Ligne directrice 6J : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Notaires de la Colombie-Britannique

Février 2014

Le présent document remplace la version précédente de la Ligne directrice 6J : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Notaires de la Colombie-Britannique, publiée en juillet 2010. Les changements apportés comprennent de nouvelles obligations, qui entrent en vigueur le 1er février 2014, et qui visent à mieux comprendre vos clients et les relations d'affaires connexes.

Table des matières

  1. Renseignements généraux
  2. Exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients
  3. Documents à tenir
  4. Identification des clients
  5. Contrôle continu des relations d’affaires et documents connexes
  6. Détermination quant aux tiers et documents connexes
  7. Comment tenir les documents?
  8. Pénalités pour non-conformité
  9. Faites-nous part de vos observations
  10. Comment nous joindre?

Ligne directrice 6J : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Notaires de la Colombie-Britannique (version PDF, 192 Ko)

1. Renseignements généraux

La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes a pour objectif de déceler et de dissuader le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. Elle vise également à faciliter les enquêtes et les poursuites relativement aux infractions commises dans ces deux domaines. Pour ce faire, elle impose des exigences en matière de déclaration, de tenue de documents, de vérification de l'identité des clients et de mise en œuvre d'un programme de conformité aux notaires publics de la Colombie-Britannique et aux sociétés de notaires de la Colombie-Britannique.

Un notaire public de la Colombie-Britannique désigne une personne qui est membre de la Society of Notaries Public of British Columbia. Une société de notaires publics de la Colombie-Britannique désigne une entité qui exploite une entreprise de prestation de services notariaux au public dans la province de la Colombie-Britannique selon le Notaries Act de cette province.

Si vous êtes un notaire public de la Colombie-Britannique ou une société de notaires publics de la Colombie-Britannique, vous êtes assujetti aux exigences décrites dans cette ligne directrice lorsque vous exercez l'une ou l'autre des activités décrites à la partie 2.

La présente ligne directrice a été préparée pour vous aider à vous acquitter de vos obligations en ce qui touche la tenue de documents et la vérification de l'identité des clients.

Cette ligne directrice explique en termes clairs les situations les plus courantes visées par la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et les textes réglementaires connexes. Préparée uniquement à titre d'information, elle ne constitue pas un avis juridique et ne cherche aucunement à remplacer les textes législatifs et réglementaires.

Les obligations concernant la tenue de documents et la vérification de l'identité des clients pour d'autres catégories de personnes et d'entités déclarantes sont expliquées par secteur dans d'autres versions de la présente ligne directrice (comptables, entités financières, courtiers en valeurs mobilières, sociétés et représentants d'assurance-vie, entreprises de services monétaires, mandataires de Sa Majesté qui vendent ou rachètent des mandats-poste, casinos, négociants en métaux précieux et pierres précieuses et le secteur de l'immobilier).

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le recyclage des produits de la criminalité, le financement des activités terroristes ou toute autre exigence qui s'applique à vous en vertu de la Loi et des règlements, veuillez consulter les lignes directrices de la présente série :

Pour obtenir de plus amples renseignements après avoir lu l'une ou l'autre des lignes directrices de la présente série, veuillez composer le numéro sans frais du service national de renseignements de CANAFE, le 1-866-346-8722.

Vous remarquerez qu'à plusieurs endroits dans ce document des renvois sont faits à de l'information additionnelle pouvant se trouver dans divers sites Web externes. CANAFE n'est aucunement responsable de l'exactitude et de la fiabilité des renseignements qu'ils contiennent. Ces liens renvoient à l'information disponible au moment de la parution de cette ligne directrice.

Dans la présente ligne directrice, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens ou à son équivalent en devises étrangères. De plus, les montants en espèces signifient de l'argent comptant en circulation dans un pays donné (billets de banque et monnaie). Dans ce contexte, les montants en espèces ne signifient pas des chèques, des mandats ou d'autres instruments monétaires de même nature. En outre, par courtier en valeurs mobilières on entend une personne ou une entité autorisée en vertu de la législation provinciale à se livrer au commerce des valeurs mobilières ou d'autres instruments financiers ou à la fourniture de services de gestion de portefeuille et de conseils en placement.

Il se pourrait que vos politiques et vos procédures prévoient des situations autres que celles décrites dans la présente ligne directrice et que vous deviez tenir d'autres documents à des fins différentes de celles visant le respect de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes. Par exemple, votre association professionnelle peut vous demander de mettre en œuvre des politiques et des procédures supplémentaires, le délai de conservation de vos documents peut varier à des fins autres que celles décrites ici.

2. Exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients

En tant que notaire public ou société de notaires publics de la Colombie-Britannique, vous devez respecter les exigences en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients lorsque vous exercez l'une ou l'autre des activités qui suivent pour le compte d'autrui (autre que votre employeur) ou lorsque vous donnez des instructions à l'égard d'une de ces activités pour le compte d'autrui (autre que votre employeur) :

En tant que notaire public ou société de notaires publics de la Colombie-Britannique, lorsque vous exercez l'une des activités ci-dessus, vos obligations en matière de tenue de documents et de vérification de l'identité des clients sont les suivantes :

Certaines exceptions s'appliquent et elles sont expliquées dans chacune des parties.

L'utilisation de renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales effectuées au Canada est protégée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ou de lois provinciales de même nature. Vous devez aviser les personnes du recueil de renseignements personnels à leur sujet. Toutefois, vous n'avez pas à les en aviser si vous incluez ces renseignements dans l'une des déclarations que vous devez présenter à CANAFE. Vous pouvez obtenir de plus amples renseignements sur vos responsabilités à cet égard à partir des sources suivantes :

3. Documents à tenir

En tant que notaire public ou société de notaires publics de la Colombie-Britannique, vous devez tenir les documents suivants, en plus des documents décrits aux parties 5 et 6 lorsque vous exercez l'une des activités décrites au début de la partie 2 :

Des renseignements détaillés sur chaque type de document sont fournis aux paragraphes 3.2 à 3.4. Également, la partie 7 explique comment les documents doivent être tenus.

La partie 4 explique les exigences en matière de vérification de l'identité des clients qui pourraient également être associées aux opérations nécessitant la tenue de documents.

3.1 Exceptions générales concernant la tenue de documents

Vous n'êtes pas tenu de conserver de l'information si celle-ci se trouve déjà dans un autre document que vous tenez en vertu des présentes règles (décrites dans cette ligne directrice).

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds (voir le paragraphe 3.3) lorsque vous effectuez une opération pour un organisme public ou une personne morale ayant un actif très important. La même exception s'applique pour les filiales de ce type d'entités si leurs états financiers sont consolidés avec ceux de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important.

Dans ce contexte, par organisme public on entend l'une des entités suivantes ou son mandataire :

Dans ce contexte également, une personne morale dont l'actif est considéré comme très important est une personne morale qui a un actif net d'au moins 75 millions de dollars d'après son dernier bilan vérifié et dont les actions sont cotées dans une bourse de valeurs au Canada ou dans une bourse de valeurs hors du Canada désignée par le ministre des Finances. La personne morale doit également effectuer des opérations dans un pays membre du Groupe d'action financière (GAFI). Pour en savoir plus au sujet des bourses de valeurs hors du Canada désignées par le ministre des Finances, veuillez consulter le communiqué du 2 juillet 2008 qui se trouve sous l'onglet Nouvelles du site Web du ministère des Finances (http://www.fin.gc.ca).

Pour connaître les pays membres du GAFI, consultez son site Web, à http://www.fatf-gafi.org.

3.2 Relevés d'opérations importantes en espèces

Il s'agit d'un document constatant la réception de 10 000 $ ou plus en espèces d'un même client au cours d'une seule opération. Par exemple, si votre client vous remet 10 000 $ en espèces comme dépôt à l'achat d'une maison, vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces. Ce genre d'opération exige aussi la présentation d'une déclaration à CANAFE, comme on l'explique dans la Ligne directrice 7 : Déclaration des opérations importantes en espèces à CANAFE.

Si vous savez que deux ou plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune ont été effectuées au cours d'une même période de 24 heures consécutives par le même client ou pour son compte, elles sont considérées comme une seule opération importante en espèces si elles totalisent 10 000 $ ou plus. En pareil cas, vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces et déclarer l'opération à CANAFE conformément aux explications qui précèdent.

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces ni de produire une telle déclaration à l'intention de CANAFE si l'argent reçu provient d'une entité financière ou d'un organisme public. Dans ce contexte, par entité financière on entend l'une ou l'autre des entités suivantes :

Pour de plus amples renseignements sur ce qu'est un organisme public dans ce contexte, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces

Pour toute opération importante en espèces, l'information à consigner sur le relevé est la suivante :

Inscrivez de nombreux détails lorsque vous décrivez l'entreprise ou la profession. Évitez d'utiliser des termes généraux. Par exemple, pour un consultant, la profession inscrite doit refléter le domaine de consultation, comme « consultant en technologies de l'information » ou « forestier-conseil ». Pour un professionnel, l'occupation doit refléter la nature du travail, comme « ingénieur pétrolier » ou « médecin de famille ». Pour d'autres exemples, veuillez consulter la source dans le domaine de la classification par profession, la Classification nationale des professions (CNP), qui se trouve à partir de la page Index A à Z, sur le site Web de Ressources humaines et Développement des compétences Canada, à http://www.rhdcc.gc.ca.

Veuillez consulter le paragraphe 3.5 pour de plus amples renseignements sur le contenu d'un relevé d'opération importante en espèces lorsque vous devez vérifier l'identité de la personne effectuant l'opération.

3.3 Relevés de réception de fonds

Vous devez tenir un relevé suite à la réception d'une somme de 3 000 $ ou plus, qu'elle soit en espèces ou non. Si vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces, vous n'avez pas à tenir un relevé de réception de fonds pour la même opération.

Vous n'êtes pas obligé de tenir un relevé de réception de fonds si la somme reçue provient d'une entité financière ou d'un organisme public. Pour de plus amples renseignements sur ce qu'est une entité financière dans ce contexte, veuillez consulter le paragraphe 3.2. Pour de plus amples renseignements sur ce qu'est un organisme public dans ce contexte, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

Contenu d'un relevé de réception de fonds

Pour toute réception de fonds, l'information à consigner sur le relevé est la suivante :

Pour de plus amples renseignements sur la façon de consigner la nature de l'entreprise ou la profession, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la rubrique « Contenu d'un relevé d'opération importante en espèces ».

Si le relevé de réception de fonds concerne une entité, le relevé doit également préciser le nom, l'adresse, et la nature de l'entreprise principale de l'entité.

Si le relevé de réception de fonds concerne une personne morale, vous devez conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération. Il peut s'agir d'une attestation de fonction, des statuts constitutifs ou des règlements administratifs de la personne morale qui précisent les agents dûment autorisés à agir pour le compte de la personne morale, par exemple le président, le trésorier, le vice-président, le contrôleur, etc. Si des changements sont apportés ultérieurement aux statuts constitutifs ou aux règlements administratifs concernant le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération et que ces changements étaient en vigueur au moment où vous deviez conserver le document, la résolution adoptée par le conseil à cet égard doit figurer dans ce type de document.

Veuillez consulter le paragraphe 3.5 pour de plus amples renseignements sur le contenu d'un relevé de réception de fonds lorsque vous devez vérifier l'identité de la personne effectuant l'opération.

3.4 Documents concernant les déclarations d'opérations douteuses

Lorsque vous transmettez une déclaration d'opération douteuse à CANAFE, vous êtes tenu d'en conserver une copie. Voir la Ligne directrice 3 : Déclaration des opérations douteuses à CANAFE, pour obtenir de plus amples renseignements sur les obligations reliées à ce type de déclaration.

3.5 Documents concernant la vérification de l'identité

Si vous devez vérifier l'identité d'une personne, comme l'explique la partie 4, en plus des documents précisés à la partie 3, vous devez consigner le nom de cette personne dans le dossier. Vous devez également y consigner les renseignements suivants :

Documents d'identification

Si vous utilisez un document d'identification pour vérifier l'identité de la personne, le dossier doit préciser le type de document que vous avez utilisé à cette fin, son numéro de référence et son lieu de délivrance.

Vérification de clients absents

Si vous n'utilisez pas un document d'identification, mais plutôt les méthodes nécessaires pour vérifier l'identité d'un client absent (comme le décrit le paragraphe 4.6), vous devez préciser dans le dossier l'information suivante, selon la méthode de vérification utilisée :

4. Identification des clients

4.1 Quand et comment devez-vous vérifier l'identité des clients?

En tant que notaire public ou société de notaires publics de la Colombie-Britannique, vous devez satisfaire à des obligations concernant la vérification de l'identité des clients si vous exercez l'une des activités décrites au début de la partie 2. Vous devez prendre les mesures qui suivent pour vérifier l'identité des personnes et confirmer l'existence des entités (on entend par entité : des personnes morales, des fiducies, des partenariats, des fonds et des associations ou des organisations non constituées en société), sous réserve des exceptions générales indiquées au paragraphe 4.2.

Les paragraphes 4.3 à 4.5 décrivent les circonstances dans lesquelles vous devez vérifier l'identité d'une personne qui effectue une opération nécessitant cette mesure. Dans ces circonstances, vous devez vérifier l'identité de la personne si ce n'est pas déjà fait, à moins que l'une des exceptions ci-après ne s'applique. De plus, si vous soupçonnez que l'opération est rattachée à une infraction de blanchiment d'argent ou de financement des activités terroristes, vous devez produire une déclaration d'opération douteuse, tel qu'expliqué au paragraphe 4.4.

La partie 3 explique les exigences en matière de tenue de documents qui pourraient également être associées aux opérations nécessitant la vérification de l'identité des clients.

Vous entretenez une relation d'affaires avec un client dès que vous avez effectué avec celui-ci deux opérations qui vous obligent à vérifier son identité. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les relations d'affaires et les documents connexes, consultez la partie 5.

4.2 Exceptions générales à l'obligation de vérifier l'identité d'un client

En plus des exceptions précisées tout au long de la partie 4, les exceptions générales suivantes s'ajoutent à l'obligation de vérifier l'identité des clients.

Personnes qui sont déjà des clients

Lorsque vous avez vérifié l'identité d'une personne, comme l'explique cette ligne directrice, vous n'êtes pas tenu de vérifier son identité de nouveau si vous la reconnaissez (soit son visage ou sa voix) dans le cadre d'une activité subséquente qui nécessiterait habituellement le besoin de vérifier son identité. Toutefois, si vous avez des doutes quant aux renseignements concernant l'identité déjà recueillis, vous êtes tenu de vérifier de nouveau l'identité de cette personne.

Lorsque vous avez confirmé l'existence d'une personne morale ainsi que son nom, son adresse et le nom de ses directeurs, comme l'explique le paragraphe 4.7, vous n'êtes pas tenu de confirmer cette même information de nouveau.

Dès que vous avez confirmé l'existence d'une entité autre qu'une personne morale, comme l'explique le paragraphe 4.7, vous n'êtes pas tenu de confirmer la même information de nouveau.

Certains types d'opérations

Vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne, comme l'explique le paragraphe 4.5, si vous effectuez une opération pour un organisme public ou une personne morale dont l'actif est très important. Il en va de même pour les filiales de ces entités, si leurs états financiers sont consolidés avec ceux de l'organisme public ou de la personne morale dont l'actif est très important.

Pour de plus amples renseignements sur ce qui constitue un organisme public ou une personne morale dont l'actif est très important, veuillez consulter le paragraphe 3.1.

4.3 Vérification de l'identité des clients pour les opérations importantes en espèces

Vous devez vérifier l'identité de la personne avec laquelle vous effectuez une opération importante en espèces au moment de l'opération, s'il s'agit d'une opération pour laquelle vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces, comme on le décrit au paragraphe 3.2.

À cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.6 afin de savoir comment vérifier l'identité d'une personne lors d'une opération importante en espèces.

4.4 Vérification de l'identité dans le cadre d'une opération douteuse

Lors de la déclaration d'une opération douteuse à CANAFE, vous devez aussi prendre des mesures raisonnables, avant que l'opération ne soit déclarée, pour vérifier l'identité de la personne ayant effectué l'opération ou tenté d'effectuer l'opération. Toutefois, vous n'avez pas à vérifier son identité dans les circonstances suivantes :

Dans ce contexte, les mesures raisonnables pour vérifier l'identité de la personne comprennent le fait de demander à la personne de produire un document d'identification. Elles comprennent aussi l'emploi des options offertes pour vérifier l'identité des personnes qui sont absentes. Toutefois, les mesures raisonnables ne comprennent pas les méthodes qui, selon vous, pourraient alerter la personne au fait que vous transmettez une déclaration d'opération douteuse.

Il est important de se rappeler que vous êtes tenu de prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité de votre client chaque fois qu'une opération douteuse est effectuée ou tentée, même s'il s'agit d'une opération qui n'est pas habituellement visée par les exigences liées à la vérification de l'identité des clients. Pour de plus amples renseignements, consultez la Ligne directrice 2 : Opérations douteuses.

4.5 Vérification de l'identité des clients pour les relevés de réception de fonds

Les obligations suivantes en matière de vérification de l'identité et de confirmation de l'existence des entités s'adressent à vous si vous devez conserver un relevé de réception de fonds, tel qu'expliqué au paragraphe 3.3.

Personnes

Vous devez vérifier l'identité des personnes pour lesquelles vous devez conserver un relevé de réception de fonds. Vous devez le faire au moment où vous recevez les fonds.

À cet effet, veuillez vous reporter au paragraphe 4.6 afin de savoir comment vérifier l'identité d'une personne pour un relevé de réception de fonds.

Entités

Vous devez confirmer l'existence de toute entité pour laquelle vous devez conserver un relevé de réception de fonds. Vous devez le faire dans les 30 jours suivant la date à laquelle vous recevez les fonds.

Dans le cas des entités qui sont des personnes morales, en plus d'en confirmer l'existence, il faut vérifier la dénomination sociale et l'adresse de la personne morale ainsi que le nom de ses administrateurs. Vous devez le faire dans les 30 jours suivant la date à laquelle vous recevez les fonds.

Pour apprendre comment confirmer l'existence des entités qui sont des personnes morales, veuillez lire l'information comprise au paragraphe 4.7, sous la rubrique « Personnes morales ». Pour apprendre comment confirmer l'existence d'une entité autre qu'une personne morale, veuillez lire le paragraphe 4.7, sous la rubrique « Entités autres que les personnes morales ».

4.6 Comment vérifier l'identité d'une personne

Voir le paragraphe 3.5 pour obtenir de l'information supplémentaire sur ce que doit contenir un document lorsque vous devez vérifier l'identité d'une personne.

On peut vérifier l'identité d'une personne au moyen du certificat de naissance, du permis de conduire, du passeport, de la fiche d'établissement, de la carte de résident permanent ou d'un autre document semblable.

Vous pouvez utiliser la carte d'assurance-maladie provinciale de l'individu, à moins qu'une loi provinciale ou territoriale ne vous en empêche. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser une carte d'assurance-maladie de l'Ontario, du Manitoba, de la Nouvelle-Écosse ou de l'Île-du-Prince-Édouard, car on interdit l'utilisation des cartes d'assurance-maladie à cette fin dans ces provinces. Également, au Québec, vous ne pouvez pas demander à voir la carte d'assurance-maladie d'un client, mais vous pouvez l'accepter si le client la présente à des fins d'identification. Si vous avez des questions quant à l'utilisation des cartes d'assurance-maladie à des fins d'identification, veuillez communiquer avec l'émetteur provincial compétent afin d'obtenir de plus amples renseignements.

Un document peut être accepté à des fins d'identification s'il possède un numéro d'identification unique. De plus, le document doit avoir été émis par un gouvernement provincial ou territorial ou par le gouvernement fédéral. Par exemple, un certificat de naissance ou de baptême émis par un établissement religieux n'est pas acceptable. Une carte d'identification émise par un employeur pour un employé (c'est-à-dire une carte d'identification d'employé) ne peut être acceptée.

Le document doit également être encore valide et ne peut être périmé. Par exemple, un permis de conduire périmé ne peut être accepté.

Vous pouvez utiliser la carte d'assurance sociale afin de vérifier l'identification des clients, mais le numéro d'assurance sociale (NAS) ne peut être fourni dans une déclaration que vous présentez à CANAFE. Le Commissariat à la protection de la vie privée (https://www.priv.gc.ca) a publié une fiche de renseignements sur les pratiques exemplaires pour l'utilisation des NAS. Veuillez consulter cette fiche afin d'obtenir de plus amples renseignements sur le sujet.

Par exemple, les documents suivants peuvent servir à vérifier l'identité d'un client : un Certificat du statut d'Indien ou une carte émise par l'une des autorités provinciales ou territoriales suivantes ou toute entité qui lui succède :

Un document d'identification valide émis à l'étranger est également acceptable aux fins décrites dans cette ligne directrice s'il s'agit de l'équivalent d'un document canadien acceptable. Par exemple, un passeport étranger valide est acceptable.

Quand vous vérifiez l'identité d'une personne au moyen d'un document, il doit s'agir d'un original et non d'une copie du document. Si vous êtes dans l'impossibilité de consulter ce document original, vous pouvez faire appel à un mandataire pour l'examiner en votre nom. Même si vous faites appel à un mandataire, vous demeurez responsable du respect des exigences en matière de vérification de l'identité des clients.

Utilisation d'un mandataire

Si vous utilisez les services d'un mandataire pour vérifier l'identité des clients, vous devez avoir conclu par écrit un accord ou une entente à cette fin. Vous devez aussi obtenir du mandataire les renseignements relatifs au client obtenus selon l'accord ou l'entente que vous avez avec lui.

Votre mandataire peut vérifier l'identité de vos clients en utilisant un document d'identification. Lorsque le client n'est pas présent lors d'une opération, votre mandataire peut utiliser les options décrites plus bas.

Personnes absentes

Si vous devez vérifier l'identité d'une personne qui n'est pas présente, vous devez utiliser l'une des options suivantes :

OPTION 1 : Filiale

Pour vérifier l'identité d'une personne avec cette option, vous devez commencer par obtenir son nom, son adresse et sa date de naissance. Puis, vous devez confirmer qu'une des entités suivantes a vérifié l'identité de la personne en consultant la version originale d'un document d'identification :

Si vous utilisez cette option, vous devez aussi vous assurer que les nom, adresse et date de naissance de la personne figurant aux dossiers de la filiale correspondent aux renseignements qui vous ont été fournis.

Dans ce contexte, vous êtes affiliés d'une entité ou du même groupe qu'une entité lorsque vous en êtes entièrement propriétaire, lorsqu'elle est entièrement propriétaire de vous ou lorsqu'une autre entité est entièrement propriétaire de vous et de l'entité.

OPTION 2 : Ensemble de méthodes

Pour vérifier l'identité d'une personne avec cette option, vous devez utiliser deux des méthodes suivantes. Pour chaque méthode d'identification, les renseignements obtenus à l'égard de la personne doivent correspondre aux renseignements dans vos dossiers. Les renseignements doivent également être les mêmes d'une méthode à l'autre. Par exemple, si chacune des méthodes produit le nom, l'adresse et la date de naissance de la personne, ces renseignements doivent correspondre à ceux dans vos dossiers.

Les méthodes suivantes ne conviennent pas nécessairement pour tous les clients. Par exemple, elles ne permettent pas de vérifier l'identité d'un client qui se trouve à l'extérieur du Canada et qui désire effectuer une opération immobilière avec vous, mais qui ne possède pas d'antécédents canadiens de crédit, qui n'a pas accès à un répondant canadien et qui ne possède pas de compte de dépôt auprès d'une entité financière. Dans un tel cas, la vérification de l'identité du client avec un document d'identification peut nécessiter la participation d'un mandataire, comme expliqué ci-dessus.

Méthode avec un produit d'identification ou un dossier de crédit

Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre des méthodes suivantes (mais vous ne pouvez pas les combiner) :

  • vous référer à un produit d'identification indépendant et fiable. Ce produit doit reposer sur de l'information personnelle ainsi que sur les antécédents canadiens de crédit pour une période d'au moins six mois. Ce type de produit peut être composé de questions précises selon le dossier de crédit de la personne afin de vous aider à vérifier l'identité du client;
  • avec l'autorisation de la personne, vous pouvez consulter son dossier de crédit. Le dossier de crédit doit exister depuis au moins six mois.

Des produits pour l'utilisation d'une de ces deux méthodes existent sur le marché, comme ceux qui servent à la vérification des cotes de solvabilité.

Méthode d'attestation

Obtenir l'attestation établissant qu'un document original d'identification à l'égard de la personne a été vu par un commissaire à l'assermentation ou un répondant. L'attestation doit être produite sur une photocopie lisible du document et comprendre l'information suivante :

  • le nom, la profession et l'adresse du commissaire à l'assermentation ou du répondant;
  • la signature du commissaire à l'assermentation ou du répondant;
  • le type et le numéro du document d'identification fourni par la personne dont vous devez vérifier l'identité.

Dans ce contexte, un répondant doit être une personne qui exerce une des professions suivantes au Canada :

  • dentiste, médecin ou chiropraticien;
  • juge, magistrat ou avocat;
  • notaire public ou, dans la province de Québec, notaire;
  • optométriste ou pharmacien;
  • auditeur public accrédité (APA), comptable agréé (CA), comptable général licencié (CGA), comptable en management accrédité (CMA), comptable public (PA) ou comptable public enregistré (RPA);
  • ingénieur (ing. dans la province de Québec, ou P.Eng. dans les autres provinces);
  • vétérinaire.
Méthode du chèque compensé ou du compte de dépôt

Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes (mais vous ne pouvez pas les combiner) :

  • confirmer qu'un chèque tiré par la personne sur un compte de dépôt auprès d'une entité financière a été compensé. Cela signifie un chèque rédigé par la personne, encaissé par le bénéficiaire et compensé dans le compte de la personne. Cela ne comprend pas les prélèvements préautorisés car ceux-ci ne sont pas des chèques rédigés par la personne;
  • confirmer que la personne possède un compte de dépôt auprès d'une entité financière. Ceci peut se faire en regardant un relevé bancaire original.

Un compte de dépôt peut être utilisé pour l'une ou l'autre de ces méthodes, pourvu que le compte soit auprès d'une entité financière comme on l'explique au paragraphe 3.2.

Si vous utilisez la méthode du chèque compensé ou du compte de dépôt, le compte ne peut être exempté des obligations en matière de vérification de l'identité, tel qu'un régime enregistré d'épargne-retraite ou un prêt hypothécaire inversé. Pour en savoir plus au sujet des comptes qui ne sont pas admissibles aux fins de ces deux méthodes, veuillez consulter la Ligne directrice 6G : Tenue de documents et vérification de l'identité des clients – Entités financières.

4.7 Vérification de l'identité des clients pour les personnes morales et les autres entités

Vous devez confirmer l'existence de toute entité pour laquelle vous devez conserver un relevé de réception de fonds dans les 30 jours suivant la date à laquelle l'opération associée au document a été effectuée. Dans le cas des entités qui sont des personnes morales, en plus d'en confirmer l'existence, il faut vérifier la dénomination sociale et l'adresse de la personne morale ainsi que le nom de ses administrateurs dans les 30 jours suivant l'opération.

Personnes morales

Pour confirmer l'existence d'une personne morale, on peut consulter l'un ou l'autre des documents suivants :

Ces documents doivent également comprendre la dénomination sociale et l'adresse de la personne morale ainsi que les noms de ses administrateurs. En ce qui a trait aux noms des administrateurs, il est possible que la liste remonte au moment de la demande de constitution. Pour les personnes morales qui sont des courtiers en valeurs mobilières, vous n'avez pas besoin de vérifier les noms des administrateurs. Dans ce contexte, par courtier en valeurs mobilières, on entend une personne ou une entité autorisée en vertu de la législation provinciale à se livrer au commerce des valeurs mobilières ou d'autres instruments financiers ou à la fourniture de services de gestion de portefeuille et de conseils en placement.

Le document que vous utilisez pour confirmer l'existence d'une personne morale peut être sur support papier ou en version électronique. Bien que ce genre d'information soit disponible verbalement (par voie téléphonique ou autre), ce mode de confirmation n'est pas acceptable, car vous devez pouvoir consulter le document. S'il est sur support papier, vous devez tenir le document ou une copie de celui-ci.

Si le document est en version électronique, vous devez tenir un document dans lequel sont consignés le numéro de constitution de la personne morale ainsi que la nature et la provenance du document. Un document en version électronique doit provenir d'une source accessible au public. Par exemple, vous pouvez obtenir de l'information au sujet de la dénomination sociale et de l'adresse d'une personne morale et les noms de ses administrateurs en consultant une base de données provinciale ou fédérale comme celle de Corporations Canada qui se trouve sur le site Web d'Industrie Canada (http://www.ic.gc.ca). Vous pouvez également obtenir ce genre d'information en vous abonnant à un service de recherche et d'enregistrement des personnes morales.

Entités autres que les personnes morales

Pour confirmer l'existence d'une entité autre qu'une personne morale, on utilise une convention de société, l'acte d'association ou tout autre document semblable qui confirme son existence. Le document que vous utilisez pour confirmer l'existence de l'entité peut être sur support papier ou en version électronique. Bien que ce genre d'information soit disponible verbalement (par voie téléphonique ou autre), ce mode de confirmation n'est pas acceptable, car vous devez pouvoir consulter le document. S'il est sur support papier, vous devez tenir le document ou une copie de celui-ci.

Si le document est en version électronique, vous devez tenir un document où sont consignés le numéro d'enregistrement de l'entité ainsi que la nature et la provenance du document. Un document en version électronique doit provenir d'une source accessible au public.

4.8 Tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients

Votre programme de conformité doit comprendre une évaluation, dans le cadre de vos activités, du risque de blanchiment d'argent et de financement d'activités terroristes. La Ligne directrice 4 : Mise en œuvre d'un programme de conformité offre de plus amples renseignements sur les obligations en matière d'évaluation du risque. Selon les résultats de cette évaluation, vous devez tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients dans le cadre de vos obligations en matière de contrôle continu.

Les mesures visant à tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients comprennent le fait de demander au client de fournir de l'information pour confirmer ou mettre à jour ces renseignements. Pour les clients qui sont des personnes, cela peut également inclure le fait de confirmer ou de mettre à jour ces renseignements par l'entremise des options qui permettent de vérifier l'identité des personnes absentes.

Pour les clients qui sont des entités, les mesures visant à tenir à jour les renseignements sur l'identité des clients comprennent la consultation d'un document ou d'un dossier électronique, comme l'explique le paragraphe 4.7, ou l'obtention des renseignements verbalement afin de tenir les renseignements à jour.

La fréquence à laquelle les renseignements sur l'identité des clients doivent être mis à jour varie selon votre évaluation du risque que présente votre client. Dans le cadre de vos obligations en matière de contrôle continu, vous êtes tenu de garder à jour tous les renseignements sur l'identité des clients. Dans le cas des clients à risque élevé, vous devez mettre les renseignements à jour plus souvent, augmenter la fréquence du contrôle et adopter les autres mesures plus rigoureuses qui s'imposent, le cas échéant (voir les exemples dans la partie 5).

Si vous avez appliqué l'une des exceptions exposées à la partie 4.2 (Exceptions générales à l'obligation de vérifier l'identité d'un client) vous dispensant de vérifier l'identité d'un client et que vous ne détenez donc pas ces renseignements sur votre client dans vos dossiers, vous ne serez pas tenu de mettre à jour les renseignements sur ce client dans le cadre de vos obligations en matière de contrôle continu décrites à la partie 5 (Contrôle continu des relations d'affaires et documents connexes), mais vos autres obligations en matière de contrôle continu s'appliqueront quand même.

5. Contrôle continu des relations d’affaires et documents connexes

Relation d’affaires

Une relation d'affaires est une relation que vous établissez avec un client en vue d'effectuer des opérations financières ou de fournir des services associés à ces opérations.

Vous établissez une relation d'affaires lorsque vous effectuez deux opérations ou plus à l'égard desquelles vous devez :

Si vous appliquez l'exception au titre de laquelle vous n'êtes pas tenu de vérifier l'identité d'une personne si vous la reconnaissez (tel que décrit au paragraphe 4.2, Exceptions générales à l'obligation de vérifier l'identité d'un client) lors d'une deuxième opération pour laquelle vous êtes tenu de vérifier l'identité d'un client, vous avez quand même établi une relation d'affaires avec ce client, étant donné que l'exigence de vérifier l'identité du client déclenche la relation d'affaires.

Vous devriez déterminer qu'une relation d'affaires a été établie dès que vous êtes raisonnablement en mesure de le faire à la suite de la deuxième opération pour laquelle vous êtes tenu de vérifier l'identité du client. La pratique exemplaire consiste à le faire dans un délai de 30 jours civils.

Pour les notaires de la Colombie-Britannique, la relation d'affaires ne comprend que les opérations et les activités connexes à l'égard desquelles vous devez vérifier l'identité de votre client. Toutefois, lorsque vous devez envoyer une déclaration d'opération douteuse, vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité du client même si vous n'êtes habituellement pas tenu de le faire pour l'opération en question. Voir la partie 4 pour en savoir plus sur ces opérations et activités.

Si vous avez un client qui effectue deux opérations douteuses ou plus, vous établissez une relation d'affaires avec ce client, même si vous n'êtes pas en mesure de vérifier son identité. Cela est dû au fait que les opérations douteuses exigent que vous preniez des mesures raisonnables pour vérifier l'identité du client (selon les circonstances décrites dans la partie 4.4); par conséquent, deux opérations de ce genre ou plus déclenchent une relation d'affaires. Vous devez considérer cette relation d'affaires comme à haut risque, mener des activités de contrôle continu plus fréquentes, mettre à jour les renseignements sur l'identité du client plus souvent et prendre toute autre mesure plus rigoureuse appropriée (voir les exemples dans la section « Contrôle continu » ci-dessous).

Une relation d'affaires est établie avec un client lorsque celui-ci effectue, à un intervalle maximum de cinq ans, deux opérations pour lesquelles vous êtes tenu de vérifier son identité. Si une période de cinq ans s'écoule depuis la dernière opération pour laquelle vous avez été tenu de vérifier son identité, la relation d'affaires avec ce client cesse.

Une fois la relation d'affaires établie, vous avez d'autres obligations, dont les suivantes :

Contrôle continu

Un contrôle continu consiste à surveiller la relation d'affaires que vous entretenez avec un client sur une base périodique. Utilisez l'évaluation du risque du client avec lequel vous entretenez une relation d'affaires pour déterminer la fréquence à laquelle vous surveillerez cette relation d'affaires. Conformément aux exigences en matière d'évaluation du risque, vous devez évaluer le risque de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes de chacun de vos clients. Une évaluation individuelle écrite de chaque client n'est pas nécessaire; vous devez cependant démontrer que vous classez votre client dans la bonne catégorie de risque, selon vos politiques et procédures, ainsi que votre évaluation du risque. Vous devez assurer un contrôle continu de chaque relation d'affaires pour :

Les exigences susmentionnées ne doivent pas nécessairement être mises en œuvre à la même fréquence pourvu que vous effectuiez un contrôle de vos clients à risque élevé plus souvent et plus attentivement que pour vos clients à faible risque.

Afin de tenir à jour les renseignements sur les clients, vous pouvez mettre à jour ces renseignements lors de chaque opération pour laquelle vous êtes tenu de vérifier leur identité. 

À titre d'exemple, vous pourriez décider de réévaluer le niveau de risque associé aux opérations et aux activités d'un client et de déterminer si celles-ci cadrent avec les renseignements dont vous disposez sur votre client tous les deux ans pour votre clientèle à faible risque, tout en effectuant le même contrôle pour vos clients à haut risque plus fréquemment. Cependant, selon vos circonstances opérationnelles, une autre fréquence de contrôle continu des clients à faible risque peut être appropriée.

Dans le contexte d'un contrôle périodique, la fréquence du contrôle variera selon votre évaluation du risque que présente votre client. Dans le cadre de vos obligations en matière de contrôle continu, vous êtes tenu de surveiller toutes vos relations d'affaires, et vous devez assurer un contrôle plus fréquent des relations d'affaires que vous considérez à haut risque, mettre à jour les renseignements sur l'identité des clients plus souvent le cas échéant, tout en prenant les mesures plus rigoureuses qui s'imposent, s'il y a lieu.

Voici une liste non exhaustive des mesures plus rigoureuses que vous pourriez prendre pour atténuer les risques posés par les relations d'affaires à haut risque :

Si votre contrôle continu vous amène à considérer que le risque d'infraction de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes que présente une relation d'affaires est élevé, le client avec lequel vous entretenez la relation d'affaires devrait être vu comme un risque élevé selon l'évaluation du risque dicté par votre régime de conformité. Dans ce cas, vous devez assurer un contrôle plus fréquent de votre relation d'affaires avec ce client, mettre à jour les renseignements sur l'identité du client plus souvent et adopter toute autre mesure plus rigoureuse appropriée (voir les exemples ci-dessus).

5.1 Document concernant les relations d’affaires

Lorsque vous établissez une relation d'affaires avec un client, vous devez consigner dans un document l'objet et la nature envisagée de la relation d'affaires. Vous devez également examiner cette information périodiquement et la tenir à jour afin de continuer de comprendre les activités de votre client au fil du temps et d'évaluer les changements afin de détecter les opérations et activités à risque élevé. Cela pourrait vous amener à augmenter la fréquence de votre contrôle continu, à mettre à jour plus fréquemment les renseignements sur l'identité du client et à prendre les autres mesures plus rigoureuses qui s'imposent, le cas échéant (voir les exemples ci-dessus).

L'objet et la nature projetée de la relation d'affaires sont des renseignements qui devraient vous permettre de prévoir les opérations et les activités de votre client.

Pour un client avec lequel vous avez établi une relation d'affaires du fait qu'il a effectué deux opérations pour lesquelles vous étiez tenu de vérifier son identité, ou dans le cas d'une entité, de confirmer son existence, vous devez consigner l'objet et la nature projetée de la relation d'affaires de manière à décrire le mieux possible votre relation d'affaires avec ce client.

Voici une courte liste non exhaustive d'exemples de l'objet et de la nature projetée d'une relation d'affaires dans votre secteur :

La Ligne directrice 4: Mise en œuvre d'un programme de conformité contient de plus amples renseignements sur les exigences en matière d'évaluation du risque.

6. Détermination quant aux tiers et documents connexes

6.1 Détermination quant aux tiers

Vous devez effectuer une détermination quant aux tiers lorsque vous devez tenir un relevé d'opération importante en espèces comme on l'explique au paragraphe 3.2. Vous devez prendre des mesures raisonnables pour établir si la personne qui vous remet la somme agit selon les instructions d'un tiers. La détermination quant aux tiers ne s'applique pas aux relevés de réception de fonds.

Dans ce contexte, le tiers est une personne ou une entité autre que la personne qui effectue l'opération. Lorsque vous devez déterminer si un « tiers » est en cause, il ne s'agit pas d'identifier le « propriétaire » de l'argent, mais plutôt la personne qui donne les instructions quant à la façon de procéder avec l'argent. Afin de déterminer le tiers, il est important d'établir si la personne qui est devant vous agit selon les instructions d'une autre. Si c'est le cas, cette autre personne est le tiers.

Aux fins de la détermination quant aux tiers, lorsque les employés agissent au nom de leur employeur, ils sont considérés comme agissant au nom d'un tiers.

Mesures raisonnables

Les mesures raisonnables pour déterminer un tiers varient en fonction des circonstances dans lesquelles elles sont prises; elles peuvent donc être différentes d'une situation à l'autre. Toutefois, des mesures raisonnables peuvent comprendre la recherche de renseignements déjà consignés dans vos dossiers ou ailleurs dans votre entreprise ou l'obtention de renseignements directement du client.

6.2 Documents sur les tiers

Si vous établissez que la personne agit selon les instructions d'un tiers, tel qu'expliqué ci-dessus, vous devez tenir un document où sont consignés les renseignements suivants :

Pour de plus amples renseignements sur l'inscription de l'entreprise ou de l'occupation, veuillez consulter le paragraphe 3.2, sous la rubrique « Contenu d'un relevé de déclaration d'opération importante en espèces ».

Si vous n'êtes pas en mesure d'établir si la personne ou le client agit selon les instructions d'un tiers, mais que vous avez des motifs raisonnables de soupçonner qu'il en est ainsi, vous devez tenir un document indiquant si la personne qui vous remet la somme déclare agir pour le compte d'un tiers. Le document doit également préciser les motifs qui vous portent à croire que la personne agit selon les instructions d'un tiers.

7. Comment tenir les documents?

Vous devez mettre en place un système efficace qui permet à CANAFE d'avoir accès aux documents en temps opportun. Vos documents doivent être tenus de façon à pouvoir être remis à CANAFE dans les 30 jours suivant une demande aux fins d'examen.

Aux fins décrites dans cette ligne directrice, vous pouvez tenir les documents sous forme lisible par ordinateur ou en version électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit. Par exemple, si vous avez un système de visualisation des documents, vous n'êtes pas tenu de conserver le document original à cette fin, si vous pouvez en imprimer l'image.

La tenue de documents décrite dans la présente ligne directrice présente les exigences pour chaque document que vous devez conserver. Votre système de tenue de documents peut classer les renseignements requis pour un document particulier dans des endroits différents, mais vous devez être en mesure de facilement réunir tous les renseignements pour le document au besoin.

Vous n'êtes pas tenu de conserver une copie des déclarations que vous transmettez à CANAFE (autre que les déclarations relatives aux opérations douteuses tel qu'expliqué au paragraphe 3.4), mais vous pouvez choisir de le faire. On recommande que vous conserviez les renseignements compris dans l'accusé de réception que CANAFE vous fait parvenir pour chacune des déclarations traitées. Ces renseignements sont la date et l'heure de réception de la déclaration ainsi que le numéro d'identification de la déclaration.

Délai de conservation des documents

Les documents utilisés pour confirmer l'existence d'une entité (y compris une personne morale) doivent être conservés pendant cinq ans suivant la date à laquelle la dernière opération a été effectuée.

Les copies de déclarations relatives aux opérations douteuses doivent être conservées pendant cinq ans suivant la date de soumission de la déclaration.

Tous les autres documents doivent être conservés pendant au moins cinq ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis.

Employés ou entrepreneurs qui tiennent des documents pour vous

Les employés qui tiennent des documents (comme on le décrit à la partie 3) appartenant à leur employeur ne sont pas obligés de conserver ces documents une fois que le lien d'emploi est rompu. Il en est de même pour les personnes liées par contrat, une fois que le lien contractuel est rompu. En d'autres termes, vous devez obtenir et conserver les documents qui étaient tenus par un employé ou un contractuel avant que le lien d'emploi ou le lien contractuel avec vous ait été rompu.

8. Pénalités pour non-conformité

Si vous ne respectez pas les exigences de tenue de documents ou de vérification de l'identité des clients, vous vous exposez à des accusations au criminel. Quiconque contrevient aux exigences de tenue de documents est passible, sur déclaration de culpabilité, d'un emprisonnement maximal de cinq ans et d'une amende maximale de 500 000 $, ou de l'une de ces peines. Autrement, si vous ne respectez pas les exigences de tenue de documents ou de vérification de l'identité des clients, vous vous exposez à une pénalité administrative. Pour de plus amples renseignements sur les pénalités, vous pouvez aussi consulter la section Pénalités pour les cas de non-conformité du site Web de CANAFE.

9. Faites-nous part de vos observations

Ces lignes directrices seront mises à jour périodiquement. Si vous avez des commentaires ou des suggestions qui pourraient nous aider à en améliorer le contenu, veuillez les acheminer à l'adresse postale donnée ci-dessous ou faites parvenir un courriel à guidelines-lignesdirectrices@canafe-fintrac.gc.ca.

10. Comment nous joindre?

Pour obtenir de plus amples renseignements sur CANAFE, sur ses activités, sur la présentation de déclarations ou sur toute autre obligation, veuillez visiter le site Web de CANAFE, à http://www.canafe-fintrac.gc.ca, ou communiquez directement avec nous de l'une ou l'autre des manières suivantes :

Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
234, avenue Laurier Ouest, 24e étage
Ottawa (Ontario)  K1P 1H7
Canada

Numéro de téléphone sans frais : 1-866-346-8722
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