Ligne directrice 6G : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Entités financières

Juillet 2016

Le présent document remplace la version précédente de la Ligne directrice 6G : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Entités financières, publiée en juin 2015. Les lignes verticales sur le côté droit dans la version PDF indiquent les endroits où des changements ont été apportés.

Table des matières

  1. Renseignements généraux
  2. Exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité
  3. Documents à tenir
  4. Identification des clients
  5. Contrôle continu des relations d'affaires et documents connexes
  6. Documents concernant les bénéficiaires effectifs et le contrôle
  7. Détermination quant aux tiers et documents connexes
  8. Détermination des étrangers politiquement vulnérables et documents connexes
  9. Relations de correspondants bancaires et documents connexes
  10. Filiales étrangères et succursales à l'étranger
  11. Comment tenir les documents?
  12. Pénalités pour non-conformité
  13. Faites-nous part de vos observations
  14. Comment nous joindre?

Ligne directrice 6G : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Entités financières (version PDF, 635 Ko)

1. Renseignements généraux

La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes a pour objectif de déceler et de dissuader le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. Elle vise également à faciliter les enquêtes et les poursuites tenues relativement aux infractions commises dans ces deux domaines. Pour ce faire, elle impose des exigences en matière de déclaration, de tenue de documents, de vérification de l'identité des clients et de mise en œuvre d'un programme de conformité aux entités financières.

Les banques (c'est-à-dire celles figurant aux annexes I ou II de la Loi sur les banques) ou les banques étrangères autorisées quant à l'exercice d'activités au Canada, les coopératives de crédit, les caisses populaires, les coopératives de services financiers, les centrales de caisses de crédit (lorsqu'elles offrent des services financiers à quiconque autre qu'une entité membre de la centrale de caisses de crédit), les sociétés de fiducie et de prêt ainsi que les mandataires de Sa Majesté qui se livrent à l'acceptation de dépôts sont des entités financières.

Si vous êtes une entité financière, la présente ligne directrice a été préparée pour vous aider à vous acquitter de vos obligations en ce qui touche la tenue de documents et la vérification de l'identité des clients, ainsi que celles concernant certaines filiales étrangères et succursales à l'étranger. Cette ligne directrice comprend également de l'information sur les obligations concernant les correspondants bancaires.

La présente ligne directrice explique en termes clairs les situations les plus courantes visées par la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et les textes réglementaires connexes. Préparée uniquement à titre d'information, elle ne constitue pas un avis juridique et ne cherche aucunement à remplacer les textes législatifs et réglementaires.

Les obligations concernant la tenue de documents et la vérification de l'identité des clients pour les autres catégories de personnes et d'entités déclarantes sont expliquées par secteur dans d'autres versions de la présente ligne directrice (sociétés et représentants d'assurance vie, comptables, courtiers en valeurs mobilières, entreprises de services monétaires, mandataires de Sa Majesté qui vendent ou rachètent des mandats poste, comptables, secteur de l'immobilier, négociants en métaux précieux et pierres précieuses, notaires de la Colombie-Britannique et casinos).

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le recyclage des produits de la criminalité, le financement des activités terroristes ou toute autre exigence qui s'applique à vous en vertu de la Loi et des règlements, veuillez consulter les lignes directrices de la présente série :

Pour obtenir de plus amples renseignements après avoir lu l'une ou l'autre des lignes directrices de la présente série, veuillez composer le numéro sans frais du service national de renseignements de CANAFE, le 1-866-346-8722.

Vous remarquerez qu'à plusieurs endroits de ce document des renvois sont faits à de l'information additionnelle pouvant se trouver dans divers sites Web externes. CANAFE n'est aucunement responsable de l'exactitude et de la fiabilité des renseignements qu'ils renferment. Ces renvois reposent sur l'information disponible au moment de la parution de cette ligne directrice.

Dans la présente ligne directrice, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens ou à son équivalent en devises étrangères. De plus, les montants en espèces signifient de l'argent comptant en circulation dans un pays donné (billets de banque et monnaie). Dans ce contexte, les montants en espèces ne signifient pas des chèques, des mandats ou d'autres instruments monétaires de même nature. En outre, par courtier en valeurs mobilières, on entend une personne ou une entité autorisée en vertu de la législation provinciale à se livrer au commerce des valeurs mobilières ou d'autres instruments financiers ou à la fourniture de services de gestion de portefeuille et de conseils en placement.

Il se pourrait que vos politiques et vos procédures prévoient des situations autres que celles décrites dans la présente ligne directrice et que vous deviez tenir d'autres documents à des fins différentes de celles visant le respect de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. Par exemple, les organismes de réglementation fédéraux ou provinciaux de votre secteur peuvent vous demander de mettre en œuvre des politiques et des procédures supplémentaires, le délai de conservation de vos documents peut varier à des fins autres que celles décrites ici, ou, aux fins de l'impôt sur le revenu, vous pouvez être tenu de demander le numéro d'assurance sociale de la personne concernée.

2. Exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité

En qualité d'entité financière, vous devez remplir les exigences suivantes en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients :

Certaines exceptions s'appliquent et sont expliquées dans chacune des parties.

L'utilisation de renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales effectuées au Canada est protégée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou de lois provinciales de même nature. Vous devez aviser les personnes que vous recueillez des renseignements personnels à leur sujet. Toutefois, vous n'avez pas à les en aviser si vous incluez ces renseignements dans l'une des déclarations que vous devez présenter à CANAFE. Vous pouvez obtenir de plus amples renseignements sur vos responsabilités à cet égard à partir des sources suivantes :

3. Documents à tenir

En qualité d'entité financière, en plus des documents précisés aux parties 5 à 10, vous devez tenir les documents suivants :

Des renseignements détaillés sur chaque type de document sont fournis aux paragraphes 3.2 à 3.11. Également, la partie 11 explique comment les documents doivent être tenus.

La partie 4 explique les exigences en matière de vérification de l'identité des clients qui pourraient également être associées aux opérations nécessitant la tenue de documents.

3.1 Exceptions générales concernant la tenue de documents

Vous n'êtes pas tenu de conserver de l'information si celle-ci se trouve déjà dans un autre document que vous tenez en vertu des présentes règles (décrites dans cette ligne directrice).

Vous n'êtes pas tenu de conserver les documents décrits aux paragraphes 3.3 à 3.9 ou à la partie 8 lorsque vous ouvrez un des comptes suivants :

De plus, vous n'êtes pas tenu de conserver les documents décrits aux paragraphes 3.3 à 3.9 ou à la partie 8 pour les opérations effectuées dans le cadre d'un prêt hypothécaire inversé ou d'une indemnisation par versements échelonnés. Cela comprend l'ouverture d'un compte pour ce type d'opération.

Comptes ou opérations d'un organisme public ou d'une personne morale dont l'actif est très important

Vous n'êtes pas tenu de respecter les obligations en matière de tenue de documents décrites aux paragraphes 3.3 à 3.9 si vous ouvrez un compte, y compris un compte de carte de crédit, ou si vous effectuez une opération pour un organisme public ou une personne morale ayant un actif très important. La même exception s'applique aux filiales de ce type d'entités si leurs états financiers sont consolidés avec ceux de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important.

Dans ce contexte, par organisme public on entend l'une des entités suivantes ou son mandataire :

Dans ce contexte également, une personne morale dont l'actif est considéré comme très important est une personne morale qui a un actif net d'au moins 75 millions de dollars d'après son dernier bilan vérifié et dont les actions sont cotées dans une bourse de valeurs au Canada ou dans une bourse de valeurs hors du Canada désignée par le ministre des Finances. La personne morale doit également effectuer des opérations dans un pays membre du Groupe d'action financière (GAFI). Pour en savoir plus au sujet des bourses de valeurs hors du Canada désignées par le ministre des Finances, veuillez consulter le communiqué du 2 juillet 2008 qui se trouve sous l'onglet Nouvelles du site Web du ministère des Finances (http://www.fin.gc.ca).

Pour connaître les pays membres du GAFI, consultez son site Web, à http://www.fatf-gafi.org.

Entreprises d'acquisition de cartes de crédit

Si vous exercez des activités à titre d'entreprise d'acquisition de cartes de crédit, vous n'êtes pas tenu de respecter les obligations de tenue de documents précisées dans cette ligne directrice pour ces activités.

Une entreprise d'acquisition de cartes de crédit est une entité financière qui conclut une entente avec un marchand afin de fournir les services suivants :

3.2 Relevés d'opération importante en espèces

Il s'agit d'un document constatant la réception de 10 000 $ ou plus en espèces d'un client au cours d'une seule opération. Par exemple, si votre client dépose 10 000 $ en espèces dans un compte, vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces. En plus de la tenue de ce relevé, une opération importante en espèces exige aussi la présentation d'une déclaration à CANAFE, comme on l'explique dans la Ligne directrice 7 : Déclaration des opérations importantes en espèces à CANAFE.

Si vous savez que deux ou plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune ont été effectuées au cours d'une même période de 24 heures consécutives par le même client ou pour son compte, vous devez les considérer comme une seule opération importante en espèces si elles totalisent 10 000 $ ou plus. En pareil cas, vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces et déclarer l'opération à CANAFE conformément aux explications qui précèdent.

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces ni de produire une telle déclaration à l'intention de CANAFE si l'argent reçu provient d'une autre entité financière ou d'un organisme public. Dans ce contexte, une entité financière est telle que décrite à la première partie de cette ligne directrice. Pour de plus amples renseignements sur ce qu'est un organisme public dans ce contexte, veuillez consulter le paragraphe 3.1, sous la rubrique    « Comptes ou opérations d'un organisme public ou d'une personne morale dont l'actif est très important ».

Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces

Pour toute opération importante en espèces, l'information à consigner sur le relevé est la suivante :

Lorsqu'il s'agit d'un dépôt, les renseignements suivants doivent également être consignés sur le relevé d'opération importante en espèces :

De plus, les relevés d'opérations importantes en espèces, autres que les dépôts, devront préciser le nom, l'adresse et la nature de l'entreprise principale ou la profession de la personne de qui vous recevez les fonds. Cela s'appliquerait, par exemple, dans le cas d'une opération de change que vous effectuez pour une personne qui n'est pas titulaire d'un compte. Tous les relevés d'opérations importantes en espèces, autres que les dépôts, devront également comprendre la date de naissance de la personne concernée, que vous ayez ou non à vérifier son identité.

Inscrivez de nombreux détails lorsque vous décrivez l'entreprise ou la profession. Évitez d'utiliser des termes généraux. Par exemple, pour un consultant, la profession inscrite doit refléter le domaine de consultation, comme « consultant en technologies de l'information » ou « forestier-conseil ». Pour un professionnel, l'occupation doit refléter la nature du travail, comme « ingénieur pétrolier » ou « médecin de famille ».

Veuillez consulter le paragraphe 3.12 pour de plus amples renseignements sur le contenu d'un relevé d'opération importante en espèces lorsque vous devez vérifier l'identité de la personne effectuant l'opération.

3.3 Documents à tenir lors de l'ouverture de comptes

Il s'agit notamment des documents exigés pour l'ouverture d'un compte, autre qu'un compte de carte de crédit, c'est-à-dire un compte chèques, un compte d'épargne et pour les ententes que vous concluez avec un client concernant un certificat de placement garanti, un dépôt à terme, une hypothèque ou tout autre prêt.

Ces documents comprennent l'utilisation prévue, une fiche-signature et des copies des registres officiels de la personne morale (dispositions portant sur le pouvoir de lier la personne morale) et d'autre information.

Utilisation prévue

Vous devez tenir des documents sur l'utilisation prévue pour chacun des comptes que vous ouvrez. Ces documents peuvent aussi être utilisés lors de la consignation de l'objet et de la nature envisagée d'une relation d'affaires. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les relations d'affaires, consultez la partie 5.

Des exemples d'utilisation pour un compte personnel comprennent :

Des exemples d'utilisation pour un compte d'affaires (compte commercial) comprennent :

Fiches-signature

Lorsque vous ouvrez un compte, vous devez tenir une fiche-signature pour chaque titulaire du compte. Une fiche-signature est un document signé par une personne habilitée à agir à l'égard du compte. Ce document peut être une demande d'ouverture d'un compte de dépôts ou d'hypothèque.

Vous n'avez pas à conserver une fiche-signature à l'égard des membres d'un régime collectif si le promoteur est une entité pour laquelle vous avez vérifié son existence. Cependant, à moins que le régime collectif ne soit l'un de ceux faisant l'objet d'une exception décrite au paragraphe 3.1, vous devez conserver une fiche-signature à l'égard de chacun des membres pour qui une contribution est faite, autre que par le promoteur du régime ou par retenue salariale.

Voir le paragraphe 3.12 pour de plus amples renseignements sur le contenu de la fiche-signature si vous devez vérifier l'identité de la personne qui signe la fiche-signature.

Comptes au nom de personnes morales

Si le compte est ouvert au nom d'une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte. Il peut s'agir d'une attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les agents dûment autorisés à signer pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président, le contrôleur, etc. Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant au compte et que ces changements étaient en vigueur au moment de l'ouverture du compte, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Comptes au nom de personnes ou d'entités autres que des personnes morales

Si le compte est ouvert au nom d'une personne ou d'une entité autre qu'une personne morale, vous devez tenir un document où sont consignés le nom, l'adresse et la nature de l'entreprise principale ou la profession de cette personne ou de cette entité. Pour de plus amples renseignements sur la façon de consigner la nature de l'entreprise ou la profession, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la rubrique « Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces ». Si le document concerne une personne, on doit y trouver sa date de naissance.

3.4 Documents concernant les comptes de carte de crédit

Vous devez tenir les documents suivants concernant les comptes de carte de crédit.

Tous les comptes de carte de crédit

Lorsque vous ouvrez un compte de carte de crédit, vous devez tenir un document contenant les nom, adresse, numéro de téléphone et date de naissance de chaque titulaire de carte de crédit pour ce compte. Vous devez prendre des mesures raisonnables pour obtenir la date de naissance des titulaires, par exemple, en posant la question auprès de la personne qui demande l'ouverture du compte.

Vous devez aussi tenir les documents suivants :

Comptes de carte de crédit pour une personne

Lorsque vous ouvrez un compte de carte de crédit pour une personne, vous devez également tenir un document qui indique ses nom, adresse, date de naissance et la nature de son entreprise principale ou sa profession. Pour de plus amples renseignements sur la façon de consigner la nature de l'entreprise ou la profession, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la rubrique « Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces ».

Comptes de carte de crédit pour des entités

Lorsque vous ouvrez un compte de carte de crédit pour une personne morale, vous devez également conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant au compte. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le paragraphe 3.3, sous la rubrique « Comptes au nom de personnes morales ».

Si le compte de carte de crédit est ouvert pour une entité autre qu'une personne morale, vous devez également tenir un document qui indique ses nom et adresse ainsi que la nature de son entreprise principale.

3.5 Certains documents créés dans le cours normal des activités

Vous devez tenir les documents décrits ci-dessous, que vous créez dans le cours normal des activités menées avec un client. Cela ne s'applique pas aux comptes de carte de crédit.

Conventions de tenue de comptes

Une convention de tenue de compte est un document que vous créez dans le cours normal des activités menées avec un client faisant état de l'accord conclu entre vous et votre client au sujet de la tenue du compte. Par exemple, une demande d'ouverture d'un compte de dépôt ou d'hypothèque peut comprendre un renvoi à un autre document qui précise les conditions qui régissent les activités dans le compte. Si tel est le cas, la demande et le document distinct font tous deux partie de la convention de tenue de compte.

Notes de débit et de crédit

Vous devez conserver les notes de débit et de crédit que vous établissez ou recevez dans le cours normal des activités menées avec un client à l'égard d'un compte, à l'exception des notes de débit qui se rapportent à un autre compte se trouvant à la même succursale.

Dossiers de crédit

Un dossier de crédit est un document que vous créez dans le cours normal des activités menées avec un client qui se rapporte à une entente de crédit conclue avec un client, par exemple une hypothèque, un prêt ou toute autre entente de crédit. Dans ce dossier sont consignés le nom, l'adresse et la capacité financière du client ainsi que les conditions de crédit. On y précise également la nature de l'entreprise principale ou de la profession du client, le nom de l'entreprise (le cas échéant) ainsi que l'adresse de l'entreprise ou du lieu de travail du client. Pour de plus amples renseignements sur la façon de consigner la nature de l'entreprise ou la profession, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la rubrique « Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces ».

Le dossier de crédit d'un client doit comprendre les demandes de crédit qui ont été refusées. Cela comprend également les demandes de crédit annulées, à moins que celles-ci n'aient été annulées avant d'être étudiées par l'entité financière.

3.6 Certains documents concernant la tenue de comptes

Vous devez conserver les documents suivants concernant la tenue d'un compte :

3.7 Fiches d'opérations de change

Pour toutes les opérations de change que vous effectuez, peu importe le montant, vous devez tenir une fiche d'opération. Il s'agit d'un document qui contient les renseignements suivants :

Une fiche d'opération peut être une inscription dans le registre des opérations, pourvu que les renseignements nécessaires s'y trouvent, comme l'explique ce paragraphe.

Dans le cas d'une opération de 3 000 $ ou plus, la fiche d'opération de change doit également comprendre le nom, l'adresse et la date de naissance de la personne qui a effectué l'opération.

Voir le paragraphe 3.12 pour de plus amples renseignements sur ce que doit contenir une fiche d'opération lorsque vous devez vérifier l'identité de la personne effectuant une opération de change.

3.8 Certaines opérations d'une valeur de 3 000 $ ou plus

Vous devez tenir un document pour chacune des opérations suivantes que vous effectuez avec une personne ou une entité. Cela s'applique qu'elle soit le titulaire d'un compte ou non.

Voir le paragraphe 3.12 pour de plus amples renseignements sur ce qui doit être tenu lorsque vous devez vérifier l'identité de la personne effectuant l'opération.

3.9 Télévirements

Renseignements à transmettre avec les fonds

Pour tous les télévirements que vous transmettez à la demande d'un client, quel que soit le montant, vous devez y inclure les renseignements relatifs au demandeur, à savoir, les nom, adresse, et le cas échéant le numéro de compte ou tout autre numéro de référence du client qui demande le transfert de fonds. Vous ne devriez jamais transmettre de tels transferts sans ces renseignements.

Un télévirement signifie la transmission par l'entremise d'un appareil électronique, magnétique ou optique ou par un téléphone ou un ordinateur, d'instructions pour le transfert de fonds à destination du Canada ou vers l'étranger. Pour les messages envoyés sur le réseau SWIFT, seuls les messages SWIFT MT 103 sont compris. De plus, uniquement dans le contexte des paragraphes 3.9 et 4.7 de la présente ligne directrice, un télévirement comprend la transmission d'instructions pour le transfert de fonds au Canada par l'entremise d'un message SWIFT MT103.

Un télévirement ne comprend pas les opérations suivantes :

Les exceptions énumérées au paragraphe 3.1 ne s'appliquent pas à l'exigence d'inclure les renseignements relatifs au demandeur.

Renseignements à inclure à la réception des transferts de fonds

Pour tous les télévirements que vous recevez, vous devez prendre des mesures raisonnables afin d'assurer l'inclusion des renseignements relatifs au demandeur, par exemple en demandant à l'institution qui vous a transmis les instructions de paiement.

Ces mesures s'appliquent aux télévirements (y compris les exceptions) décrits ci-dessus, sous la rubrique « Renseignements à transmettre avec les fonds ». De plus, tel qu'expliqué ci-dessus, les exceptions énumérées au paragraphe 3.1 ne s'appliquent pas à l'exigence d'inclure les renseignements relatifs au demandeur.

Documents concernant les télévirements

Si vous transmettez un télévirement de 1 000 $ ou plus, vous devez tenir un document. Dans ce contexte, un télévirement est tel que décrit ci-dessus (y compris les mêmes exceptions), sous la rubrique « Renseignements à transmettre avec les fonds ».

Le document concernant un télévirement doit comprendre l'information suivante :

Pour de plus amples renseignements sur la façon de consigner la nature de l'entreprise ou la profession, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la rubrique « Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces ».

Cette exigence ne s'applique pas aux transferts de fonds reçus.

Veuillez consulter le paragraphe 3.12 pour connaître les renseignements que doivent comprendre les documents concernant les télévirements lorsque vous devez vérifier l'identité de la personne qui demande le transfert.

Si le télévirement comprend un changement de devises, veuillez lire le paragraphe 3.7 pour connaître les renseignements additionnels à inscrire dans une fiche d'opération de change.

3.10 Documents concernant les fiducies

Si vous êtes une société de fiducie (c'est-à-dire si la Loi sur les sociétés de fiducie ou de prêt s'applique à vous ou si une loi provinciale vous régit), outre les documents dont il est question à la partie 3, vous devez tenir les documents suivants pour toutes les fiducies dont vous êtes le fiduciaire :

Pour de plus amples renseignements sur la façon de consigner la nature de l'entreprise ou la profession, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la rubrique « Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces ». De plus, veuillez consulter le paragraphe 3.12 pour connaître les renseignements que doivent comprendre les documents concernant le constituant si celui-ci est une personne dont vous devez vérifier l'identité.

Si la fiducie est une fiducie institutionnelle constituée par une personne morale, vous devez tenir, en plus des documents exigés ci-dessus, une copie de l'extrait des registres officiels de cette personne morale où figure toute disposition portant sur le pouvoir de la lier quant à la fiducie. Une fiducie institutionnelle est une fiducie constituée par une personne morale, une société de personnes ou une autre entité. Il peut s'agir d'un régime de retraite constitué en fiducie, d'une fiducie principale regroupant l'actif de plusieurs régimes de retraite, d'une fiducie de régime de retraite complémentaire, d'une fiducie de fonds mutuels, d'une fiducie de fonds communs de placement, d'un régime enregistré d'épargne-retraite constitué en fiducie, d'une fiducie de fonds enregistré de revenu de retraite, d'une fiducie de régime enregistré d'épargne-études, d'un régime enregistré d'épargne-retraite collectif constitué en fiducie, d'une fiducie de régime de participation différée aux bénéfices, d'une fiducie de régime de participation des employés aux bénéfices, d'une fiducie de convention de retraite, d'une fiducie de régime d'épargne des employés, d'une fiducie de santé et de bien-être, d'une fiducie de régime de prestations de chômage, d'une fiducie d'actif de compagnies d'assurance étrangères, d'une fiducie d'actif de compagnies de réassurance étrangères, d'une fiducie de réassurances, d'une fiducie de placements immobiliers, d'une fiducie environnementale ainsi que d'une fiducie relative à des fonds de dotation, de fondations et d'organismes de bienfaisance enregistrés.

3.11 Documents concernant les déclarations d'opérations douteuses

Lorsque vous transmettez une déclaration d'opération douteuse à CANAFE, vous êtes tenu d'en conserver une copie. Voir la Ligne directrice 3 : Déclaration des opérations douteuses à CANAFE, pour obtenir de plus amples renseignements sur les obligations reliées à ce type de déclaration.

3.12 Documents concernant la vérification de l'identité

Si vous devez vérifier l'identité d'une personne, comme l'explique la partie 4, en plus des documents précisés à la partie 3, vous devez consigner le nom de cette personne dans le dossier. Vous devez également y consigner les renseignements suivants :

Documents d'identification

Si vous utilisez un document d'identification pour vérifier l'identité de la personne, le dossier doit préciser le type de document que vous avez utilisé à cette fin, son numéro de référence et son lieu de délivrance.

Vérification de clients absents

Si vous n'utilisez pas un document d'identification mais plutôt les méthodes nécessaires pour vérifier l'identité d'un client absent (comme le décrit le paragraphe 4.12), vous devez préciser dans le dossier l'information suivante, selon la méthode de vérification utilisée :

4. Identification des clients

4.1 Quand et comment devez-vous vérifier l'identité des clients?

En tant qu'entité financière, vous devez satisfaire à des obligations concernant l'identification des clients. Vous devez prendre les mesures qui suivent pour vérifier l'identité des personnes et confirmer l'existence des entités (on entend par entité : des personnes morales, des fiducies, des partenariats, des fonds et des associations ou des organisations non constituées en société), sous réserve des exceptions générales indiquées au paragraphe 4.2.

Si vous ne pouvez pas vérifier l'identité d'une personne ou confirmer l'existence d'une entité lors de l'ouverture d'un compte selon les exigences en la matière, vous ne pouvez pas ouvrir ce compte. Cela signifie qu'aucune opération ne peut être effectuée, autre que le dépôt initial, à moins d'avoir vérifié l'identité de la personne ou de l'entité tel qu'expliqué dans la partie 4. De même, si vous soupçonnez que l'opération est rattachée à une infraction de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes, vous devez présenter une déclaration d'opération douteuse, conformément à la Ligne directrice 3 : Déclaration des opérations douteuses à CANAFE.

L'obligation de vérification de l'identité d'une personne doit être respectée lorsque les opérations visées aux paragraphes 4.3 à 4.11 sont effectuées, à moins qu'une exception décrite au paragraphe 4.2 ne s'applique.

La partie 3 explique les exigences en matière de tenue de documents qui pourraient également être associées aux opérations nécessitant la vérification de l'identité des clients.

Vous entretenez une relation d'affaires avec un client dès que vous avez effectué avec celui-ci deux opérations qui vous obligent à vérifier son identité. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les relations d'affaires et les documents connexes, consultez la partie 5.

4.2 Exceptions générales à l'obligation de vérifier l'identité d'un client

En plus des exceptions précisées tout au long de la partie 4, les exceptions générales suivantes s'ajoutent à l'obligation de vérifier l'identité des clients.

Personnes qui sont déjà des clients

Lorsque vous avez confirmé l'identité d'une personne, comme l'explique cette ligne directrice, vous n'êtes pas tenu de vérifier son identité de nouveau si vous la reconnaissez (soit son visage ou sa voix) dans le cadre d'une activité subséquente qui, normalement, nécessiterait le besoin de vérifier son identité. Toutefois, si vous avez des doutes quant aux renseignements déjà recueillis concernant l'identité, vous êtes tenu de vérifier de nouveau l'identité de cette personne. À titre d'exemple, vous pourriez avoir des doutes si les renseignements concernant l'identité ne concordent pas avec la description physique de la personne.

Lorsque vous avez confirmé l'existence d'une personne morale ainsi que son nom, son adresse et le nom de ses directeurs, comme l'explique le paragraphe 4.13, vous n'êtes pas tenu de confirmer cette même information de nouveau.

Dès que vous avez confirmé l'existence d'une entité autre qu'une personne morale, comme l'explique le paragraphe 4.13, vous n'êtes pas tenu de confirmer la même information de nouveau.

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne, comme l'expliquent les paragraphes 4.5 à 4.10, ni de satisfaire aux obligations reliées à l'ouverture d'un compte décrites au paragraphe 8.1, lorsque selon le cas :

Dans ce contexte, l'entité et la société d'assurance-vie sont affiliés lorsque l'une est entièrement propriétaire de l'autre, lorsqu'elles sont toutes deux entièrement sous la propriété d'une autre entité ou lorsque leurs états financiers sont consolidés.

Certains types de comptes ou d'opérations

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne, comme l'explique le paragraphe 4.5 à l'ouverture d'un compte d'affaires (compte commercial) pour lequel vous avez déjà vérifié l'identité de trois personnes autorisées à donner des instructions en ce qui a trait au compte.

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité des clients, comme l'expliquent les paragraphes 4.5 à 4.11 et 4.13, ni de satisfaire aux obligations décrites aux parties 5, 6 ou 8 dans les cas suivants :

Comptes ou opérations d'un organisme public ou d'une personne morale dont l'actif est très important

Si vous ouvrez un compte, y compris un compte de carte de crédit, ou si vous effectuez une opération pour un organisme public ou une personne morale dont l'actif est très important, les obligations décrites aux paragraphes 4.5 à 4.10 ou à la partie 6 ne s'appliquent pas. Il en va de même pour les filiales de ces entités, si leurs états financiers sont consolidés avec ceux de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important.

Pour de plus amples renseignements sur ce qui constitue un organisme public ou une personne morale dont l'actif est très important, veuillez consulter le paragraphe 3.1 sous la rubrique « Comptes ou opérations d'un organisme public ou d'une personne morale dont l'actif est très important ».

Entreprises d'acquisition de cartes de crédit

Si vous exercez des activités à titre d'entreprise d'acquisition de cartes de crédit, les exigences en matière de vérification de l'identité des clients ne s'appliquent pas à ces activités. Pour de plus amples renseignements sur ce qui constitue une entreprise d'acquisition de cartes de crédit, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

4.3 Vérification de l'identité des clients pour les opérations importantes en espèces

Vous devez vérifier l'identité de la personne avec laquelle vous effectuez une opération importante en espèces, au moment de l'opération, s'il s'agit d'une opération pour laquelle vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces, comme on le décrit au paragraphe 3.2. Si l'opération est un dépôt porté au crédit d'un compte d'affaires (compte commercial), y compris les dépôts express ou de nuit, ou un dépôt fait par guichet automatique, il n'est pas nécessaire de vérifier l'identité de la personne qui effectue l'opération.

Comme l'explique le paragraphe 4.2, si vous avez vérifié l'identité d'une personne, vous n'avez pas à le faire à nouveau si vous la reconnaissez. Aucune des autres exceptions précisées au paragraphe 4.2 ne s'applique aux opérations importantes en espèces.

À cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.12 afin de savoir comment vérifier l'identité d'une personne lors d'une opération importante en espèces.

4.4 Vérification de l'identité dans le cadre d'une opération douteuse

Lors de la déclaration d'opération douteuse à CANAFE, vous devez aussi prendre des mesures raisonnables, avant que l'opération ne soit déclarée, pour vérifier l'identité de la personne ayant effectué ou tenté d'effectuer l'opération. Toutefois, vous n'avez pas à vérifier son identité dans les circonstances suivantes :

Dans ce contexte, les mesures raisonnables pour vérifier l'identité de la personne comprennent l'utilisation de l'option 1 ou 2 tel qu'expliqué au paragraphe 4.12 sous la rubrique « Personnes absentes ». Vous pouvez également demander à la personne de produire un document d'identification. Toutefois, les mesures raisonnables ne comprennent pas les méthodes qui, selon vous, pourraient alerter la personne au fait que vous transmettez une déclaration d'opération douteuse.

Il est important de se rappeler que vous êtes tenu de prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité de votre client chaque fois qu'une opération douteuse est effectuée ou tentée, même s'il s'agit d'une opération qui n'est pas habituellement visée par les exigences liées à la vérification de l'identité des clients. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la Ligne directrice 2 : Opérations douteuses.

4.5 Vérification de l'identité des clients pour les fiches-signature

Vous devez vérifier l'identité de la personne qui signe une fiche-signature pour un compte (autre qu'un compte de carte de crédit) que vous ouvrez, avant toute opération autre que le dépôt initial. Lorsque plus de trois personnes sont autorisées à agir à l'égard d'un compte d'affaires (compte commercial), vous devez vérifier l'identité d'au moins trois personnes.

Si la personne qui signe la fiche-signature est âgée de moins de 12 ans, il faut vérifier l'identité du père, de la mère ou du tuteur avant d'effectuer une opération (autre que le dépôt initial).

Si vous ouvrez un compte pour une entité, d'autres exigences en matière de vérification de l'identité doivent être satisfaites en plus de la fiche-signature. Consultez le paragraphe 4.13 pour plus d'information.

Veuillez vous reporter au paragraphe 4.12 pour savoir comment vérifier l'identité d'une personne pour une fiche-signature.

4.6 Vérification de l'identité pour les comptes de carte de crédit

Compte de carte de crédit pour une personne

Vous devez vérifier l'identité de la personne qui ouvre un compte de carte de crédit avant d'activer les cartes reliées au compte. Si des cartes de crédit sont émises à partir du compte pour des personnes autres que le titulaire du compte, vous devez conserver des renseignements au sujet de ces autres personnes (tel qu'expliqué au paragraphe 3.4), mais vous n'êtes pas tenu de vérifier leur identité. Par exemple, si une mère demande qu'une carte de crédit soit émise à partir de son compte au nom de son fils et de sa fille, vous devez vérifier l'identité de la mère car elle est la titulaire du compte, mais vous n'êtes pas tenu de vérifier celle de ses enfants.

S'il y a plus d'un demandeur pour l'ouverture d'un compte de carte de crédit (c'est-à-dire qu'un compte de carte de crédit est ouvert au nom de plus d'une personne), les exigences en matière de vérification de l'identité s'appliquent pour tous les demandeurs.

Veuillez consulter le paragraphe 4.12 pour en apprendre davantage sur la façon de vérifier l'identité d'une personne lors de l'ouverture d'un compte de carte de crédit.

Compte de carte de crédit pour une entité

Lorsque vous ouvrez un compte de carte de crédit pour une personne morale, vous devez vérifier l'existence de la personne morale, sa dénomination sociale et son adresse ainsi que les noms de ses administrateurs. Toutefois, si vous ouvrez un compte de carte de crédit pour une personne morale qui est un courtier en valeurs mobilières, vous n'avez pas besoin de vérifier les noms de ses administrateurs.

Si le compte de carte de crédit est pour une entité autre qu'une personne morale, vous devez vérifier son existence.

Voir le paragraphe 4.13 pour de plus amples renseignements sur la façon de confirmer l'existence d'une personne morale et d'autres entités. Ces obligations doivent être respectées avant d'émettre une carte de crédit sur un compte.

4.7 Vérification de l'identité des clients pour les télévirements

Vous devez vérifier l'identité de la personne qui demande un télévirement de 1 000 $ ou plus, au moment de l'opération. Cela ne s'applique pas si cette personne a déjà signé une fiche-signature ou est habilitée à agir à l'égard d'un compte ouvert auprès de votre entité.

Un télévirement signifie la transmission par l'entremise d'un appareil électronique, magnétique ou optique ou par un téléphone ou un ordinateur, d'instructions pour le transfert de fonds à destination du Canada ou vers l'étranger. Pour les messages envoyés sur le réseau SWIFT, seuls les messages SWIFT MT 103 sont compris. De plus, uniquement dans le contexte des paragraphes 3.9 et 4.7 de la présente ligne directrice, un télévirement comprend la transmission d'instructions pour le transfert de fonds au Canada par l'entremise d'un message SWIFT MT 103.

Un télévirement ne comprend pas les opérations suivantes :

Cette exigence en matière de vérification de l'identité ne s'applique pas aux transferts de fonds reçus.

À cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.12 afin de savoir comment vérifier l'identité d'une personne.

4.8 Vérification de l'identité des clients pour les opérations de change

Vous devez vérifier l'identité de la personne qui effectue une opération de change de 3 000 $ ou plus, au moment de l'opération. Cela ne s'applique pas si la personne a déjà signé une fiche-signature ou est habilitée à agir à l'égard d'un compte ouvert auprès de votre entité financière.

À cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.12 afin de savoir comment vérifier l'identité d'une personne.

4.9 Vérification de l'identité des clients pour les constituants d'une fiducie ou les cofiduciaires

Les obligations suivantes en matière de vérification de l'identité et de confirmation de l'existence des entités s'adressent à vous si vous êtes une fiducie ou si vous êtes un fiduciaire.

Personnes

Vous devez vérifier l'identité des personnes suivantes :

Dans les deux cas, vous devez le faire dans les 15 jours suivant la date à laquelle vous commencez à agir comme fiduciaire.

Si une entité est habilitée à agir comme cofiduciaire, vous devez également vérifier l'identité des personnes (jusqu'à trois personnes) qui sont autorisées à donner des instructions relativement aux activités de cette entité en qualité de cofiduciaire. Vous devez le faire dans les 15 jours suivant la date à laquelle vous commencez à agir comme fiduciaire.

À cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.12 afin de savoir comment vérifier l'identité d'une personne.

Entités

Si vous êtes une société de fiducie, vous devez confirmer l'existence de toute entité constituant une fiducie institutionnelle ou habilitée à agir comme cofiduciaire. Vous devez le faire dans les 15 jours suivant la date à laquelle vous commencez à agir comme fiduciaire. Comme précisé plus haut, sous la rubrique « Personnes », si l'entité est habilitée à agir comme cofiduciaire, vous devez également vérifier l'identité des personnes autorisées par l'entité à donner des instructions relativement aux activités de l'entité en sa qualité de cofiduciaire.

Comme l'explique le paragraphe 4.2, l'obligation visant à confirmer l'existence d'une entité ne s'applique pas pour l'ouverture d'un compte si le constituant est un fonds de pension qui est régi par une loi fédérale ou provinciale.

Dans le cas des entités qui sont des personnes morales, veuillez lire l'information comprise au paragraphe 4.13, sous la rubrique « Personnes morales ». Pour apprendre comment vérifier l'identité d'une entité autre qu'une personne morale, veuillez lire le paragraphe 4.13, sous la rubrique « Entités autres que les personnes morales ».

4.10 Vérification de l'identité des clients pour certaines opérations de 3 000 $ ou plus

Vous devez vérifier l'identité de toute personne pour qui vous émettez ou encaissez des chèques de voyage, des mandats ou d'autres instruments négociables de même nature de 3 000 $ ou plus. Cela ne s'applique pas si la personne a déjà signé une fiche-signature ou est habilitée à agir à l'égard d'un compte ouvert auprès de votre entité financière.

Si vous devez vérifier l'identité de la personne dans l'un ou l'autre de ces cas, vous devez le faire au moment de l'opération.

À cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.12 afin de savoir comment vérifier l'identité d'une personne.

4.11 Vérification de l'identité des membres individuels d'un régime collectif

En ce qui a trait à un compte pour un régime collectif autre que l'un de ceux faisant l'objet d'une exception décrite au paragraphe 4.2, vous êtes tenu de vérifier l'identité de chacun des membres pour qui vous devez conserver une fiche-signature tel qu'expliqué au paragraphe 3.3 sous la rubrique « Fiches-signature ». Le cas échéant, vous devrez vérifier l'identité du membre au moment où il fait sa contribution au régime collectif.

4.12 Comment vérifier l'identité d'une personne

Voir le paragraphe 3.12 pour obtenir de l'information supplémentaire sur ce que doit contenir un document lorsque vous devez vérifier l'identité d'une personne.

Aux fins décrites dans la présente ligne directrice, on peut vérifier l'identité d'une personne au moyen de l'un des documents suivants : du certificat de naissance, du permis de conduire, du passeport, de la fiche d'établissement, de la carte de résident permanent ou d'un autre document semblable.

Vous pouvez utiliser la carte d'assurance-maladie provinciale de l'individu, à moins qu'une loi provinciale ou territoriale ne vous en empêche. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser une carte d'assurance-maladie de l'Ontario, du Manitoba, de la Nouvelle-Écosse ou de l'Île-du-Prince-Édouard, car on interdit l'utilisation des cartes d'assurance-maladie à cette fin dans ces provinces. Également, au Québec, vous ne pouvez pas demander à voir la carte d'assurance-maladie d'un client, mais vous pouvez l'accepter si le client la présente à des fins d'identification. Si vous avez des questions quant à l'utilisation des cartes d'assurance-maladie à des fins d'identification, veuillez communiquer avec l'émetteur provincial compétent afin d'obtenir de plus amples renseignements.

Un document peut être accepté à des fins d'identification s'il possède un numéro d'identification unique. De plus, le document doit avoir été émis par un gouvernement provincial ou territorial ou par le gouvernement fédéral. Par exemple, un certificat de naissance ou de baptême émis par un établissement religieux n'est pas acceptable. Une carte d'identification émise par un employeur pour un employé (c'est-à-dire une carte d'identification d'employé) ne peut être acceptée.

Le document doit également être encore valide et ne peut être périmé. Par exemple, un permis de conduire périmé ne peut être accepté.

Vous pouvez utiliser la carte d'assurance sociale afin de vérifier l'identité des clients, mais le numéro d'assurance sociale (NAS) ne peut être fourni dans une déclaration que vous présentez à CANAFE. Le Commissariat à la protection de la vie privée (https://www.priv.gc.ca) a publié une fiche de renseignements sur les pratiques exemplaires pour l'utilisation des NAS. Veuillez consulter cette fiche afin d'obtenir de plus amples renseignements sur le sujet.

Par exemple, les documents suivants peuvent servir à vérifier l'identité d'un client : un Certificat du statut d'Indien ou une carte émise par l'une des autorités provinciales ou territoriales suivantes ou toute entité qui lui succède :

Un document d'identification valide émis à l'étranger est également acceptable aux fins décrites dans cette ligne directrice s'il s'agit de l'équivalent d'un document canadien acceptable. Par exemple, un passeport étranger valide est acceptable.

Quand vous vérifiez l'identité d'une personne au moyen d'un document, il doit s'agir d'un original et non d'une copie du document. Si vous êtes dans l'impossibilité de le faire vous-même, vous pouvez faire appel à un mandataire pour examiner en votre nom l'original du document d'identification. Même si vous faites appel à un mandataire, vous demeurez responsable du respect des exigences d'identification des clients.

Utilisation d'un mandataire

Si vous utilisez les services d'un mandataire afin de satisfaire à vos exigences en matière de vérification de l'identité des clients, vous devez avoir conclu par écrit un accord ou une entente avec ce mandataire à cette fin. Vous devrez aussi obtenir du mandataire les renseignements relatifs au client obtenus selon l'accord ou l'entente que vous avez avec lui. Si ces deux conditions sont remplies en ce qui a trait à l'accord ou l'entente par écrit et à l'obtention des renseignements relatifs au client, n'importe qui, y compris une entité, pourrait agir en tant que mandataire.

Votre mandataire peut vérifier l'identité de vos clients en utilisant un document d'identification. Lorsque le client n'est pas présent lors de l'ouverture du compte, de la création d'une fiducie ou d'une opération, votre mandataire peut utiliser les options décrites plus bas.

Personnes absentes

Si vous devez vérifier l'identité d'une personne qui n'est pas présente, vous devez utiliser l'une des options suivantes :

OPTION 1 : Filiale ou co-membre

Pour vérifier l'identité d'une personne avec cette option, vous devrez commencer par obtenir son nom, son adresse et sa date de naissance. Puis, vous devrez confirmer qu'une des entités suivantes a vérifié l'identité de la personne en consultant la version originale d'un document d'identification :

Si vous utilisez cette option, vous devrez aussi vérifier que les nom, adresse et date de naissance de la personne figurant aux dossiers de la filiale ou du co-membre correspondent aux renseignements qui vous ont été fournis.

Dans ce contexte, vous êtes affiliés d'une entité ou du même groupe qu'une entité lorsque vous en êtes entièrement propriétaire, lorsqu'elle est entièrement propriétaire de vous, ou si une autre entité est entièrement propriétaire de vous et de l'entité.

OPTION 2 : Ensemble de méthodes

Pour vérifier l'identité d'une personne avec cette option, vous devez utiliser deux des méthodes suivantes. Pour chaque méthode d'identification, les renseignements obtenus à l'égard de la personne doivent correspondre aux renseignements dans vos dossiers. Les renseignements doivent également être les mêmes d'une méthode à l'autre. Par exemple, si chacune des méthodes produit le nom, l'adresse et la date de naissance de la personne, ces renseignements doivent correspondre à ceux dans vos dossiers.

Les méthodes suivantes peuvent ne pas convenir à tous les clients. Par exemple, elles ne permettent pas de vérifier l'identité d'un client qui se trouve à l'extérieur du Canada qui désire ouvrir un compte chez vous, mais qui ne possède pas d'antécédents canadiens de crédit, qui n'a pas accès à un répondant canadien et qui ne possède pas de compte de dépôt auprès d'une entité financière. Dans un tel cas, la vérification de l'identité du client avec un document d'identification peut nécessiter la participation d'un mandataire, comme l'explique le paragraphe ci-dessus.

Méthode avec un produit d'identification ou un dossier de crédit

Vous pouvez :

  • vous référer à un produit d'identification indépendant et fiable. Ce produit peut reposer sur de l'information personnelle ainsi que sur les antécédents canadiens de crédit pour une période d'au moins six mois. Ce type de produit peut être composé de questions précises selon le dossier de crédit de la personne afin de vous aider à vérifier l'identité du client;
  • avec l'autorisation de la personne, vous pouvez consulter son dossier de crédit. Le dossier de crédit doit exister depuis au moins six mois.

Si vous vérifiez l'identité d'une personne afin d'ouvrir un compte de carte de crédit, vous pouvez utiliser la méthode de produit d'identification de concert avec la méthode de dossier de crédit. Autrement, ces méthodes ne peuvent être combinées.

Des produits pour l'utilisation d'une de ces deux méthodes existent sur le marché, comme ceux qui servent à la vérification des cotes de solvabilité.

Méthode d'attestation

Obtenir l'attestation établissant qu'un document original d'identification à l'égard de la personne a été vu par un commissaire à l'assermentation ou un répondant. L'attestation doit être produite sur une photocopie lisible du document et comprendre l'information suivante :

  • le nom, la profession et l'adresse du commissaire à l'assermentation ou du répondant;
  • la signature du commissaire à l'assermentation ou du répondant;
  • le type et le numéro du document d'identification fourni par la personne faisant l'objet de la vérification.

Dans ce contexte, un répondant doit être une personne qui exerce une des professions suivantes au Canada :

  • dentiste, médecin ou chiropraticien;
  • juge, magistrat ou avocat;
  • notaire public ou, dans la province de Québec, notaire;
  • optométriste ou pharmacien;
  • auditeur public accrédité (APA), comptable agréé (CA), comptable général licencié (CGA), comptable en management accrédité (CMA), comptable public (PA) ou comptable public enregistré (RPA);
  • ingénieur (ing. dans la province de Québec, ou P.Eng. dans les autres provinces);
  • vétérinaire.

Méthode du chèque compensé ou du compte de dépôt

Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes :

  • confirmer qu'un chèque tiré par la personne sur un compte de dépôt auprès d'une entité financière a été compensé. Cela signifie un chèque rédigé par la personne, encaissé par le bénéficiaire et compensé dans le compte de la personne. Cela ne comprend pas les prélèvements préautorisés, car ceux-ci ne sont pas des chèques rédigés par la personne;
  • confirmer que la personne possède un compte de dépôt auprès d'une entité financière.

Si vous désirez vérifier l'identité d'une personne pour l'ouverture d'un compte de carte de crédit, vous pouvez combiner les méthodes du chèque compensé et du compte de dépôt. Autrement, ces méthodes ne peuvent être combinées.

Si vous utilisez la méthode du chèque compensé ou du compte de dépôt, le compte ne peut être exempté des obligations en matière de vérification de l'identité comme l'explique le paragraphe 4.2, sous la rubrique « Certains types de comptes ou d'opérations » et « Comptes ou opérations d'un organisme public ou d'une personne morale dont l'actif est très important ».

La description d'une entité financière est comprise au début de cette ligne directrice. Cela signifie qu'un compte de dépôt peut être utilisé pour l'une ou l'autre de ces méthodes, pourvu que le compte soit auprès d'une banque paraissant à l'annexe I ou II de la Loi sur les banques, une banque étrangère dans le cadre de ses opérations au Canada, une coopérative de crédit, une caisse populaire, une société de fiducie et de prêt ou un mandataire de Sa Majesté qui se livre à l'acceptation de dépôts. En ce qui a trait à une banque étrangère, le compte de dépôt doit être au Canada. Une entité financière comprendra également une coopérative de services financiers ainsi qu'une centrale de caisses de crédit comme on l'explique à la partie 1.

D'autres méthodes uniquement pour les comptes de carte de crédit

Si vous devez vérifier l'identité d'une personne absente au moment de l'ouverture d'un compte de carte de crédit, vous pouvez utiliser l'option 1 ou l'option 2 qui sont décrites plus haut. Pour l'option 2, d'autres méthodes peuvent être utilisées :

  • consulter une base de données reconnue et indépendante dressée à partir du répertoire d'une entité de télécommunication. Elle doit comprendre les nom, adresse et numéro de téléphone des personnes pour confirmer le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de la personne à identifier;
  • lorsque la personne n'a pas d'antécédents de crédit au Canada et que la limite de crédit de la carte ne dépassera pas 1 500 $ :
    • obtenir une facture de services publics établie par un fournisseur de services publics canadien au nom de la personne sur laquelle figure l'adresse de la personne à identifier;
    • obtenir une photocopie lisible ou image électronique d'un document d'identification à l'égard de la personne;
    • obtenir une photocopie lisible ou image électronique d'un relevé de compte de dépôt au nom de la personne.

4.13 Vérification de l'identité des clients pour les personnes morales et les autres entités

Vous devez confirmer l'existence de toute personne morale ou autre entité pour laquelle vous ouvrez un compte, autre qu'un compte de carte de crédit, avant toute opération autre que le dépôt initial. Pour un compte de carte de crédit, comme l'explique le paragraphe 4.6, vous devez confirmer l'existence de l'entité avant d'émettre une carte de crédit reliée au compte.

S'il s'agit d'une personne morale, en plus d'en confirmer l'existence, il faut vérifier la dénomination sociale et l'adresse de la personne morale ainsi que le nom de ses administrateurs.

Si vous êtes une société de fiducie, vous devez confirmer l'existence de toute personne morale ou entité qui est le constituant d'une fiducie institutionnelle pour laquelle vous devez tenir les documents (comme l'explique le paragraphe 3.10). Il en va de même pour toute personne morale ou entité qui est habilitée à agir comme cofiduciaire. Voir le paragraphe 4.9 pour plus d'information. Pour la vérification de l'identité d'une personne morale à titre de, constituant ou de cofiduciaire, vous n'êtes pas tenu de déterminer le nom des administrateurs de la personne morale.

Si vous devez confirmer l'existence d'une entité, vous devez également obtenir et prendre des mesures raisonnables pour confirmer les renseignements sur les bénéficiaires effectifs de l'entité, comme l'explique la partie 6.

Personnes morales

Pour confirmer l'existence d'une personne morale ainsi que sa dénomination sociale et son adresse, on peut consulter l'un ou l'autre des documents suivants :

Vous devez également confirmer les noms de ses administrateurs (sauf en ce qui a trait à la vérification de l'identité d'une personne morale à titre de constituant ou de cofiduciaire, comme expliqué plus haut). Pour ce faire, il est possible que vous deviez consulter la liste qui remonte au moment de la demande de constitution. Pour les personnes morales qui sont des courtiers en valeurs mobilières, vous n'avez pas besoin de vérifier les noms des administrateurs.

Le document que vous utilisez pour confirmer l'existence d'une personne morale peut être sur support papier ou en version électronique. Bien que ce genre d'information soit disponible verbalement (par voie téléphonique ou autre), ce mode de confirmation n'est pas acceptable car vous devez pouvoir consulter le document. S'il est sur support papier, vous devez tenir le document ou une copie de celui-ci.

Si le document est en version électronique, vous devez tenir un document dans lequel sont consignés le numéro de constitution de la personne morale ainsi que la nature et la provenance du document. Un document en version électronique doit provenir d'une source accessible au public. Par exemple, vous pouvez obtenir de l'information au sujet de la dénomination sociale et de l'adresse d'une personne morale et des noms de ses administrateurs en consultant une base de données provinciale ou fédérale comme celle de Corporations Canada qui se trouve sur le site Web d'Industrie Canada (http://www.ic.gc.ca). Vous pouvez également obtenir ce genre d'information en vous abonnant à un service de recherche et d'enregistrement des personnes morales.

Entités autres que les personnes morales

Pour confirmer l'existence d'une entité autre qu'une personne morale, on utilise une convention de société, l'acte d'association ou tout autre document semblable qui confirme son existence. Le document que vous utilisez pour confirmer l'existence de l'entité peut être sur support papier ou en version électronique. Bien que ce genre d'information soit disponible verbalement (par voie téléphonique ou autre), ce mode de confirmation n'est pas acceptable, car vous devez pouvoir consulter le document. S'il est sur support papier, vous devez tenir le document ou une copie de celui-ci.

Si le document est en version électronique, vous devez tenir un document où sont consignés le numéro d'enregistrement de l'entité ainsi que la nature et la provenance du document. Un document en version électronique doit provenir d'une source accessible au public.

4.14 Tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients

Votre programme de conformité doit comprendre une évaluation, dans le cadre de vos activités, du risque de blanchiment d'argent et de financement d'activités terroristes. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences liées à l'évaluation du risque, consultez la Ligne directrice 4 : Mise en œuvre d'un programme de conformité. Selon les résultats de cette évaluation, vous devrez tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients dans le cadre de vos obligations en matière de contrôle continu.

Les mesures visant à tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients comprennent le fait de demander au client de confirmer ou de mettre à jour les renseignements le concernant. Pour les clients qui sont des personnes, cela comprend également le fait de confirmer ou de mettre à jour ces renseignements par l'entremise des options qui permettent de vérifier l'identité des personnes absentes. Pour les clients qui sont des entités, les mesures visant à tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients comprennent la consultation d'un document ou d'un dossier électronique, comme l'explique le paragraphe 4.13, ou l'obtention des renseignements verbalement.

La fréquence à laquelle les renseignements sur l'identité des clients sont mis à jour varie selon votre évaluation du risque que présente votre client. Dans le cadre de vos obligations courantes en matière de surveillance, vous êtes tenu de garder à jour tous les renseignements sur l'identité des clients. Dans le cas des clients à risque élevé, vous devez mettre les renseignements à jour plus souvent, augmenter la fréquence du contrôle et adopter les autres mesures plus rigoureuses qui s'imposent, le cas échéant. (voir les exemples à la section 5).

Si vous avez appliqué l'une des exceptions exposées à la partie 4.2 (Exceptions générales à l'obligation de vérifier l'identité d'un client) vous dispensant de vérifier l'identité d'un client et que vous ne détenez donc pas ces renseignements sur votre client dans vos dossiers, vous ne serez pas tenu de mettre à jour les renseignements sur ce client dans le cadre de vos obligations en matière de contrôle continu décrites à la partie 5 (Contrôle continu des relations d'affaires et documents connexes), mais vos autres obligations en matière de contrôle continu s'appliqueront quand même.

5. Contrôle continu des relations d'affaires et documents connexes

Relation d'affaires

Une relation d'affaires est une relation que vous établissez avec un client en vue d'effectuer des opérations financières ou de fournir des services associés à ces opérations. Dans le cas des institutions financières, ces relations peuvent être établies dans le cadre ou non d'un compte.

Si vous exercez des activités à titre d'entreprise d'acquisition de cartes de crédit, les exigences en matière de relations d'affaires ne s'appliquent pas à ces activités. Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des entreprises d'acquisition de cartes de crédit, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

Relation d'affaires en lien avec un compte : Vous avez une relation d'affaires avec un client qui détient un compte avec vous. Vous établissez une relation d'affaires lorsqu'un client ouvre un compte avec vous. Dans le cas d'un client nouveau ou existant qui détient un ou plusieurs comptes, la relation d'affaires comprend toutes les opérations et activités se rapportant à ces comptes.

Relation d'affaires sans rapport avec un compte : Si votre client n'a pas de compte, vous établissez une relation d'affaires lorsque vous effectuez deux opérations ou plus à l'égard desquelles vous devez :

Dans ce cas, la relation d'affaires ne comprend que les opérations et les activités connexes à l'égard desquelles vous devez vérifier l'identité de votre client. Voir la partie 4 pour en savoir plus sur ces opérations et activités.

Si vous appliquez l'exception au titre de laquelle vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne si vous la reconnaissez (tel que décrit au paragraphe 4.2, Exceptions générales à l'obligation de vérifier l'identité d'un client) lors d'une deuxième opération pour laquelle vous êtes tenu de vérifier l'identité d'un client, vous avez quand même établi une relation d'affaires avec ce client, étant donné que l'exigence de vérifier l'identité du client déclenche la relation d'affaires. 

Vous devriez déterminer qu'une relation d'affaires a été établie dès que vous êtes raisonnablement en mesure de le faire à la suite de la deuxième opération pour laquelle vous êtes tenu de vérifier l'identité du client. La pratique exemplaire consiste à le faire dans un délai de 30 jours civils.

Si vous avez un client non détenteur d'un compte qui effectue deux opérations douteuses ou plus, vous établissez une relation d'affaires avec ce client, même si vous n'êtes pas en mesure de vérifier son identité. Cela est dû au fait que les opérations douteuses exigent que vous preniez des mesures raisonnables pour vérifier l'identité du client (selon les circonstances décrites dans la partie 4.4); par conséquent,  deux opérations de ce genre ou plus déclenchent une relation d'affaires. Vous devez considérer cette relation d'affaires comme à haut risque, augmenter la fréquence du contrôle continu et des mises à jour des renseignements sur l'identité des clients, et prendre les autres mesures plus rigoureuses qui s'imposent, le cas échéant.(voir les exemples dans la section « Contrôle continu » ci-dessous).

Une relation d'affaires est établie avec un client lorsque celui-ci effectue, à un intervalle maximum de cinq ans, deux opérations pour lesquelles vous êtes tenu de vérifier son identité. Si une période de cinq ans s'écoule depuis la dernière opération pour laquelle vous avez été tenu de vérifier son identité, la relation d'affaires avec ce client cesse si celui-ci ne détient aucun compte. S'il détient un compte, la relation d'affaires cesse cinq ans après la fermeture par le client du compte en question.

Une fois la relation d'affaires établie, vous devez aussi :

Contrôle continu

Un contrôle continu consiste à surveiller la relation d'affaires que vous entretenez avec un client sur une base périodique. Utilisez l'évaluation du risque du client avec lequel vous entretenez une relation d'affaires pour déterminer la fréquence à laquelle vous surveillerez cette relation d'affaires. Conformément aux exigences en matière d'évaluation du risque, vous devez évaluer le risque de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes de chacun de vos clients. Une évaluation individuelle écrite de chaque client n'est pas nécessaire; vous devez cependant démontrer que vous classez votre client dans la bonne catégorie de risque, selon vos politiques et procédures, ainsi que votre évaluation du risque.

Vous devez assurer un contrôle continu de chaque relation d'affaires pour :

Les exigences susmentionnées ne doivent pas nécessairement être mises en œuvre à la même fréquence pourvu que vous effectuiez un contrôle de vos clients à risque élevé plus souvent et plus attentivement que pour vos clients à faible risque.

Afin de tenir à jour les renseignements sur les clients et les bénéficiaires effectifs, vous pouvez demander périodiquement aux clients avec qui vous avez établi une relation d'affaires en lien avec un compte de confirmer les renseignements figurant dans vos dossiers dans le cadre de vos interactions régulières avec eux. Pour les clients avec lesquels vous avez établi une relation d'affaires sans rapport avec un compte, vous pouvez mettre à jour ces renseignements lors de chaque opération pour laquelle vous êtes tenu de vérifier leur identité. 

À titre d'exemple, vous pourriez décider de réévaluer le niveau de risque associé aux opérations et aux activités d'un client et de déterminer si celles-ci cadrent avec les renseignements dont vous disposez sur votre client tous les deux ans pour votre clientèle à faible risque, tout en effectuant le même contrôle pour vos clients à haut risque plus fréquemment. Cependant, selon vos circonstances opérationnelles, une autre fréquence de contrôle continu des clients à faible risque peut être appropriée.

Dans le contexte d'un contrôle périodique, le contrôle variera selon votre évaluation du risque que présente votre client. Dans le cadre de vos obligations en matière de contrôle continu, vous êtes tenu de surveiller toutes vos relations d'affaires et vous devez surveiller plus fréquemment les relations d'affaires que vous considérez à haut risque, tout en prenant les mesures plus rigoureuses qui s'imposent, le cas échéant.

Voici une liste non exhaustive des mesures plus rigoureuses que vous pourriez prendre pour atténuer les risques posés par les relations d'affaires à haut risque : 

Si votre contrôle continu vous amène à considérer que le risque d'infraction de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes que présente une relation d'affaires est élevé, le client avec lequel vous entretenez la relation d'affaires doit être vu comme un risque élevé selon l'évaluation du risque dicté par votre régime de conformité. Dans ce cas, vous devez assurer un contrôle plus fréquent de votre relation d'affaires avec ce client, mettre à jour plus fréquemment les renseignements sur son identité et adopter les autres mesures plus rigoureuses qui s'imposent, le cas échéant (voir les exemples ci-dessus).

Exception

L'obligation d'assurer un contrôle continu ne s'applique pas à un compte de régime collectif détenu dans un régime de réinvestissement des dividendes ou des distributions si le promoteur du régime est une entité qui négocie des actions ou des unités à une bourse canadienne et qui œuvre dans un pays qui est membre du Groupe d'action financière.

La Ligne directrice 4 : Mise en œuvre d'un programme de conformité contient de plus amples informations sur les exigences en matière d'évaluation du risque.

5.1 Document concernant les relations d'affaires

Lorsque vous établissez une relation d'affaires avec un client, vous devez consigner dans un document l'objet et la nature envisagée de la relation d'affaires. Vous devez également examiner cette information périodiquement et la tenir à jour afin de continuer de comprendre les activités de votre client au fil du temps et d'évaluer les changements afin de détecter les opérations et activités à risque élevé. Cela pourrait vous amener à augmenter la fréquence de votre contrôle continu, à mettre à jour plus fréquemment les renseignements sur l'identité du client et à prendre les autres mesures plus rigoureuses qui s'imposent, le cas échéant (voir les exemples ci-dessus).

L'objet et la nature projetée de la relation d'affaires sont des renseignements qui devraient vous permettre de prévoir les opérations et les activités de votre client.

Pour un client détenant déjà un compte, l'information consignée dans le document sur l'utilisation prévue du compte, un dossier de crédit, un document sur un compte de carte de crédit ou un accord de relation commerciale suivie peut servir d'information sur l'objet et la nature projetée de la relation d'affaires avec ce client. Vous n'êtes pas tenu de créer un nouveau document si cette information peut être trouvée dans les documents que vous détenez déjà. Vous devez obtenir cette l'information à l'ouverture d'un nouveau compte.

Pour un client qui ne détient pas de compte, mais avec lequel vous avez établi une relation d'affaires du fait qu'il a effectué deux opérations pour lesquelles vous étiez tenu de vérifier son identité, ou dans le cas d'une entité, de vérifier son existence, vous devez consigner l'objet et la nature projetée de la relation d'affaires de manière à décrire le mieux possible votre relation d'affaires avec ce client.

Voici une courte liste non exhaustive d'exemples de l'objet et de la nature projetée d'une relation d'affaires dans votre secteur :

Compte bancaire personnel :

Compte bancaire commercial :

6. Documents concernant les bénéficiaires effectifs et le contrôle

Vous devez confirmer l'existence d'une personne morale ou d'une autre entité lors de l'ouverture d'un compte. Vous devez également obtenir, prendre des mesures raisonnables pour confirmer, et conserver les renseignements sur les bénéficiaires effectifs de l'entité. C'est-à-dire, l'identité des individus qui contrôlent ultimement la personne morale ou l'entité, et il ne peut s'agir d'une autre personne morale ou entité. Vous devez faire des recherches à tous les niveaux de renseignements nécessaires afin de trouver les bénéficiaires effectifs. Cependant, dans certains cas, il se peut qu'il n'y ait personne qui contrôle ou est propriétaire de 25 % ou plus d'une entité. Vous devez tout de même prendre en note les mesures que vous avez prises et les renseignements que vous avez obtenus pour parvenir à cette conclusion.

Dans ce contexte, les mesures raisonnables visant à confirmer l'exactitude des renseignements sur les bénéficiaires effectifs consisteraient à demander au client de vous fournir les documents. Vous pouvez vous fier à l'information fournie par le client, mais vous devez faire preuve de discernement au moment de déterminer si les documents sont appropriés. Les documents ou références que vous obtenez pour confirmer l'exactitude des renseignements, par exemple le site Web d'où proviennent les renseignements, doivent être conservés dans vos dossiers.

Voici une courte liste non exhaustive de documents qui pourraient être fournis par les clients pour confirmer les renseignements sur les bénéficiaires effectifs.

Par les personnes morales :

Par les autres entités :

Vous devez obtenir, prendre des mesures raisonnables pour confirmer, et tenir dans un document l'information suivante sur les bénéficiaires effectifs :

Voici un exemple illustrant la propriété, le contrôle et la structure d'une personne morale : ABC Canada inc. est une société à but lucratif ayant 100 actions en circulation détenues à titre privé. La société est constituée en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions. Jean Paquin détient 15 actions et la Compagnie verte ltée détient les 85 autres actions. Jonathan Tremblay est le président du conseil d'administration, sa femme Julie est la dirigeante principale des finances et leurs trois enfants sont les autres membres du conseil d'administration.

Dans cet exemple :

L'acte fiduciaire vous fournira les renseignements au sujet du contrôle et de la structure de la fiducie. Si vous n'êtes pas en mesure d'obtenir les noms et les adresses des fiduciaires, des bénéficiaires ou des constituants de la fiducie, vous devez trouver le nom du premier dirigeant de la fiducie, c'est-à-dire de la personne au sein de la société de fiducie qui est effectivement responsable de la gestion de cette fiducie, par exemple un gestionnaire de comptes.

Voici un exemple illustrant la propriété, le contrôle et la structure d'une entité qui n'est ni une personne morale, ni une fiducie.

Services monétaires Arc-en-ciel est une entreprise de services monétaires (ESM) établie à Vancouver. Les propriétaires, Louis et Véronique, ont retenu les services d'un avocat pour rédiger un contrat de société de personnes qu'ils ont signé tous les deux. En vertu de ce contrat, Louis investira 100 000 $ dans la société pour l'achat de matériel et la location d'espaces; Véronique aura la responsabilité exclusive du fonctionnement de l'EMS et de ses activités. Toutes les décisions relatives à la société doivent être unanimes et en cas de désaccord, chaque associé peut décider de dissoudre la société. Louis et Véronique se partageront les revenus à 50-50 et s'ils procèdent à la dissolution de la société, Louis obtiendra 85 % des produits de la vente des actifs et Véronique, 15 %.

Dans cet exemple :

Si vous ne pouvez obtenir les renseignements concernant les bénéficiaires effectifs ou si leur exactitude ne peut être confirmée, vous devez :

Vous n'avez pas besoin de vérifier l'identité du premier dirigeant de la personne morale lorsqu'il n'y a personne qui possède ou contrôle 25 % ou plus d'une entité.

Dans le contexte de cette partie, le premier dirigeant d'une personne morale ou d'une entité peut être l'administrateur, le cadre dirigeant, le directeur de l'exploitation, le président, le secrétaire, le trésorier, le contrôleur, le directeur financier, le comptable en chef, le vérificateur en chef, l'actuaire en chef ou toute autre personne qui remplit ces fonctions. Le premier dirigeant d'une entité peut être également tout autre dirigeant qui relève directement du conseil d'administration, du premier dirigeant ou du directeur de l'exploitation de l'entité. Dans le cas d'un propriétaire unique ou d'un partenariat, le premier dirigeant peut être le propriétaire ou le partenaire.

Dans le contexte de cette partie, le premier dirigeant d'une fiducie est le fiduciaire, c'est-à-dire la personne qui est autorisée à administrer ou à exécuter la fiducie.

Vous pouvez vérifier l'identité du premier dirigeant en utilisant l'une des méthodes décrites dans la partie 4.12 ou en consultant les sources fiables de renseignements accessibles au public. Vous devez aussi consigner cette information dans un document.

L'obligation de confirmer l'existence d'une personne morale, fiducie ou autre entité lors de l'ouverture d'un compte ne s'applique pas à un compte de régime collectif détenu dans un régime de réinvestissement des dividendes ou des distributions si le promoteur du régime est une entité qui négocie des actions ou unités à une bourse canadienne et qui œuvre dans un pays qui est membre du Groupe d'action financière.

Organisme sans but lucratif

Si vous devez vérifier l'existence d'une entité qui est un organisme sans but lucratif, vous devez également :

Entreprises d'acquisition de cartes de crédit

Si vous exercez des activités à titre d'entreprise d'acquisition de cartes de crédit, les exigences en matière de bénéficiaires effectifs ne s'appliquent pas à ces activités. Pour de plus amples renseignements sur les entreprises d'acquisition de cartes de crédit, veuillez consulter l'information au paragraphe 3.1.

Tenir à jour les renseignements sur les bénéficiaires effectifs

Selon les résultats de votre évaluation du risque, dans toutes les situations, vous devez tenir à jour les renseignements sur les bénéficiaires effectifs. Les mesures à prendre à cette fin comprennent celles décrites au début de la partie 6 visant l'ouverture d'un compte.

La fréquence à laquelle les renseignements sur les bénéficiaires effectifs sont mis à jour varie selon votre évaluation du risque que présente votre client. Dans le cadre de vos obligations en matière de contrôle continu, vous êtes tenu de garder à jour tous les renseignements relatifs aux bénéficiaires effectifs. Dans le cas des clients à risque élevé, vous devez augmenter la fréquence des mises à jour et du contrôle continu et adopter les autres mesures plus rigoureuses qui s'imposent, le cas échéant (voir les exemples dans la partie 5).

La Ligne directrice 4 : Mise en œuvre d'un programme de conformité, contient de plus amples informations sur les exigences en matière d'évaluation du risque.

7. Détermination quant aux tiers et documents connexes

Lorsque vous ouvrez un compte pour un client qui est une entreprise d'acquisition de cartes de crédit, vous n'avez pas à effectuer de détermination quant aux tiers.

Par contre, si vous exercez des activités à titre d'entreprise d'acquisition de cartes de crédit, les exigences en matière de déclaration, de vérification de l'identité des clients, de détermination de bénéficiaires effectifs et de tenue de documents, ne s'appliqueront pas à ces activités.

7.1 Détermination quant aux tiers

Vous devez effectuer une détermination quant aux tiers lorsque vous devez tenir l'un ou l'autre des documents suivants :

Lorsque vous devez déterminer si un « tiers » est en cause, il ne s'agit pas d'identifier le « propriétaire » de l'argent, mais plutôt la personne qui donne les instructions quant à la façon de procéder avec l'argent. Afin de déterminer le tiers, il est important d'établir si la personne qui est devant vous agit selon les instructions d'une autre. Si c'est le cas, cette autre personne est le tiers.

Aux fins de la détermination quant aux tiers, lorsque les employés agissent au nom de leur employeur, ils sont considérés comme agissant au nom d'un tiers. La seule exception se présente lorsqu'un employé dépose une somme en espèces dans le compte de son employeur. En pareil cas, l'employé n'est pas considéré comme agissant pour le compte d'un tiers. Cette exception ne s'applique que si le compte dans lequel l'employé dépose une somme en espèces est un compte d'affaires (compte commercial).

Mesures raisonnables

Les mesures raisonnables pour déterminer un tiers varient en fonction des circonstances dans lesquelles elles sont prises; elles peuvent donc être différentes d'une situation à l'autre. Toutefois, des mesures raisonnables peuvent comprendre la recherche de renseignements déjà consignés dans vos dossiers ou ailleurs dans votre entreprise ou l'obtention de renseignements directement du client.

7.2 Documents sur les tiers

Si vous établissez que la personne agit selon les instructions d'un tiers, tel qu'expliqué ci-dessus, vous devez tenir un document où sont consignés les renseignements suivants :

Pour de plus amples renseignements sur l'inscription de l'entreprise ou de l'occupation, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la rubrique « Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces ».

Si vous n'êtes pas en mesure d'établir si la personne agit selon les instructions d'un tiers, mais que vous avez des motifs raisonnables de soupçonner qu'il en est ainsi, vous devez conserver un document indiquant les renseignements suivants :

Le document doit également préciser les motifs qui vous portent à croire que la personne agit selon les instructions d'un tiers.

Vous ne devez pas tenir et conserver le document relatif à un tiers dont il est question ci-dessus pour un compte si les conditions suivantes sont réunies :

Si une personne ou une entité ouvre un compte pour des clients ou des employés inconnus ou en leur nom, etc., vous devez tenir un document indiquant que ce compte sera utilisé par un tiers qui est inconnu au moment de l'ouverture du compte.

Société de fiducie

Si vous êtes une société de fiducie, vous devez tenir un document concernant une fiducie, comme on l'explique au paragraphe 3.10. Si vous devez tenir un tel document pour une fiducie personnelle (autre qu'une fiducie constituée par testament), vous devez tenir un document pour chacun des bénéficiaires connus à la date où vous commencez à agir comme fiduciaire. Dans ce document doivent être consignés le nom et l'adresse ainsi que la nature de l'entreprise principale ou de la profession de chaque bénéficiaire connu à cette date. Si le bénéficiaire est une personne, le document doit comprendre sa date de naissance.

8. Détermination des étrangers politiquement vulnérables et documents connexes

Un étranger politiquement vulnérable est une personne qui occupe ou a déjà occupé l'une des charges suivantes au sein d'un État étranger ou pour son compte :

Un étranger politiquement vulnérable comprend aussi les membres suivants de sa famille immédiate :

Une personne décrite ci-dessus, y compris un membre de famille, est un étranger politiquement vulnérable quel que soit son statut de résident, sa citoyenneté ou son lieu de naissance.

Exceptions

Les obligations associées à l'ouverture d'un compte décrites dans cette partie ne s'appliquent pas aux exceptions décrites sous la rubrique « Certains types de compte ou d'opération ».

De plus, si vous effectuez des activités à titre d'entreprise d'acquisition de cartes de crédit, les obligations concernant la détermination des étrangers politiquement vulnérables et les documents connexes ne s'appliquent pas à ces activités. Pour de plus amples renseignements sur les entreprises d'acquisition de cartes de crédit, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

8.1 Détermination d'un étranger politiquement vulnérable

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour déterminer si la personne avec qui vous faites affaire est un étranger politiquement vulnérable dans le cadre de l'ouverture d'un compte, des comptes déjà ouverts ou de certains télévirements.

Lorsque vous avez déterminé que la personne est un étranger politiquement vulnérable, vous n'êtes pas tenu de le faire de nouveau. Par contre, même si vous déterminez au départ que la personne n'est pas un étranger politiquement vulnérable, vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier, à chaque ouverture de compte subséquente et lors des télévirements obligatoires, si vous avez affaire à un étranger politiquement vulnérable, car il se peut que la situation du client ait changé.

Nouveaux comptes

Lorsque vous ouvrez un compte pour une personne, y compris un compte de carte de crédit, vous devez prendre des mesures raisonnables pour déterminer si la personne avec qui vous faites affaire est un étranger politiquement vulnérable. Vous devez effectuer cette détermination dans les 14 jours suivant la date d'activation du compte.

Si vous déterminez qu'une personne est un étranger politiquement vulnérable lors de l'ouverture d'un compte, vous devez également :

Vous devez effectuer la détermination et obtenir l'autorisation de la haute direction dans la même période de 14 jours. À titre d'exemple, si vous prenez 5 jours suivant la date d'activation du nouveau compte pour déterminer que vous faites affaire avec un étranger politiquement vulnérable, il vous restera 9 jours afin d'obtenir l'autorisation de la haute direction pour maintenir le compte ouvert.

Comptes déjà ouverts

Pour les titulaires de comptes déjà ouverts, y compris les comptes de carte de crédit, vous devez également prendre des mesures raisonnables pour déterminer si vous faites affaire avec un étranger politiquement vulnérable. Cette détermination doit être faite selon les résultats de l'évaluation du risque en matière de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes de votre programme de conformité. La Ligne directrice 4 : Mise en œuvre d'un programme de conformité, contient de plus amples informations sur les exigences en matière d'évaluation du risque.

Si vous déterminez qu'une personne est un étranger politiquement vulnérable dans le cadre d'un compte déjà ouvert, vous devez également :

Télévirements

Un télévirement signifie la transmission par l'entremise d'un appareil électronique, magnétique ou optique ou par un téléphone ou un ordinateur, d'instructions pour le transfert de fonds à destination du Canada ou vers l'étranger. Pour les messages envoyés sur le réseau SWIFT, seuls les messages SWIFT MT 103 sont compris. Un télévirement ne comprend pas les instructions pour le transfert de fonds d'un endroit à un autre au Canada.

Vous devez prendre des mesures raisonnables pour déterminer si le demandeur d'un télévirement transmis de 100 000 $ ou plus est un étranger politiquement vulnérable. Le demandeur s'entend de la personne qui a demandé le télévirement, qu'il s'agisse d'une personne agissant pour une entité (y compris une personne morale) ou pour son propre compte. Cette détermination doit être effectuée dans les 14 jours suivant la date de l'opération.

Dans le contexte de la détermination d'un étranger politiquement vulnérable, un télévirement transmis s'entend de la transmission des instructions pour le transfert vers l'étranger de 100 000 $ ou plus, à la demande d'un client.

Lorsqu'une personne qui est le demandeur d'un télévirement de 100 000 $ ou plus est un étranger politiquement vulnérable, vous devez :

Lorsqu'une personne est le bénéficiaire d'un télévirement reçu de 100 000 $ ou plus, vous devez prendre des mesures raisonnables pour déterminer si elle est un étranger politiquement vulnérable et ce, dans les 14 jours suivant la date de l'opération. Dans ce cas particulier, le bénéficiaire est la personne qui est le destinataire des fonds de 100 000 $ ou plus à destination du Canada. Dans le contexte de la détermination d'un étranger politiquement vulnérable, un télévirement reçu s'entend de la réception d'instructions pour le transfert de l'étranger de 100 000 $ ou plus, à la demande d'un client.

Lorsqu'une personne qui est le bénéficiaire d'un télévirement de 100 000 $ ou plus est un étranger politiquement vulnérable, vous devez, dans les 14 jours suivant la date de l'opération, obtenir l'examen de l'opération par un membre de la haute direction.

Vous devez effectuer la détermination et obtenir l'examen de l'opération par un membre de la haute direction dans le délai de 14 jours. À titre d'exemple, si vous prenez 5 jours suivant la date de l'opération pour déterminer que vous faites affaire avec un étranger politiquement vulnérable, il vous restera 9 jours pour obtenir l'examen de l'opération par un membre de la haute direction.

Mesures raisonnables

Dans le présent contexte, des mesures raisonnables pour déterminer si une personne est un étranger politiquement vulnérable comprennent l'une ou l'autre des mesures suivantes :

Vous pouvez également poser la question au client dans le cadre des mesures raisonnables pour l'établissement de la source des fonds.

Haute direction

Également dans le présent contexte, la haute direction signifie une personne :

8.2 Documents à conserver concernant un étranger politiquement vulnérable

Une fois que vous avez obtenu l'autorisation de la haute direction pour maintenir le compte ouvert ou que l'opération a été examinée, comme expliqué au paragraphe 8.1, vous devez tenir un document qui contient les renseignements suivants :

9. Relations de correspondants bancaires et documents connexes

9.1 Qu'est-ce qu'une relation de correspondant bancaire?

Une relation de correspondant bancaire est établie par un accord entre une institution financière étrangère et une banque, une caisse de crédit, une caisse populaire ou une société de fiducie. Cela ne comprend que les accords où la banque, la caisse de crédit, la caisse populaire ou la société de fiducie s'engage à fournir à une institution financière étrangère des services tels que les télévirements internationaux, la gestion de la trésorerie et la compensation de chèques. Si l'accord ne vise que la prestation de services à la banque, la caisse de crédit, la caisse populaire ou à la société de fiducie, la relation n'en est pas une de correspondant bancaire aux fins de la présente partie.

Dans ce contexte, une relation de correspondant bancaire ne comprend qu'un accord (comme décrit plus haut) que vous, à titre de banque, de caisse de crédit, de caisse populaire, de coopérative de services financiers, de centrale de caisses de crédit ou de société de fiducie, concluez directement avec une institution financière étrangère. Cela ne comprend pas l'accès à vos services par l'entremise d'une entente que l'institution financière étrangère a conclue avec une autre entité financière ou avec une association dont vous êtes membre, comme votre centrale de caisse de crédit.

Entreprise d'acquisition de cartes de crédit

Si vous exercez des activités à titre d'entreprise d'acquisition de cartes de crédit, les obligations en matière de relations de correspondants bancaires ne s'appliquent pas à ces activités.

9.2 Avant d'établir une relation de correspondant bancaire

Avant d'établir une relation de correspondant bancaire, vous devez confirmer que l'institution financière étrangère n'est pas une banque fictive. Si vous établissez qu'il s'agit d'une banque fictive, vous ne pouvez établir de relation de correspondant bancaire avec cette institution.

Une banque fictive s'entend d'une institution financière étrangère qui n'a pas de présence physique dans aucun pays, à moins qu'elle ne soit sous le contrôle ou sous le contrôle commun d'une institution de dépôts, une caisse de crédit ou une autre institution financière étrangère ayant une présence physique au Canada ou à l'étranger. Dans ce contexte, une présence physique signifie que l'institution financière possède un établissement commercial :

Avant d'établir la relation de correspondant bancaire, vous devez obtenir l'autorisation de la haute direction et consigner par écrit vos obligations et celles de l'institution financière étrangère à l'égard des services de correspondant bancaire. Dans ce contexte, la haute direction signifie une personne :

9.3 Documents pour les relations de correspondant

Si vous établissez une relation de correspondant bancaire, vous devez tenir les documents et renseignements suivants à l'égard de l'institution financière étrangère, à savoir :

Déclarations

Vous devez également tenir :

Obligations en matière de tenue de documents lors de l'ouverture d'un compte

Les obligations en matière de tenue de documents lors de l'ouverture d'un compte ne s'appliquent pas pour les comptes ouverts pour l'institution financière étrangère en vertu de la relation de correspondant bancaire.

9.4 Vérification de l'identité et autres renseignements

Lorsque vous établissez une relation de correspondant bancaire, vous devez aussi :

Les mesures raisonnables pour assurer un contrôle continu varient selon le contexte dans lequel l'opération se déroule. Elles peuvent donc varier d'une situation à l'autre. Si une opération douteuse est détectée, vous devez transmettre une déclaration d'opération douteuse à CANAFE. Pour de plus amples renseignements sur les opérations douteuses et sur la façon de les déclarer, veuillez consulter la Ligne directrice 2 : Opérations douteuses, et la Ligne directrice 3 : Déclaration des opérations douteuses.

Si les clients de l'institution financière étrangère auront directement accès aux services fournis dans le cadre de cette relation, vous devez aussi prendre des mesures raisonnables pour vérifier si :

Dans ce contexte, les mesures raisonnables pour effectuer cette vérification comprennent le fait de poser la question à l'institution financière étrangère.

10. Filiales étrangères et succursales à l'étranger

Si vous êtes une entité financière qui a des succursales ou des filiales à l'étranger qui exercent des activités semblables à celles d'une entité financière, d'une compagnie d'assurance-vie ou d'un courtier en valeurs mobilières; et que vous détenez la succursale ou la filiale à cent pour cent ou que leurs états financiers sont consolidés aux vôtres, vous avez les obligations suivantes : 

Si vous avez un conseil d'administration, il doit approuver ces politiques.

Vous devez veiller à ce que vos succursales et vos filiales étrangères mettent en application ces politiques dans la mesure permise par les lois du pays où se trouve la succursale ou la filiale étrangère. Si l'une de vos succursales ou de vos filiales étrangères ne peut pas mettre en application ces politiques parce que cela n'est pas permis par les lois du pays où la succursale ou la filiale étrangère se trouve ou entrerait en conflit avec les lois de ce pays, vous devez tenir un registre des cas, motifs à l'appui, et les signaler à CANAFE et à votre organisme de réglementation dans un délai raisonnable.

Exceptions à la définition des filiales étrangères

Ces obligations ne s'appliquent pas à vous si vous êtes une entité financière au sens de l'article 2 de la Loi sur les banques.

Ces obligations ne s'appliquent pas aux filiales de filiales étrangères. Par exemple, si la banque canadienne A possède une filiale étrangère (filiale A) et qu'il y a une filiale B de la filiale A, alors ces obligations ne s'appliquent pas à la filiale B.

Ces obligations ne s'appliquent pas à vous si vous êtes la filiale canadienne d'une entité étrangère, dans la mesure où l'entité étrangère a établi des politiques similaires à celles des exigences en matière de programme de conformité du Canada et qu'elle a mis en place des politiques pour évaluer les risques de perpétration d'infractions de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes. Par exemple, lorsque la banque étrangère A avec les filiales A et B au Canada a déjà des politiques concernant la vérification de l'identité des clients, la tenue de documents et l'établissement d'un programme de conformité, alors ces obligations ne s'appliquent pas aux filiales canadiennes A et B.

Pour en savoir plus sur les exigences en matière de conformité, consultez la partie 3 de la Ligne directrice 4 : Mise en œuvre d'un programme de conformité qui explique les exigences de programme de conformité en vigueur au Canada. Les exigences en vigueur au Canada en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité de clients sont les mêmes que celles expliquées dans la présente ligne directrice. Cependant, les exigences canadiennes suivantes ne s'appliquent pas à la succursale à l'étranger ou à la filiale étrangère :

Échange de renseignements entre les entités affiliées au pays et à l'étranger

Si vous êtes une entité financière qui est affiliée avec une autre entité ou une entité étrangère qui exerce des activités semblables à celles d'une entité financière, d'une compagnie d'assurance-vie ou d'un courtier en valeurs mobilières vous devez élaborer et mettre en application des principes et mesures relatives à l'échange de renseignements entre vous et les entités avec lesquelles vous êtes affilié. Cet échange de renseignements vise à aider à détecter et à prévenir le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes et à contribuer à votre évaluation du risque d'une telle infraction.

Dans le cadre de votre évaluation du risque, vous devriez tenir un registre des cas, motifs à l'appui, où ces politiques ne peuvent être mises en œuvre par les entités affiliées.

Dans ce contexte, vous êtes affiliés d'une entité lorsque vous en êtes entièrement propriétaire, lorsqu'elle est entièrement propriétaire de vous ou si une autre entité est entièrement propriétaire de vous et de l'entité, ou si vos états financiers sont consolidés.

11. Comment tenir les documents?

Vous devez mettre sur pied un système efficace qui permet à CANAFE d'avoir accès aux documents en temps opportun. Vos documents doivent être tenus de façon à pouvoir être remis à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande aux fins d'examen.

Aux fins décrites dans cette ligne directrice, vous pouvez tenir les documents sous forme lisible par ordinateur ou en version électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit. Par exemple, si vous avez un système de visualisation des documents, vous n'êtes pas tenu de conserver le document original à cette fin, si vous pouvez en imprimer l'image.

La tenue de documents décrite dans la présente ligne directrice présente les exigences pour chaque document que vous devez conserver. Votre système de tenue de documents peut classer les renseignements requis pour un document particulier dans des endroits différents, mais vous devez être en mesure de facilement réunir tous les renseignements pour le document au besoin.

De plus, si vous conservez en version électronique un document qui doit comprendre la signature d'une personne, tels qu'une fiche signature ou un chèque compensé, il convient de conserver la signature électronique de la personne qui a signé le document. Une signature électronique est une image électronique de la signature et ne comprend pas de numéro d'identification personnel (NIP).

Vous n'êtes pas tenu de conserver une copie des déclarations que vous transmettez à CANAFE (autre que les déclarations d'opération douteuse tel qu'expliqué au paragraphe 3.11), mais vous pouvez choisir de le faire. On recommande que vous conserviez les renseignements compris dans l'accusé de réception que CANAFE vous fait parvenir pour chacune des déclarations traitées. Ces renseignements sont la date et l'heure de réception de la déclaration ainsi que le numéro d'identification de la déclaration.

Délai de conservation des documents

Pour les fiches-signature, les conventions de tenue de compte, les dossiers de crédit, les demandes de cartes de crédit, les documents indiquant l'utilisation prévue du compte, les documents pour les étrangers politiquement vulnérables concernant un compte ou un compte de carte de crédit, les documents doivent être conservés pendant cinq ans suivant la date de clôture du compte auquel ils se rapportent.

Les documents visant à confirmer l'existence d'une entité (y compris une personne morale), les documents concernant les bénéficiaires effectifs, les documents pour les étrangers politiquement vulnérables concernant une opération et les documents pour les relations bancaires doivent être conservés pendant cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière opération commerciale a été effectuée.

Les copies de déclarations d'opération douteuse doivent être conservées pendant au moins cinq ans suivant la date de soumission de la déclaration.

Tous les autres documents doivent être conservés pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis.

Employés ou entrepreneurs qui tiennent des documents pour vous

Les employés qui tiennent des documents (comme on le décrit à la partie 3) appartenant à leur employeur ne sont pas obligés de conserver ces documents une fois que le lien d'emploi est rompu. Il en est de même pour les personnes liées par contrat, une fois que le lien contractuel est rompu. En d'autres termes, vous devez obtenir et conserver les documents qui étaient tenus par un employé ou un contractuel avant que le lien d'emploi ou le lien contractuel avec vous ait été rompu.

12. Pénalités pour non-conformité

Si vous ne respectez pas les exigences de tenue de documents ou de vérification de l'identité des clients, vous vous exposez à des accusations au criminel. Quiconque contrevient aux exigences de tenue de documents est passible, sur déclaration de culpabilité, d'un emprisonnement maximal de cinq ans et d'une amende maximale de 500 000 $, ou de l'une de ces peines. Autrement, si vous ne respectez pas les exigences de tenue de documents ou de vérification de l'identité des clients vous vous exposez à une pénalité administrative. Pour de plus amples renseignements sur les pénalités, vous pouvez aussi consulter la section Pénalités pour les cas de non-conformité du site Web de CANAFE.

13. Faites-nous part de vos observations

Ces lignes directrices seront mises à jour périodiquement. Si vous avez des commentaires ou des suggestions qui pourraient nous aider à en améliorer le contenu, veuillez les acheminer à l'adresse postale donnée ci-dessous ou faites parvenir un courriel à guidelines-lignesdirectrices@canafe-fintrac.gc.ca.

14. Comment nous joindre?

Pour obtenir de plus amples renseignements sur CANAFE et ses activités, sur la présentation de déclarations ou toute autre obligation, veuillez visiter le site Web de CANAFE, à http://www.canafe-fintrac.gc.ca, ou communiquer avec nous :

Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
234, avenue Laurier Ouest, 24e étage
Ottawa (Ontario)  K1P 1H7
Canada

Numéro de téléphone sans frais : 1-866-346-8722
Date de modification :