du client;
  3. avoir un numéro d'identification unique.

Vous ne pouvez pas vérifier le document d'identification avec photo en ligne ou par l'entremise d'une vidéoconférence ou tout autre type d'applications virtuelles. Vous ne pouvez pas accepter un exemplaire ou une photo numérisée pour vérifier l'identité de votre client.

Quelle information dois-je consigner lorsque j'utilise la méthode d'identification à l'aide d'un document avec photo?

Si vous avez recours à cette méthode pour vérifier l'identité de votre client, vous devez consigner : 

  1. le nom du client;
  2. le type de carte ou de document utilisé (par exemple, permis de conduire, carte de BC Services);
  3. le numéro d'identification unique du document ou de la carte;
  4. l'autorité qui a délivré le document et le pays d'où il a été délivré;
  5. lorsque disponible, la date d'expiration du document ou de la carte (si l'information figure sur le document ou la carte, vous devez l'inscrire);
  6. la date à laquelle vous avez vérifié l'information.

Voici des exemples de documents d'identification avec photo admissibles.

La liste suivante contient des exemples de documents gouvernementaux avec photo admissibles délivrés par des autorités fédérales, provinciales ou territoriales. Il ne s'agit pas, toutefois, d'une liste exhaustive.

Tableau 1 : Exemples de documents d'identification avec photo admissibles
Type de carte ou de document Autorité qui a délivré le document ou la carte
Passeport Canada
Carte de résident permanente Canada
Carte de citoyenneté (délivrée avant 2012) Canada
Certificat sécurisé de statut indien Canada
Permis de conduire
Permis de conduire de la Colombie-Britannique (anglais seulement) Colombie-Britannique
Permis de conduire de l'Alberta (anglais seulement) Alberta
Permis de conduire de la Saskatchewan (anglais seulement) Saskatchewan
Permis de conduire du Manitoba Manitoba
Permis de conduire de l'Ontario Ontario
Permis de conduire du Québec Québec
Permis de conduire du Nouveau-Brunswick Nouveau-Brunswick
Permis de conduire de la Nouvelle-Écosse Nouvelle-Écosse
Permis de conduire de l'Île-du-Prince-Édouard Île-du-Prince-Édouard
Permis de conduire de Terre-Neuve-et-Labrador (anglais seulement) Terre-Neuve-et-Labrador
Permis de conduire du Yukon Yukon
Permis de conduire des Territoires du Nord-Ouest Territoires du Nord-Ouest
Permis de conduire du Nunavut Nunavut
DND 404 Permis de conduire Ministère de la Défense nationale
Cartes de services provinciales
Carte de British Columbia Services (anglais seulement) Colombie-Britannique
Cartes d'identité provinciales ou territoriales
Carte d'identité Plus de la Colombie-Britannique (anglais seulement) Colombie-Britannique
Carte d'identité avec photo de l'Alberta (anglais seulement) Alberta
Carte d'identité de la Saskatchewan pour ceux sans permis de conduire (anglais seulement) Saskatchewan
Carte d'identité Plus du Manitoba Manitoba
Carte photo de l'Ontario Ontario
Carte d'identité avec photo du Nouveau-Brunswick Nouveau-Brunswick
Carte d'identité de la Nouvelle-Écosse Nouvelle-Écosse
Carte d'identité volontaire de l'Île-du-Prince-Édouard Île-du-Prince-Édouard
Carte d'identité avec photo de Terre-Neuve-et-Labrador (anglais seulement) Terre-Neuve-et-Labrador
Carte d'identité générale du Yukon Yukon
Carte d'identité générale des Territoires du Nord-Ouest Territoires du Nord-Ouest
Carte d'identité générale du Nunavut Nunavut

Remarque : Vous ne pouvez pas utiliser une carte d'assurance-maladie délivrée par une province pour vérifier l'identité d'un client lorsqu'une loi provinciale l'interdit.

Méthode liée au dossier de crédit

Comment dois-je utiliser la méthode liée au dossier de crédit pour vérifier l'identité de mon client?

Vous pouvez avoir recours à un dossier de crédit canadien qui existe depuis au moins trois ans pour vérifier l'identité d'un client. Pour que le document soit admissible, le nom, la date de naissance et l'adresse figurant dans le dossier de crédit doivent correspondre à ceux fournis par le client. Si l'une de ces informations n'est pas la même, vous devez utiliser une autre méthode pour vérifier l'identité du client.

Les dossiers de crédit complets contiennent des évaluations sur la capacité des personnes à rembourser leurs emprunts. Toutefois, il est possible de demander un dossier de crédit pour confirmer l'identité d'un client, sans que celui-ci contienne une évaluation du crédit. Il n'est pas nécessaire d'obtenir l'évaluation du crédit de la personne pour vérifier son identité. Equifax Canada et TransUnion Canada sont des bureaux de crédit canadiens qui fournissent des informations sur le dossier de crédit à des fins de vérification de l'identité.

Vous ne pouvez pas accepter un dossier de crédit fourni par un client. Vous devez l'obtenir directement d'un bureau de crédit canadien. Cela dit, vous pouvez utiliser un système automatisé pour comparer l'information de votre client avec celle de son dossier de crédit. Vous pouvez aussi obtenir une version originale d'un document de crédit canadien valide auprès d'un fournisseur tiers. Un fournisseur tiers est une entité autorisée par un bureau de crédit canadien à fournir des informations sur les dossiers de crédit canadiens.

Pour qu'une recherche dans un dossier de crédit soit admissible, vous devez l'effectuer au moment où vous vérifiez l'identité de votre client. En d'autres mots, vous devez consulter le dossier de crédit dans le cadre du processus de vérification de l'identité du client. Pour que la méthode liée au dossier de crédit puisse être utilisée comme méthode à processus unique :

  1. le nom, l'adresse et la date de naissance figurant dans le dossier de crédit doivent être les mêmes que ceux fournis par le client;
  2. le dossier de crédit doit être canadien; les dossiers de crédit étrangers ne sont pas admissibles;
  3. le dossier de crédit doit exister depuis au moins trois ans.

Quelle information dois-je consigner lorsque j'utilise la méthode liée au dossier de crédit?

Si vous utilisez cette méthode pour vérifier l'identité d'un client, vous devez consigner : 

  1. le nom du client;
  2. le nom du bureau de crédit canadien d'où provient le dossier;
  3. le numéro de référence du dossier de crédit;
  4. la date à laquelle vous avez consulté le dossier de crédit ou avez effectué la recherche dans celui-ci.

Méthode à processus double

Vous pouvez vérifier l'identité d'un client en ayant recours à une méthode à processus double, c'est-à-dire vérifier l'information auprès de deux sources fiables et indépendantes. L'information peut figurer dans des documents détenus par ces sources ou il peut s'agir d'information qu'elles peuvent tout simplement fournir. S'il s'agit d'un document, vous devez vous assurer de consulter la version originale et qu'il est valide et à jour. S'il s'agit d'information fournie par la source, vous devez vous assurer qu'elle est valide et à jour. Le client n'a pas besoin d'être présent au moment où vous vérifiez son identité.

Qu'est-ce qu'une source fiable?

Une source fiable s'entend d'un émetteur ou fournisseur en qui vous pouvez avoir confiance pour confirmer l'identité de votre client. Lorsque vous devez confirmer le nom et l'adresse d'un client ou son nom et sa date de naissance, vous devez vous assurer qu'il s'agit d'une source fiable, bien connue et qui jouit d'une bonne réputation. L'information ne peut pas provenir de vous, à titre d'entité déclarante, ou du client. Elle doit provenir d'une source indépendante. Par exemple, les gouvernements fédéraux, provinciaux et territoriaux, les administrations municipales, les sociétés d'État, les entités financières ou les fournisseurs de services publics sont considérés comme des sources fiables.

Qu'est-ce qu'une version originale admissible d'un document?

Si vous utilisez une méthode à processus double, vous devez vous assurer de voir la version originale du document et qu'il ne s'agit pas d'une copie. La version originale du document correspond à la version que votre client a reçue de l'émetteur, soit par la poste ou par voie électronique. Pour être admissible, le document doit sembler valide et ne doit pas avoir été modifié. Si l'information a été raturée, le document n'est pas admissible.

Par exemple, un relevé de compte envoyé par la poste à votre client par un fournisseur de services publics peut servir de version originale d'un document. Une version originale d'un document électronique correspond à un document que votre client a reçu par courriel ou qu'il a téléchargé directement du site Web de l'émetteur.

Votre client peut vous envoyer par courriel la version originale des documents électroniques qu'il a reçus ou téléchargés. Il peut aussi vous montrer le document à l'aide d'un dispositif électronique (par exemple téléphone intelligent, tablette ou ordinateur portatif). Votre client peut vous montrer un imprimé d'un document électronique qu'il a reçu de l'émetteur ou téléchargé du site de celui-ci. Il peut aussi vous montrer le document dans son format original, par exemple .pdf (Adobe) ou .xps (Microsoft Viewer). Une photocopie, une télécopie ou un document numérisé ne sont pas considérés comme des documents originaux.

Exemples

Comment dois-je utiliser la méthode à processus double pour vérifier l'identité de mon client?

Dans le cadre de la méthode à processus double pour vérifier l'identité d'un client, vous pouvez choisir deux des catégories suivantes :

Pour vérifier l'identité de vos clients, vous devez exiger la version originale de documents ou de l'information provenant de deux sources indépendantes et fiables, et l'information doit correspondre à l'information fournie par votre client. Si vous utiliser un document qui comprend une date d'expiration, assurez-vous qu'il n'est pas expiré. Si le document n'a pas de date d'expiration, il doit s'agir d'une version récente du document. Par exemple, si votre client vous fournit un relevé de compte de carte de crédit ou un avis d'imposition de l'Agence du revenu du Canada (ARC), il doit s'agir du dernier qu'il a reçu.

Vous ne pouvez pas compter sur l'information fournie par une seule source, même si elle permet de confirmer le compte, le nom, l'adresse et la date de naissance du client. Il importe aussi de noter que vous ne pouvez pas utiliser la même source pour les deux catégories d'information pour vérifier l'identité d'un client. Par exemple, vous pouvez utiliser un relevé bancaire qui contient le nom et l'adresse du client provenant de la banque A et confirmer l'existence d'un compte de dépôt auprès de la banque B. Par contre, vous ne pouvez pas utiliser un relevé de la banque A et confirmer l'existence d'un compte de dépôt auprès de la banque A. Ou bien, vous ne pouvez pas utiliser un document de l'ARC qui contient le nom et l'adresse du client et un autre document de l'ARC qui contient le nom et la date de naissance du client, l'ARC étant la même source pour les deux documents.

Le tableau 2 contient des exemples d'informations sur lesquelles vous pouvez compter pour vérifier l'identité d'un client dans le cadre de la méthode à processus double. Vous devez utiliser la version originale de documents ou de l'information qui a été fournie par deux sources indépendantes et fiables pour vérifier l'identité des clients. Par exemple,

  1. vous faites appel à une source pour vérifier le nom et l'adresse de votre client et à une deuxième source pour vérifier son nom et sa date de naissance
  2. vous faites appel à une source pour vérifier le nom et l'adresse de votre client et à une deuxième source pour vérifier son nom et confirmer l'existence d'un compte financier;
  3. vous faites appel à une source pour vérifier le nom et la date de naissance du client et à une deuxième source pour vérifier son nom et confirmer l'existence d'un compte financier

Il convient de noter qu'il ne s'agit pas d'une liste exhaustive et que vous devez toujours utiliser de l'information valide et à jour et la version originale d'un document valide et à jour provenant de sources indépendantes et fiables.

Tableau 2 : Exemples de sources d'information fiables au titre de la méthode à processus double

Documents ou information pour vérifier le nom et l'adresse

Colonne A

Documents ou information pour vérifier le nom et la date de naissance

Colonne B

Documents ou information pour vérifier le nom et confirmer l'existence d'un compte financier

Colonne C

Délivré par un organisme gouvernemental canadien

  • Toute carte ou tout relevé délivré par un organisme gouvernemental canadien (fédéral, provincial, territorial, ou administration municipale)
    • État de compte du Régime de pensions du Canada (RPC)
    • Relevé d'impôt foncier d'une administration municipale
    • Certificat d'immatriculation d'un véhicule délivré par une province
  • Relevé de prestations
    • Gouvernement fédéral, provincial ou territorial ou administration municipale
  • Documents de l'ARC
    • Avis d'imposition
    • Demande de paiement
    • Rappel ou reçu de versement
    • Lettre de remboursement de la TPS
    • État récapitulatif des avantages sociaux.

Délivré par d'autres sources canadiennes

  • Dossier de crédit canadien qui existe depuis au moins six mois
  • Relevé de compte de services publics (par exemple électricité, eau, télécommunications)
  • Relevé T4
  • Relevé d'emploi
  • Relevé d'un compte de placements (par exemple, RÉER, certificat de placement garanti [CPG])
  • Document d'identification d'un bureau de crédit canadien (qui contient deux comptes qui existent depuis au moins six mois)

Délivré par un gouvernement étranger

  • Visa de visiteur

Délivré par un organisme gouvernemental canadien 

  • Toute carte ou tout relevé délivré par un organisme gouvernemental canadien (fédéral, provincial, territorial, ou administration municipale)
    • Relevé des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC)
    • Version originale du certificat de naissance
    • Certificat de mariage ou preuve de mariage délivré par un gouvernement (formulaire complet qui comprend la date de naissance)
    • Documentation de divorce
    • Carte de résident permanent
    • Certificat de citoyenneté
    • Permis de conduire temporaire (sans photo)

Délivré par d'autres sources canadiennes

  • Dossier de crédit canadien qui existe depuis au moins six mois
  • Documents d'assurance (résidence, véhicule, vie)
  • Document d'identification d'un bureau de crédit canadien (qui contient deux comptes qui existent depuis au moins six mois)

Pour confirmer que votre client détient un compte de dépôt, un compte de carte de crédit ou un compte de prêt :

  • Relevé de compte de carte de crédit
  • Relevé bancaire
  • Relevé de compte de prêt (par exemple, hypothèque)
  • Chèque qui a été traité (compensé, provision insuffisante) par une institution financière
  • Appel téléphonique, courriel ou lettre de l'entité financière qui détient le compte de dépôt, de carte de crédit ou de prêt
  • Document d'identification d'un bureau de crédit canadien (qui contient deux comptes qui existent depuis au moins six mois)
  • Utilisation de microdépôts pour confirmer l'existence d'un compte

Quelle information dois-je consigner lorsque j'utilise la méthode à processus double?

Vous devez conserver certaines informations précises lorsque vous utilisez cette méthode pour vérifier l'identité de votre client. Vous devez consigner :

  1. le nom du client;
  2. le nom des deux sources différentes auxquelles vous avez eu recours pour vérifier l'identité de votre client;
  3. le type d'information (par exemple, relevé de compte de services publics,  relevé bancaire, Certificat de mariage, avis d'imposition de l'ARC);
  4. le numéro du compte lié à l'information
    1. s'il n'y a pas de numéro de compte, vous devez inscrire le numéro de référence qui est lié à l'information;
  5. la date à laquelle vous avez vérifié l'information.

Par conséquent, pour faire appel à la méthode à processus double pour vérifier l'identité de votre client, vous devez utiliser la version originale des documents ou de l'information provenant de deux sources indépendantes et fiables. L'information doit être à jour, doit sembler valide et doit correspondre à l'information que vous détenez déjà au sujet de votre client. 

Sur qui pouvez-vous compter pour vérifier l'identité de votre client?

La présente section explique à quel moment vous pouvez compter sur une autre entité ou un mandataire pour vérifier l'identité de votre client. Vous êtes légalement responsable de vérifier l'identité de votre client, même si vous avez confié la tâche à une autre entité ou à un mandataire. Si vous avez des préoccupations au sujet des méthodes ou de l'information utilisées pour vérifier l'identité de votre client, vous devriez vous-même vérifier de nouveau son identité.

Pour vérifier l'identité de votre client, vous pouvez compter sur l'une ou l'autre des entités suivantes :

L'entité ou le mandataire chargé de vérifier l'identité de votre client doit avoir utilisé l'une des méthodes décrites dans la présente ligne directrice, et le nom, l'adresse et la date de naissance du client figurant dans ses documents doivent être les mêmes que ceux fournis par le client.

Entité canadienne ou étrangère faisant partie du même groupe;

Une entité fait partie du même groupe qu'une autre entité si l'une d'entre elles est la propriété exclusive de l'autre ou si elles sont toutes les deux la propriété exclusive de la même entité ou si leurs états financiers sont consolidés. Pour pouvoir compter sur une entité membre du même groupe aux fins de vérification de l'identité d'un client, l'entité en question doit aussi répondre à la définition de banque, de banque étrangère autorisée, de société de coopérative de crédit, de caisse d'épargne et de crédit, de caisse populaire, de société d'assurance vie, de société de fiducie et de prêt ou de courtier en valeurs mobilières. En d'autres mots, l'entité membre de votre groupe doit être reconnue comme étant une entité au sens des alinéas 5a) à g) de la Loi.

Coopératives de services financiers ou centrales de caisses de crédit

Les coopératives de services financiers ou les centrales de caisses de crédit agissent pour le compte d'entités financières membres à qui ils peuvent fournir des services financiers. Une coopérative de services financiers est une coopérative qui est assujettie à la Loi sur les coopératives de services financiers ou à la Loi sur le Mouvement Desjardins

Une centrale de caisses de crédit est une société de coopératives de crédit centrales en vertu de la Loi sur les associations coopératives de crédit, ou une centrale de caisses de crédit ou une fédération de caisses d'épargne ou de crédit ou de caisses populaires régies par des lois provinciales à l'extérieur du Québec. Vous pouvez compter sur un membre de votre coopérative de services financiers ou de votre centrale de caisses de crédit pour vérifier l'identité de votre client.

Par exemple, la caisse d'épargne et de crédit A a vérifié l'identité d'un client qui a décidé d'ouvrir un autre compte à la caisse d'épargne et de crédit B. Si les caisses d'épargne et de crédit A et B sont des membres de la même centrale de caisses de crédit, la caisse d'épargne et de crédit B peut alors compter sur la vérification de l'identité du client en question qui a été réalisée par la caisse d'épargne et de crédit A.

Mandataire

Vous devez avoir conclu une entente par écrit avec un mandataire avant de pouvoir compter sur lui pour vérifier l'identité de votre client.

S'il appartient à une autre entité ou à un mandataire de vérifier l'identité d'un client, quelle information doit être consignée?

Toute entité ou tout mandataire qui vérifie l'identité de votre client doit satisfaire aux exigences relatives à chacune des méthodes d'identification de la présente ligne directrice, et l'information qu'il obtient doit correspondre à celle que le client vous a fournie. 

Vos documents doivent comprendre :

  1. le nom du client
  2. le nom au complet de l'entité ou du mandataire qui a vérifié l'identité du client;
  3. la méthode utilisée pour vérifier l'identité du client;
  4. l'information recueillie par l'entité ou le mandataire pour vérifier l'identité du client;
  5. la date à laquelle l'entité ou la personne a vérifié l'identité du client;
  6. la date à laquelle vous avez consulté l'information sur l'identité du client fournie par l'entité ou le mandataire; 
  7. si un mandataire a vérifié l'identité d'un client, vous devez conserver une copie de l'entente conclue avec celui-ci.

Vous devez être certain que l'information recueillie par l'entité ou le mandataire est valide et à jour.

Qu'arrive-t-il si le mandataire a déjà vérifié l'identité de votre client?

Vous pouvez utiliser l'information sur l'identité d'un client collectée antérieurement par un mandataire. Par exemple, si un mandataire a vérifié l'identité de votre client pour une autre entité et que l'information est à jour, vous pouvez l'utiliser pour vos propres fins.

Si le document d'information utilisé par le mandataire pour vérifier l'identité du client est maintenant expiré, vous pouvez quand même l'utiliser à la condition que vous ayez conclu une entente avec celui-ci avant l'expiration du document. Cependant, si le document expire avant que vous ayez conclu une entente avec le mandataire, celui-ci devra alors vérifier de nouveau l'identité du client.

Dans le cadre des exigences relatives au contrôle continu des relations d'affaires,  vous devez mettre à jour l'information sur le client périodiquement.

Que dois-je faire si l'information ne correspond pas à celle fournie par le client?

Si le nom, l'adresse ou la date de naissance auxquels vous avez fait référence ne sont pas les mêmes que ceux fournis par le client, vous ne pouvez pas vous en servir pour vérifier l'identité du client.

Comment dois-je vérifier l'identité d'un enfant?

Si l'enfant a moins de 12 ans, vous devez vérifier l'identité du parent ou du tuteur et consigner l'information sur le parent ou le tuteur. Vous pouvez alors compter sur l'information que le parent ou le tuteur a fournie sur l'identité de l'enfant.

Si l'enfant a entre 12 et 15 ans, vous pouvez vérifier son identité directement au moyen de l'une des méthodes mentionnées dans la présente ligne directrice, à la condition que vous puissiez consulter l'information ou les documents requis. Si ce n'est pas possible, vous pouvez faire appel à une source d'information qui peut vous permettre d'obtenir le nom et l'adresse du parent ou du tuteur de l'enfant et à une deuxième source pour obtenir le nom et la date de naissance de l'enfant. Par exemple, si un enfant détient un passeport, vous pouvez vérifier son identité directement. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez utiliser le relevé du compte bancaire du parent pour vérifier que celui-ci et l'enfant ont la même adresse et le certificat de naissance pour confirmer le nom et la date de naissance de l'enfant.

Sommaire des méthodes d'identification d'un client

En bref, il y aura une période de transition du 30 juin 2016 au 30 juin 2017 au cours de laquelle il sera possible d'utiliser soit les méthodes décrites dans la présente ligne directrice ou celles énumérées dans la Ligne directrice 6 (a) à (j). La période de transition prendra fin le 30 juin 2017. Vous serez alors appelé à utiliser les méthodes énoncées dans la présente ligne directrice pour vérifier l'identité de vos clients. Vous devez vous assurer de respecter vos obligations réglementaires, peu importe la méthode à laquelle vous avez eu recours pour vérifier l'identité de vos clients. Veuillez consulter le tableau ci-joint (lien vers un document en format .pdf) pour obtenir un résumé des méthodes d'identification d'un client décrite dans la présente ligne directrice.

Pour obtenir d'autres informations, veuillez communiquer avec CANAFE.

Commentaires?

Si vous avez des commentaires ou des questions au sujet de la présente ligne directrice, veuillez communiquer avec nous par courriel à l'adresse guidelines-lignesdirectrices@canafe-fintrac.gc.ca ou par la poste à l'adresse ci-dessous.

Pour communiquer avec CANAFE

Pour obtenir de plus amples informations sur CANAFE et ses activités ou sur les obligations, notamment en matière de déclaration, veuillez consulter le site Web de CANAFE à (http://www.canafe-fintrac.gc.ca) ou communiquer directement avec le personnel de CANAFE à l'adresse ci-dessous :

Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE)
234, avenue Laurier Ouest, 24e étage
Ottawa (Ontario) K1P 1H7
Canada

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